議事録

2026/5/1
[更新日] 2026/5/7

議事録が上手い人の特徴とは？上手くなるための9つのコツと効率化のヒントを徹底解説！

議事録作成が上手いと言われる人には、単なる書き記す作業を超えた共通の特徴があります。
議事録作成が上手い人は会議の目的を深く理解しており、膨大な発言の中から「何が決まったのか」「次に誰が何をすべきか」という核心を抽出する能力に長けているのが大きな特徴です。

また、タイピングなどの事務的なスキルだけでなく、事前の準備や会議中の立ち振る舞い、終了後の迅速な共有といった一連のプロセスを高い水準で実行しています。

本記事では、議事録が上手い人に共通する5つの特徴や会議前・会議中・会議後の9つのコツ、効率化のヒントやおすすめツールついて詳しく解説します。

【目次】

■議事録を効率よく作成できるおすすめツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的な議事録作成ができるツール「CrewWorks（クルーワークス）」
⇒使える機能を確認して、フリープランを使ってみる

まず、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
⇒3分でわかるCrewWorksのサービス紹介資料を無料ダウンロードする

議事録が上手い人に共通する5つの特徴

ここでは、議事録が上手い人に共通する特徴について、以下の5点を解説します。

会議前から入念な準備を行っている
要点を的確に捉えている
メモ取り・タイピングスキルが高い
情報整理スキルが高い
コミュニケーションスキルが高い

1つずつ見ていきましょう。

会議前から入念な準備を行っている

議事録が上手い人に共通する特徴の1つ目は、会議前から入念な準備を行っていることです。

議事録の作成が上手い人は、会議が始まる前の段階で勝負が決まることを熟知しています。

当日に慌ててメモを取り始めるのではなく、事前に配布された資料に目を通し、議題や参加者の役割、議論の着地点をあらかじめ予測しているのが特徴です。

背景知識を事前に補っておくことで、会議中の発言内容がスムーズに頭に入り、膨大な発言の中から記録すべき重要事項を瞬時に判別できます。

また、想定される論点を整理しておく余裕があるため、議論が脱線しても本質を見失わずに済みます。

こうした入念な準備は、質の高いアウトプットを生むだけでなく、会議後の整理時間を短縮することにもつながります。

周囲から信頼される議事録を作成するためには、事前の情報収集を欠かさない姿勢が不可欠です。

要点を的確に捉えている

議事録が上手い人に共通する特徴の2つ目は、要点を的確に捉えていることです。

議事録の作成が上手い人は、膨大な発言の中から「何が決定したのか」「何が重要な論点か」を瞬時に見極める能力に秀でています。

発言をそのまま書き写すのではなく、議論の本質を抽出して簡潔に言語化できるため、後から読み返した際の内容の正確性が非常に高いのが特徴です。

要点を外さない記録は、会議に参加できなかったメンバーに対しても議論の核心を誤解なく伝える役割を果たします。

単なる備忘録に留まらず、次のアクションや合意事項を明確に示すアウトプットは、組織全体の意思決定を加速させる大きな要因となります。

情報の取捨選択を的確に行う姿勢こそが、質の高い議事録を生み出す鍵といえます。

メモ取り・タイピングスキルが高い

議事録が上手い人に共通する特徴の3つ目は、メモ取り・タイピングスキルが高いことです。

議論が白熱し発言が飛び交う場面でも、重要な情報を逃さず書き留める速記力があるため、会議後の振り返りがスムーズです。

