これまではオフィスに出社して仕事をすることが当たり前でした。しかし、アフターコロナと呼ばれる現在においても、引き続きテレワークを実施する企業は少なくありません。
このような状況で課題の1つになるのが情報共有です。情報共有がスムーズに行われることで、業務効率が向上しますが、うまくいかないと仕事を進める手が止まってしまったり、成果物に手戻りが生じたりするなど、社員の生産性が低下する懸念があります。
そこで今回は、情報共有が注目される理由・おろそかになる原因・情報共有を行うためのステップやポイントを解説します。
【目次】
今なぜ情報共有が注目されているのか？
まず、情報共有が今注目される理由を、以下の3つの観点から解説します。
- ナレッジの共有が可能
- 業務の属人化の防止
- 業務の進捗確認が可能
1つずつ見ていきましょう。
ナレッジの共有が可能
情報共有が注目される理由の1つ目は、ナレッジの共有が可能であることです。
オフィスで勤務しているときは、わからないことがあればすぐに隣の席の同僚に確認することができました。しかしテレワークの場合、すぐに聞くことができる環境が整っていないと、仕事の手を止める原因になります。
情報共有が行われることで、わからないことがあってもすぐに必要な情報にアクセスすることができます。
関連記事：ナレッジ共有とは？得られる効果や成功のポイントを一挙解説
業務の属人化の防止
情報共有が注目される理由の2つ目は、業務の属人化の防止です。
情報が特定の社員の中に蓄積すると、万が一その社員が突然病気で休養したり、退職したりする場合、会社にとって重要な情報が残らなくなります。そのため、新しい担当者はまた1から仕事を構築しなければなりません。
担当者の突然の休養・退職などという状況が発生しても、情報共有が行われていれば、仕事の手順・ポイントを誰でも知ることができます。
情報共有は、誰が行っても最適な方法で仕事を進めることができるよう、業務標準化を実現することが可能です。
業務の進捗確認が可能
情報共有が注目される理由の3つ目は、業務の進捗確認が可能であることです。
オフィスで勤務している場合、上司・チームで誰が・いつ・どこで・どの業務を進めているかをすぐに確認することができました。
しかし、すべての社員全員がテレワークだったり、チーム内でテレワークとオフィスのハイブリッドの働き方があったりすると、業務の進捗を把握することが難しくなります。
このような状態に対して、例えばスプレッドシートなどで進捗予定管理表を作成すると良いでしょう。
さらに格納先のファイルに「作業中」「完了」などと指定するなど工夫をすることで、進捗管理ができるようにします。
進捗予定管理表と格納の状態が合っていない場合、なんらかの理由で手が止まっている事態が予想され、すぐに対応することが可能です。情報共有をしていれば、いつでも業務の進捗状況を確認することができます。
関連記事：スプレッドシートでタスク管理する方法を徹底解説！メリット・注意点も詳しく紹介！
情報共有がおろそかになる原因
業務を進めるにあたって、情報共有は欠かせませんが、情報共有がおろそかになるような原因はどのようなことが考えられるのでしょうか。以下、2つの観点から解説します。
- できているという思い込みがある
- 情報共有がスムーズになる環境が整っていない
1つずつ見ていきましょう。
できているという思い込みがある
情報共有がおろそかになる原因の1つ目は、できているという思い込みがあることです。
情報共有のルールがない状態で社員に任せてしまうと、情報共有に対する意識が低い社員がいた場合、情報共有を面倒に感じる懸念があります。このような社員の場合、情報共有を1日1回でも行えば「できている」と思い込んでしまう可能性があります。
また、情報共有の重要性を理解して伝えている社員であっても、伝えるべき相手に情報が伝わっていなければ、それは情報共有がされている状態とはいえません。
「情報共有ができている状態」が定義されていないと、それぞれの思い込みの中での「できている」になっているだけの可能性があります。
情報共有がスムーズになる環境が整っていない
情報共有がおろそかになる原因の2つ目は、情報共有がスムーズになる環境が整っていないことです。
情報共有に対するルールや仕組みが整っていない場合、裁量が社員個人に委ねられます。そのため各個人によって方法が変わるため、情報がスムーズに流れないことが考えられます。
また、システム・ツールを導入せず情報共有の場所が部署ごとで異なる場合、他部署で似たような案件を扱うときのナレッジにアクセスできない可能性もあります。
