議事録の要約を作成する方法！質を上げる方法と役立つツール5選

議事録の要約が必要な理由

議事録の要約が必要な理由は、会議内容をより効率的かつ正確に関係者へ共有し、情報伝達の質を高めるためです。

会議では多くの発言や意見が飛び交いますが、実際に重要なのは「何が決まり、誰が何をするのか」といった要点です。

全文の議事録では必要な情報を探すのに時間がかかり、関係者の理解にもばらつきが出ることも珍しくありません。 要約された議事録があれば、重要なポイントを短時間で把握でき、意思決定のスピードも向上します。

また、後日の確認時にも活用しやすく、認識の齟齬を防ぐのにも有効です。限られた時間とリソースの中で業務を円滑に進めるためには、要点を整理した議事録は欠かせません。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

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議事録の要約を作成する3つのステップ

ここでは、議事録の要約を作成する3つのステップについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

会議前にアジェンダを確認して準備する

議事録の要約を作成する3つのステップの1つ目は、会議前にアジェンダを確認して準備することです。

事前にアジェンダを把握することで、どのような議題が話し合われるかが理解でき、重要なポイントの取りこぼしを防げます。

また、過去の会議の議事録を確認し、継続的な課題や前回からの進捗状況を把握しておくことも大切です。

テンプレートを用意して、議題ごとに記録欄を設けておけば、会議中に記録する作業を効率化できるでしょう。

関連記事：会議前にはアジェンダを用意！必要な理由や作成ポイントも解説

会議中に記録する

議事録の要約を作成する3つのステップの2つ目は、会議中に記録することです。

すべての発言を記録するのではなく、決定事項・課題・次回アクション・期限などの重要な要素に焦点を当てます。このとき、発言者の名前と役職、賛成・反対の意見、最終的な結論を明確に記録することが重要です。

また、数値や固有名詞は正確に記録し、後から確認が必要な事項については、その場で確認を取るか、確認事項として記載しておきましょう。

関連記事：議事録を作成しているときにメモが追いつかない！その要因と対処法を解説

会議後に要約をまとめる

議事録の要約を作成する3つのステップの3つ目は、会議後に要約をまとめることです。

会議終了後は記憶が新鮮なうちに、できるだけ早く要約作業を開始します。まず、記録した内容を整理し、議題ごとに分類します。次に、決定事項と対応事項を明確に分け、担当者と期限を併記します。

最後に、参加者に確認を取り、必要に応じて修正を行いましょう。要約が完成したら、関係者全員に迅速に共有することも大切です。情報の行き違いを防ぎ、業務のスピードと精度を高められます。

関連記事：【保存版】議事録を共有する手段5選！おすすめツールと注意点も解説

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議事録の要約で起こりやすいトラブル

ここでは、議事録の要約で起こりやすいトラブルについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メモがうまく取れずまとめに時間がかかる

議事録の要約で起こりやすいトラブルの1つ目は、メモがうまく取れずまとめに時間がかかることです。

会議の進行速度についていけず、重要な発言を聞き逃してしまうケースがあります。また、手書きのメモが読み返せずに苦労したり、タイピング速度が追いつかずに内容が断片的になることもあるでしょう。

会議後の要約作業に予想以上の時間がかかり、他の業務に支障をきたす場合も珍しくありません。録音機能を活用したり、略語を使うなどして、効率的にメモを取ることが大切です。

関連記事：議事録作成にかかる時間は平均320時間/年！？時間がかかる要因と改善策を解説

要点がうまく抽出できない

議事録の要約で起こりやすいトラブルの2つ目は、要点がうまく抽出できないことです。

会議ではさまざまな話題が展開されるため、何が重要で何が補足情報なのかを判断するのは容易ではありません。議論の流れに気を取られて、最終的な結論や決定事項を見失ってしまうことがあります。

また、専門用語や複雑な内容について十分な理解がないまま記録してしまい、後から内容を正確に要約できないという問題も発生します。

要点を抽出するには、事前準備と会議の構造を理解しておくことが大切です。要点の精度を向上させることで、要約の質を高められるでしょう。

関連記事：議事録作成がしんどいのはなぜ？原因とラクになるコツを徹底解説！

読みにくい文章になってしまう

議事録の要約で起こりやすいトラブルの3つ目は、読みにくい文章になってしまうことです。

会議中の発言をそのまま転記すると、話し言葉特有の冗長な表現や重複が含まれ、読み手にとって理解しにくい文章になります。

また、時系列に沿って記録した内容をそのまま要約に反映すると、論理的な構成になっていない場合があります。

さらに、専門用語の説明が不足していたり、前後の文脈が不明確だったりすると、後から読み返したときに内容を理解できない事態が発生します。読み手を意識した分かりやすい文章構成を心がけることが大切です。

関連記事：議事録の書き方を3ステップで解説！目的と分かりやすく書くコツも紹介

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議事録要約の質を上げるためのコツ

ここでは、議事録要約の質を上げるためのコツについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

誰が読んでも理解できるように書く

議事録要約の質を上げるためのコツの1つ目は、誰が読んでも理解できるように書くことです。

会議に参加していない人でも内容が分かるよう、前提条件や背景情報を適切に含めることが重要です。

専門用語を使用するときには、初出し時に簡潔な説明を併記し、読み手が理解しやすいようにしましょう。

また、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して記載することで、情報の漏れを防ぐことが可能です。文体は統一し、簡潔で明確な表現を心がけることで、読みやすい要約が完成します。

