社内の情報収集をするときの6つの手段

ここでは、社内の情報収集をするときの手段について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内会議

社内の情報収集をするときの手段の1つ目は、社内会議です。

経営会議や定例会議など、社内で行われるさまざまな会議に参加し、各部門の動向を把握しましょう。会議では進行中のプロジェクトの状況、直面している課題、今後の計画について議論するため、組織全体の理解が深まります。

また、参加した会議の議事録を作成し、決定事項などを記録しておくと、情報の漏れを防ぐことが可能です。後で社内会議の内容を見返したいときにも役立ちます。

関連記事：議事録自動作成ツールのおすすめ7選を紹介！選定のポイントや自動で作成するメリットを解説

意見箱の設置

社内の情報収集をするときの手段の2つ目は、意見箱の設置です。

意見箱は、従業員からの匿名の提案を収集するためのシンプルで効果的な方法です。従業員が直接話しづらい問題や改善案を提出する場として用いられるのが一般的です。匿名性が保証されているため、率直な意見や提案が出やすくなり、従業員の本音を知ることができます。

従業員が気軽に意見を投稿できるように、共有スペースや休憩室などアクセスしやすい場所に設置するとよいでしょう。

社内アンケート

社内の情報収集をするときの手段の3つ目は、社内アンケートです。

社内アンケートは、組織全体の意見を集めたいときに有効な方法です。アンケートを通じて、従業員の日常業務や職場環境に対する意見、新商品のアイデアなど、多岐にわたる情報を収集できます。匿名で回答できるようにしておけば、従業員が率直な意見を出しやすくなります。

また、定期的にアンケートを実施することで、社内のトレンドや変化を把握することも可能です。社内アンケートは、従業員の声を反映させるための貴重な手段と言えます。

関連記事：社内SNSでアンケートを取ろう！目的やプロセス・ポイントをまとめて解説

社内SNS

社内の情報収集をするときの手段の4つ目は、社内SNSです。

社内SNSを利用すれば、最新の情報や社内のエピソードを効率的に収集できます。発信者が会議で共有するほど重要ではないと考える内容であっても、他の従業員にとっては価値の高い情報であることも少なくありません。

例えば、新商品の進捗状況や開発エピソードなど、ストーリー性のある情報は、メディア関係者や消費者の関心を引く要素となります。社内SNSを通じて社内の情報を収集し、広報活動に役立てることも可能です。

関連記事：社内SNSのメリット・デメリット・導入と運用のためのポイントを徹底解説！

文書管理システム

社内の情報収集をするときの手段の5つ目は、文書管理システムです。

文書管理システムは、企業内のあらゆる文書やデジタルファイルを一元管理するためのツールです。各部署やプロジェクトチームが作成した報告書・会議資料・マニュアルなど、さまざまな文書を迅速に検索・閲覧できます。バージョン管理機能を備えている文書管理システムであれば、過去の変更履歴も追跡でき、便利に使えるでしょう。

関連記事：文書管理システムのメリットとデメリットとは？機能や選び方のポイントも解説

社内報

社内の情報収集をするときの手段の6つ目は、社内報です。

社内報は、企業内の最新情報や重要なお知らせを従業員全体に共有するための媒体です。定期的に発行され、経営方針や業績、従業員の活躍などが掲載されているのが一般的です。社内報を通じて、各部署の取り組みや成果、新しい取り組みや施策についての情報を取得できます。

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社内の情報収集をするときの4ステップ

ここでは、社内の情報収集をするときのステップについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報収集の目的を明確にする

社内の情報収集をするときのステップの1つ目は、情報収集の目的を明確にすることです。

目的をはっきりさせることで、収集すべき情報が具体的になり、効率的な情報収集が行えます。例えば、業務効率化のためのデータ収集や、新商品の開発に向けた社内の意識調査、広報活動に必要な情報収集など、目的を明確にすることで収集する情報の範囲が絞られます。

