議事録とは？

議事録は、会議での話し合いや取り決め内容を記録することで、主に社内会議の備忘録や記録の保存に役立ちます。コンサルティング会社ではクライアントへの納品物を議事録と呼ぶこともありますが、この記事では前者の意味に絞って説明することに注意してください。ここでは、議事録の形式を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

会話形式

議事録の形式の1つ目は、会話形式です。

会議での議論内容を会話形式で文章化する方法です。時系列で記載されるため、決定された経緯や会議の雰囲気を把握しやすいことがメリットといえるでしょう。

要約形式

議事録の形式の2つ目は、要約形式です。

会議全体の内容を整理し、簡潔にまとめたものが要約形式です。短時間で会議の要点を把握し、決定内容を認識できるため、多くの企業で利用されています。

議事録の目的とは

ここでは、議事録の目的を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

会議記録

議事録の目的の1つ目は、会議記録です。

議事録は、業務進行の参照物として重要な役割を果たします。進捗確認や事実確認に有用で、事実を基に誰が読んでも理解できるよう作成しましょう。また「誰が何を言ったのか」を明確にすることで、責任の所在も明らかになります。

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関係者への情報共有

議事録の目的の2つ目は、関係者への情報共有です。

会議の参加者だけでなく、不参加のチームスタッフ、さらには関係者に情報共有することが、議事録の大きな役割です。会議内容や取り決め・変更点・確認事項などを過不足なく伝え、誰もが内容を容易に把握できるよう工夫しましょう。

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宿題の整理

議事録の目的の3つ目は、宿題の整理です。

次回の会議で決めるべき事項があれば、終了後にその事項の確認担当者や責任者を明確にしましょう。次回までの役割分担をはっきりさせることで、業務のスムーズな進行につながります。

認識のすり合わせ

議事録の目的の4つ目は、認識のすり合わせです。

その場で納得しているように見えても、言葉だけでは意図が伝わらず、互いの認識違いを生じさせることがあるかもしれません。これは、将来のトラブルや業務効率低下の原因になることもあるでしょう。よって、会議後には議事録を共有し、フォローや確認で相違がないか確かめることが必要です。

議事録作成に向けた準備内容とは

ここでは、議事録作成に向けた準備内容を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フォーマットの用意

議事録作成に向けた準備内容の1つ目は、フォーマットの用意です。

議事録作成前には、一から作らずフォーマットを先に用意しておくことで、時間短縮につながり、効率よく簡単に必要事項を埋められるでしょう。また、フォーマットがあれば議事録内容の抜け漏れを減らせるため、担当者が変わっても品質確保が期待できます。

議題・目的の整理

議事録作成に向けた準備内容の2つ目は、議題・目的の整理です。

事前に会議の議題や目的を把握しておくことは、的確な議事録作成に欠かせません。これらを把握しておけば、見当違いの議事録になるリスクを軽減し、会議参加者や関係者の意向に沿った議事録を作成できるでしょう。

過去議事録のチェック

議事録作成に向けた準備内容の3つ目は、過去議事録のチェックです。

議事録のフォーマット作成には、過去の議事録が大いに役立ちます。完成度が高いものであればお手本として参考になり、反対に読みにくいものから改善点を見つけられるでしょう。よって、過去の議事録がある場合は、チェックしてみることがおすすめです。

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議事録作成のためメモを取るコツとは

ここでは、議事録作成のためメモを取るコツを以下の7点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

要点を起点にメモ取り

議事録作成のためメモを取るコツの1つ目は、要点を起点にメモ取りすることです。

会議中の言葉をすべて把握するのは、特に長時間の会議では困難でしょう。しかし、重要な単語や数字を聞き逃さないよう注意し、それらを軸にメモをまとめることが大切です。長時間や多人数の会議ほど、この方法が効果を発揮します。

記号・装飾の有効活用

議事録作成のためメモを取るコツの2つ目は、記号・装飾の有効活用です。

会議中のメモ取りは、記号・装飾を効果的に活用すれば大幅に簡略化できます。例えば、決定事項や意見への賛成は「○」、中止や意見への反対は「×」と記すなどのルールを決めておきましょう。これにより、会議後の修正や編集作業が効率よく進められるはずです。

議題の決定事項も記載

議事録作成のためメモを取るコツの3つ目は、議題の決定事項も記載することです。

議事録において最も重要な「決定事項」については、質問（議題）と結論を矢印で結び、両者の関係を明確にしましょう。実際には時系列でメモを取るため、両者の関係を明確にすることで議題と決定事項のつながりを可視化できます。これにより、後で見返した際に議題の決定事項が確認しやすくなるでしょう。また、決定者・発言者の名前も記載が必要です。

必要であれば写真撮影

議事録作成のためメモを取るコツの4つ目は、必要であれば写真撮影を行うことです。

議事録は文章で記録しますが、会議内容によっては写真があるとよりわかりやすいケースもあるでしょう。その場合は、シャッター音の出ないカメラで記録写真を撮り、議事録に添付しておくことをおすすめします。また、図や資料が必要と判断された場合は、議事録作成と同時に用意することがベターです。