関連記事：もう悩まない！議事録作成が苦手な人向けの簡単克服法＆最強ツール6選

構成やレイアウトを見やすくする

議事録要約の質を上げるためのコツの2つ目は、構成やレイアウトを見やすくすることです。

議題ごとに明確な見出しを設け、決定事項と対応事項を視覚的に区別できるよう、フォントの太字や色分けを活用します。

箇条書きや番号付きリストを効果的に使用し、情報の階層構造を明確にしておくことも大切です。

また、最も重要な決定事項や対応事項を冒頭に記載するなど、重要度に応じて情報を配置することで、読み手が迅速に必要な情報を把握しやすくなります。

加えて、適切な余白と行間を設け、視認性を向上させる工夫も取り入れましょう。

関連記事：議事録の基本を解説！社内会議から法定の様式まで押さえておくべきポイントを紹介

書き終えた後に読み直す

議事録要約の質を上げるためのコツの3つ目は、書き終えた後に読み直すことです。

要約が完成したのち、時間を置いてから客観的な視点で内容を見直すことが重要です。事実関係の正確性、日付や担当者名の確認、専門用語の統一性をチェックしていきます。

また、文章の流れや論理性を確認し、読み手の立場で理解しやすいかを検証することも大切です。可能であれば、会議の参加者に事前確認を依頼し、記載内容に誤りがないかを確認してもらいましょう。

また、印刷して紙面で確認するのも方法の1つです。画面では気付かない問題点を発見できる場合があります。

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議事録の要約に役立つツール5選

ここでは、議事録の要約に役立つツール5選について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

「CrewWorks（クルーワークス）」は、ビジネスに必要な機能が一つにまとまったオールインワンのクラウド型ビジネスコミュニケーションツールです。Web会議機能に生成AI機能が追加され、文字起こしと議事録作成が可能になりました。議事録の内容も、チャットやファイル内容と共にナレッジとして活用できます。

CrewWorksの特長

1. 対面会議でも、話者識別が可能
2. 会議内容の編集、議事録の出力が可能
3. 文字起こし・議事録の内容をAIアシスタントで利用できる

詳細はこちら: https://crewworks.net/

AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は、人工知能を活用した自動議事録作成ツールです。音声認識技術により会議内容をリアルタイムでテキスト化し、重要なポイントを自動的に抽出して要約を生成します。発言者の識別機能もあるため、誰が何を発言したかを明確に記録できます。クラウド型サービスのため、場所を選ばずに利用できるのも特徴です。

AI議事録取れる君の特長

1. AI による自動要約機能あり
2. 発言者が識別でき、誰が何を発言したかを把握できる
3. クラウド型でどこからでもアクセスできる

詳細はこちら: https://gijirokukun.com/

Rimo Voice

Rimo Voiceは、音声認識とAI要約機能を組み合わせた議事録作成支援ツールです。複数人の会議でも個別の発言者を識別し、発言内容を正確にテキスト化できるのが強みです。生成された議事録は、議題ごとに自動分類され、重要な決定事項や対応事項が表示されます。スマートフォンアプリもあるため、外出先で会議に参加したいときにも便利に使えます。

Rimo Voiceの特長

1. 高精度な音声認識技術により、会話の内容を正確に文字起こし
2. 発言内容を議題ごとに自動分類し、重要箇所をハイライト表示
3. モバイルアプリでの利用も可能なため、場所を問わず議事録を作成できる

詳細はこちら: https://rimo.app/about/voice

Notta

Nottaは、多言語に対応している議事録作成ツールです。Web会議ツールと連携することで、ZoomやTeamsでの会議内容を自動的に記録できます。生成された議事録は、キーワード検索や時系列での確認が可能で、過去の会議内容を振り返りやすいことも特徴です。要約機能も備えているため、長時間の会議でも要点を素早く把握できるでしょう。

Nottaの特長

1. 音声認識で多言語に対応している
2. ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールと連携し、自動で議事録を作成
3. キーワード検索と時系列表示で、過去の発言や決定事項をすぐに確認できる

詳細はこちら: https://www.notta.ai/

スマート書記

スマート書記は、日本語に特化した高精度な音声認識技術を活用した議事録作成ツールです。方言や専門用語にも対応しており、さまざまな業界の会議で活用できます。音声ファイルのアップロード機能により、録音済みの会議内容も後からテキスト化が可能です。生成された議事録は、Word形式やPDF形式での出力に対応しており、社内の文書管理システムとの連携もスムーズです。

スマート書記の特長

1. 日本語に特化した高精度の音声認識により、発言内容を正確にテキスト化
2. 方言や専門用語にも対応し、多様な業界での活用が可能
3. WordやPDF形式での出力に対応し、既存の業務フローへの組み込みがしやすい

詳細はこちら: https://www.smartshoki.com/

関連記事：議事録作成にもAIが活躍！おすすめアプリ5選も紹介（無料あり）

まとめ

今回は、議事録の要約を効率的に作成する方法と質を向上させるコツ、さらに作業を支援する便利なツールを紹介しました。

議事録の要約は、会議の成果を最大化し、チームの生産性向上に貢献する重要な業務です。

事前準備から会議中の記録、会議後の要約作成まで、各段階でのポイントを押さえることで、質の高い議事録を効率的に作成できるでしょう。

また、AIを活用した音声認識ツールや自動要約機能を持つサービスを適切に活用することで、作業時間の短縮と品質の向上を同時に実現できます。

自社の会議スタイルや業務フローに最適なツールを選択し、議事録作成業務の効率化を図ってみてください。

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