また、収集した情報を、誰がどのように活用するのかを意識することも重要です。例えば、経営陣が意思決定に利用するのか、プロジェクトチームが新しい戦略を立案するために使うのかなど、情報の利用者と利用方法を考えることで、具体的かつ関連性の高い情報を集められるでしょう。

収集方法を選定する

社内の情報収集をするときのステップの2つ目は、収集方法を選定することです。

目的が明確になったあとは、どの手段を用いて情報を集めるかを決めていきます。収集方法は、収集したい情報の種類や情報を使用する目的によって異なります。例えば、従業員の意見を集めたい場合は、社内アンケートや意見箱の設置が有効です。一方、最新のプロジェクトの進捗や業績データを収集する場合には、社内会議や文書管理システムの活用が向いています。

また、日常的なコミュニケーションや軽いエピソードを収集するには、社内SNSの活用が適しています。目的に応じた収集方法を選ぶことで、スムーズに社内情報を集められるでしょう。

収集した情報を選別する

社内の情報収集をするときのステップの3つ目は、収集した情報を選別することです。

ただ膨大に情報を集めただけでは、必要な場面で活用できません。集めた情報をチェックし、目的に照らし合わせて重要な情報だけを選び出す必要があります。情報の選別を行うときには、収集したデータをすべて一度見直しましょう。情報の信頼性や正確性に着目して、確認していきます。不確かな情報や重複する情報は削除し、信頼性の高い情報のみを残しましょう。

情報をすぐに使えるように整理する

社内の情報収集をするときのステップの4つ目は、情報をすぐに使えるように整理することです。

集めた情報を、形式ごとに分類しておくことをおすすめします。例えば、数値データ・テキスト情報・画像など、形式ごとに整理しておくと、検索や活用が容易に行えます。情報をカテゴリー別にまとめておくことも有効です。プロジェクト・部署・トピックごとなど、整理しておくと、必要なときに情報が取り出しやすくなるでしょう。

社内の情報収集をするときの注意点

ここでは、社内の情報収集をするときの注意点について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ツールを活用して効率化を図る

社内の情報収集をするときの注意点の1つ目は、ツールを活用して効率化を図ることです。

文書管理システムや社内Wikiを利用することで、情報の一元管理が可能となり、情報収集の効率が大幅に向上します。例えば、文書管理システムは、社内の文書をデジタル化し、検索可能な状態で保存していきます。必要な文書を迅速に検索・取得できるため、情報収集にかかる時間の短縮が見込めます。

クラウドツールであればリアルタイムで更新できるため、常に最新の情報を全従業員が共有できるのもメリットです。

個人情報や機密情報は慎重に取り扱う

社内の情報収集をするときの注意点の2つ目は、個人情報や機密情報は慎重に取り扱うことです。

情報整理の過程で、機密性が高い情報や個人情報は、取り扱わない方が良い場合があります。情報が外部に漏れると、顧客や従業員のプライバシーが侵害されるだけでなく、企業の信用も下がりかねません。複数人で社内情報を管理する場合は、事前に「個人情報や社外秘の機密情報は取り扱わない」といったルールを設定しておきましょう。

社外に情報開示してよいか確認を取る

社内の情報収集をするときの注意点の3つ目は、社外に情報開示してよいか確認を取ることです。

市場や業界にインパクトを与えるような社内情報を手に入れた場合でも、すぐに発信するのは避けましょう。社内で何気なく会話に出た内容であっても、顧客や従業員個人に関わる機密情報や、まだ未確定な情報である可能性があるためです。

不用意にSNSや自社サイトで情報を発信すると、自社のイメージ低下を招いてしまいます。社外に発信する前に、収集した情報は社外に開示可能かどうか、関係者に必ず確認を取りましょう。情報の性質を踏まえて、公開の可否やタイミングを確認しておくことをおすすめします。

