ナレッジマネジメントはもう古い？理由と抱える課題・改善策を徹底解説

ナレッジマネジメントはもう古いのか

ここでは、ナレッジマネジメントはもう古いのかについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、従業員が業務を通じて得た経験やノウハウといった「暗黙知」を、誰もが活用できる「形式知」として可視化し、組織内で蓄積・共有・活用していく取り組みのことです。

例えば、ベテランの従業員が持つ対応ノウハウや現場での判断基準などを、マニュアルやナレッジデータベースとしてまとめていきます。

他のメンバーも再現できる形にすることで、組織全体の生産性やサービス品質の向上に繋がるでしょう。情報の属人化を防ぎ、知識を資産として活かすための仕組みが、ナレッジマネジメントの本質です。

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4つの手法

ここからは、ナレッジマネジメントの4つの手法を紹介します。

● ベストプラクティス共有型
成功事例や優れた業務プロセスを「ベストプラクティス」として文書化し、社内で共有・再利用する手法のことです。成果が出た事例を横展開することで、他部署や拠点でも同様の成果を期待できます。
主にマニュアルや報告書、イントラなどを活用して情報を展開し、業務の効率化や品質の標準化を図ります。

● 専門知識ネットワーク型
特定分野に精通した従業員同士をネットワーク化し、知見の交換や問題解決を行う手法です。社内SNSやコミュニティ、チャットツールなどを活用して、リアルタイムで質問・相談ができる環境を整えます。
知識の滞留を防ぎ、組織全体の課題解決力を高められるでしょう。

● 顧客知識共有型
営業・カスタマーサポート・マーケティングなど、顧客と接点のある部門が得た情報やニーズを社内で共有し、製品・サービス改善に役立てる手法です。
CRM（顧客関係管理）ツールやSFA（営業支援システム）などにより情報を蓄積・分析することで、顧客満足度の向上や新たな価値提供に繋げます。

● 知的資本集約型
組織の持つ「人材」「仕組み」「ブランド」などの知的資産を集約・管理し、経営戦略に活かす手法です。企業文化や理念、人材育成ノウハウ、組織構造など無形の資産を可視化します。

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ナレッジマネジメントが古いと言われる理由

ここでは、ナレッジマネジメントが古いと言われる理由について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

紙媒体で管理している

ナレッジマネジメントが古いと言われる理由の1つ目は、紙媒体で管理していることです。

情報が紙で保管されていると、必要なナレッジを探すのに時間がかかるため、誰がどこに何を持っているのかがわかりづらくなります。検索機能が使えないため、過去の資料を一つひとつ手作業で確認する必要があり、非効率です。

また、他部署との共有も難しく、せっかくの知見が活かされないまま埋もれてしまうケースも少なくありません。

このように、紙中心の管理は情報活用の妨げとなり、現代の業務スピードに追いつけないため、「ナレッジマネジメントは古い」と感じられてしまうのです。

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情報が重複している

ナレッジマネジメントが古いと言われる理由の2つ目は、情報が重複していることです。

例えば、同じような手順書・報告書が異なるフォルダや部署ごとに存在していると、どれが最新版なのか分からなくなり、業務の混乱を招く原因の一つになります。

また、微妙な内容の違いがあると、どの情報を正とすべきか、判断に迷うこともあります。情報が重複していると、不要な修正・更新作業が必要になり、結果的にナレッジ活用の非効率化に繋がります。

情報を一元管理する仕組みが整っていないまま放置されると、組織全体の知識共有が形骸化し、「ナレッジマネジメントは古い管理方法」と見なされてしまうのです。

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情報が更新されない

ナレッジマネジメントが古いと言われる理由の3つ目は、情報が更新されないことです。

一度作成された業務マニュアルや手順書、報告資料などが更新されず、内容が古くなっても誰も見直さないケースは少なくありません。

古い情報をもとに業務が進められると、現場の実情と合わない対応をしてしまったり、誤った判断につながったりするリスクがあります。

また、更新されていない情報は「使えない」と認識され、徐々に誰も見なくなり、ナレッジマネジメント自体が形骸化してしまう恐れもあるでしょう。

継続的なメンテナンスがされない状態は、現代の変化の速いビジネス環境に適応できず、「ナレッジマネジメントは古い」と評価される要因になっています。

蓄積された情報が活用されない

ナレッジマネジメントが古いと言われる理由の4つ目は、蓄積された情報が活用されないことです。

企業では、過去の資料やノウハウを多く収集してはいるものの、情報が整理されていなかったり、検索性が悪かったりと、実際の業務で参照されないケースも少なくありません。

せっかく集めた知見も、使いやすく整理されていなければ誰も見ないでしょう。これでは情報の鮮度や信頼性も失われます。

形だけの蓄積にとどまり、現場で活かされていない状況は、「古い」「意味がない」と見なされる要因となっています。

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運用ルールがない

ナレッジマネジメントが古いと言われる理由の5つ目は、運用ルールがないことです。

例えばナレッジマネジメントシステムを導入していても、情報の登録方法や更新のタイミング、誰がどのように活用するのか、といったマニュアルやルールが明確でなければ、形だけのシステムに終わってしまいます。

