議事録の書き方を3ステップで解説

ここでは、議事録の書き方について、以下3点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

事前準備をする

議事録の書き方の1つ目は、事前準備をすることです。ここでは、議事録の事前準備として、以下2点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

会議の目的と議題を把握する

会議や商談に出席する前に、議題と目的を明確に理解しておくことが大切です。この準備を疎かにすると、議論にそぐわない議事録を作成してしまいます。事前に、会議の押さえておくべきポイントを把握することで、参加者や関係者の意図や期待に沿った議事録が作成できるようになります。

テンプレートを準備する

会議に臨む前に、テンプレートを準備しましょう。議事録には、会議タイトルや日付や時間などの基本情報を記載しますが、多くの場合、会議前に確認できるため、準備しておくことをおすすめします。加えて、議事録の構成や記載項目も決めておくことで、スムーズかつ効率的に記録をとれます。また、過去の議事録を読み返し、事前学習をするのも、会議の準備として有効です。テンプレートに記載する項目例は、下表を参考にしてください。

メモをとる

議事録の書き方の2つ目は、メモをとることです。ここでは、議事録のメモのとりかたについて、以下3点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

主要な単語と数字を押さえる

議事録のメモをとるときは、主要な単語と数字を押さえましょう。特に数字は会議の中でも重要で、予算や売上などの指標となる情報を間違えると、大きな誤解を招く可能性があります。もし、会議に欠席して議事録だけを読み会議の内容を把握しようとする人がいた場合、数字を間違えると、誤った理解をしてしまいます。目標金額や予測数値を記録するときには、間違えていないかよく確認しましょう。もし聞き逃してしまった場合には、議事録を共有する前に、確認しておくことが大切です。

記号や装飾を使う

議事録のメモをとるときは、記号や装飾を使いましょう。記号を使うことで、メモをとる時間を短縮できます。例えば、売上の減少対策をメモするときには、「売上減→対策必要→A案、B案、C案」と矢印を使って記載することで、因果関係を示せます。また、決定事項には〇を付けるなど、自分なりのルールを設けると、よりスムーズにメモをとれるでしょう。

録画・録音する

議事録のメモをとるときは、録画・録音することも大切です。複数の部署が参加する会議や、参加者の多い会議では、話題が次々と変わり、内容を完全に追うのが難しいことも少なくありません。そこで、ボイスレコーダーを使って内容を記録しておけば、話の流れや重要な点の見落としを防げます。ただし、ボイスレコーダーを用いる場合は、会議開始前に必ず出席者全員に録音の旨を伝え、同意を得ましょう。

編集する

議事録の書き方の3つ目は、編集することです。ここでは、議事録の編集について、以下2点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

情報を整理してまとめる

議事録を編集するときには、情報を整理してまとめていきます。いきなり議事録を書き始めるのではなく、メモから重要な情報を整理することから始めましょう。議題や議論内容、次回の会議までのタスク、話題に上がった要点などを抽出していきます。議題の返答となる部分は特に重要ですが、議題から逸脱したとしても補足情報があれば、それも記録しておくことをおすすめします。同様の内容はひとまとめにし、メモから議事録に載せるべき要点を抽出し、それを基に議事録を作成していきます。

上司に確認をとる

議事録の編集が終わり完成したら、上司、先輩、プロジェクトリーダーなどに内容を確認してもらいましょう。特に外部の参加者と共有する場合には、確認のプロセスは非常に重要です。情報の漏れや誤字・脱字、出席者の名前の誤りなどがないかなど、複数の視点から確認していきましょう。

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議事録を書く4つの目的

ここでは、議事録を書く目的について、以下4点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

要件を簡潔に把握できるようにする

議事録を書く目的の1つ目は、要件を簡潔に把握できるようにするためです。ビジネス上では、複数のプロジェクトを同時進行している人も少なくありません。その場合、議事録を記録せずに仕事を進めると、異なるプロジェクトのポイントを混同してしまう可能性があります。そこで、各プロジェクトの要点を簡潔にまとめた議事録があれば、都度確認して、振り返ることができます。