社内の情報収集に役立つツール5選

ここでは、社内の情報収集に役立つツールについて、以下の5点を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議機能を搭載したオールインワンのコミュニケーションプラットフォームです。CrewWorks内で情報を一元管理でき、必要な情報に迅速にアクセスできます。各機能が連携しているため、情報共有やコミュニケーションがスムーズに行えるのも魅力です。

CrewWorksの特長

1. ビジネスチャット・タスク管理・Web会議を搭載したオールインワンツール
2. 直感的な操作性で誰でも簡単に使えるインターフェース
3. 情報が一元管理され、効率的な情報共有が可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

MicrosoftTeams

Microsoft Teamsは、ビデオ会議やファイル共有などの機能を備えたコミュニケーションツールです。チャットや会議の履歴、共有ファイルがすべて一箇所に集約されるため、必要な情報に素早くアクセスできます。AI機能を使えば、会議メモの自動生成やタスク管理が効率的に行えます。

Microsoft Teamsの特長

1. ビデオ会議・チャット・通話が行えるオールインワンツール
2. AI機能により、会議メモの自動生成が可能
3. 柔軟なプランで、企業のさまざまなニーズに対応

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Slack

Slackは、チームコミュニケーションを円滑にするプラットフォームです。ファイル共有機能も備わっているため、Slack内で情報を一元管理できます。必要な情報を素早く検索・共有でき、部門間や拠点間のコミュニケーションが円滑になります。また、生成AIを活用して定型文のタスクを自動化できるため、業務効率化にも役立つでしょう。

Slackの特長

1. ファイル保存と共有、PDF編集、電子署名などの機能を一元管理
2. シームレスなチーム連携を実現し、リアルタイムコラボレーションが可能
3. ファイル復元やパスワード保護などのセキュリティ機能

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp

DropboxBusiness

Dropbox Businessは、ファイルの保存と共有など、多機能を一元管理できるプラットフォームです。チーム全体で3TB以上のストレージを利用でき、パスワード保護などのセキュリティ機能も充実しています。ファイルエンゲージメントの追跡や電子署名機能を活用すれば、情報の整理や業務の効率化が図れるでしょう。

Dropbox Businessの特長

1. 情報を一元管理でき、必要な情報に迅速にアクセス可能
2. ファイルの共有や編集が容易
3. PDF編集・電子署名などの機能を搭載

詳細はこちら: https://www.dropbox.com/ja/business

Notion

Notionは、ドキュメント・プロジェクト管理・Wiki・カレンダーなどを一元化したオールインワンの生産性向上ツールです。AI機能を活用して情報を整理し、チームのコラボレーションを強化します。ドラッグ＆ドロップで使いやすくカスタマイズ性が高いため、個々のニーズに合わせて柔軟に対応できます。

Notionの特長

1. データを一箇所で効率的に扱えるオールインワンツール
2. 定型タスクを自動化するAI機能
3. さまざまなニーズに柔軟に対応可能な柔軟性

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp/product

社内の情報収集が効率化するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス紹介資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、社内の情報収集をするときの手段・情報収集する手順・役立つツールを紹介しました。情報収集の手段には、社内会議や社内アンケートの実施といった方法があります。

情報収集に役立つツール、文書管理システムや社内SNSなども、目的に応じて選択し、社内の情報収集を効率的に行いましょう。本記事で紹介したツールの中から、自社にあったものを選んでみてください。

おすすめの社内の情報収集に役立つツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議機能を搭載したオールインワンのコミュニケーションプラットフォームです。CrewWorks内で情報を一元管理でき、必要な情報に迅速にアクセスできます。各機能が連携しているため、情報共有やコミュニケーションがスムーズに行えるのも魅力です。

CrewWorksの特長

1. ビジネスチャット・タスク管理・Web会議を搭載したオールインワンツール
2. 直感的な操作性で誰でも簡単に使えるインターフェース
3. 情報が一元管理され、効率的な情報共有が可能

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