議事録を作成しているときにメモが追いつかない！その要因と対処法を解説

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議事録とメモの基礎知識

ここでは、議事録とメモの基礎知識について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

議事録と議事メモの違い

議事録とメモの基礎知識の1つ目は、議事録と議事メモの違いです。

議事録は、会議の内容を正確かつ詳細に記録することを目的としています。特に取締役会や株主総会など法律で義務づけられている会議では、必須の文書です。

他にも、プロジェクトの進捗報告会議や部門間の調整会議などでも、決定事項や合意事項を明確にするため作成されます。

一方、議事メモは、主に個人的な記録や備忘録としての役割があるでしょう。自分にとって重要な情報・アイデア・疑問点などを簡潔にまとめることに加え、議事録作成の下書きとして活用されることもあります。

いずれにしても正式な記録ではありません。社内勉強会やセミナーでの学びや気づきをまとめるため、あるいは日常的なミーティングで重要ポイントを記録するために有用です。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

議事録の目的

議事録とメモの基礎知識の2つ目は、議事録の目的です。

議事録の目的は、2つに大別されます。 1つ目は、会議での決定事項を社内で共有することです。会議での決定事項を漏れなく記録し、参加者間で認識を統一するために欠かせません。

2つ目は、次回会議までに完了すべきタスクと期限を明確化することです。内容を整理して素早く共有することで、必要な作業にすぐに取り掛かれます。

これにより、業務の効率化と会議の生産性向上が図れるでしょう。

議事録の記載項目

議事録とメモの基礎知識の3つ目は、議事録の記載項目です。 会議内容が後からわかるよう、議事録には以下の内容を記載しましょう。

▼議事録の記載項目（一例）

関連記事：議事録の基本を解説！社内会議から法定の様式まで押さえておくべきポイントを紹介

議事録作成後は速やかに共有

議事録とメモの基礎知識の4つ目は、議事録作成後速やかに共有することが議事録作成のポイントであることです。

エビングハウスの忘却曲線によると、人は2時間で約65%の内容を忘れてしまうとされています。そのため、記憶が鮮明なうちに議事録を作成・共有しましょう。これは「言った・言わない」の議論を予防するためにも有効です。

また、会議に参加できなかった人への情報共有が遅れると、業務に支障をきたす可能性があります。その点でも、読みやすい議事録を迅速に作成して共有することが欠かせません。

議事録のメモが追いつかない要因

ここでは、議事録のメモが追いつかない要因について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

全ての文言をメモしようとする

議事録のメモが追いつかない要因の1つ目は、全ての文言をメモしようとすることです。

会議の全発言を全て記録することは非効率的です。特に、長時間の会議では全ての発言を書き留めることは現実的ではなく、不要な部分も多く発生します。

完璧さにこだわって聞き逃しや書き漏れを気にして書き直していると、肝心な要点のメモが疎かになりかねません。それを防ぐには、重要なポイントを選別してメモすることです。

細かい体裁を気にする

議事録のメモが追いつかない要因の2つ目は、細かい体裁を気にすることです。

メモ取り時にマーカー入れや色分けを行うことは、後からの整理には便利かもしれません。しかし、会議中のメモは時間との勝負です。装飾に時間を取られると重要な発言を聞き逃してしまう恐れがあります。

リアルタイムでの記録は、見た目よりも内容の把握・記載を優先し、メモを取ることに集中しましょう。

わからない部分があって止まる

議事録のメモが追いつかない要因の3つ目は、わからない部分があって止まることです。

聞き慣れない用語や略語が会議で出てくると、議論の流れについていけなくなることもあるでしょう。その場で調べている間にも会議は進行するため、不明点はその場で直接質問するか、後で確認することをおすすめします。

難しい名前や漢字、英語のスペルなどは仮表記しておき、後で調べる方が時間ロスを減らせます。

会議が長時間で集中力が途切れる

議事録のメモが追いつかない要因の4つ目は、会議が長時間で集中力が途切れることです。

長時間の会議では、議事録担当者の集中力が低下しても無理はありません。単なる連絡事項の繰り返しや結論が出ない議論が長く続くと、メモ取りの負担が増大します。

人の集中力は一般的に50分程度とされており、それ以上の会議記録は精神的にかなりの負担になるでしょう。

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議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法

ここでは、議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法について、以下の10点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

あらかじめ会議内容を把握する

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の1つ目は、あらかじめ会議内容を把握することです。

多くの場合、会議の目的や議題は事前に決まっており、アジェンダが共有されています。これを見て会議内容を把握しておけば、議論の要点が明確になるため落ち着いてメモを取れます。

