無料で使えるナレッジ共有ツールとは？

ナレッジ共有ツールとは、日々の業務から獲得した知識や経験（ナレッジ）を共有するためのツールです。ナレッジをデータベースのように管理することで、場面に応じた必要な情報をすぐ検索できるようになります。これまでの業務で培ってきた知識を従業員で共有することで、業務の品質を保つことができ、効率化も図れます。ここでは、ナレッジ共有ツールについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジ共有ツールの種類

ナレッジ共有ツールは、特徴ごとに以下の5種類に分類されます。

ナレッジ共有ツールは、種類によって特徴や使い方が異なります。そのため、自社でどのような使い方をするか、どのような型のツールであれば従業員が活用できるのかを事前に調査し、適切なナレッジ共有ツールを選ぶことが大切です。

無料版と有料版の違い

ナレッジ共有ツールは無料版と有料版があり、一般的には無料版でもナレッジ共有ツールとして最低限の機能が備わっています。ただし、無料版は利用できるユーザー数やデータ容量が制限されている傾向にあります。そのため、従業員数が多い場合や管理したい情報が多項目に渡る場合は、不自由に感じる可能性が高いでしょう。

また、サポート体制も有料版ほど充実していないツールも少なくありません。無料版でもナレッジ共有ツールの基本的な操作感は確認できますが、不便に感じた場合は有料版への切り替えを検討しましょう。

無料でナレッジ共有ツールを使う方法

ここでは、無料でナレッジ共有ツールを使う方法について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

オープンソースや無料のナレッジ共有ツールを使う

有料版ほど多くはありませんが、ナレッジ共有ツールには無料で使用できるものがあります。ただし、先述したように無料版は利用できるユーザー数やデータ容量が制限されている場合が多いです。

また、データの管理・共有が可能なOSS（オープンソースソフトウェア）を導入するのもよいでしょう。OSSは無料で利用でき、自由にカスタマイズできるため、一定以上の知識があれば自社に最適なナレッジ共有ツールを作り上げることが可能です。

有料版のナレッジ共有ツールの無料期間を使う

有料版のナレッジ共有ツールには、無料期間が定められているものがあります。無料期間を利用すれば、一定の期間内は無料で有料版のツールを使用することが可能です。

導入を検討しているナレッジ共有ツールに無料期間がある場合は、導入前にぜひ活用しましょう。

ナレッジ共有ツールを無料で使うときの注意点

ここでは、ナレッジ共有ツールを無料で使うときの注意点について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

必要な機能がないことがある

ナレッジ共有ツールを無料で使うときの注意点の1つ目は、必要な機能がないことがある点です。無料で使えるナレッジ共有ツールは、必要な機能がない、または機能が制限されている場合があります。ナレッジ共有ツールとしての最低限の機能しか備わっていなかったり、利用できるユーザーやデータ容量が制限されていることが多いです。

そのため、本格的にナレッジ共有ツールを利用するなら有料版の導入をおすすめします。なお、無料トライアル版であれば有料版の機能の一部を使えるケースもあるでしょう。

履歴閲覧やレポート機能は基本的にない

ナレッジ共有ツールを無料で使うときの注意点の2つ目は、履歴閲覧やレポート機能は基本的にない点です。有料版のナレッジ共有ツールの場合、履歴閲覧やレポート機能などの便利な機能が備わっているのが一般的です。これらの機能があれば従業員がどのようにナレッジ共有ツールを活用しているのかを把握でき、今後の経営戦略に生かすことも可能でしょう。

しかし、無料版のナレッジ共有ツールには基本的に閲覧機能・レポート機能がありません。OSSであればシステムを開発し、実装することは可能ですが、そのためには専門的な知識と確かな技術力が必要となるでしょう。

導入のサポートが受けられないことが多い

ナレッジ共有ツールを無料で使うときの注意点の3つ目は、導入のサポートが受けられないことが多い点です。有料版のナレッジ共有ツールはサポート体制が充実しているものが多くみられますが、無料版のナレッジ共有ツールは導入のサポートが受けられないことも少なくありません。

そのため、「ツールを上手く導入できない」「導入後に発生したトラブルを解決できない」といった問題が発生する可能性があります。

無料で使えるナレッジ共有ツール3選

ここでは、無料で使えるナレッジ共有ツールのおすすめを、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Stock

Stockは、チームの情報を簡単にストックできるナレッジ共有ツールです。ノート機能を使うことでテキスト情報や画像、ファイルを簡単に共有できます。また、無料ツールでありながらサポート機能があり、Stockの利用に関する質問に迅速に対応してくれます。万全のセキュリティ体制を構築しているため、安心してデータを共有できるでしょう。

