2026/1/30
[更新日] 2026/1/30

AIエージェントでタスク管理をしよう！機能・メリット・導入ステップを詳しく紹介

AIエージェントをタスク管理に取り入れたいけれど、「どのように活用できるのか」「導入して本当に効率化できるのか」と悩む企業担当者の方は多いのではないでしょうか。
AIエージェントは、業務状況を把握し、タスクの自動整理・進捗管理・情報収集まで担うAIとして注目されており、従来のタスク管理ツールでは実現できなかった生産性向上をもたらします。

本記事では、タスク管理に活用できるAIエージェントの主な機能・導入メリット・企業で実際に運用を開始するためのステップをわかりやすく解説します。
おすすめツールも紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

【目次】

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AIエージェントによるタスク管理が注目されている理由

AIエージェントによるタスク管理が注目されている理由は、単なる「便利なツール」ではなく、あなたの代わりにタスクを整理し、実行可能な計画まで立ててくれるパートナーとして機能するためです。

これまで「タスク整理に何時間もかかっていた」という担当者でも、AIエージェントを使えば、情報の読み込みから優先順位付けまでをわずか数分で自動化できます。

さらに、スケジュール整理だけでなく、状況に応じたタスクの見直し、リマインド、進捗管理まで自律的にサポートしてくれるため、担当者が本来注力すべき業務に集中できる点が大きな評価を集めています。

AIエージェントと従来のタスク管理ツールとの違い

AIエージェントと従来のタスク管理ツールの大きな違いは、「自動で考え、動いてくれるか」にあります。

従来のツールはタスクを一覧化し、ユーザー自身が優先順位を決めて更新する管理が中心でした。そのため、急な予定変更や業務量の変動があるたびに、手動で調整し直す必要があり、負担が大きいという課題がありました。

一方、AIエージェントは、予定の変更や新しいタスクの追加といった状況変化に応じて、優先度やスケジュールを自動で再編成できるのが特長です。

常に最新の状況を踏まえて最適な進め方を提案してくれるため、担当者は「管理する手間」から解放され、業務に集中できる点で大きく進化しています。

関連記事：AIエージェントの種類と選び方を徹底解説！導入成功のポイントも紹介

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能

ここでは、AIエージェントが担うタスク管理の主な機能について、以下の7点を解説します。

タスクの自動生成・登録
優先順位付け・スケジューリング
進捗管理・リマインド
情報の集約
タスク配分の最適化
会議との連動
データ分析

1つずつ見ていきましょう。

タスクの自動生成・登録

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能の1つ目は、タスクの自動生成・登録です。

従来は、会議メモを読み返し、チャットの依頼内容を確認し、メールの指示を書き写すなど、担当者自身が手動でタスクを整理して登録する必要がありました。

しかし、AIエージェントは、会議メモ・チャット内容・メール文面などの情報を自動で読み取り、そこから必要なタスクを抽出して即座に登録できます。

抜け漏れを防ぎながら、タスク化の手間を大幅に削減できるため、日々発生する細かな業務も簡単に管理することが可能です。

担当者は登録作業に時間を取られず、本来の業務に集中できるようになります。

優先順位付け・スケジューリング

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能の2つ目は、優先順位付け・スケジューリングです。

担当者が手動で判断すると時間がかかり、抜け漏れのリスクもある一方で、AIエージェントは締切、重要度、タスク同士の依存関係、担当者の業務負荷など多くの要素を総合的に分析し、最適な優先度を自動で判定します。

また、その優先順位に基づいてスケジュールを自動調整し、最も効率的な進行計画を提案してくれます。急な予定変更があっても即座に再編成してくれるため、状況に応じた柔軟なタスク管理が可能です。

これにより、担当者は判断や整理に時間を割かずに、重要な業務へ集中できるでしょう。

進捗管理・リマインド

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能の3つ目は、進捗管理・リマインドです。

AIエージェントは、担当タスクの進行状況を常に把握し、期限前には自動で通知を送ってくれるため、うっかり忘れを防止できます。また、タスクの進捗状況を可視化し、どこに遅れが生じているかを一目で把握できる点も大きなメリットです。

さらに、遅延が発生しそうな兆候を察知した場合にはアラートを出し、早めの対応を促すことで、重大なトラブルを未然に防ぐことができます。

これにより担当者は、タスクの状況を逐一確認する手間から解放され、より計画的に業務を進められるでしょう。

情報の集約

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能の4つ目は、情報の集約です。

通常、タスクに関連する資料はドキュメント、会話はチャットやメール、過去の履歴は別システム、と情報が散在し、確認だけで多くの時間が奪われていました。

AIエージェントは、タスクに紐づく資料・会話内容・過去の履歴を自動的に一箇所へ集約し、必要な情報をいつでもすぐに参照できる環境を整えます。

これにより、資料を探す時間がゼロになり、判断スピードが大きく向上するため、担当者はタスク実行に集中でき、チーム全体の情報共有もスムーズになります。

タスク配分の最適化

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能の5つ目は、タスク配分の最適化です。

プロジェクトでは、担当者ごとにスキル・業務量・締切が異なるため、適切にタスクを割り振るには多くの判断が必要です。

AIエージェントは、各メンバーの現在の負荷状況や専門性、進行中のタスクを分析し、最も効率的な配分になるよう自動で提案します。これにより、特定メンバーへの業務偏りを防ぎ、チーム全体のリソースを最大限に活用できます。