わからない用語があれば、前もって調べておくことも効果的です。

記号・略語を取り入れる

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の2つ目は、記号・略語を取り入れることです。

記号や略語を活用すれば、書く量の削減や書き忘れの防止に役立ちます。

▼記号・略語のアイデア（一例）

 また、発言者の名前や役職、サービス名称なども、自分が後で見返したときに理解できる範囲で略しましょう。

関連記事：議事録の書き方を3ステップで解説！目的と分かりやすく書くコツも紹介

わからなかった部分も記載する

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の3つ目は、わからなかった部分も記載することです。

会議中に、発言の一部がうまく聞き取れないこともあるでしょう。特にオンライン会議では、ネットワーク環境の問題で会話が途切れるケースも考えられます。

その場合、聞こえなかった部分はわかる範囲でメモし、印をつけて後で確認しましょう。

日時・数字を確実に記載する

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の4つ目は、日時・数字を確実に記載することです。

業務関連の数字が曖昧だと、ミスやトラブルの原因となりかねません。また、サービス開始日程や商談日時なども、業務に直接影響する情報です。

そのため、これらの情報については特に注意して記録し、万一聞き逃した場合は必ず確認しましょう。

結論を明確化する

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の5つ目は、結論を明確化することです。

議事録の結論が明確でなければ、決定事項が正確に伝わらず、読み手にストレスを与えかねません。そのため、会議中の会話はそのまま記載せず「結論→経緯や理由」の順に並べ替えるとよいでしょう。

要点のみメモを取る

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の6つ目は、要点のみメモを取ることです。

会議中の全発言を記録しようとすると、議論のスピードに追いつけず、重要な内容を聞き逃す原因になりかねません。そのため、決定事項・経緯・期日などの要点だけ記録するつもりで臨むとよいでしょう。

また、箇条書きや単語でのメモも素早く記録するポイントです。

5W2Hを押さえる

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の7つ目は、5W2Hを押さえることです。

メモを取るときには、以下の5W2Hを押さえておくと重要情報の抜け漏れを防げます。何を書くべきか迷っている方でも、スムーズにメモが取れるでしょう。

▼5W2H

フォーマットを用いる

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の8つ目は、フォーマットを用いることです。

フォーマット・テンプレートを活用すれば、構成を1から考える必要がなく、必要事項の記入漏れを防げます。また、事前に記号や文字装飾についてルールを決めておけば、よりメモを見やすくまとめられるでしょう。

ショートカットキーを活用する

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の9つ目は、ショートカットキーを活用することです。

PCで議事録メモ作成を行うときには、ショートカットキーを活用すると操作の手間を減らせるため素早くメモを取れます。

▼議事録メモに役立つショートカットキー（一例）

また、頻出単語についてはパソコンの辞書登録機能を活用すれば、入力の手間が減るのでおすすめです。

ツールを活用する

議事録のメモが追いつかない場合に試したい対処法の10個目は、ツールを活用することです。

議事録作成の専用ツールを利用することで、会議内容を効率的にまとめられます。手書きメモは共有が難しく、テキストデータへの変換に手間がかかるため、初めからITツールで電子化する方が効率的です。

関連記事：議事録自動作成ツールのおすすめ7選を紹介！選定のポイントや自動で作成するメリットを解説

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議事録のメモが追いつかない場合おすすめのツール

ここでは、議事録のメモが追いつかない場合おすすめのツールについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文字起こしツール

議事録のメモが追いつかない場合おすすめのツールの1つ目は、文字起こしツールです。

文字起こしツールを使えば、会議での会話について自動的に文字起こしが可能です。手動での文字起こし作業と比べて大幅に作業負担を軽減できます。

ツールの中には、話者を区別する機能や多言語リアルタイム翻訳機能など、高度な機能を有するものもあります。

ただし、文字起こしの精度は録音音声の品質に大きく依存するため、場合によっては専用の録音機材を導入した方がよいでしょう。

録音ツール

議事録のメモが追いつかない場合おすすめのツールの2つ目は、録音ツールです。

録音ツールを使えば、会議や打ち合わせの音声を高品質に記録できます。後から音声を確認できるため、情報の聞き漏らしを防ぐために有効です。

ツールによって指向性が異なり、特定の方向から出る音声のみ拾うよう設定できるツールもあれば、全方向からの音声を拾えるツールもあります。会議の形式・参加人数・開催場所などを考慮し、最適な録音ツールを選びましょう。

議事録作成ツール

議事録のメモが追いつかない場合おすすめのツールの3つ目は、議事録作成ツールです。

議事録作成ツールは、AIで音声の自動的文字起こしや翻訳を行うツールです。会話を自動的にテキスト化することで、従来の面倒な議事録作成プロセスを大幅に簡略化できます。

リアルタイムでの議事録作成に加えて、クラウド上での共有も可能なツールも多いため、会議に参加できなかったメンバーへも迅速に情報共有できます。

関連記事：【2025年版】議事録作成ツールおすすめ11選（無料あり）

まとめ

今回は、議事録メモが追いつかない要因や対処法に加え、議事録メモ作成に役立つツールの種類を解説しました。

議事録のメモが追いつかない要因には、全ての文言をメモしようとすることや、細かい体裁を気にすることなどがあります。

議事録のメモが追いつかない場合は、あらかじめ会議内容を把握することや、5W2Hを押さえることなど、対処法を頭に入れておくとよいです。

また、文字起こしツールや議事録作成ツールなどのツールの活用もおすすめします。