情報共有

2026/2/25
[更新日] 2026/2/25

情報共有だけの会議はもう卒業！終わらせる方法を紹介

「情報共有だけの会議」に時間を奪われていませんか？結論から言うと、その会議は多くの場合、やらなくてもいいものです。
本来の会議は意思決定や議論のための場なのに、資料読み合わせや状況報告だけで終わってしまい、生産性が上がらない、そんな悩みを抱える担当者は少なくありません。

本記事では、情報共有だけの会議の特徴とデメリット・必要な場面と不要な場面・終わらせるための方法まで分かりやすく解説します。
おすすめツールについても紹介していますので、会議のムダを減らして従業員が集中できる環境を整えたい方はぜひ最後までご覧ください。

【目次】

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情報共有だけの会議とは

ここでは、情報共有だけの会議とは何かについて、以下の3点を解説します。

情報共有だけで終わる会議の特徴
情報共有だけの会議例
本来の会議目的

1つずつ見ていきましょう。

情報共有だけで終わる会議の特徴

情報共有だけで終わる会議とは、一方向の情報伝達を目的とする場のことです。

本来の会議は、意見交換や意思決定、課題解決など、参加者全員で考える時間であるべきですが、このタイプの会議では話し合いがほとんど発生しません。

担当者が順番に状況を説明し、他の参加者は受け取るだけの構図になりやすいため、会議の生産性が低く、時間だけが消費されてしまうのが特徴です。

また、メールやドキュメント共有、チャットツールで済む内容も多く、わざわざ会議の枠を取る必要がないケースも少なくありません。

情報共有だけで終わる会議は、多くの企業で無意識に積み重なり、働き方の効率を下げる原因となっています。

情報共有だけの会議例

情報共有だけの会議には、企業内で日常的に行われているさまざまなパターンがあります。

例えば、朝礼ではその日の業務予定や全社的な注意事項の共有が中心で、議論が発生することはほとんどありません。週次・月次の定例会議でも、売上報告や各部署のKPI確認など、事実を並べるだけで終わるケースが多いです。

さらに、プロジェクト進捗報告会では各担当者が自分のタスク状況を発表するだけで、問題点の深掘りや意思決定に進まないこともあります。営業会議も数字の読み上げで時間が過ぎがちです。

加えて、部門横断の連絡会議では、部署間の施策共有が目的となるため、参加者が「聞くだけ」になりやすいのが特徴です。これらはいずれも、生産的な議論や意思決定が伴わない情報共有だけの会議の典型例です。

本来の会議目的

本来の会議の目的は、複数のメンバーが集まることで個人では出せない判断や行動を生み出すことにあります。

会議とは、参加者それぞれの知見や視点を持ち寄り、課題の解決策を検討したり、重要な意思決定を行ったりする協働の場です。

つまり、本来会議に集まる理由は「伝えるため」ではなく、行動・判断・解決のために集まるという点が核心です。しかし、実際には報告の読み上げで終わってしまい、議論や意思決定に進まないケースが少なくありません。

本来の会議目的に立ち返ることで、会議が価値を生む時間に変わり、組織全体の生産性向上にもつながります。

情報共有だけの会議のデメリット

ここでは、情報共有だけの会議のデメリットについて、以下の4点を解説します。

意思決定がない
会議が活性化しない
生産性が低下する
参加者のモチベーションが低下する

1つずつ見ていきましょう。

意思決定がない

情報共有だけの会議のデメリットの1つ目は、意思決定がないことです。

情報共有が中心の会議では、各担当者が報告を読み上げるだけで議論が深まらず、何を決めるべきかも明確にならないまま終了してしまうことが多々あります。意思決定が行われない会議が続くと、プロジェクトの停滞や対応の遅れが発生し、組織全体のスピード感が落ちるでしょう。

また、「結局何が決まったのか」「次に何をすればいいのか」が不明確になり、メンバーが動き出せない状態に陥ることもあります。こうした結論のない会議は、参加者の集中力やモチベーションを下げ、会議に対する不信感を生み出す原因に繋がります。

会議が活性化しない

情報共有だけの会議のデメリットの2つ目は、会議が活性化しないことです。

報告の読み上げが中心となる会議では、発言者は限られ、その他の参加者はただ聞くだけになりがちです。自分が話す機会がほとんどないため、会議への主体性や当事者意識が薄れ、意見やアイデアが出にくい環境になってしまいます。

このような状況が続くと、会議そのものの価値が感じられず、「参加する意味がない」「ただ時間を取られているだけ」というネガティブな意識が強まります。結果として、参加者の集中力も低下し、議論が深まらないまま予定時間だけが消化されるでしょう。

さらに、受け身が前提になった会議では、問題点の共有や改善策の提案も出づらく、組織全体の課題解決力が弱まります。

本来、複数のメンバーが集まる場は相乗効果によって新たな気づきや判断が生まれるはずですが、情報伝達だけに終始する会議ではその効果を得られません。参加者が受け身になり会議が活性化しないことは、組織の生産性を大きく下げる要因となるのです。