均等な負荷でプロジェクトが進むため、遅延リスクの軽減や品質向上にもつながり、マネージャーの管理負担も大幅に減らすことができます。

関連記事：平準化とは？標準化との違いや業務で実施するポイントをわかりやすく解説

会議との連動

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能の6つ目は、会議との連動です。

AIエージェントは会議中の発言内容をリアルタイムで分析し、その中から必要なアクションアイテム（ToDo）を自動で抽出します。従来は議事録を振り返りながらタスクをまとめる必要があり、担当者の負担や抜け漏れが発生しがちでした。

しかし、AIエージェントなら、会議が終わった瞬間にはタスクが整理された状態になり、誰が何をいつまでに行うべきかが明確に可視化されます。

これにより、会議後の作業時間を大幅に削減できるだけでなく、プロジェクトの動きが素早くなり、チーム全体の実行力向上にもつながります。

データ分析

AIエージェントが担うタスク管理の主な機能の7つ目は、データ分析です。

AIエージェントは、日々の作業履歴や過去のタスク処理の傾向を継続的に分析し、チームや個人の業務パターンを把握します。

その結果、「どのタスクに時間がかかりやすいか」「誰がどの領域を得意としているか」などを可視化でき、より最適なタスクの割り当て方法を導き出します。

さらに、分析結果に基づいて業務プロセスの改善案を提案することも可能で、作業手順の見直しやボトルネック解消に役立ちます。

単なる管理にとどまらず、業務改善まで自動で支援する点が、AIエージェントの大きな強みです。

タスク管理機能が搭載されたAIエージェントを導入するメリット

ここでは、タスク管理機能が搭載されたAIエージェントを導入するメリットについて、以下の4点を解説します。

抜け漏れ防止
スケジュール調整が容易
生産性向上
社内情報の整理

1つずつ見ていきましょう。

抜け漏れ防止

タスク管理機能が搭載されたAIエージェントを導入するメリットの1つ目は、抜け漏れ防止です。

従来のタスク管理では、会議メモの書き起こしやチャット・メール内容の確認を人が手動で行うため、記録漏れやタスク化し忘れが発生しやすいという課題がありました。

AIエージェントを導入すると、これらの情報をAIが自動で読み取り、必要なタスクを漏れなく抽出してくれます。担当者がメモを取り損ねたり、忙しさで登録し忘れたりしても、AIが背後でサポートすることで抜け漏れを防止してくれます。

結果として、業務の確実性が高まり、プロジェクトの遅延やミスの発生を大幅に減らせるでしょう。

スケジュール調整が容易

タスク管理機能が搭載されたAIエージェントを導入するメリットの2つ目は、スケジュール調整が容易なことです。

従来は、タスクの重要度や期限、各メンバーの稼働状況を人が確認しながら手動で調整する必要があり、時間も労力もかかっていました。

AIエージェントは、これらの要素を自動で分析し、最適なタスクの順番やスケジュールを瞬時に組み立ててくれます。

急な予定変更があっても、最新の状況を踏まえてスケジュールを再編成できるため、担当者は細かな調整に追われることなく、スムーズに業務を進められます。

結果として作業効率が上がり、チーム全体の負荷も均等化され、プロジェクトの進行がより安定します。

生産性向上

タスク管理機能が搭載されたAIエージェントを導入するメリットの3つ目は、生産性向上です。

従来は、タスク整理・チームへの共有・依頼内容の調整など、多くの付随作業に時間を取られがちでした。AIエージェントはこれらの作業を自動化し、必要なタスクの抽出から登録、共有まで一連の流れをスムーズに処理してくれます。