単に指を速く動かすだけでなく、略語や記号を効果的に活用して入力の手間を省く工夫をしている点も特徴です。

自分なりのショートカットルールを確立することで、入力時間を短縮しつつ、議論の流れに集中する余裕を生み出しています。

ただし、スピードを優先するあまり内容が不正確になっては意味がありません。上手い人は、迅速に記録しながらも情報の正確性や客観性を常に意識しています。

速さと正確さを高い次元で両立させることで、誰が読んでも信頼できる質の高い資料を完成させています。

関連記事：議事録を作成しているときにメモが追いつかない！その要因と対処法を解説

情報整理スキルが高い

議事録が上手い人に共通する特徴の4つ目は、情報整理スキルが高いことです。

議事録作成に長けている人は、会議中に飛び交う膨大な発言を、論点や項目ごとに分類して整理する能力が極めて高いです。

単に時系列で発言を記録するのではなく、誰がどのような意図で発言したのかを構造的に捉え、決定事項と補足情報を明確に切り分けてまとめます。

また、過去の議論の流れや関連するプロジェクトの背景を意識しながら記録できるため、会議後に行うべき具体的なアクションまで正確に言語化できるのが特徴です。

情報の重要度に応じたメリハリのある整理により、参加者以外が読んでも内容を一瞬で理解できる構成を作り上げます。

こうした論理的な整理スキルは、チーム全体の意思決定をスムーズにする大きな原動力となります。

コミュニケーションスキルが高い

議事録が上手い人に共通する特徴の5つ目は、コミュニケーションスキルが高いことです。

上手い人は単に聞き役に徹するだけでなく、会議中に発言者の意図が曖昧な点や、議論の結論が不明確な部分を見逃しません。

その場で適切な質問を投げかけて内容を確認することで、解釈の齟齬や情報の抜け漏れを未然に防いでいます。

また、会議後も関係者と円滑にやり取りを行い、不足している情報の補完や事実確認を迅速に進めることが可能です。

周囲と意思疎通を図りながら進める姿勢は、議事録の精度を高めるだけでなく、プロジェクト全体の進行をスムーズにする潤滑油のような役割も果たします。

信頼される議事録を作るには、対話を通じて本質を掴むスキルが欠かせません。

議事録作成が劇的に上手くなる9つのコツ

ここでは、議事録作成が劇的に上手くなるコツについて、以下の9点を解説します。

【会議前】目的と議題を把握しておく
【会議前】過去の議事録や関連資料を確認する
【会議前】フォーマットを準備する
【会議中】メモを工夫して取る
【会議中】結論と決定事項・ネクストアクションをメモする
【会議後】早めに議事録を作成する
【会議後】議事録は5W1Hを明確にして記載する
【会議後】作成後、可能な限り迅速に共有する
【会議後】修正は早めに対応し再共有する

1つずつ見ていきましょう。

【会議前】目的と議題を把握しておく

議事録作成が劇的に上手くなるコツの1つ目は、【会議前】目的と議題を把握しておくことです。

会議が始まる前に、当日の議題と開催目的を正確に把握しておくことは、質の高い議事録を作成するための第一歩です。

あらかじめ議論の全体像を頭に入れておくことで、会議の流れを予測しやすくなり、膨大な発言の中から注意深く聞き取るべき重要な情報を瞬時に見極められます。

また、会議のゴールとなる目的を正しく理解していれば、どの発言が結論に直結するのか、あるいは補足情報に過ぎないのかを判断する基準が明確になります。

必要な情報だけを効率よく取捨選択できるようになるため、記録の漏れを防ぐだけでなく、会議後の整理作業にかかる時間を大幅に短縮することにもつながります。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

