一元管理のメリットは多数！デメリットやポイントも解説

一元管理に関する基礎知識

一元管理は、これまでは複数の部門や担当者の手で個別に管理されていた情報やデータについて、1つの場所に集約して統一的方法で管理することです。

ここでは、一元管理に関する基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

類語との違い

一元管理の基礎知識の1つ目は、類語との違いです。

一元管理の類語には、「一括管理」・「集中管理」・「同期」があります。一括管理と集中管理は、分散していた管理を一箇所に集約することです。また、同期は異なる端末間でデータを共有し、同じ状態を維持することです。

一元管理の対象

一元管理の基礎知識の2つ目は、一元管理の対象です。ここでは、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ヒト

一元管理の対象の1つ目は、ヒトです。

「ヒト」は、企業活動の根幹を担う人材を指します。企業の成長に不可欠な商品やサービスを生み出し、収益を創出する原動力となるのが人材です。

現代多くの日本企業では少子化やグローバル化の影響で人材確保に苦心しています。そのため、限られた人的資本を最大限に活用するために、適材適所の人員配置が一層重要な経営課題となっています。

モノ

一元管理の対象の2つ目は、モノです。

「モノ」の経営資源は、顧客向けの商品・サービスと、事業運営に必要な設備などの資産の2側面があります。

例えば営業活動においては、商品在庫状況のリアルタイムな把握が欠かせませんが、これは仕入れから在庫管理までのデータを一元管理すれば実現できます。

また、複数の部門にまたがる情報も、適切なタイミングで更新され、共有される仕組みが重要です。

カネ

一元管理の対象の3つ目は、カネです。

「カネ」に関する一元管理は、業務効率の向上とコスト削減に大きく貢献します。例えば、会計システムと販売管理システムを連携させることで、データ入力の手間を省き、入力ミスを防げます。

また、帳票発行の仕組みまで含めた一元管理を採用すれば、販売データから直接請求書を作成するなど、業務の自動化も可能です。

情報

一元管理の対象の4つ目は、情報です。

「情報」の一元管理は、現代の企業経営において重要な役割を果たしています。例えば顧客情報を一元管理すれば、組織全体で顧客対応の質を向上させ、顧客満足度を高められるでしょう。

また、各部門間でデータ共有すれば、在庫の適正化や経営判断の精度向上など、幅広い分野で効果を発揮できます。

関連記事：情報の一元化にはどのようなメリットがある？成功させるポイントも解説

合わせて読みたい

• 異動や退職によるナレッジの引き継ぎがうまくいかない
• 必要なナレッジにすぐにアクセスできない
• タスク完了までの情報が分散していて、一つのナレッジとして見れない

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

一元管理のメリット

ここでは、一元管理のメリットについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率化

一元管理のメリットの1つ目は、業務効率化です。

一元管理の導入により、データの収集や検索にかかる時間を大幅に削減することができます。すべての情報が一箇所に集約されているため、必要なデータへのアクセスが容易であるためです。

その結果、従業員はより創造的で生産的な業務に時間を費やせるでしょう。

関連記事：業務効率化ツールとは？おすすめツール7選・種類・選び方を解説

情報管理コストの削減

一元管理のメリットの2つ目は、情報管理コストの削減です。

一元管理によって、情報管理に関する様々なコストを抑制できます。例えば、紙の文書をデジタル化して一元管理することで、紙やプリンタなどの保管スペースにかかるコストの節約が可能です。

また、各拠点での情報管理者の人数を減らせるため、人件費の削減にもつながるでしょう。

関連記事：情報管理は企業運営に必須！体制を整備する手順や役立つツールの種類も解説

正確な情報の確保

一元管理のメリットの3つ目は、正確な情報の確保です。

一元管理システムを導入すると、従来のように部門間でメールや電話を介して情報をやり取りする場合と異なり、一元管理された情報源から直接データを取得できます。

これにより、情報伝達時の伝え間違いなどを最小限に抑えられるでしょう。

社内コミュニケーションの促進

一元管理のメリットの4つ目は、社内コミュニケーションの促進です。

一元管理によって部門や拠点を越えた情報共有が円滑になります。全員が同じデータを見ながら議論できるため、より効果的なコミュニケーションが実現できるでしょう。

また、必要な情報にリアルタイムでアクセスできることで、経営判断をスピードアップできる点もメリットです。

関連記事：社内コミュニケーションの重要性と効果的な活用法、成功する秘訣を徹底解説

人員配置の最適化

一元管理のメリットの5つ目は、人員配置の最適化です。

一元管理システムを使えば、従業員のスキル・資格・業績などの情報を効率的に把握できます。これにより、個々の従業員の強みを活かした適材適所の人員配置が可能となり、さらには人事評価や知識共有の基盤としても活用できるでしょう。

