Web会議で議事録を取る方法6選！おすすめツール5選と作成のコツも解説

Web会議で議事録を取る目的

Web会議で議事録を取る目的は、会議の内容を正確に記録し、後日の振り返りや参照に役立てることです。

Web会議の参加者や発言、決定事項を明確に残すことで、次回の会議のアジェンダ作成や業務の進行に役立ちます。

また、決定事項や今後取り組むべき課題を明文化することで、優先順位の整理や責任の所在が明確になり、トラブルの未然防止にもつながります。

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Web会議で議事録を取る方法6選

ここでは、Web会議で議事録を取る方法について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ホワイトボード機能を活用する

Web会議で議事録を取る方法の1つ目は、ホワイトボード機能を活用することです。

Web会議システムの中には、ホワイトボード機能が搭載されていることがあります。アイデアや意見を視覚的に整理しながら話を進められるため、会議の内容を記録しやすく、理解も深まります。

書き込んだ内容はクラウド上に保存でき、会議終了後に議事録へまとめるときにも有効に活用できます。

ただし、詳細な発言内容や決定事項の記録には不向きな場合もあるため、他の手段と併用するとよいでしょう。

録画機能を活用する

Web会議で議事録を取る方法の2つ目は、録画機能を活用することです。

Web会議システムには録画機能があり、会議の様子を動画として保存できます。録画を共有することで、会議に参加できなかったメンバーへの共有や、内容の振り返りが容易になります。

また、録画データとAIによる文字起こしツールを組み合わせれば、発言内容をテキスト化し、正確な議事録の作成にも役立ちます。

録画データをクラウドに保存できるサービスもあるため、遠隔地から確認も可能です。

しかし、録画の映像を見返すのに時間がかかるため、必要な情報をすぐに取り出したい場合は、編集や要約作業が必要になる点は理解しておきましょう。

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チャット機能を活用する

Web会議で議事録を取る方法の3つ目は、チャット機能を活用することです。

チャット機能が搭載されているWeb会議システムは多く、会議中に重要なポイントや発言内容をリアルタイムでテキスト入力して、メモ代わりとして利用できます。

会議終了後にはチャットの内容をダウンロードして保存できるため、内容を整理・編集すれば議事録として活用可能です。

ただし、会議に参加しながら発言のすべてを正確に記録するのは難しいため、重要な内容は別途補足する必要があるでしょう。

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共有ドキュメントツールを活用する

Web会議で議事録を取る方法の4つ目は、共有ドキュメントツールを活用することです。

Googleドキュメントなどの共有ドキュメントを使えば、複数人で同時に編集ができ、リアルタイムで議事録を作成できます。

会議中に内容を分担して記載すれば、記録の抜け漏れを防げるほか、会議終了と同時に議事録をほぼ完成させることも可能です。

クラウド上で管理できるため、いつでも誰でも確認・修正ができ、情報共有や業務の効率化にもつながります。

画面キャプチャを利用する

Web会議で議事録を取る方法の5つ目は、画面キャプチャを利用することです。

会議中に共有された資料やスライドなどをキャプチャして画像として保存することで、視覚的にわかりやすい議事録を作成できます。

特に図表やグラフなど、言葉だけでは伝わりにくい内容も、画像を掲載することで理解が深まります。また、会議中の重要な画面をタイムリーに保存できるため、記録の正確性も向上します。

これらの画像は、議事録の補足資料としても効果的に活用できます。ただし、発言内容や背景の経緯までは画像に残らないため、文字による補足は不可欠です。

自動議事録作成ツールを使う

Web会議で議事録を取る方法の6つ目は、自動議事録作成ツールを使うことです。

会議の音声を録音し、音声認識機能によって自動で文字起こしを行うツールを使えば、議事録作成の手間を大幅に削減できます。

特に会議時間が長い場合や発言量が多い場合に効果的です。

ただし、会話に専門用語が使われる場合や話者の区別が難しい場合は認識精度が下がるため、修正が必要になることは理解しておきましょう。

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AI議事録自動作成ツール「CrewWorks（クルーワークス）」

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Web会議で使える議事録作成ツール5選

ここでは、Web会議で使える議事録作成ツールについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、議事録のDX化に最適な多機能コラボレーションツールです。チャット・タスク管理・ファイル共有・Web会議といった機能を1つにまとめており、直感的なインターフェースで誰でも簡単に操作できます。AIがWeb会議の文字起こしから議事録作成まで対応してくれるため、作業の手間を大幅に削減できます。また、会議に関連する情報を一画面で確認できるため、その場にいなかったメンバーでも内容を把握しやすく、ナレッジの共有にも役立つでしょう。

CrewWorksの特長

1. AIで文字起こしと議事録作成を自動化し、作成の負担を軽減
2. 会議の情報を一画面に集約でき、チームでのナレッジ共有に最適
3. 直感的に操作可能で、誰でも使いやすいインターフェース

詳細はこちら: https://crewworks.net/

AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は、AIを活用してWeb会議の議事録作成を効率化するツールです。Webシステムと連携することで、リアルタイムで音声を文字起こしし、AIが自動的に要約を作成することが可能です。さらに、翻訳機能や共同編集機能も備えており、多言語会議やチームでの議事録作成をサポートします。これらの機能により、会議内容の記録と共有がスムーズに行えます。