また、情報共有や知見の活用を評価する制度がなければ、従業員の意欲も高まりません。こうした運用面の整備が不十分だと、せっかくのナレッジも定着せず、活用されないままになってしまいます。

「ただあるだけ」「昔のまま放置されている」といった印象を与え、ナレッジマネジメントそのものが古く感じられてしまうのです。

担当者不在

ナレッジマネジメントが古いと言われる理由の6つ目は、担当者不在です。

ナレッジマネジメントは、情報を収集・整理することはもちろん、継続的に更新・活用していく運用体制が不可欠です。

しかし、専任の担当者がいない場合、誰が管理・改善を担うのかが不明確になり、情報の整備や活用が行き届かなくなります。

その結果、せっかくの知見が放置されたり、共有先が限定され属人的となったりと、ナレッジの価値が組織全体に広がりません。

このような状況では、ナレッジマネジメントはただの箱に過ぎず、機能しているとは言えないため、「古い」と見なされてしまうのです。

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古いナレッジマネジメントが引き起こす課題

ここでは、古いナレッジマネジメントが引き起こす課題について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報が使われなくなる

古いナレッジマネジメントが引き起こす課題の1つ目は、情報が使われなくなることです。

ナレッジが蓄積されていても現場で活用されず、同じような情報を毎回イチから作成したり、非効率な対応が繰り返されるケースも多いです。

必要な情報をすぐに検索できない、どこにあるのかわからない、といった状況の場合、ユーザーはその情報にたどり着くことを諦めてしまうでしょう。

このように、情報が「あるのに使われない」状態が続くと、ナレッジマネジメントの価値は薄れ、制度自体が形骸化してしまいます。

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設定変更が困難になる

古いナレッジマネジメントが引き起こす課題の2つ目は、設定変更が困難になることです。

特定のナレッジ情報に対して一部のユーザーだけにアクセスを許可したい場合、古いシステムや体制のままでは、アクセス権の設定が柔軟にできないケースも多いです。

その結果、全員に公開せざるを得ない、あるいは必要な人に情報が届かない、という状況が発生する可能性があり、情報セキュリティや業務効率の面で大きな問題となります。

ナレッジマネジメントが柔軟に運用できない環境では、情報の適切な管理ができないだけでなく、使い勝手も悪化するため、結果的に活用されない仕組みになってしまうのです。

古いナレッジマネジメントから脱却するためのポイント

ここでは、古いナレッジマネジメントから脱却するためのポイントについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ルール明確化

古いナレッジマネジメントから脱却するためのポイントの1つ目は、ルール明確化です。

ナレッジ情報をどのように記録し、どのタイミングで誰が共有・更新するのかといった運用ルールを明確に定めることで、担当者任せの属人的な運用を防げます。

また、記載内容のフォーマットや保存場所、更新頻度なども統一することで、情報の抜け漏れやばらつきを抑え、誰でも同じ基準でナレッジを扱える環境が整います。

ルールが明確であれば、新入社員や中途採用者など、新しく加わったメンバーも迷わずナレッジを活用でき、組織全体で情報の質と再利用性を高められるでしょう。

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環境整備

古いナレッジマネジメントから脱却するためのポイントの2つ目は、環境整備です。

ナレッジを蓄積・活用しやすくするためには、整理されたフォルダ構成や、必要な人が適切にアクセスできるようなアクセス権を管理することが重要です。

また、クラウドストレージやナレッジ共有ツールなど、誰もが簡単に情報にアクセス・更新・共有できるインフラの整備も必要です。

現場の業務に役立つナレッジマネジメントを実現するには、日々の業務フローに自然に組み込める環境が欠かせません。

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コミュニケーション促進

古いナレッジマネジメントから脱却するためのポイントの3つ目は、コミュニケーション促進です。

ナレッジはシステムに蓄積するだけでは活用されません。従業員同士が日常的に情報を共有し合える風土を築くことで、ナレッジは生きた情報として機能します。

そのためには、定例会議での成功事例の共有や、社内SNS・チャットツールの活用による気軽な情報交換の場を設けることが効果的です。

日々の対話を通じて、業務の中で得た気づきや工夫を自然に共有できる文化を育てることで、ナレッジマネジメントが組織全体に浸透し、継続的な改善と成長に繋がります。

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ツール導入

古いナレッジマネジメントから脱却するためのポイントの4つ目は、ツール導入です。

情報の収集・整理・検索・再利用を効率化するためには、ナレッジを管理できるツールが不可欠です。

例えば、社内Wikiやナレッジベース、検索性に優れたプラットフォームを導入すれば、情報の一元化やリアルタイムでの更新が可能になり、従業員が必要な情報にすぐアクセスできる環境が整います。

