バックオフィスとは？業務効率化の基礎知識

ここでは、バックオフィスの業務効率化の基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

バックオフィスの主な職種

バックオフィスと一言でいっても、部門や業務内容は企業によって異なります。下表は、バックオフィス業務の主な部門と業務内容をまとめたものです。

各部門は、企業のスムーズな運営をサポートするために重要な役割を果たしています。

バックオフィス業務の重要性

バックオフィス業務は、企業活動を支える不可欠な存在です。企業経営の基盤を構築する役割を担っているため、企業活動はバックオフィス業務がなければ成り立ちません。「ヒト・モノ・カネ」の管理の大半は、バックオフィスが担います。

そのため、バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性の向上に直結します。バックオフィス業務が適切に機能することで、企業は経営戦略を実行でき、市場での競争力を高められるでしょう。

バックオフィスの効率化を阻む課題

ここでは、バックオフィスの効率化を阻む課題について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

人員の配置が難しい

バックオフィスの効率化を阻む課題の1つ目は、人員の配置が難しいことです。

繁忙期と閑散期の差が激しく、人員配置が大きな課題となることがあります。特に経理や財務部門では、普段は人員に余裕があるものの、決算期や年末調整の時期に業務が集中し、手が足りなくなることも少なくありません。場合によっては、担当者が深夜まで残業するケースもあるでしょう。

業務ピーク時の人手不足は、業務の効率化を図る上で大きな障壁となるため、人員配置を最適化する必要があります。

業務が属人化する

バックオフィスの効率化を阻む課題の2つ目は、業務が属人化することです。

バックオフィス業務では、専門的な知識や臨機応変な対応力が求められるため、業務が特定の従業員に偏ることがあります。特に、経理・人事・法務などの分野では、最新の法規情報を確認し、適切な法解釈を行う能力が欠かせません。そのため、業務が特定の個人に依存しやすく、属人化が進んでしまいます。

結果として、業務の標準化が難しく、担当者が離職すると業務に支障をきたすリスクがあります。属人化の解消は、バックオフィスの効率化を目指す上で重要な課題です。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

アナログ業務が多い

バックオフィスの効率化を阻む課題の3つ目は、アナログ業務が多いことです。

コロナ禍を経ても、多くの企業でDX化が進んでいない現状があります。デジタルツールは日々進化し続けている一方で、紙の文書管理や印鑑を使用するアナログな業務プロセスに依存している企業も少なくありません。

例えば、電子署名やPDFファイルでの契約書や請求書の取り扱いが可能になっても、古い習慣やセキュリティへの懸念から、アナログでの管理方法を続けているといったケースもあります。アナログ管理をしていると、即時にデータにアクセスできず、検索効率の低下を招き、結果的に業務の遅延やミスを招いてしまいます。アナログ依存からの脱却とシステムのデジタル化は、バックオフィス業務の効率化のために必要です。

バックオフィスの効率化で見込まれる効果

ここでは、バックオフィスの効率化で見込まれる効果について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コストの削減

バックオフィスの効率化で見込まれる効果の1つ目は、コストの削減です。

社内申請の処理や基幹システムへのデータ入力など、定型の業務を自動化すれば作業工数の削減が見込めます。また文書管理を電子化することで、ペーパーレスが促進され、紙の印刷コストや郵送コストなども削減可能です。工数や手順の削減は、直接的なコスト削減につながるため、バックオフィス業務の効率化の重要なメリットです。

関連記事：コストを賢く削減する具体的な方法と手順・注意点を徹底解説！

ミスの防止・業務効率化

バックオフィスの効率化で見込まれる効果の2つ目は、ミスの防止・業務効率化です。

データ入力・集計・照合といった業務は、手作業で行うと転記ミスやチェック漏れが起こることも少なくありません。エラーが起こると、業務の遅延や追加作業が発生し、結果的に時間とコストを浪費する恐れがあります。一部のバックオフィス業務を自動化すれば、ヒューマンエラーの減少が期待できるでしょう。

データ損失リスクの予防

バックオフィスの効率化で見込まれる効果の3つ目は、データ損失リスクの予防です。

クラウドツールの活用やデータの電子化を進めることで、オフィス外やインターネット上に情報を安全に保管できるようになります。万が一、自然災害やその他の非常事態が発生した場合でも、紙媒体とは異なりデータの持ち運びやアクセスができ、重要な情報の消失を防ぐことが可能です。

特に中小企業においては、BCP（事業継続計画）の一環としても非常に有効です。

離職率の低下

バックオフィスの効率化で見込まれる効果の4つ目は、離職率の低下です。

効率化により残業時間が削減され、リモートワークが容易になれば、従業員のワークライフバランスの向上が期待できます。また、業務の自動化やデジタルツールの活用により作業効率が上がれば、従業員は重要な業務に集中できます。業務の効率化を図ることで、従業員が働きやすくなり、やりがいを感じる環境を整えることが可能です。