Stockの特長

1. チームの情報を簡単にストック
2. 充実したサポート
3. 万全のセキュリティ体制

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

Notion

Notionは、社内Wiki、ドキュメント作成、プロジェクト管理などの機能を備えたナレッジ共有ツールです。社内Wikiはチームやプロジェクトごとに構築でき、デザインも自由に選択できます。プロジェクトはタイムライン形式で表示し、全体像を把握することが可能です。プロジェクトの具体的な項目はすべてテーブルにまとめ管理するため、漏れが発生することもないでしょう。

Notionの特長

1. デザインを自由に変更できる社内Wiki
2. 具体的な項目はすべてテーブルにまとめ管理
3. 万全のセキュリティ体制

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp

GROWI

GROWIは、無料で使える高機能なWikiツールです。オープンソースのためさまざまな開発が日々活発に行われています。編集履歴は自動で保存され、複数人で同時に編集可能です。テーマやレイアウトのほか、サイドバーのカスタマイズにも対応しています。社内Wikiとしてナレッジをまとめて管理することで欲しい情報がすぐ手に入るようになるでしょう。

GROWIの特長

1. 複数人で同時に編集可能
2. サイドバーのカスタマイズに対応
3. 万全のセキュリティ体制

詳細はこちら: https://growi.org/ja/

無料トライアル期間のあるナレッジ共有ツール5選

ここでは、無料トライアル期間のあるナレッジ共有ツールを、以下の5点を解説します。

それぞれの特徴について1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorksは、ビジネスチャットやタスク管理、Web会議など多数の機能をひとつにまとめたオールインワンツールです。操作が簡単でわかりやすいUIのため、迅速で効率的なコミュニケーションを図れます。また、チャットログやWeb会議の録画などの情報が自動で整理されナレッジになるため、わざわざ情報をまとめる必要がありません。

CrewWorksの特長

1. 多数の機能を一つにまとめたオールインワンツール
2. 操作が簡単でわかりやすいUI
3. 自動的に情報を整理

詳細はこちら: https://crewworks.net/

flouu

flouuは、ナレッジ共有やマニュアル作成、社内Wikiなどの機能を備えた情報共有ツールです。リアルタイムで同時編集、共有が可能なドキュメントを作成できます。ドキュメントや添付ファイルの中身を検索できる全文検索機能によってスムーズな情報検索が可能です。さまざまな機能がシンプルなUIに集約されているため、ナレッジを効率的に活用できるでしょう。

flouuの特長

1. ドキュメントをリアルタイムで同時編集
2. 全文検索機能でスムーズな情報検索
3. シンプルなUI

詳細はこちら: https://lp.flouu.work/

DocBase

DocBaseは、迅速な情報共有が可能なナレッジ共有ツールです。同時編集に対応しており、編集した内容はリアルタイムで確認できます。さまざまな外部サービスと連携できるため、DocBaseさえあれば円滑にコミュニケーションを図れるでしょう。シングルサインオンや2段階認証などセキュリティ対策も徹底しているため、安心してツールを利用できるでしょう。

DocBaseの特長

1. 同時編集に対応
2. さまざまな外部サービスと連携
3. 徹底したセキュリティ対策

詳細はこちら: https://docbase.io/

Scrapbox

Scrapboxは、チームで共有可能なノートを作成できるナレッジ共有ツールです。構造がシンプルなため、さまざまな情報を手軽にアウトプットできます。誰でも簡単に情報を共有でき、リアルタイムでの同時編集が可能なため、多様なコラボレーションが可能となるでしょう。

Scrapboxの特長

1. チームで共有可能なノートを作成
2. さまざまな情報を手軽にアウトプット
3. リアルタイムでの同時編集

詳細はこちら: https://scrapbox.io/product/

Kibela

Kibelaは、徹底的に無駄が省かれたシンプルな設計のナレッジ共有ツールです。他のツールから簡単に情報をインポートできます。セキュリティ体制は高度なものとなっており、監査ログの確認やIPアドレスアクセス制限、多要素認証などが可能です。ユーザー5名までは無料で利用でき、6名以降も無料トライアルがあります。

Kibelaの特長

1. 徹底的に無駄が省かれたシンプルな設計
2. 高度なセキュリティ体制
3. ユーザー5名までは無料で利用可能

詳細はこちら: https://kibe.la/

まとめ

今回は、ナレッジ共有ツールのおすすめ8選に加え、使い方や注意点も詳しく解説しました。ナレッジ共有ツールには無料版やトライアル版があるため、まずはそれらのツールで使用感を確認し、場合に応じて有料版の導入を検討するとよいでしょう。ナレッジ共有ツールは種類ごとに特徴が異なるため、今回紹介したおすすめ8選を参考に、自社に最適なナレッジ共有ツールを導入してみてください。