付箋で仕事を管理する手順

ここでは、付箋で仕事を管理する手順について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクを洗い出す

付箋で仕事を管理する手順の1つ目は、タスクを洗い出すことです。

まず、進めるべきすべてのタスクを具体的にリストアップしていきましょう。日常業務だけでなく、進行中の業務に関連するタスクを漏れなく書き出すことが大切です。

タスクが明確に整理されているほど、突発的な事態が発生したときの引き継ぎや、従業員間での情報共有がスムーズに進みます。

このとき、タスクはできる限り細分化し、何をすべきかを明確にした上で洗い出しましょう。例えば、「資料作成」ではなく、「資料の○○部分を修正する」といった具体的な形で書き込んでいくことがポイントです。

優先順位をつける

付箋で仕事を管理する手順の2つ目は、優先順位をつけることです。

洗い出したタスクを、重要度や緊急性に応じて並べ替えることで、どの仕事に最初に取り掛かるべきかが明確になります。

例えば、タスクは重要度と緊急度に分けて以下の4つに分類すると優先順位がつけやすくなります。

分類したあとは、緊急かつ重要なタスクを最優先にし、重要だが緊急ではないタスクは後回しにする、といった基準で整理していきます。

付箋を使うことで、タスクの並び替えや優先度の変更が簡単にでき、状況が変わったときにも柔軟に対応できるでしょう。

付箋に記載していく

付箋で仕事を管理する手順の3つ目は、付箋に記載していくことです。

分類したタスクを付箋に書き出すときに、色分けを行うと視覚的に整理しやすくなります。例えば、緊急度や重要度に応じて色を使い分けることで、どのタスクに優先的に取り組むべきかが一目で分かります。

緊急かつ重要なタスクを赤、重要だが緊急でないタスクを黄色とするなど、ルールを決めて色分けすると効果的です。

色分けによってタスク全体のバランスや進捗状況も直感的に把握でき、作業の漏れや遅れを防げるでしょう。

付箋を貼って管理していく

付箋で仕事を管理する手順の4つ目は、付箋を貼って管理していくことです。

付箋は、タスクの優先度や取り掛かる順番に従って並べます。タスクが完了したら付箋を剥がし、進捗状況を把握していきます。付箋を貼る場所は、手帳やホワイトボードがおすすめです。

スケジュールとあわせて確認するなら手帳、チーム全体でタスクを共有するならホワイトボードと、目的に応じて適切な場所を選びましょう。

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付箋で仕事を管理するメリット

ここでは、付箋で仕事を管理するメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクを可視化できる

付箋で仕事を管理するメリットの1つ目は、タスクを可視化できることです。 付箋にタスクを書き出すことで、視覚的にやるべきことが把握しやすくなり、効率よく整理できます。

また、優先順位や作業開始の順序に従って並べることで、個々のタスクだけでなく、全体の作業量も可視化できます。そして、付箋を使い分けることでタスクを分類できるのも大きな利点です。

色やサイズの異なる付箋を使えば、タスクの重要度や所要時間も一目で把握できるでしょう。

このように、タスクを視覚化して管理できる点は、付箋の大きなメリットのひとつと言えます。

並び替えや組み替えが柔軟にできる

付箋で仕事を管理するメリットの2つ目は、並び替えや組み替えが柔軟にできることです。

付箋は簡単に貼り直しができるため、順番の入れ替えやグループ化が容易に行えます。仕事は計画通りに進まず、状況に応じてタスクの優先順位が変わることも少なくありません。

付箋で仕事を管理していれば、簡単に並び替えることが可能です。そして、関連するタスクを同時に進める場合には、付箋を使ってグループ化しておくと便利です。

付箋を使った仕事管理は、状況に応じて柔軟に整理できるのが魅力です。

完了後に付箋を破棄できる

付箋で仕事を管理するメリットの3つ目は、完了後に付箋を破棄できることです。

ノートに書いたタスクを線で消すといった方法では、完全に消去することができず、完了した実感が得られにくいことがあります。それに対して付箋は、剥がしてゴミ箱に捨てることが可能です。