関連記事：情報共有不足はなぜ起こる？原因と解決するためのツール5選
情報共有に必要な4ステップ
情報共有をスムーズに行うには、情報収集から活用までを細かいフェーズに分けてのステップを意識することが重要です。ここでは、以下4つのステップを解説します。
- 情報収集
- 情報の整理
- 情報共有
- 情報活用
1つずつ見ていきましょう。
情報収集
情報共有に必要なステップの1番目は、情報収集です。収集のステップは情報共有の起点になります。
ここでは、各部署で管理されている情報を集約し、必要に応じて取捨選択を行います。そして共有が必要な情報を蓄積します。
収集のポイントは、情報の信憑性を確認し、信憑性が高い情報を集約することです。このステップを行うことで、正確な情報を1ヶ所に集めることができます。
情報の整理
情報共有に必要なステップの2番目は、情報の整理です。収集し蓄積した情報を分類して整理します。
分類された情報の置き場所を設定し、カテゴリー・時系列などの順にタグ付けを行い、分類・整理します。このステップを行うことで、必要な情報に誰もがアクセスしやすくなります。
情報共有
情報共有に必要なステップの3番目は、情報共有です。わかりやすく分類された信憑性の高い情報を共有します。
整理した情報を、例えば情報共有ツールなどを活用して共有すると良いでしょう。検索性が高いため必要な情報にすぐにたどり着くことができます。
このステップを行うことで、誰もが簡単に情報にたどり着けるようになります。ただし、情報の機密度に合わせて、公開・編集権限の範囲を指定し情報を守ることも求められます。
情報活用
情報共有に必要なステップの4番目は、情報活用です。情報が共有されることで必要なときにいつでもアクセスでき活用できる状態になります。
これまでのステップを進めたうえで共有された情報を活用し、さらに新たな情報が生み出されていれば、社内の情報共有は、成功しているといえます。
情報共有をスムーズに行うためのポイント
情報共有をスムーズに行うためには、どのようなポイントを押さえると良いでしょうか。ここでは、以下3つの観点から解説します。
- ルールを設定する
- 社内に周知する
- システム・ツールを導入する
1つずつ見ていきましょう。
ルールを設定する
情報共有をスムーズに行うための1つ目のポイントは、ルールを設定することです。
例えば個人レベルで得た些細な情報であっても、他の社員が仕事をするうえで、重要なヒントになることがあります。
そのため、ルールを策定することで、共有する情報を個人の主観に任せないようにすることが重要です。自社の状況に合わせて、スムーズな情報共有が可能になるためのルールを設定しましょう。
社内に周知する
情報共有をスムーズに行うための2つ目のポイントは、社内に周知することです。
社員が積極的に情報共有を行うようになるためには、根気よく社内に周知することが重要です。情報共有のメリットにはじまり、具体的な方法、格納場所など誰でもすぐに理解できるよう伝えることが重要です。
周知には社内ポータルサイトや社内報を活用しても良いでしょう。自社で行う情報共有を1つの文化として社員に捉えてもらうことで、根付かせていくことが大切です。
システム・ツールを導入する
情報共有をスムーズに行うための3つ目のポイントは、システム・ツールを導入することです。
情報共有は、システム・ツールを活用することでよりスムーズになります。情報共有のシステム・ツールは、情報を一元管理し優れた検索性で素早く情報にアクセスできることが大きな特徴です。
情報共有にシステム・ツールを活用すれば、社員はストレスなく情報にたどり着けるようになります。また、情報共有のメリットを実感しやすくなるため、スムーズな定着につながることが期待できます。
関連記事：情報共有ツールのおすすめ12選を紹介！比較ポイントも解説
まとめ
今回は、情報共有が注目される理由・おろそかになる原因・情報共有を行うためのステップやポイントを解説しました。テレワークが浸透した現在、これまでの情報共有では、スムーズにいかない場面が少なくありません。
情報共有は、社員が効率よく業務を行ううえで重要な要素です。社員がストレスなく情報共有でき業務効率を上げながら仕事が進められるよう、会社は工夫する必要があります。
自社の状況を把握し、情報共有システム・ツールなどの活用も視野に入れて検討することをおすすめします。
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