議事録を作成するために知っておきたい基本概要

議事録を作成するために、まずは知っておきたいことを基本概要としてまとめます。

議事録の作成が必要な理由

議事録の作成は、会議の中で議論した内容・決定事項を記録し参加者および関係者に共有することの他、認識のズレを防ぐことや、やるべきことを明確にすることを目的としています。また、決定事項に対して必要なTODOを洗い出したり、業務改善が必要な作業を見直したりできます。議事録を作成することで、会議の内容を共有した全員が、スムーズに今必要とされるアクションを起こすことが可能になるのです。

また、社外との打ち合わせの議事録は取引における納品物の1つとなります。他にも議事録の保管が法律で定められている場合もあります。

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法律で定めのある議事録

法律で定めのある議事録を、3つ紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

取締役会議事録

法律で定めのある議事録の1つ目は、取締役会議事録です。取締役会議事録は、会社法第369条第3項および第4項で、記録の義務が定められています。

議事録として残す内容としては、取締役会開催における議事の経過と結果・決議事項、また、「特別な利害関係」がある取締役の氏名・意見・発言内容などを記載する必要があります。

株主総会議事録

法律で定めのある議事録の2つ目は、株主総会議事録です。株主総会議事録は、会社法第318条に、記録の義務が定められています。

議事録として残す内容としては、株主総会を開催した具体的な日時・場所、議事の流れや内容、監査役などが会社法の規定に基づき述べた意見（選任、解任、辞任についての意見など）があります。他にも、株主総会の議長の氏名・議事録作成者の氏名の記載も義務となっています。なお、議事録が正当なものであることを示すために、出席した取締役などが記名押印するのが一般的です。

安全衛生委員会議事録

法律で定めのある議事録の3つ目は、安全衛生委員会議事録です。安全衛生委員会議事録は、労働安全衛生規則第23条に、記録の義務が定められています。

安全衛生法で定められた基準に達する事業所は、安全委員会・衛生委員会を設置し、委員会を開催した場合は議事録を残す必要があります。どちらも設置する義務がある事業所については、安全衛生委員会としての開催が可能です。議事録は3年間保管が必要です。

議事録として残す内容としては、法律に規定はありません。一般的には開催日時・場所・参加者氏名・人数の他、労災発生状況・私傷病や休職者の状況・職場巡視の報告・感染対策、長時間労働者の情報などを記載します。毎月1回以上開催が義務とされており、毎月決まった内容を議事録に残すことで、前月と比較し、必要な対策などを検討します。

議事録を作成するメリット

議事録は作成に手間暇がかかるというイメージから敬遠されがちですが、議事録を作成するメリットはどのような点にあるのでしょうか？議事録を作成するメリットを以下の3つの点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

決定事項の共有に便利

議事録を作成するメリットの1つ目は、決定事項の共有に便利であることです。

議事録を取ることで、会議に参加している人をはじめ、会議の内容を知らせる必要がある関係者への共有が簡単にできます。話し合われた内容をそのまま議事録として残すのではなく、トピックを設定してそれに沿って議事録を書くことで、要点がまとまったわかりやすい議事録を作成することが可能です。

議事録は決定事項を共有することで、話し合われた内容についての認識のズレを防ぐことに役立ちます。

責任の所在が明確

議事録を作成するメリットの2つ目は、責任の所在が明確になることです。

議事録には、会議にてどのような理由で決定したのかを 明確にするとともに、誰が決定事項に対する責任を持つのかを明らかにする役割があります。議事録を作成することで、のちに発生する恐れのあるトラブルを未然に防ぐことが可能です。これは社内の会議だけではなく、取引先企業との打ち合わせについても同じことがいえます。

ビジネススキルの向上

議事録を作成するメリットの3つ目は、ビジネススキルの向上が期待できることです。

議事録は、誰が見てもすぐに理解できる内容であることが重要です。そのため、議事録を作成するときは、読み手を意識した内容で、簡潔に要約されている必要があります。議事録を作成することで、豊富な情報から要点を抽出する力が身につくといえます。

会議内容を議事録としてまとめていくことで、文章作成能力が高まり、誰が見ても理解できる簡潔な文章を作成する能力を身につけることが可能です。

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議事録に入れるべき事項

議事録に入れるべき 事項は特に決まりがありません。しかし、決まりがないまま議事録を書いてしまうと、話し合われたことのすべてを大事な内容として残そうとしがちです。そこで、あらかじめ項目を決めておくことで、簡潔にまとまった議事録が作成できます。