生産性が低下する

情報共有だけの会議のデメリットの3つ目は、生産性が低下することです。

情報共有だけの会議が続くと、業務時間を圧迫し、生産性が大きく低下するという問題が発生します。本来、メールやチャット、共有ドキュメントで十分に伝えられる内容でも、わざわざ会議の枠を取り、複数人の時間を拘束してしまうため、コストが非常に大きくなります。

さらに、報告の読み上げだけで終わる会議は意思決定や課題解決につながらないため、参加しても業務が前に進まず、担当者の作業時間を奪うだけになりがちです。

その結果、重要な業務が後回しになったり、調整作業が増えたりと、組織全体のスピードが落ちてしまいます。

こうした非効率な会議が積み重なることで、本来生み出すべき成果が出しにくくなり、生産性の低下につながるのです。

参加者のモチベーションが低下する

情報共有だけの会議のデメリットの4つ目は、参加者のモチベーションが低下することです。

報告の読み上げや進捗確認だけで終わる会議では、参加者が意見を出す場面が少なく、「参加しても意味がない」「時間を取られているだけ」と感じやすくなるでしょう。

また、意思決定や議論につながらない会議は成果が見えにくく、達成感も得られないため、会議そのものへの期待値が下がっていきます。その結果、参加者は受け身になり、集中力が切れたり、会議中に別の作業をしてしまうなど、生産性も低下してしまいます。

こうした悪循環が続くことで、会議だけでなく業務全体に対するモチベーション低下にもつながる可能性があるのです。

「情報共有だけの会議」が必要な場面と不要な場面

ここでは、「情報共有だけの会議」が必要な場面と不要な場面を解説します。

必要な場面
不要な場面

1つずつ見ていきましょう。

必要な場面

前述した通り「情報共有だけの会議」はデメリットが多いため基本的には減らすべきですが、必要な場面もあります。

まず、複数の部署や関係者が関わり、組織間の意思決定が必要な場合には、同じ情報をリアルタイムで共有しながら方向性をすり合わせる会議が有効です。

また、共有内容が抽象的で文章だけでは誤解が生じやすいケースでは、言葉の補足や質疑応答をその場で行う必要があるため、会議形式で共有するのが適しています。対面やオンラインで表情・反応を確認しながら説明できることで、共通理解の精度が高まるからです。

さらに、システム障害や顧客クレーム対応など、緊急性の高い事案が発生した時には、迅速に状況を共有し、直ちに対応方針を固める必要があります。

「情報共有だけの会議」は不要な時間を生む一方、判断スピードや認識統一が求められる状況では欠かせない役割を担うこともあります。

不要な場面

「情報共有だけの会議」が不要な場面として代表的なのは、数値や進捗など、確認だけで済む情報です。

これらはメール・チャット・ダッシュボード・共有ドキュメントなどで十分に伝達でき、わざわざ複数人を集める必要はありません。また、特定のメンバーだけが関係する内容であれば、関係者同士で直接共有すればよく、全体会議で共有しても時間のムダになるだけでしょう。

さらに、資料や議事録の内容をそのまま読み上げるような“文書の読み上げ”に終始する会議も、会議形式で行う意味はほぼありません。文面で伝わる内容はドキュメントを共有すれば済むため、会議時間の圧縮が可能です。

確認だけで完結する情報・関係者が限定される内容・読み上げで終わる共有は、会議ではなく非同期コミュニケーションに置き換えることで、生産性を大きく向上させることができます。

関連記事：無料で使える情報共有アプリ6選！タイプ・目的別に紹介

情報共有だけの会議を終わらせる方法

ここでは、情報共有だけの会議を終わらせる方法について、以下の7点を解説します。

会議のゴール設定
事前共有
対象者の見直し
会議のゴール共有
アイデア出し
振り返りの徹底
ツール活用

1つずつ見ていきましょう。

会議のゴール設定

情報共有だけの会議を終わらせる方法の1つ目は、会議のゴール設定です。

多くの会議が報告の読み上げで終わってしまう原因は、「この会議で何を決めるのか」「どのような成果を持ち帰るのか」が曖昧なまま始まることにあります。そこで有効なのが、会議開始時に目的とゴールを全員に共有することです。

例えば、「今期の施策を3つに絞り込む」「顧客対応の改善策を決定する」「課題の原因を特定し、次のアクションを明確にする」といった具体的なゴールを提示することで、参加者は聞くだけではなく考える・提案する姿勢に変わります。

結果として、会議中の議論が自然と活性化し、報告に流されず本題に集中できるようになるでしょう。

関連記事：会議前にはアジェンダを用意！必要な理由や作成ポイントも解説

事前共有

情報共有だけの会議を終わらせる方法の2つ目は、事前共有です。

会議が報告中心になってしまう大きな原因は、参加者がその場で初めて資料に目を通したり、状況を知ったりするところから始まるため、本題に入る前の説明時間が長くなってしまう点にあります。

