議事録のDX化で業務効率アップ！おすすめツール3選と選び方を解説

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議事録のDXが必要な3つの理由

ここでは、議事録のDXが必要な理由について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

記録の精度向上

議事録のDXが必要な理由の1つ目は、記録の精度向上です。

手書きやExcelで議事録を作成すると、記録ミスや抜け漏れが発生し、後から内容を確認しても正確に把握できないことがあります。

デジタルツールを活用することで、記録を整理し、重要なポイントを簡潔にまとめることが可能です。

関連記事：議事録の書き方を3ステップで解説！目的と分かりやすく書くコツも紹介

共有・検索性の向上

議事録のDXが必要な理由の2つ目は、共有・検索性の向上です。

近年、リモートワークの普及により、オンラインで議事録共有の重要性が高まっています。紙やWord、Excelといったファイルで管理していると、変更にも即座に対応できず、その都度やりとりが必要になります。

一方で、クラウド上に保存されたデータなら、社内外の関係者とリアルタイムで情報を共有可能です。

また、ファイルで議事録を管理する方法では、過去の議事録を探すために個々のファイルを開く必要があり、時間がかかってしまいます。

議事録をデジタルデータで一元管理しておけば必要な情報を検索機能を使って見つけ出すことができ、会議の効率化と生産性の向上が見込めるでしょう。

業務の効率化

議事録のDXが必要な理由の3つ目は、業務の効率化です。

議事録の管理ツールを導入することで、作成・共有がスピーディーになり、手作業による議事録作成の負担が軽減されます。

また、議事録自動作成機能やタスク管理ツールと連携して、会議終了後すぐに実行できれば、業務にかかる時間を短縮できます。

デジタルツールの導入により、議事録作成にかかっていた人員や時間のリソースを、主要な業務に配分できるでしょう。

関連記事：議事録作成にかかる時間は平均320時間/年！？時間がかかる要因と改善策を解説

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議事録のDXを実現する手法

ここでは、議事録のDXを実現する手法について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

AI自動文字起こしの活用

議事録のDXを実現する手法の1つ目は、AI自動文字起こしの活用です。

AI自動文字起こしとは、音声データをAIが解析し、自動でテキストに変換する技術のことです。会議の音声をAIがリアルタイムで文字起こしすれば、議事録の編集にかかる負担を軽減できます。

また、発言者ごとの発言を時系列で整理できるツールもあるため、後から内容を振り返るときに、誰が何を発言したのかをスムーズに確認できます。

関連記事：ChatGPTで議事録を書く方法！手順と活用メリットを詳しく解説

クラウド型議事録管理ツールの活用

議事録のDXを実現する手法の2つ目は、クラウド型議事録管理ツールの活用です。

クラウド型議事録管理ツールとは、インターネット上で議事録を作成・共有・管理できるツールで、複数のユーザーがリアルタイムで編集や閲覧を行えるのが特徴です。

クラウドツールを導入することで、議事録のリアルタイム編集・共有・検索が可能になり、従来の紙やローカル保存による管理の課題を解決できます。

例えば、会議中に複数のメンバーが同時に編集すれば、議事録の完成が早まり、情報共有のタイムラグの削減が見込めます。

関連記事：議事録自動作成ツールでクラウド管理を実現しよう！おすすめ5選も紹介！！

議事録のテンプレート化＆自動フォーマット化

議事録のDXを実現する手法の3つ目は、議事録のテンプレート化＆自動フォーマット化です。

議事録の形式が統一されていないと、記載漏れや重要な情報の抜け落ちが発生しやすく、後から見直すときにも手間がかかります。

議事録用のテンプレートを準備してフォーマット化すれば、必要な項目が整理され、誰でも簡単に議事録を作成可能です。

例えば、「会議の目的」「議題」「決定事項」「次回までの課題」といった要素を事前に設定しておけば、記録のブレを防ぎ、内容の一貫性を確保することにもつながります。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

タスク管理ツールとの連携

議事録のDXを実現する手法の4つ目は、タスク管理ツールとの連携です。

会議で決定した事項でも、実行されなければせっかくの議論が形にならず、業務の進捗にも影響を与えます。議事録をタスク管理ツールと連携することで、決定事項を即座にタスク化し、行動の抜け漏れを防げます。

また、タスクのステータスをリアルタイムで更新できるツールであれば、「決定したはずの業務が放置される」問題も回避できるでしょう。

AI要約ツールの活用

議事録のDXを実現する手法の5つ目は、AI要約ツールの活用です。

AI要約ツールとは、AIが文章や音声データを解析し、重要なポイントを抽出して短くまとめるツールのことです。議事録に詳細まで網羅して記載すると、すべてを確認するのに時間がかかってしまいます。

AI要約ツールを導入することで、会議で話された内容を自動で整理し、決定事項を簡潔にまとめられます。また、AI要約ツールは、主観を排除したレポートを作成するときにも有効です。

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議事録のDX化を実現するツールの選び方

ここでは、議事録のDX化を実現するツールの選び方について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文字起こしの精度

議事録のDX化を実現するツールの選び方の1つ目は、文字起こしの精度です。

議事録作成の効率を向上させるには、正確な文字起こしが欠かせません。ツールの精度が低いと誤認識や誤変換が多発し、手作業で修正する手間が生じてしまいます。

特に、業界特有の専門用語や言葉を正しく認識できるかは重要です。ツールによっては、カスタム辞書を活用し、特定の単語やフレーズを事前登録できる機能が備わっているものもあります。