また、カテゴリごとに分けることで、情報の整理や活用もしやすくなります。ツールを導入すれば従来のフォルダ共有や紙の管理に比べ、業務効率が大幅にアップするでしょう。

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教育

古いナレッジマネジメントから脱却するためのポイントの5つ目は、教育です。

仕組みやツールを整えても、従業員一人一人がその価値や運用方法を理解していなければ、ナレッジ活用は実現できません。

ナレッジマネジメントの重要性や情報の記録・共有・更新の具体的な方法を、研修やマニュアルを通じて周知することで、全社的な意識の統一とスキルの底上げを図れます。

また、新入社員や異動者に対しても継続的に教育を行うことで、属人化の防止にも繋がり、仕組みの定着も図れます。全従業員が安全にナレッジを活用するためにも、必ず教育を実施しましょう。

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古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるツールの特徴

ここでは、古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるツールの特徴について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

操作性

古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるツールの特徴の1つ目は、操作性です。

どれほど高機能でも操作が複雑なツールは、現場では使われず、ナレッジが活用されないまま放置されてしまいます。

誰でも簡単に操作できるツールであれば、ITスキルに差があってもスムーズに利用でき、全従業員が情報の登録・検索・更新に積極的にかかわれるでしょう。

例えば、ドラッグ＆ドロップでの編集や、シンプルな画面設計、わかりやすいナビゲーションなどがあれば、日常業務の中でも自然にナレッジを活用できるようになります。

操作性の高さは、ナレッジマネジメントの定着と活性化に直結する大きな要素です。

情報の一元管理

古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるツールの特徴の2つ目は、情報の一元管理です。

情報が各部署や個人のPC、紙資料などにバラバラに保存されていると、必要なナレッジを探し出すのに時間がかかり、業務効率が低下してしまいます。

一つのツールで情報の一元管理を実現できれば、誰でも必要な情報に迅速にアクセスでき、情報の重複や見落としも防げます。

また、マニュアル・ノウハウ・議事録・Q&Aなど、さまざまな形式のナレッジをまとめて管理できることもメリットです。

情報を一元管理できるツールを利用することで、ナレッジの共有・更新がスムーズになり、組織全体での情報活用が促進されるでしょう。

関連記事：情報の一元化にはどのようなメリットがある？成功させるポイントも解説

情報の構造化・整理

古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるツールの特徴の3つ目は、情報の構造化・整理です。

チャット・Web会議の録画・ファイルなどが集約されているツールを利用すれば、情報が自然と時系列やテーマごとに整理されていきます。

特別な操作や意識をせずとも、日常業務で使うだけでナレッジが蓄積・構造化され、後から確認する時も経過がわかりやすく、欲しい情報にすぐたどり着けるようになるのです。

従来のように、関係資料をいくつも探し回る必要がなくなるため、情報活用のハードルが下がり、使えるナレッジへと進化するでしょう。

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セキュリティ対策

古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるツールの特徴の4つ目は、セキュリティ対策です。

ナレッジマネジメントを改善するためには、セキュリティ対策がしっかりと講じられているツールの導入が欠かせません。

特に社内の機密情報やノウハウが蓄積されるナレッジベースでは、情報漏えいや不正アクセスを防ぐための強固なセキュリティが求められます。

近年のツールでは、厳格なデータ管理体制に加え、ログイン時の2要素認証などの高度なセキュリティ機能が標準で備わっているものも多いです。

安心して情報を蓄積・共有するためにも、セキュリティの高いツールを選びましょう。

マルチデバイス対応

古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるツールの特徴の5つ目は、マルチデバイス対応です。

ナレッジマネジメントツールにはPC利用前提のものもあり、外出先や現場から情報にアクセスできないという不便さがあります。

PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスから利用できるツールを導入することで、時間や場所を選ばずに重要なナレッジへのアクセスが可能です。

営業・現場作業・リモートワークといった多様な働き方の中でも、必要な情報を即座に確認・更新でき、業務のスピードと柔軟性が向上します。

古いと言われるナレッジマネジメントを改善させるおすすめツール「CrewWorks」

従来の古い、と言われるナレッジマネジメントを改善させるおすすめのツールが、CrewWorks（クルーワークス）です。

チャット・タスク管理・Web会議・ファイル共有・プロジェクト管理など、業務に必要な機能を1つに集約し、情報管理を効率化することができます。

さらに、AIアシスタント機能も搭載されており、過去の会話や会議内容、蓄積された情報をもとに「あの資料はどこにある？」「この案件の過去の対応履歴は何？」といった質問にも、自然な対話形式の言葉ですぐに回答を得ることができます。

CrewWorksは、古くなったナレッジマネジメントの在り方を変える統合コミュニケーションプラットフォームです。

まとめ

今回は、ナレッジマネジメントが古いと言われる背景・引き起こす課題・脱却ポイント・改善に繋がるツールのポイントについて紹介しました。

ナレッジマネジメントは「古い」と言われがちですが、その原因は紙管理や情報の更新不足、活用されない運用体制などにあります。

ナレッジの重要性自体が失われたわけではなく、今の時代に合った手法やツールへと見直すことで、再び価値を発揮できます。

現状に悩む企業担当者の方は、ぜひ自社の運用を見直すきっかけにしてください。