そこで、会議前に資料・数値・論点を共有し、最低限の背景理解を整えておくことで、会議本番では説明ではなく議論に時間を使えるようになります。

また、参加者が事前に内容を把握していれば、「この点を深掘りしたい」「ここは意思決定が必要だ」といった論点を考えた上で参加できるため、受け身ではなく主体的な会議参加が期待できます。

事前共有は準備工数がかかるように見えますが、参加者全員が意思決定に向けた会議に集中できるうえ、会議時間が大幅に短縮されるため、生産性を高めるうえでも非常に効果的な方法です。

対象者の見直し

情報共有だけの会議を終わらせる方法の3つ目は、対象者の見直しです。

会議が非効率になる大きな理由のひとつは、「とりあえず全員参加」の慣習によって、関係の薄いメンバーまで招集されてしまうことです。関係者が多すぎる会議は、発言の機会が限られ、議論が散漫になりやすく、意思決定まで時間がかかる原因にもなります。

そこで重要なのが、必要なメンバーだけに絞って招集することです。意思決定や議論に直接関わる担当者だけが参加すれば、無駄な説明も減り、会議がコンパクトかつスピーディに進行します。

また、関係のないメンバーが「聞くだけ」「関係ないけれどとりあえず参加」という状況も解消され、全員が主体性を持って関わる会議に変わります。

さらに、対象者を絞ることで、非参加者は自分の業務に集中でき、生産性向上にもつながります。会議の質を高め、情報共有だけの会議をなくすためには、「誰が本当に必要なのか」を見直すことが効果的です。

会議のゴール共有

情報共有だけの会議を終わらせる方法の4つ目は、会議のゴール共有です。

多くの会議が報告中心になってしまう理由は、会議の目的や到達すべきゴールが曖昧なまま、なんとなく始まってしまうことにあります。その結果、説明が長引き、議論が深まらず、意思決定まで至らないただの共有の場になってしまうのです。

そこで有効なのが、会議の冒頭で「この会議のゴールは何か」を全員に明確に伝えることです。例えば、「次の施策を3つに絞る」「顧客対応の改善策を決定する」「ボトルネックを特定する」など、具体的で測定可能なゴールを提示すると、参加者全員が同じ方向を向いた状態で議論に臨めます。

ゴールが共有されていると、発言が目的に沿って整理され、脱線が少なくなるため、会議の進行もスムーズになります。

また、参加者は聞くだけではなく考える・判断する姿勢に切り替わり、会議の生産性が格段に向上するでしょう。

アイデア出し

情報共有だけの会議を終わらせる方法の5つ目は、アイデア出しです。

会議が報告や連絡だけで終わってしまう原因は、議論や発想のための時間がまったく設計されていないことにあります。そこで、会議ではまず報告・連絡は必要最小限に絞り、短時間で済ませるルールを徹底します。

そのうえで、「課題の解決策を考える」「次の施策を提案する」「改善ポイントを出し合う」といったアイデア出しの時間をしっかり確保することで、会議の主軸が共有から創造・判断へとシフトします。

アイデア出しの時間を設けることで、参加者は受け身ではなく積極的に思考する姿勢に変わり、会議の活性化にもつながります。

さらに、メンバーの視点や知見が集まり、個人では出せない発想や解決策が生まれやすくなるため、会議の価値は大きく向上するでしょう。

関連記事：アイデア出しが楽になる！おすすめツール8選と手法を紹介

関連記事：ビジネスアイデアを壁打ちで整理！ポイントも併せて解説

振り返りの徹底

情報共有だけの会議を終わらせる方法の6つ目は、振り返りの徹底です。

会議が報告の読み上げで終わってしまう背景には、「何が良かったのか」「改善点はどこか」を見直す仕組みがないことが大きく影響しています。そこで有効なのが、ツールを活用して会議の開催状況や振り返りを行いやすくすることです。

例えば、議事録ツールやプロジェクト管理ツールを用いて、毎回の会議の目的・議題・決定事項・次のアクションを記録すると、会議の質を可視化できます。

さらに、会議後に簡単なアンケートや評価フォームを共有すれば、「報告が多すぎた」「意思決定が不十分だった」などの課題がすぐに明らかになり、改善につなげやすくなります。

ツールを活用することで、会議のダラダラ化や惰性開催を防ぎ、必要な会議・不要な会議の判断も行いやすくなります。さらに、会議がより目的志向になり、情報共有だけの会議を確実に減らす仕組みを組織全体で整えられるでしょう。

ツール活用

情報共有だけの会議を終わらせる方法の7つ目は、ツール活用です。

会議が報告中心になってしまう背景には、開催目的が曖昧、振り返りが行われず改善されないといった問題があります。そこで、議事録ツールやプロジェクト管理ツール、会議評価フォームなどを活用することで、会議の開催・進行・振り返りを可視化しやすくなります。

例えば、会議前にアジェンダを共有できるツールを使えば、参加者が事前に論点を把握でき、当日は議論・意思決定に集中できます。

また、会議中の決定事項やアクションアイテムをリアルタイムに記録できるツールを使うことで、共有漏れや認識ズレを防ぎ、生産性の高い進行が可能となるのです。

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