【会議前】過去の議事録や関連資料を確認する

議事録作成が劇的に上手くなるコツの2つ目は、【会議前】過去の議事録や関連資料を確認することです。

これまでの議論の経緯や現在の進捗状況をあらかじめ把握しておくことで、当日の発言の意図や背景を正しく理解できるようになります。

事前に背景知識を補っておけば、専門的な内容や文脈依存の発言であっても、誤解を招く表現を避けながら発言者の真意を正確に記録できます。

また、前回の決定事項との整合性を確認しながら要点を整理できるため、情報の漏れや重複を防ぐことが可能です。

こうした準備が、結果として会議後のまとめ作業の効率化と、精度の高いアウトプットの作成に直結します。

【会議前】フォーマットを準備する

議事録作成が劇的に上手くなるコツの3つ目は、【会議前】フォーマットを準備することです。

あらかじめテンプレート化しておけば、会議中に迷わず情報を流し込むだけで整理が完結します。

定型化された枠組みがあることで、記録の抜け漏れや重複を自然に防げるようになり、誰が読んでも内容がひと目で伝わる構成に仕上がります。

また、会議のたびに構成を一から考える手間が省けるため、業務全体のスピードアップも期待できます。

自社の会議スタイルに合わせて項目を定期的に見直し、常に最適な形へとブラッシュアップしていくことが重要です。

フォーマットの例

項目	記載内容の詳細
標題（テーマ）	会議の名称や主な議題を簡潔に記載
日時／場所	開催された年月日、時間、会議室名やURL
参加者	出席者および欠席者の氏名と所属
会議内容	議論の経過や各議題に関する主な発言
決定事項 / To Do	合意に至った内容と、誰がいつまでに何をするか
保留事項	結論が出ず、後日改めて検討が必要な事項
今後の課題	会議を通じて浮き彫りになった新たな問題点
次回の予定	次回開催の日時、場所、検討予定の議題

【会議中】メモを工夫して取る

議事録作成が劇的に上手くなるコツの4つ目は、【会議中】メモを工夫して取ることです。

会議中のメモの取り方を効率化するには、自分なりのルールを設けて素早く記録する工夫が求められます。

例えば、発言をすべて書き写そうとせず、重要なポイントや因果関係を記号で示したりすることで、タイピングの負担を減らしながら情報の密度を高めることが可能です。

また、議題ごとに色分けを行ったり、頻出する専門用語を略語で登録しておくことも有効な手段です。

最近ではタブレットやスマートフォンのメモアプリを活用し、手書き入力や音声入力を組み合わせて整理の精度を上げる人も増えています。

議論のスピードを落とさずに要点を捉えるためには、こうした入力のテクニックを磨き、自分にとって最適なメモスタイルを確立することが欠かせません。

正確かつ迅速な記録は、会議後の清書作業を大幅に楽にします。

【会議中】結論と決定事項・ネクストアクションをメモする

議事録作成が劇的に上手くなるコツの5つ目は、【会議中】結論と決定事項・ネクストアクションをメモすることです。

会議中に最も優先して記録すべき要素は、議論の結果として導き出された結論と決定事項です。

たとえ議論のプロセスが白熱しても、最終的に何が決まったのかが不明確では、議事録としての役割を果たせません。合意が形成された瞬間を逃さず、その場で要点をメモする習慣をつけましょう。

あわせて、次に誰がいつまでに何をすべきかというネクストアクションを具体的に書き留めることが重要です。担当者や期限が曖昧なままでは、会議後の業務が停滞する原因となります。

実際に当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、会議でやるべきことがタスクとして整理されている企業は59%にとどまっています。

もし議論の途中で内容が不透明だと感じた場合は、会議の終盤などに自ら発言者に確認を行い、情報の抜け漏れや認識の語弊を防ぐ姿勢が求められます。

正確な記録は、チーム全体の動きを円滑にします。

【会議後】早めに議事録を作成する

議事録作成が劇的に上手くなるコツの6つ目は、【会議後】早めに議事録を作成することです。

会議で取ったメモはあくまで素材であり、鮮度が落ちないうちに清書することが重要です。会議終了後、可能であれば1時間以内、遅くとも当日中には作成に取り掛かりましょう。

時間が経過すると、メモの意図や発言の細かい文脈を思い出すのが難しくなり、情報の正確性が損なわれてしまいます。

記憶が鮮明なうちに内容を振り返ることで、不要な情報の削ぎ落としや構造化がスムーズに進み、結果として作成時間の短縮につながります。

録音データがある場合でも、すべてを聞き直すのは非効率です。メモが不十分な箇所や、重要な決定事項の確認など、ピンポイントな活用に留めることで、スピード感のある議事録作成を実現できます。

関連記事：もう悩まない！議事録作成が苦手な人向けの簡単克服法＆最強ツール6選

【会議後】議事録は5W1Hを明確にして記載する

議事録作成が劇的に上手くなるコツの7つ目は、【会議後】議事録は5W1Hを明確にして記載することです。

会議の内容を過不足なく整理するためには、5W1Hのフレームワークを意識して記載することが重要です。

5W1Hの項目	内容
いつ（When）	会議が開催された日時
どこで（Where）	会議が開催された場所
だれが（Who）	発言者
何を（What）	議題、決定事項、ネクストアクション
なぜ（Why）	会議の目的、背景
どのように（How）	決定事項の実行方法、今後の進め方

