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プロジェクト管理ではフォルダ構成の定義が重要

プロジェクトを進めるとき、さまざまなファイルが作成されます。これらのファイルは、プロジェクトに参加するメンバーをはじめ利害関係者によって共有されます。

1つのファイルを複数のメンバーで共有するため、いつ・誰が見てもファイルがどこにあるのかをわかる状態にしておく必要があるのです。そのため、ファイルを格納するフォルダの構成が重要になってきます。

フォルダの構成がわかりにくいと、ファイルを探すことに時間が取られ業務効率が低下してしまう懸念があります。

また、メンバーが各自の個人ルールでフォルダを作成していると、同じようなフォルダがいくつも作成されたり、似たような名前が並んでどこに格納したかがわからなくなったりする可能性もあります。

フォルダの構成を適切に行うことで、必要な情報を効果的に共有することができるようになります。

関連記事：プロジェクト管理におけるドキュメント管理とは？書類の種類と実施方法・ツールを解説

プロジェクト管理でフォルダ構成を定義しない場合に起こりやすい失敗

プロジェクト管理にはフォルダ構成を定義することが重要です。もし行わない場合どのようなことになるのでしょうか。

ここでは、プロジェクト管理でフォルダ構成を定義しない場合に起こりやすい失敗を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メンバーが自分ルールでフォルダを管理する

プロジェクト管理でフォルダ構成を定義しない場合に起こりやすい失敗の1つ目は、メンバーが自分ルールでフォルダを管理することです。

フォルダの定義をしないと、プロジェクトメンバーがそれぞれのルールでフォルダを作成してしまいます。そのため、どこに・どのファイルが格納されているかわからなくなり、時間をかけて探すという余分な工数を発生させる原因になるのです。

また、メンバー個人のPCのデスクトップ上にフォルダを置いて管理をしてしまう場合もあり、万が一PCが故障した場合、フォルダが消失してしまうことも考えられます。

フォルダ名がバラバラになる

プロジェクト管理でフォルダ構成を定義しない場合に起こりやすい失敗の2つ目は、フォルダ名がバラバラになることです。

メンバーによってフォルダを作成するルールが異なると、同じ内容でも、いくつものフォルダができてしまうことがあります。たとえば、「バックアップ」「00_バックアップ」「BK」「00_BK」などが挙げられます。

統一感がないため、必要なファイルにたどりつくために時間がかかってしまいます。

フォルダが散乱する

プロジェクト管理でフォルダ構成を定義しない場合に起こりやすい失敗の3つ目は、フォルダが散乱することです。

フォルダの格納先を決めないままにしておくと、メンバーそれぞれが自分のアクセスしやすい場所にフォルダの作成をしてしまう可能性があります。

共有の場所であっても、マイルールと違う場所にフォルダが作成されると探しにくく、さらに1度たどり着いてもまたすぐ忘れてまた探す、といった手間が継続的に発生する可能性があります。

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プロジェクト管理でフォルダ構成をするときにおすすめのルール

プロジェクト管理ではフォルダ構成の定義が欠かせません。ここでは、プロジェクト管理でフォルダ構成をするときにおすすめのルールを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フォルダ名の先頭は番号にする

プロジェクト管理でフォルダ構成をするときにおすすめのルールの1つ目は、フォルダ名の先頭は番号にすることです。

1つのフォルダの中にさらに2桁以上のフォルダが作成される可能性があるため、一番はじめは「00」とし、「01」「02」というように2桁の数字を先頭につけることがおすすめです。

こうすることでフォルダは数字の若い順に並べられるため、必要なフォルダにたどり着きやすくなります。

ファイル名には日時を入れる

プロジェクト管理でフォルダ構成をするときにおすすめのルールの2つ目は、ファイル名には日時を入れることです。

日時を入れることがとくにおすすめなケースは、打ち合わせのフォルダです。たとえば「01_打ち合わせ」の配下に「20201206_●●について」「20201208_〇〇について」としてフォルダを置くと、フォルダが時系列順に並びます。

また日時をいれておくことで、日にちと会議名から記憶が喚起され、フォルダの中身を思い出しやすくなります。

シンプルな階層にする

プロジェクト管理でフォルダ構成をするときにおすすめのルールの3つ目は、シンプルな階層にすることです。

まずはじめの階層は、少ないフォルダ数からスタートし、階層が深くなっていくに連れて、フォルダが増えていくというのが理想です。

はじめの入口でどこに入れば良いのか迷ってしまうと、必要なファイルが格納されているフォルダにたどりつくまでに時間がかかってしまいます。

たとえば、「〇〇部」に3つの課があるとしたら「01_〇〇課」「02_△△課」「03_◇◇課」など、それぞれの課ごとの分類にすると良いでしょう。「01_〇〇課」の中にさらにチームがあれば、そこにチームごとのフォルダを置きます。

ルールは、階層ごとに決めるのではなく、全階層の共通ルールにすることがおすすめです。

関連記事：プロジェクト管理のカギを握る「リスク管理」を徹底解説！

まとめ

今回は、プロジェクト管理でフォルダ構成の定義が重要な理由・定義をしない場合に起こりやすい失敗・おすすめのルールを解説しました。プロジェクト管理では、最初に必要な工数を割り出します。

フォルダ構成が確立されていないために、フォルダを探す時間を必要以上にかけていると、その時間が積もって工数がオーバーすることにもつながります。

フォルダ構成はシンプルなルールで行うことがおすすめです。とくに数字を先頭に置くことで、フォルダをきれいに並べることができます。フォルダ構成のルールを策定し、プロジェクト管理をスムーズに進めましょう。

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