AI議事録取れる君の特長

1. AIが音声を即座に文字起こしし、議事録を自動作成できる
2. ZoomやTeamsなど主要なWeb会議ツールと連携できる
3. 翻訳機能や共同編集機能で多言語会議やチーム作業をサポートする

詳細はこちら: https://gijirokukun.com/

SecureMemoCloud

SecureMemoCloudは、AIを活用してWeb会議の議事録作成を効率化するツールです。高精度な音声認識技術を搭載し、ノイズが混ざった音声でも正確に文字起こしが行えます。60分の音声を最短4分で処理し、生成AIによる自動要約機能で「ほぼ完成版」の議事録を迅速に作成できます。さらに、事前の声紋登録が不要な話者識別機能や約100言語の音声認識・翻訳機能も備えており、多言語会議にも対応しています。

SecureMemoCloudの特長

1. 高精度な音声認識技術を搭載
2. 60分の音声を最短4分で高速文字起こし
3. 生成AIによる自動要約で議事録作成を効率化

詳細はこちら: https://securememo-cloud.com/

AutoMemo

AutoMemoは、Web会議の録音データをAIで自動的にテキスト化し、要約できる文字起こしツールです。複数人の会話でも、話者ごとの発言も識別できる高精度な音声認識技術が特長です。生成されたテキストはAIが要約を作成し、決定事項や共有事項を明確に整理できるため、議事録作成の時間を大幅に短縮できるでしょう。

AutoMemoの特長

1. AIが音声を高精度に文字起こしし、議事録作成を効率化
2. 自動要約機能で会議のポイントを簡潔に把握
3. 話者識別機能で発言者ごとの内容を明確化

詳細はこちら: https://automemo.com/

Notta

Nottaは、AIを活用した高精度な自動文字起こしサービスです。リアルタイムの音声認識や録音済み音声ファイルの文字起こしに対応し、Web会議の録音データを迅速にテキスト化するときに役立ちます。AI要約機能も備えているため、長文の文字起こし記録を短時間で要約することも可能です。多言語対応や話者識別機能も搭載しているため、会議の議事録作成の効率化が実現するでしょう。

Nottaの特長

1. 高精度なAI音声認識で迅速な文字起こし
2. AI要約機能で長文も短時間で要約ができる
3. 多言語対応と話者識別機能で議事録作成を効率化

詳細はこちら: https://www.notta.ai/

Web会議で議事録を作成するときのコツ

ここでは、Web会議で議事録を作成するときのコツについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フォーマットを作成しておく

Web会議で議事録を作成するときのコツの1つ目は、フォーマットを作成しておくことです。

会議名・日時・参加者・議題・決定事項・タスクなどの項目をあらかじめ用意しておくことで、会議中に記録すべきポイントが明確になり、内容の整理がしやすくなります。

また、抜け漏れを防ぎやすく、会議終了後もスムーズに議事録をまとめられるため、効率的な業務遂行にもつながります。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

5W1Hを意識する

Web会議で議事録を作成するときのコツの2つ目は、5W1Hを意識することです。

5W1Hとは「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」の6つの要素を指します。5W1Hを押さえて記録することで、会議の目的や内容、進行方法までを明確に伝えることが可能です。

後から見返したときにも、会議の全体像を把握しやすくなるため、情報の整理や共有にも役立つでしょう。

クラウド型のツールを使う

Web会議で議事録を作成するときのコツの3つ目は、クラウド型のツールを使うことです。

クラウド上で動作するツールを活用すれば、議事録をリアルタイムで作成・編集でき、会議後の共有もスムーズです。

従来のようにチャットやメールで送る手間がなくなり、権限のあるメンバーがいつでもアクセス・確認できるため、情報共有の効率が大幅に向上します。

業務のスピードアップにもつながる有効な手段です。

関連記事：議事録のDX化で業務効率アップ！おすすめツール3選と選び方を解説

会議後早めに共有する

Web会議で議事録を作成するときのコツの4つ目は、会議後早めに共有することです。

対面でのやり取りがないWeb会議では、参加者が情報を正確に把握する手段として議事録が非常に重要です。

会議の内容をすぐに確認したいメンバーや、上司へ迅速に報告したい場合もあるため、タイムリーな共有が求められます。

共有ドキュメントツールやビジネスチャットを使えば、効率的に情報を伝達でき、意思決定や業務のスピードも向上するでしょう。

▼自動作成された議事録の内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

AI議事録自動作成ツール「CrewWorks（クルーワークス）」

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まとめ

今回は、Web会議で議事録を取る方法とおすすめのツール5選、作成するときのコツについて詳しく解説しました。

Web会議での議事録作成は、会議の記録を残すだけでなく、決定事項の明確化、タスクの整理、関係者間の情報共有において重要な役割を果たします。

対面と異なり、記録の抜けや共有の遅れが生じやすいWeb会議だからこそ、正確でスピーディーな議事録作成が求められます。

まずは、自社に合った方法を取り入れることから始めてみてください。

おすすめのWeb会議で使える議事録作成ツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、議事録のDX化に最適な多機能コラボレーションツールです。チャット・タスク管理・ファイル共有・Web会議といった機能を1つにまとめており、直感的なインターフェースで誰でも簡単に操作できます。AIがWeb会議の文字起こしから議事録作成まで対応してくれるため、作業の手間を大幅に削減できます。また、会議に関連する情報を一画面で確認できるため、その場にいなかったメンバーでも内容を把握しやすく、ナレッジの共有にも役立つでしょう。

CrewWorksの特長

1. AIで文字起こしと議事録作成を自動化し、作成の負担を軽減
2. 会議の情報を一画面に集約でき、チームでのナレッジ共有に最適
3. 直感的に操作可能で、誰でも使いやすいインターフェース

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