部内で情報共有する重要性

ここでは、部内で情報共有する重要性について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の効率化向上

部内で情報共有する重要性の1つ目は、業務の効率化向上です。

情報共有により従業員が皆、業務に必要な知識や業務効率化に役立つ知識を共有できれば、部署だけでなく、社内全体の業務効率化が可能になります。

例えば、新商品の情報や顧客対応マニュアルなどを社内で共有すれば、関係者全員が同じ情報を参照しながら、業務を進行できます。

これにより、従業員誰もが一定以上の業務を遂行でき、トラブルが発生してもスムーズに対応できるでしょう。

その結果業務を効率化し、生産性アップも期待できます。

関連記事：業務効率化ツールとは？おすすめツール7選・種類・選び方を解説

業務属人化の防止

部内で情報共有する重要性の2つ目は、業務属人化の防止です。

特定の従業員しかもっていない知識やノウハウは、その従業員が会社を辞めると失われてしまうでしょう。

ある業務を行うために必要な知識やノウハウを一部の従業員しか知らない場合は、その従業員がいなくなると業務進行に影響が出てしまいます。

情報共有を徹底していれば、誰でも業務に必要な知識やノウハウを参照できるため、業務属人化を防止でき、チームの一員が不在のときでも業務遂行に支障をきたすことはないでしょう。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

企業の信頼性向上

部内で情報共有する重要性の3つ目は、企業の信頼性向上です。

情報共有が徹底していれば、顧客から問合せがあっても、必要な情報を迅速に探し出し、適切に対応できます。

問合せに対して早く的確な対応を行えれば、顧客はその会社に好印象をもつでしょう。

情報共有を促進することで、顧客満足度や信頼性を高め、企業のイメージアップに貢献できるのです。

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部内の情報共有が阻害される要因

ここでは、部内の情報共有が阻害される要因について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

従業員が情報共有に消極的

部内の情報共有が阻害される要因の1つ目は、従業員が情報共有に消極的な場合です。

中には、情報共有を手間と思う従業員や、自分のノウハウや成果を独占したいと考える従業員もいるかもしれません。

情報共有を評価するシステムなど、従業員が情報共有に積極的になれる工夫が必要です。

関連記事：情報共有不足はなぜ起こる？原因と解決するためのツール5選

情報共有の仕組みが不十分

部内の情報共有が阻害される要因の2つ目は、情報共有の仕組み自体が不十分な場合です。

部内で情報共有の仕組みが整っていなければ、情報を共有しようと思っても、他の従業員は情報にうまくアクセスできません。

せっかく共有しようとする情報も、それでは十分に活かせません。 情報共有の阻害要因を洗い出し、誰でも簡単に情報にアクセスできるようにシステムを構築しましょう。

部内で情報共有の文化を定着させる流れ

ここでは、部内で情報共有の文化を定着させる流れについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有の目的を決定

部内で情報共有の文化を定着させる流れの1つ目は、情報共有の目的を決定することです。

情報共有の目的を明確にすることで、従業員の成長や会社の目標達成にとって有益な情報が集めやすくなります。

例えば「売上向上のために情報共有を行いたい」と目的を定めることで、その目的に沿った情報が集めやすくなるでしょう。

目的を決める際は、従業員一人ひとりの課題を把握することが重要です。アンケートや面談を通して、それぞれの従業員が抱えている課題を具体的に理解すれば、そこから情報共有の目的が見えてきます。

そのような手段を通じて、会社の方針と情報共有の目的が合致しているか確認しましょう。

関連記事：情報共有の目的は？不明瞭な場合起こりうる問題や達成のコツも解説

情報の蓄積

部内で情報共有の文化を定着させる流れの2つ目は、情報の蓄積です。

社内での情報共有を取りこぼしなく行うには、メールやチャットに加えて共有ファイルや定例ミーティングなどを活用するとよいでしょう。

様々な手段を用いて、整理して情報を蓄積することで、自社業務に役立つ情報が徐々に蓄積されていきます。

関連記事：ノウハウを蓄積して業務に活用！役立つツールの種類は？

情報共有を継続的に求める

部内で情報共有の文化を定着させる流れの3つ目は、情報共有を継続的に求めることです。

情報共有のルールを定めても、全ての従業員がすぐそのルールに従って情報共有してくれるとは限りません。自分のノウハウを共有することに抵抗を感じる従業員もいるでしょう。