会議の内容を関係各所に共有する

議事録を書く目的の2つ目は、会議の内容を関係各所に共有するためです。議事録を作成することで、会議の結論や決定事項を関係者と共有できます。また、議事録は会議に出席していなかった関係者（クライアント・上司・チームメンバーなど）に対する情報共有の役割もあります。

口頭で報告しただけでは、異なったニュアンスで情報が伝わってしまうことがありますが、会議の内容を文書として議事録に残すことで、お互いの理解の相違を回避できます。特にクライアントと会議をする場合は、議事録は将来のプロジェクト進行の記録として大切な資料となるため、決定事項を漏れなく記録するように心がけましょう。

認識のすり合わせをする

議事録を書く目的の3つ目は、認識のすり合わせをするためです。会議の場では口頭で合意が取れてたように見えても、言葉だけでは意図が正確に伝わらなかったり、合意の範囲や互いの認識が異なったりすることがあります。意見の相違は、リスクや作業効率の低下につながる恐れがあるため注意が必要です。そのため、会議の議事録を共有し、参加者間で認識に相違がないかをフォローアップし、必要に応じて確認をとりましょう。

タスク管理を行う

議事録を書く目的の4つ目は、タスク管理を行うためです。次回の会議までに決定しなければならない事項や確認すべき事項がある場合は、誰に確認を依頼するか、誰が責任を持つか、次回までに誰がどのタスクを担当するかを確認して、議事録に記載しましょう。責任者や担当者が議事録に記載されていれば、業務がスムーズに進行しやすくなります。

分かりやすい議事録の書き方のコツ

ここでは、分かりやすい議事録の書き方のコツについて、以下3点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

PREP法を使う

分かりやすい議事録の書き方のコツの1つ目は、PREP法を使うことです。議事録を読む人の負担を減らし、内容が簡単に把握できるようにするために、PREP法は有効なフレームワークです。PREP法では、結論から始めてその後に理由や具体例を示し、最後に再び結論を述べます。

例えば、会議の議事録では下表のように記載できます。

PREP法を用いることで、読み手はすぐに議事録の要点を理解できます。反対に、理由や具体例から書き始めてしまうと、読み手は最後まで読まなければ結論に辿り着けず、内容を正確に把握できません。また、PREP法を使用することで、論理的で説得力のある議事録を作成できます。具体例を取り入れることで、内容の理解がしやすくなるためです。

簡潔に要点のみを書く

分かりやすい議事録の書き方のコツの2つ目は、簡潔に要点のみを書くことです。参加者だけでなく、他の関係者も理解できるように、不要な情報は記載しないようにしましょう。 具体的には、冗長な情報を省き、大枠の内容を伝えることに焦点を当てていきます。どうしても長文になってしまう場合は、要点を冒頭にリスト表示するなどして、読者が迷わずに重要な情報を確認できるようにするのも効果的です。

伝わりにくい場合は図や画像で補足する

分かりやすい議事録の書き方のコツの3つ目は、伝わりにくい場合は図や画像で補足することです。数値情報や階層的な情報は、グラフやチャートを使用して表現すると、理解しやすくなります。重要な部分や強調したい事項は、太字や異なる文字色を使って目立たせることも重要です。

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まとめ

今回は、議事録の書き方と作成すべき理由、作成時のポイントを紹介しました。議事録は、会議内容の共有と記録をするための重要な書類です。会議の目的と議題を把握し、テンプレートに沿って作成していきましょう。

議事録を書くときには、PREP法を使って、簡潔に要点のみを書くのがポイントです。また、文章だけで伝わりにくい場合は、図や画像を用いて説明するのもおすすめです。会議の欠席者でも要件を簡潔に把握できるよう、読み手を意識して書くことを心がけましょう。