ここでは議事録に入れるべき事項として、以下の3つの点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

基本事項

議事録に入れるべき事項の1つ目は、基本事項です。基本事項とは、会議名・日時・開催場所・出席者・アジェンダなどを指します。

会議名は何の会議なのかが一目見てわかるよう記載します。たとえば「9月度定例会議」などにすると、9月に行われた何の定例会議かがわからなくなります。そのため「9月度KPIマネージメント定例会議」など、わかりやすい名前にするのがおすすめです。出席者については、社外からの参加者がいる場合は社外の参加者から順番に、職位順に書いていきます。議事録作成者は最後に名前を書きます。アジェンダには、議題・要旨を記載します。

会議内容

議事録に入れるべき事項の2つ目は、会議内容です。議事録は会議に参加していない関係者への共有も行うため、決定事項に加えどのように議論されて決定に至ったのかがわかるよう会議内容を記載することがおすすめです。そのため、話の流れを書いていく必要があります。ただし、話し合われた ときの会話をすべて書いていると要点がわかりにくくなるため、ポイントを押さえて簡潔にまとめていくと良いでしょう。

また、誰がどのような発言をしたかを記載しておくことで、責任の所在が明確にできます。トラブル回避のためにも、誰が発言したのか入れておくことがおすすめです。

決定事項

議事録に入れるべき事項の3つ目は、決定事項です。決定事項を共有することで、次回の会議までにどのようなアクションが必要かというTODOが決まります。

決定事項は議題ごとに明記し、必要なTODOをその場で確認した上で書いておくと良いでしょう。

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議事録を作成するときのポイント

議事録を作成するメリットを得るには、どのようなポイントを押さえておくと良いでしょうか。ここでは、議事録を作成するときのポイントとして、以下の3つの点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

事前に準備をする

議事録を作成するときのポイントの1つ目は、事前に準備をすることです。

基本事項など会議に先立ってすでに明確になっていることは、会議が始まる前に記載しておくことがおすすめです。会議中は、次々と会話が展開されるため、基本事項を埋める時間が確保できないことが少なくありません。話し合いの途中で基本事項を埋めようとすることで、大事な議事内容に抜け漏れが出てしまう恐れがあります。

そのため、会議が始まる前には、前回の会議でどこまで話が進んだかを確認するとともに、議事録をスムーズに作成するための準備をしておくことがおすすめです。

フォーマット化する

議事録を作成するときのポイントの2つ目は、フォーマット化することです。

議事録は会議が終わったらできるだけ早く作成し共有することが求められます。そのため、フォーマットを用意し、記録する内容を明確にした上で要約して明記することがおすすめです。ただし、フォーマットを用意しても毎回違う形式を採用していると、読み手にとってはわかりにくくなります。同じフォーマットを使用し、短時間で読みやすい議事録を作成することがおすすめです。

議事録自動作成ツールを活用する

議事録を作成するときのポイントの3つ目は、議事録自動作成ツールを活用することです。

議事録を手早く作成し共有するために有効な方法として、議事録自動作成ツールを活用することが挙げられます。議事録自動作成ツールには、テンプレートが豊富に用意されていることが多く、指定のテンプレートに話し合われた内容が自動で記載されます。必要に応じて複数人での編集も可能で、PCだけでなくモバイル端末からの操作も可能です。

議事録自動作成ツールを活用することで、早く正確な議事録作成が可能になります。作成された議事録は検索機能が使えるため、以前に開催された会議で話し合われた内容の確認が簡単にできます。

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まとめ

今回は、議事録の基本概要・作成するメリット・議事録に入れるべき事項・作成のポイントを解説しました。議事録は作成に手間暇がかかるというイメージが先行してしまいます。しかし、会議の内容の共有が簡単にできたり、認識の相違を防いだり、作成者のビジネルスキルが向上したりするため、作成することの恩恵は大きいといえます。

議事録を作成するときは、あらかじめフォーマットを作成し、会議前に入力可能な部分については入力しておくとスムーズです。また、議事録自動作成ツールを活用すれば作成にかかる工数を抑えることができるため、導入を検討することもおすすめです。