プロジェクト管理におけるドキュメント管理とは

プロジェクト管理におけるドキュメント管理とは、プロジェクトの進行過程で作成される各種ドキュメントを整理し、保管することを指します。

この管理の目的は、プロジェクトの知識やノウハウを蓄積したり、プロジェクトの過程を記録しておくことで、後から振り返ることができるようにするためです。

さらに、プロジェクトメンバーの交代があっても、新たなメンバーが容易に業務を引き継ぐことができるようにすることも目的の一つです。

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プロジェクト管理で扱う主なドキュメントの種類

ここではプロジェクト管理で扱う主なドキュメントの種類について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

報告書

プロジェクト管理で扱う主なドキュメントの種類の1つ目は、報告書です。

報告書は、プロジェクトマネージャーや顧客に対して、プロジェクトの進捗状況や成果物を伝えるための書類です。報告書には、タスクの達成度や予算の消費状況、問題点、改善策などの情報が含まれます。これにより、関係者がプロジェクト全体の状況を把握し、適切な判断や対策を行うことができるようになります。

議事録

プロジェクト管理で扱う主なドキュメントの種類の2つ目は、議事録です。

議事録は、社内外で行われる会議の内容を記録した文書です。出席者・日時・場所・議題・議論の内容・決定事項などが記載されています。議事録は、参加者が後から内容を振り返ることができるだけでなく、欠席者にも会議の情報を共有するための重要なドキュメントです。

仕様書

プロジェクト管理で扱う主なドキュメントの種類の3つ目は、仕様書です。

仕様書は、プロジェクトで開発される製品やシステムの機能や要件を明確にするための書類です。仕様書は、プロジェクトメンバー間での認識統一だけではなく開発・検証作業の基準となる重要なドキュメントです。

進捗管理表

プロジェクト管理で扱う主なドキュメントの種類の4つ目は、進捗管理表です。

進捗管理表は、プロジェクトのタスクやスケジュールを可視化し、進捗状況を把握するためのツールです。ガントチャートなどが一般的で、タスクの期間や依存関係・担当者を明確に示すことができます。これにより、プロジェクトの進捗を効果的に管理できるようになります。

各種資料

プロジェクト管理で扱う主なドキュメントの種類の5つ目は、各種資料です。

プロジェクト管理を進めていく中で、提案資料や分析資料など様々な資料が制作されます。プロジェクトの様々な内容をまとめた提案資料や、プロジェクトの過程で得られたデータや情報を整理した分析資料は、将来的にプロジェクトの振り返りをしたり、別のプロジェクトを進める時の参考にもなります。

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プロジェクト管理でドキュメント管理を進める方法

社内SNSをプロジェクト管理で成功させるポイントとして、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的の確認

プロジェクト管理でドキュメント管理を進める方法の1つ目は、目的の確認です。

ドキュメント管理を進める上で、その目的を明確にすることが重要です。目的の確認を行うことで、管理すべきドキュメントの重要度や優先順位が明らかになり、効率的な管理が可能となります。

またドキュメント管理の方法を検討するときには、適切な管理手法やツールを選択することが求められます。目的の確認を行うことで、ドキュメント管理が効果的に機能し、プロジェクト全体の効率と成功に寄与できるツールを選びやすくなります。

ドキュメント管理の運用ルールを策定

プロジェクト管理でドキュメント管理を進める方法の2つ目は、ドキュメント管理の運用ルールを策定することです。

プロジェクト管理におけるドキュメント管理を円滑に進めるためには、運用ルールを明確に策定することが重要です。運用ルールを策定することで、メンバー間の認識のズレを防ぎ、ドキュメントの整理や検索が容易になり、効率的な情報共有が可能となります。

例えば、フォルダ構成や名前に一貫性を持たせることでメンバーが直感的に理解できるようなルールを定め、検索しやすくします。

ドキュメント管理のためのツールの導入

プロジェクト管理でドキュメント管理を進める方法の3つ目は、ドキュメント管理のためのツールの導入です。

効率的なドキュメント管理を実現するために、適切なツールの導入が重要です。オンラインストレージやビジネスチャットなどのツールは、使いやすさや検索性が高く、プロジェクトメンバー間の情報共有や協力を促進します。

導入するツールは、プロジェクトの規模やニーズに応じて選択することが重要です。また、ツールを導入したときには、全メンバーが適切に活用できるように教育やサポートを行うことも大切です。

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プロジェクトのドキュメント管理を進めるためのツール

ここでは、プロジェクトのドキュメント管理を進めるためのツールとして、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文書管理システム

文書管理システムは、電子文書の保管と活用を一元的に管理できるシステムです。プロジェクトで使用する大量の文書を集約することにより、素早く必要な書類にアクセスできるようになります。

文書管理システムによってペーパーレス化を進めることができ、ファイリングや文書の検索、不要な書類のシュレッダー処理などにかかる労力を節約することができます。また、いつでもどこからでもクラウド上の保管場所にある文書を柔軟に検索できるため、テレワークを推進するのにも最適です。

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プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行管理・運用に役立つツールです。プロジェクト管理ツールには様々な機能がありますが、主な機能として以下の5つをご紹介します。

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クラウドストレージ

クラウドストレージは、インターネット上のデータ保管領域でファイルの保存を行うことができるサービスです。クラウドストレージは、社外からでもアクセスが可能であるため、テレワークを推進している企業に重宝されています。自社で運用するサーバーの管理には専門の人材や場所が求められますが、クラウドストレージではその必要がなく、スピーディに利用を開始できます。

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ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、業務での利用を前提に設計されたチャットツールです。ビジネスチャットでは、メッセージ検索・ファイル共有・閲覧権限や管理権限の設定といった機能があり、企業の機密情報を保護するためのセキュリティ対策も充実しています。

ビジネスチャットツールを利用することで、関係者とのコミュニケーションを簡単に取ることができます。さらに、多くのビジネスチャットはモバイルデバイスでも使用できるため、場所や時間に制限されずに利用できます。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理におけるドキュメント管理について、基本概要やドキュメントの種類、進め方についてまとめて解説しました。ドキュメント管理によってノウハウを蓄積することは、自社のビジネスの競争力を高めるために重要な要素です。本記事を参考にして、プロジェクトでのドキュメント管理をうまく進めていきましょう。