そのため、マネージャーが従業員に情報共有を継続的に求めて、情報共有の文化を作っていきましょう。

共有した情報を活用できているか点検

部内で情報共有の文化を定着させる流れの4つ目は、共有した情報を活用できているか点検することです。

情報共有をしても、その情報が実際に活用されていなければ意味がありません。そこで、情報共有の定着を図るため、共有した情報が業務に活かされているか定期的に確認しましょう。

業務の様子を観察したり簡単なテストを実施したりすることで、従業員の理解度や課題を把握できます。そこから、より効果的な情報共有の仕組みを構築できます。

部内で情報共有を行う方法

ここでは、部内で情報共有を行う方法について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Excel・Googleスプレッドシート

部内で情報共有を行う方法の1つ目は、Excel（エクセル）・Googleスプレッドシートです。

Excel・Googleスプレッドシートなどの表計算ソフトを用いることで、顧客情報やトラブル対応履歴など様々な情報を容易に一元管理できます。

特にGoogleスプレッドシートは、Web上において複数の人で同時編集できるため、リアルタイムで情報共有したい場合にもおすすめです。

ただし、スプレッドシートが増えすぎると管理がはん雑になるため、ファイルの整理やURLリストの作成など、適切な管理方法を検討しなければなりません。

ミーティング

部内で情報共有を行う方法の2つ目は、ミーティングです。

各部署などで定期的な社内ミーティングを行うことで、チームメンバー間のコミュニケーションを促進し、メンバーが経験した事例や顧客等の情報を交換できます。

対面だけでなく、Web会議やチャットツールを活用すればより多くの従業員が参加しやすくなるでしょう。これにより、組織全体のレベルアップにつながります。

情報共有ツール

部内で情報共有を行う方法の3つ目は、情報共有ツールです。

情報共有ツールを活用することで、メールなど従来の情報共有方法よりも迅速かつ効率的に情報共有が可能になります。

スケジュール管理・顧客情報管理・チャットなど多機能な情報共有ツールがあるため、うまく使いこなせばより情報共有を効率化できるでしょう。

例えば、社内報をツールで作成・共有すれば全社的な情報伝達や企業文化醸成に寄与します。

関連記事：情報共有ツールのおすすめ12選を紹介！比較ポイントも解説

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部内で情報共有を行うポイント

ここでは、部内で情報共有を行うポイントについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有の目的を周知徹底

部内で情報共有を行うポイントの1つ目は、情報共有の目的を周知徹底することです。

情報共有の目的が明確でないと、従業員は進んで情報共有を行う気にならないかもしれません。大切なことは、事前に情報共有の目的を明確化し、それを繰り返し従業員に伝えることです。

そうすれば、情報共有の文化が定着していきます。

情報共有の目的は以下に示すとおり複数考えられるため、複数の目的を設定してもよいでしょう。

まずはスモールスタート

部内で情報共有を行うポイントの2つ目は、まずはスモールスタートで始めることです。

いきなり全社的に新たな情報共有システムを導入すると、社内の業務フローが大きく変わってしまい、混乱を招きかねません。

まずは、一部のチームや仕事内容に絞って、スモールスタートで情報共有を始めた方がよいでしょう。

そうすれば混乱を最小限に抑えられるだけでなく、試行錯誤で自社にとって最適な情報共有方法を確立できます。

複雑すぎない仕組み・ツールの活用

部内で情報共有を行うポイントの3つ目は、複雑すぎない仕組み・ツールの活用です。

いくら多機能な仕組み・ツールでも複雑すぎると、従業員が使いこなせず、部内情報共有の役に立ちません。

何よりも、操作がシンプルで使いやすいツールがおすすめです。また、以下のポイントも確認しておくとよいでしょう。

関連記事：情報共有を効率化するコツ！仕組みの作り方やツールの選び方も解説

まとめ

今回は、部内で情報共有する重要性や方法などを解説しました。

部内の情報共有を促進することで、業務の効率化向上や企業の信頼性向上などが期待できます。

ただし、従業員が情報共有に消極的な場合や、情報共有の仕組みが不十分な場合は、思うように情報共有が進められない恐れもあるでしょう。

部内で情報共有を定着させるには、情報共有の目的を決定してから情報活用の状況を点検するまで、適切に行う必要があります。

部内に情報共有の目的を周知し、スモールスタートで徐々に情報共有の体制を作っていきましょう。

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