5W1Hを明確にすることで、会議の全体像が構造化されます。

発言を時系列に書き連ねるのではなく、これらの項目に沿って情報を分類すれば、議論の要点が浮き彫りになり、読み手にとって理解しやすい構成となります。

特に決定事項については、背景にある理由や具体的な実施方法をセットで記すことで、後日の認識齟齬を防げます。

無駄な修飾語を省き、事実関係を簡潔にまとめる工夫が、質の高い議事録作成に直結します。

【会議後】作成後、可能な限り迅速に共有する

議事録作成が劇的に上手くなるコツの8つ目は、【会議後】作成後、可能な限り迅速に共有することです。

議事録が完成した後は、参加者や欠席した関係者へ可能な限り早く共有することが重要です。記憶が鮮明なうちに展開することで、決定事項の誤認を防ぎ、速やかな業務の実行につなげられます。

共有の際は、単にファイルを送るだけでなく、メールやチャットの本文に一言添える配慮が求められます。

特に「決定事項」や「ToDo」など、優先的に確認してほしい項目を明記してください。あわせて、内容の確認期限を具体的に提示することも大切です。

フィードバックの締め切りを設けることで、読み手のアクションを促し、認識のズレが生じた場合でも早期に修正対応を行えます。迅速な共有と丁寧な案内が、チームの信頼獲得に直結します。

関連記事：【保存版】議事録を共有する手段5選！おすすめツールと注意点も解説

【会議後】修正は早めに対応し再共有する

議事録作成が劇的に上手くなるコツの9つ目は、【会議後】修正は早めに対応し再共有することです。

対応が遅れると誤った情報に基づいた意思決定を招く恐れがあるため、スピード感が重要です。もし修正に時間を要する場合は、先に訂正箇所がある旨を周囲に伝えておくと混乱を防げます。