物理的に付箋を破棄することで、タスクを終えたという達成感が得られやすくなります。

1つ完了するごとにやるべきタスクがなくなっていくことで、残務量が明確になり、仕事に対するモチベーションを高められるでしょう。

付箋で仕事を管理するデメリット

ここでは、付箋で仕事を管理するデメリットについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

複数人でのタスク管理には向かない

付箋で仕事を管理するデメリットの1つ目は、複数人でのタスク管理には向かないことです。

プロジェクトをチームで進める場合、タスクの共有や進捗管理は欠かせませんが、付箋では効率的な共有が難しいと言えます。

ホワイトボードと併用すれば、その場にいるメンバー同士でタスク確認を行えますが、外出中や在宅勤務のメンバーとは共有できません。

特にリモートワークが主流の環境では、付箋の写真を撮って共有するなど、手間が増えてしまうのがデメリットです。

場所を問わず簡単に情報を共有できるデジタルツールとの併用など、工夫が必要になるでしょう。

紛失の恐れがある

付箋で仕事を管理するデメリットの2つ目は、紛失の恐れがあることです。

付箋が剥がれたり破れたりすると、タスクの漏れが発生する可能性があります。付箋を何度も貼り直したり、長期間使用したりすると粘着力が弱まり、うまく貼りつかなくなることも少なくありません。

紛失のリスクを軽減するには、手帳やノート、デジタルツールなど他のツールとの併用を検討すべきでしょう。

付箋とあわせて仕事管理に活用したいツール

ここでは、付箋とあわせて仕事管理に活用したいツールについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ホワイトボード

付箋とあわせて仕事管理に活用したいツールの1つ目は、ホワイトボードです。

付箋とホワイトボードを組み合わせることで、チーム全体で仕事管理が行えます。プロジェクトを進めるとき、タスクや進捗を共有するためにホワイトボードを活用することはよくあります。

しかし、メンバーごとのタスクや進捗状況、修正点などを書き込むと、ボードが煩雑になってしまいます。

そこで、進捗や変更点、追加情報などは付箋を使って貼るようにすれば、ボードが整理され、煩雑さを避けることができます。

また、進捗や変更を逐一報告しなくても、付箋を確認するだけでチーム全員が最新の情報を共有できるため、作業の効率が向上するでしょう。

関連記事：ホワイトボードでの業務管理が簡単に！おすすめツール5選とメリット・デメリット

手帳

付箋とあわせて仕事管理に活用したいツールの2つ目は、手帳です。

手帳に直接予定を書き込むと、予定が変更されたときに取り消し線や修正ペンを使う必要があり、変更が多くなると手帳が見づらくなります。しかし、付箋を併用すれば、貼り替えるだけで簡単に修正できます。

また、付箋を使えばタスクとスケジュールが一目で把握でき、抜けや遅れのリスクを減らしながら効率的に業務を進めることが可能です。

新しい仕事の依頼やミーティングの調整時にも、タスクの工数を考慮しながらスケジュールを組むことができるため、便利に使えるでしょう。

頻繁に予定変更がある方や、急な仕事が入ることが多い方には、付箋と手帳を併用した仕事管理をおすすめします。

タスク管理ツール

付箋とあわせて仕事管理に活用したいツールの3つ目は、タスク管理ツールです。

タスク管理ツールは、デジタルでタスクを管理できるため、場所や時間を問わずにアクセスできるのが魅力です。

例えば、大まかなタスクはプロジェクト管理ツールそのものに記載し、個人単位の細分化されたタスクは付箋を貼ったメモを画像にしてタスク管理ツールで共有すれば、複数人で進捗を管理できます。

付箋では物理的なスペースが限られますが、タスク管理ツールなら多くの情報を整理して保存することも可能です。

特に、リモートワークや複数プロジェクトを同時に進める場合にタスク管理ツールを併用すれば、業務効率化に役立つでしょう。

関連記事：テレワークに便利なタスク管理ツール16選を紹介！導入がおすすめな理由・導入効果・選び方も解説

まとめ

今回は、付箋を活用した仕事管理の方法と、おすすめの併用ツールを紹介しました。

付箋を使った仕事管理は、視覚的に分かりやすく、タスクの優先順位や進捗状況を把握しやすいといったメリットがあります。また、タスク管理ツールやデジタルツールと組み合わせることで、効率的に仕事を進めることが可能です。

特に、チームでプロジェクトを進めるときやリモートワークの場面では、情報共有がスムーズになることも魅力です。

付箋とタスク管理ツールを併用して、従来の仕事管理方法を見直して、業務の効率化を図ってみませんか。