会議中の録音

議事録作成のためメモを取るコツの5つ目は、会議中の録音です。

特に、議事録の担当に慣れていないと、会議内容をすべて把握することは困難でしょう。そのため、重要なポイントを聞き逃さないよう、ICレコーダーで会議内容を録音することがおすすめです。ただし、あくまでもスピード感をもってメモを残すことが最優先で、ICレコーダーはサポート役に過ぎません。正確かつスピーディーなメモ取りは容易ではありませんが、正確な議事録作成にはどちらも外せないところです。

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わからないことは速やかに解決

議事録作成のためメモを取るコツの6つ目は、わからないことは速やかに解決することです。

議事録作成時には、事実をゆがめて伝えないよう、正確な内容を残しましょう。例えば、会議内容のメモを取る際には、代名詞使用はなるべく避けることで、内容がより明確になります。また、話の内容についてわかりにくい部分があれば、会議直後に確認しておくことがベターです。

客観的視点で作成

議事録作成のためメモを取るコツの7つ目は、客観的視点で作成することです。

議事録作成時には、第三者目線で客観的に会議内容をまとめるよう心がけましょう。これにより、後で誰が見ても理解しやすい文章になるため、様々な関係者にとって有益なエビデンスとなります。特に、大規模な会議ほど議事録の重要性が増すため、サマライズ力を身につけるべく積極的に取り組みましょう。

議事録をわかりやすく書くコツとは

ここでは、議事録をわかりやすく書くコツを以下の7点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

5W2Hを意識

議事録をわかりやすく書くコツの1つ目は、5W2Hを意識することです。

以下に示す「5W2H」を明瞭にすることで、議事録の内容も明確になるでしょう。

会議の流れに沿った記載

議事録をわかりやすく書くコツの2つ目は、会議の流れに沿った記載です。

基本的に、議事録は会議の流れに沿って記録しましょう。なぜなら、議題の順序を変更することや、異なる議題をまとめることは、後で議事録を見返した際に混乱の原因になりかねないためです。アジェンダを作成している場合は、その内容と議事録を照合しながら、話の流れを把握できるようにしましょう。

議題や項目はわかりやすい見出しで記載

議事録をわかりやすく書くコツの3つ目は、議題や項目はわかりやすい見出しで記載することです。

ビジネスシーンでは、議事録には議題や各項目を「〜の件」などと記載しましょう。大切なことは、簡潔かつわかりやすく記載することです。例えば「来期重点目標の件」や「顧客管理システム改修の件」など、話し合いの内容が一目で理解できるよう工夫しましょう。

速やかな提出・訂正

議事録をわかりやすく書くコツの4つ目は、速やかな提出・訂正です。

議事録は会議後なるべく速やかに共有しましょう。理想的には、1時間以内の提出を心がけたいところです。時間が経過すると人間は多かれ少なかれ記憶が薄れるため、見栄えが多少悪くとも、スピード感を大切にしなければなりません。記載内容に誤りがあれば速やかに訂正し、上長や出席者からの指摘があれば、指摘内容も盛り込みましょう。

要点を掴んだ記載

議事録をわかりやすく書くコツの5つ目は、要点を掴んだ記載です。

発言者の意図や背景を把握すると、要点を掴んだ記載がしやすくなるでしょう。例えば「取引先は30社」と発言があったとします。その場合、現状の取引先が「30社」なのか、今後の取引先を「30社」にしたいのか不明であれば、担当者に確認しておきましょう。また、あくまでも要点がわかればよいので、記載の際には基本的に敬語は必要ありません。

項目ごとに議題を整理

議事録をわかりやすく書くコツの6つ目は、項目ごとに議題を整理することです。

伝わりやすい文章を作成するためには、議題ごとに見出しを設けるだけでなく、話のまとまり単位で小見出しをつけましょう。また、補足説明や追加事項は別記して、項目のまとまりを意識することがポイントです。こうすることで情報の把握が容易になります。項目ごとにまとめられていない文は内容が伝わりにくくなるので、内容を的確に伝えるために工夫しましょう。

意見と決定事項をわけて記載

議事録をわかりやすく書くコツの7つ目は、意見と決定事項をわけて記載することです。

議事録では、会議で出た意見と決定事項が混在するとわかりにくくなります。例えば、目標の契約件数が20件で決定した場合、議事録には「目標件数は20件」とだけ記載し、検討過程での意見や感想は省くとよいでしょう。

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まとめ

今回は、議事録の意味や目的・記載すべき内容や行うべき準備などを解説しました。議事録は、会議での話し合いや取り決め内容を記録するもので、情報共有や認識すり合わせなどの目的があります。会議前には、会議の目的を整理し、フォーマットの用意や過去の議事録も確認しておきましょう。

メモを取るときには、必要に応じて記号を使うなど簡略化して記載しつつ、要点は確実につかむことがポイントです。録音や写真撮影なども行い、誤った情報は記載しないようにしましょう。また、5W2Hを意識して、項目ごとに議題を整理していくことでわかりやすい議事録を書けます。なお、情報共有を行うときには情報共有ツールを活用してもよいでしょう。