社内向けの備忘録であれば最新版の共有で足りますが、社外の関係者が含まれる場合は、どの箇所を修正したのかを明示する配慮が欠かせません。

そもそも修正が発生すると信頼を損なう可能性があるため、共有前のセルフチェックや関係者への下書き確認を徹底し、ミスを最小限に留める習慣をつけましょう。

正確な情報を迅速に届ける姿勢が、仕事の質を高めます。

議事録を上手く作成する効率化のヒント

ここでは、議事録を上手く作成する効率化のヒントについて、以下の2点を解説します。

議事録テンプレートを活用する
AI議事録ツールを導入する

1つずつ見ていきましょう。

議事録テンプレートを活用する

議事録を上手く作成する効率化のヒントの1つ目は、議事録テンプレートを活用することです。

議事録の作成を効率化するためには、あらかじめ項目が整理されたテンプレートを活用することが極めて有効です。

会議名や日時、参加者といった基本情報に加え、議題や決定事項などの必須項目を事前に枠組みとして用意しておくことで、本番中の記録作業がスムーズになります。

定型化されたフォーマットに沿って入力を進めれば、重要な情報の書き漏らしや重複を自然に防ぐことが可能です。

また、毎回構成を一から考える必要がなくなるため、作成時間の短縮にも直結します。

報告書としての形式が統一されることで、後から読み返す際も必要な情報を素早く見つけられるようになり、組織内での情報共有の質が向上します。

MicrosoftのWordで使える議事録テンプレートは無料でダウンロード可能です。議事録の作成が苦手な方や効率的に作成したい方は活用してみてください。

参照：会議議事録 (職員会議・部会・学校) – 無料テンプレート公開中 – 楽しもう Office

AI議事録ツールを導入する

議事録を上手く作成する効率化のヒントの2つ目は、AI議事録ツールを導入することです。

最新のAI技術を活用すれば、会議中の会話をリアルタイムで高精度にテキスト化できるため、手入力による記録の負担を劇的に軽減できます。

AIツールは単に文字起こしをするだけでなく、文脈を理解して「決定事項」や「ネクストアクション」といった重要項目を自動で分類し、要約まで行う機能を備えています。

フォーマットが統一されることで、会議ごとにレイアウトを整える手間が省け、後から必要な情報を検索する際もスムーズです。

共有機能が充実しているツールも多く、作成後すぐにチームへ展開できる点も大きなメリットです。

ツールに実務を任せることで、作成者は議論の内容に集中できるようになり、結果として議事録の質と業務効率が同時に高まります。

議事録作成ツール「CrewWorks」で議事録作成を効率化しよう！

CrewWorks

議事録作成を効率化したいなら、生成AI搭載のオールインワン業務支援ツール「CrewWorks（クルーワークス）」の活用がおすすめです。

CrewWorksでは、Web会議の録画・録音データから自動で文字起こしと議事録作成を行う「AI議事録」機能を搭載しています。会議後すぐに高精度な文字起こしが生成されるため、手動でのメモ取りや書き起こし作業の手間が大幅に削減されます。

CrewWorks-議事録作成画面

また、ビジネスチャットやタスク管理、プロジェクト進行、ファイル共有など、業務に必要な機能をすべて備えたオールインワン設計で、情報の一元管理も実現します。蓄積された情報をもとに、AIが最適な回答を提示してくれる、AIアシスタント機能も心強い存在です。

CrewWorks-AIアシスタント画面

今なら30日間、全機能を無料でお試し可能です。議事録作成業務をラクにしたい方は、ぜひ一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

CrewWorksの特長

Web会議や対面会議を録画した動画から1クリックで議事録作成可能
チーム内での情報共有がスムーズになる
50ユーザーまで無料で使えるフリープランあり

詳細はこちら:https://crewworks.net/

議事録を上手く作成するためのよくある質問

ここでは、議事録を上手く作成するためのよくある質問について、以下の3点を解説します。

タイピングが遅いのですが、議事録を上手く作成できますか？
会議中のすべての発言を記録する必要はありますか？
専門用語が多くて理解が追いつかない場合はどうすれば良いですか？

1つずつ見ていきましょう。

タイピングが遅いのですが、議事録を上手く作成できますか？

タイピングが遅くても、質の高い議事録は作成可能です。重要なのは発言をすべて書き写すことではなく、決定事項や要点を整理する力です。

事前のフォーマット準備やAIツールの活用で、入力の手間は大幅に補えます。

会議中のすべての発言を記録する必要はありますか？

すべての発言を記録する必要はありません。

議事録で最も重要なのは、会議の結果として何が決まったかという決定事項と、次に誰が何をすべきかというネクストアクションを明確にすることです。

発言をそのまま書き写すと、論点がぼやけて読み手の負担が増えてしまいます。議論のプロセスについては、結論に至るまでの要点を整理して記載するだけで十分です。

専門用語が多くて理解が追いつかない場合はどうすれば良いですか？

まずは事前に配布資料を読み込み、わからない用語を調べておくことが重要です。

もし会議中に不明な点が出てきた場合は、そのままにせずその場で質問して確認するか、録音機能を活用して後から担当者に確認しましょう。

正確な記録を残す姿勢が、質の高い議事録作成につながります。

まとめ

議事録が上手い人に共通する5つの特徴や会議前・会議中・会議後の9つのコツ、効率化のヒントやおすすめツールについて解説しました。

質の高い議事録は、単なる会議の記録に留まらず、チームの意思決定を促し業務を円滑に進めるための重要な武器となります。

まずは会議前の入念な準備やフォーマットの策定など、すぐに実践できる工夫から取り組むことが大切です。

また、自分自身のスキル向上と並行して、AIツールなどを導入し仕組みで解決する視点を持つことも、作成スピードと精度を両立させる近道となります。

本記事で紹介したポイントを意識して、周囲から信頼される議事録作成を目指してください。日々の積み重ねが、組織全体の生産性向上につながります。

[※1] ■調査概要
調査方法：インターネットによるアンケート／調査対象：従業員20名以上1000人未満の企業のビジネスパーソン／有効回答数：300名／調査期間：2024年6月

記事をシェアする

監修者

吉田智弘

テクノ・マインド株式会社サービス事業推進本部 DXサービス部統括マネージャー。サーバーインフラエンジニアを経て、クラウドサービスのセールスや自社サービスの企画・マーケティング・セールスサポートに従事。現場での導入・運用支援の経験をもとに、ビジネスチャットやタスク管理などのコミュニケーションツール領域を中心に情報発信を行っている。