結果的に、従業員の満足度が向上し、離職率の低下が期待できるでしょう。

属人化の防止

バックオフィスの効率化で見込まれる効果の5つ目は、属人化の防止です。

デジタルツールを活用して業務を標準化すれば、特定の個人に依存せず業務を遂行できるようになります。例えば、複雑な関数を使用して集計していた作業を、ツールを使って自動化することにより、他の担当者でもその作業ができるようになり、業務の停滞を避けることが可能です。担当者の個人スキルや知識に頼らない業務体制を確立することで、引継ぎや代替がスムーズに行えるでしょう。

関連記事：業務標準化とは？進め方やメリット・デメリットとともに解説

バックオフィス業務の効率化をする方法

ここでは、バックオフィス業務の効率化をする方法について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ペーパーレス化を実現する

バックオフィス業務の効率化をする方法の1つ目は、ペーパーレス化を実現することです。

請求書・契約書・会議資料などの文書を、紙ベースからデータによるやり取りに移行することで、印刷や文書の差し替えといった作業を削減できます。

また、手書きやFAX通信、タイムカードでの勤怠管理といったアナログ業務を減らすことで、従業員のリモートワークや柔軟な働き方にも対応可能です。ペーパーレス化によって、紙コストが削減されるだけでなく、書類の破損や紛失リスクの軽減も見込めます。また、データの検索や共有が容易になることで、従業員の作業効率も向上するでしょう。

関連記事：ペーパレス化とは？メリット・デメリットと進め方を解説

業務マニュアルを作成する

バックオフィス業務の効率化をする方法の2つ目は、業務マニュアルを作成することです。

業務マニュアルを作成し、詳細な業務手順を従業員と共有することで、問い合わせにも迅速に対応できるようになります。従業員はマニュアルを参照すれば問題を自己解決できるようになるため、バックオフィス部門への問い合わせの減少も期待できます。業務マニュアルの整備は、バックオフィス業務の効率化を図る上で不可欠な要素と言えるでしょう。

関連記事：文書管理マニュアルの作り方！作成時のポイントも詳しく解説

クラウドサービスを利用する

バックオフィス業務の効率化をする方法の3つ目は、クラウドサービスを利用することです。

現代では、勤怠管理・給与計算・請求書発行・ワークフローなど、多くの業務がクラウドサービス上で行えます。クラウドサービスを導入することで、業務の自動化や効率化が実現し、作業時間や人的リソースの削減が見込めます。

また、クラウドサービスはリモートでも使えるため、従業員の柔軟な働き方にも対応可能です。クラウドサービスは導入コストが低い傾向にあるため、中小企業でも手軽に導入しやすい点も魅力です。アナログ業務を徐々にクラウドサービスに移行することで、業務の効率化を進められるでしょう。

関連記事：業務効率化ツールとは？おすすめツール7選・種類・選び方を解説

RPAを活用する

バックオフィス業務の効率化をする方法の4つ目は、RPA（Robotic Process Automation）を活用することです。

RPAとは、データ入力・分析・チェック業務・データ連携といったルーチン的なタスクを「ボット」と呼ばれる技術を使用して自動化する技術です。24時間ノンストップで稼働するため、従業員の作業時間の短縮が見込めます。また、RPAは人的ミスの軽減や、業務の精度向上にも寄与するでしょう。

アウトソーシングを活用する

バックオフィス業務の効率化をする方法の5つ目は、アウトソーシングを活用することです。

アウトソーシングは、定型的な業務を外部に委託することで、企業内のリソースを効果的に活用する手段です。例えば、電話やメール対応・カスタマーサポート・データ入力などの業務を外部の専門業者に委託することで、従業員の作業負荷が軽減できます。社内の人的リソースを、本来の業務に集中させられるでしょう。

また、業務に特化した専門知識や経験を持っているアウトソーシングに依頼することで、自社内に特定の業務に詳しい人材がいなくても業務を遂行でき、品質の向上も図れます。結果として、企業はコスト削減や業務効率化を実現し、競争力を強化できるでしょう。

まとめ

今回は、バックオフィス業務の効率化を阻む課題や、効率化で見込まれる効果、具体的な方法を解説しました。バックオフィス業務を効率化する方法には、業務マニュアルの整備やデジタルツールの活用、アウトソーシングやRPAの導入などがあります。いくつかの方法を取り入れることで、作業効率の向上やヒューマンエラーの軽減といった効果を感じられるでしょう。

本記事で紹介した対策方法を実践して、バックオフィスの効率化を目指してみてください。