セキュリティ強化

一元管理のメリットの6つ目は、セキュリティ強化です。

一元管理を導入すれば、情報の管理ポイントを集約できます。これにより、全社的なセキュリティポリシーの徹底が容易になり、情報漏えいなどのリスクを効果的に防止できます。

また、万が一セキュリティインシデントが発生しても、早期発見と迅速な対応が可能です。

関連記事：テレワークに潜む5つのセキュリティリスクとは？やるべき7つの対策も解説

一元管理のデメリット

ここでは、一元管理のデメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

システム導入コスト

一元管理のデメリットの1つ目は、システム導入コストです。

システム導入コストの面では、システムの導入費用・ライセンス・導入トレーニング・保守費用など、比較的高額な初期投資が必要となります。そのため、事前の綿密なコスト計算と、費用対効果を測定するための指標設定が欠かせません。

意識改革が必須

一元管理のデメリットの2つ目は、意識改革が必須であることです。

新しい管理方法に、従業員が抵抗感を抱くこともあるでしょう。特に、既存システムに慣れた現場担当者が新システムに適応するまでには時間がかかると想定されます。

そのため、従業員が意識改革を行うためにも、従業員の支持を得るための取り組みやサポート体制の整備が必須です。

システムの冗長化が必須

一元管理のデメリットの3つ目は、システムの冗長化が必須であることです。

一元管理を進めるときには、トラブルや有事の際に備えたバックアップ体制やシステムの冗長化が欠かせません。

データやシステムを単純に一つにまとめるだけに留めず、リスクを想定した上で効率的に管理・活用できる状態を作ることが必要で、その分手間がかかります。

合わせて読みたい

• 異動や退職によるナレッジの引き継ぎがうまくいかない
• 必要なナレッジにすぐにアクセスできない
• タスク完了までの情報が分散していて、一つのナレッジとして見れない

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

一元管理のメリットを踏まえて成功させるポイント

ここでは、一元管理のメリットを踏まえて成功させるポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

一元管理目的の明確化

一元管理を成功させるポイントの1つ目は、一元管理目的の明確化です。

一元管理システムを導入するときは、その目的を明らかにし、それを社内全体で共有することが欠かせません。新しいシステムを突然導入すると、従業員の反発を招く可能性があります。

そのため、事前に十分な情報共有を行い、システムの効果を最大限に引き出せる環境を整えましょう。

関連記事：プロジェクト管理に欠かせない目的の設定を徹底解説

一元管理範囲の明確化

一元管理を成功させるポイントの2つ目は、一元管理範囲の明確化です。

システムの一元化においては、その範囲を明確に定めなければなりません。全てのデータを一元管理することは現実的ではないため、現状のサービス品質を保ちつつ最も効率化が図れる範囲を見極めてシステムを選定しましょう。

使いやすいツールの選定

一元管理を成功させるポイントの3つ目は、使いやすいツールの選定です。

システム選定時には、使いやすさにも着目しましょう。コストや機能性だけを重視して経営陣主導で導入を決めても、現場で使いこなせなくては意味がありません。

現状の業務フローを十分に理解し、スムーズに移行できるシステムがおすすめです。

関連記事：情報共有ツールのおすすめ12選を紹介！比較ポイントも解説

従業員へのサポート

一元管理を成功させるポイントの4つ目は、従業員へのサポートです。

導入後は、従業員へのサポートを徹底しましょう。新システムを導入すると、現場スタッフや管理者に大きな負担がかかることもあるかもしれません。

そのため、使用方法の説明だけでなく精神面でのフォローアップも含めた包括的なサポートが必要です。

まとめ

今回は、一元管理を行うメリット・デメリットに加えて、一元管理を成功させるポイントについて解説しました。

企業のリソースは、ヒト・モノ・カネ・情報の4つに大別され、それらを一元管理することには業務効率化や正確な情報の確保など様々なメリットがあります。

ただ、システム導入コストなど、デメリットも存在する点は否めません。 一元管理目的の明確化や従業員へのサポートなど、一元管理には成功させるためのポイントがあります。

これらを押さえれば、十分な効果を期待できるでしょう。

合わせて読みたい

• 異動や退職によるナレッジの引き継ぎがうまくいかない
• 必要なナレッジにすぐにアクセスできない
• タスク完了までの情報が分散していて、一つのナレッジとして見れない

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？