導入前に無料トライアルやデモを活用し、自社の会議環境での精度を確認しましょう。

議事録の編集機能

議事録のDX化を実現するツールの選び方の2つ目は、議事録の編集機能です。

議事録作成は特定の従業員だけが行うものではなく、多くの従業員が関わるため、操作性やインターフェースの使いやすさは重要な選定ポイントになります。

操作性が悪いツールでは従業員の活用度が減少し、DX化による効率化のメリットが損なわれてしまいます。

また、ツールを選ぶときには、「今までの議事録作成手順と大きく変わらないか」を意識することも重要です。従来の作成手順からスムーズに変更できるツールであれば、議事録作成の負担を軽減でき、DX化を進められるでしょう。

セキュリティ性

議事録のDX化を実現するツールの選び方の3つ目は、セキュリティ性です。

クラウドツールの多くは、セキュリティ対策が講じられていますが、重要な会議の内容を扱う場合、リスク管理は欠かせません。

AI議事録ツールは、AIを活用する特性上、社内の機密情報が含まれる議事録のテキストデータや録音データが学習に使用されないかを事前に確認する必要があります。

また、学習に使用されないだけでなく、データが監視対象になっていないかも確認しておきましょう。

多言語対応

議事録のDX化を実現するツールの選び方の4つ目は、多言語対応です。

グローバルなビジネス環境では、異なる言語で会議が行われることもあるため、議事録ツールがどの言語に対応しているかは重要なポイントです。なお、多言語対応だけでなく翻訳機能があるかも確認しておきましょう。

翻訳機能とは、記録した内容を別の言語に変換する機能のことを指します。

例えば、英語での会議を自動で文字起こしできても、日本語に翻訳できないツールもあるため、目的にあったものを選ぶことが大切です。

関連記事：議事録自動作成ツールのおすすめ7選を紹介！選定のポイントや自動で作成するメリットを解説

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議事録のDX化におすすめのツール3選

ここでは、議事録のDX化におすすめのツールについて、以下の3選を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、議事録のDX化に最適な多機能コラボレーションツールです。チャット・タスク管理・ファイル共有・Web会議などを備えており、直感的なインターフェースで、誰でも簡単に操作できるという特徴があります。また、AIを活用してWeb会議の文字起こしや議事録作成が可能です。議事録だけでなく、会議で発生したタスクや使用したファイル、会議に関連するチャットなど、すべての情報を一画面で確認できるという、オールインワンツールならではの特長があります。そのため、その場にいなかったメンバーでも情報の抜け漏れなく内容を把握でき、ナレッジ共有にも役立ちます。

CrewWorksの特長

1. AIを活用したWeb会議の文字起こしや議事録作成が可能
2. 会議の議事録・会議中の発生タスク・ファイルや関連チャットを一画面で確認可能
3. AWSデータセンター採用＆暗号化通信を用いた、高度なセキュリティ環境

詳細はこちら: https://crewworks.net/

AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は、AIによる自動文字起こしと要約機能を備えた議事録作成ツールです。Microsoft Teams・Zoom・Google Meetとシームレスに連携し、会議の発話をリアルタイムで記録できます。AIが自動で要点を整理し、議事録作成をサポートします。また、多言語対応の翻訳機能もあるため、グローバルなチームでもスムーズに情報共有が可能です。

AI議事録取れる君の特長

1. AIがリアルタイムで発話を文字起こし＆要約し、会議の要点を自動抽出
2. Teams・Zoom・Google Meetなど、主要なオンライン会議ツールと簡単に連携でき、シームレスに利用可能
3. 16言語に対応した翻訳機能と共同編集機能を備え、グローバルなチームでもスムーズに情報共有可能

詳細はこちら: https://gijirokukun.com/

Notta

Nottaは、インタビュー・商談・セミナー・会議など、あらゆるシーンで音声を自動文字起こしし、要点を抽出・要約するAI議事録サービスです。1時間の音声を5分でテキスト化できるため、業務負担の軽減が見込めます。多言語対応の翻訳機能やチームでの共同編集機能を備えているため、グローバルな業務環境でも活用できます。直感的なインターフェースと柔軟な料金プランで、個人から法人まで幅広く対応しています。

Nottaの特長

1. AIが1時間の音声をわずか5分で文字起こし＆要約
2. 42言語に対応したリアルタイム翻訳機能で、グローバルな会議やビジネスシーンでも活用可能
3. 直感的な操作性で、ITに不慣れな方でも容易に操作可能

詳細はこちら: https://www.notta.ai/

まとめ

今回は、おすすめの議事録DXツール3選と選び方を解説しました。議事録のDX化は、業務効率の向上だけでなく情報共有の精度向上にもつながります。

ツールを選ぶときのポイントは、文字起こしの精度・編集機能・セキュリティ性・多言語対応などの要素があります。

自社のビジネス環境に適したツールを導入することで、会議の生産性が向上し、より戦略的な業務に集中できる環境を整えられます。

本記事を参考に、議事録のDX化を進め、業務効率を最大化しましょう。

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CrewWorksの特長

1. AIを活用したWeb会議の文字起こしや議事録作成が可能
2. 会議の議事録・会議中の発生タスク・ファイルや関連チャットを一画面で確認可能
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