その結果、担当者は「管理作業」に追われる時間が大幅に減り、本来取り組むべき企画・分析・顧客対応といったコア業務に集中できる時間が増加します。

業務の質とスピードが向上し、チーム全体のアウトプットを底上げする効果が期待できます。

社内情報の整理

タスク管理機能が搭載されたAIエージェントを導入するメリットの4つ目は、社内情報の整理です。

タスク管理機能を備えたAIエージェントは、タスクの背景情報、関連する資料、過去のやり取りや履歴まで自動で紐づけて一元管理します。

そのため、担当者だけでなく誰が見ても状況をすぐに把握でき、タスクの意図や経緯が分からないといった問題を解消できます。

特に引き継ぎの場面では、抜け漏れや誤解が生じやすいものですが、AIが情報を整理して提示してくれることでミスを防止し、スムーズな業務移行を実現します。

チーム全体の情報共有の質が向上し、業務の確実性も高まるでしょう。

関連記事：仕事の引き継ぎあるある7選！克服のポイントも解説

AIエージェント導入のステップ

ここでは、AIエージェント導入のステップについて、以下の6点を解説します。

現状分析
目的の設定
対象業務の選定
AIエージェント選定
導入
改善提案

1つずつ見ていきましょう。

現状分析

AIエージェント導入のステップの1つ目は、現状分析です。

いきなりAIを導入するのではなく、まずは自社の業務状況を可視化し、「どの業務をAIに任せたいのか」を明確にすることが重要です。

具体的には、時間がかかっている業務はどれか、タスクの抜け漏れが起きる要因はどこにあるのか、どの工程を自動化すれば効果が大きいのかを丁寧に確認していきます。

この分析を行うことで、AIエージェントが最も価値を発揮する領域が明確になり、導入後の効果を最大化できます。また、社内での合意形成や運用設計にもつながるため、成功導入に不可欠なステップです。

目的の設定

AIエージェント導入のステップの2つ目は、目的の設定です。

導入そのものが目的になると期待した成果が得られないため、まずは「何を改善したいのか」を明確にすることが重要です。

例えば、タスク整理にかかる工数を削減したいのか、対応スピードを向上させたいのか、あるいは抜け漏れによるミスを減らしたいのかといった具体的な課題を洗い出します。

さらに、成果をどの指標で判断するのかも事前に決めておく必要があります。

工数削減率、リマインドによる遅延防止数、タスク処理スピードの向上など、明確なKPIを設定することで、導入効果を客観的に評価でき、運用改善にもつなげやすくなります。

関連記事：プロジェクト管理に欠かせない目的の設定を徹底解説

対象業務の選定

AIエージェント導入のステップの3つ目は、対象業務の選定です。

いきなり全社導入を目指すのではなく、まずはスモールスタートで効果を検証できる業務を明確に設定することが重要です。

例えば、タスクの抜け漏れが発生しやすい会議後の整理業務や、担当者の負荷が偏りやすいタスク配分業務など、AIの支援によって改善効果が期待できる領域から始めるのが効果的です。

対象業務を限定することで、運用ルールの整備や効果測定がしやすくなり、社内への展開もスムーズになります。小さく始めて成功体験を積み重ねることが、全社的なAI活用へとつながります。

AIエージェント選定

AIエージェント導入のステップの4つ目は、AIエージェント選定です。

導入効果を最大化するためには、自社の要件に合ったAIエージェントを見極める必要があります。

具体的には、タスク自動生成・スケジュール最適化・進捗管理など、必要な機能を備えているかを確認したうえで、導入・運用コストが予算に見合うかを検討します。

また、企業利用ではセキュリティ要件との適合性が欠かせず、データの取り扱い基準やアクセス管理の仕組みも比較ポイントです。

さらに、既存のツール（Google Workspace、チャットツール、プロジェクト管理ツールなど）と、どれだけ連携できるかも重要な判断材料となります。

これらを総合的に比較し、最適なAIエージェントを選ぶことが成功の鍵です。

導入

AIエージェント導入のステップの5つ目は、導入です。

AIエージェント導入では、いきなり全社展開するのではなく、まず「導入テスト」を小規模チームで行うことが重要です。対象チームで一定期間AIエージェントを試験運用し、タスク自動化の精度や使い勝手、運用ルールの妥当性などを検証します。

この段階で、不安要素や改善点を洗い出し、運用ガイドラインを整備することで、本格導入時のトラブルを最小限に抑えられます。テスト期間で生産性向上や抜け漏れ削減など成果が確認できたら、全社的な運用へ拡大していきます。

段階的に導入することで、現場の理解と定着が進み、AIエージェントの価値を最大限に引き出すことができます。

改善提案

AIエージェント導入のステップの6つ目は、改善提案です。

まず、実際にどの程度業務効率化やコスト削減が実現できているかを定量・定性の両面で検証します。例えば、タスク整理にかかる時間がどれだけ短縮されたか、抜け漏れがどれほど減ったか、チームの生産性が向上したかなどをチェックします。

その結果を踏まえて、AIエージェントの設定（優先順位判定ルール、通知タイミング、対象業務の範囲など）を適宜見直します。

また、必要に応じて業務プロセス自体もアップデートし、AIがより機能しやすい環境を整え、導入効果を継続的に最大化できるでしょう。

関連記事：対話型AIとは？メリットやおすすめサービス11選（無料あり）を解説

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CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・Web会議・ファイル共有を一つに統合したオールインワンのコミュニケーションツールです。2025年4月から「AIアシスタント」「AI議事録」機能を導入し、組織内のチャット・議事録・タスク・ファイルなどの情報を横断的に活用可能になりました。タスク管理においては、カレンダー形式やかんばん形式で進捗を可視化でき、抜け漏れや情報散在の課題をまとめて解決できます。

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