プロジェクト管理を勤怠管理システムで行う方法

勤怠管理システムでは、工数管理機能が使用できるものもあります。工数管理とは、プロジェクトごとに必要な工数を把握し、プロジェクトの進捗状況を把握することで、予算やスケジュールの管理を行うことができる方法です。

勤怠管理システムに工数管理機能がある場合、必要な工程を登録すると、プロジェクトの進捗状況が自動的にグラフとして作成され、類似案件に工数を反映する機能によって、スタッフの負荷率の可視化が可能です。

また、工数管理機能により、手間をかけずに平等な案件の振り分けが行えるなど、プロジェクト管理に役立つ機能が提供されています。

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勤怠管理システムでプロジェクト管理をするメリット

ここでは、勤怠管理でプロジェクト管理をするメリットについて、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

正確な予算管理が可能

勤怠管理でプロジェクト管理をするメリットの1つ目は、正確な予算管理が可能なことです。

理由としては、スタッフの労働時間や業務内容を正確に把握し、プロジェクトに費やされた時間を正確に把握できるからです。時間あたりの人件費や材料費などのコストを正確に計算できるようになり、原価計算がより正確に行えます。これにより、企業はプロジェクトの予算を適切に管理することができます。

また、プロジェクトの予算は、予め決められた範囲内で達成しなければならないものです。勤怠管理と工数管理が一致していると、プロジェクトに費やされた作業時間やコストを正確に把握できるため、予算管理が容易に実現できます。予算の進捗状況を正確に把握でき、予算超過を防ぐことができ利益を確保することが可能になります。

従業員の稼働状況を把握

勤怠管理でプロジェクト管理をするメリットの2つ目は、従業員の稼働状況を把握しやすいことです。

勤怠管理は、従業員が出勤し、退勤する時間や休暇を把握することで、残業も含めた労働時間の管理を行います。このデータをプロジェクトごとに集計することで、従業員の労務状況を把握しやすくなります。例えば、プロジェクトに必要な稼働時間や作業量を算出することができ、適切な人員配置やスケジュール管理、またシフト作成が可能になります。

また、従業員の稼働状況を把握し分析することで、稼働率や生産性を向上させることができます。例えば、稼働率が低い従業員に対しては、スキルアップの機会を与えたり、仕事の配分を見直したりすることで、稼働率を向上させることができます。また、生産性が低い従業員に対しては、作業プロセスの改善や、ツールやシステムの導入などによって、生産性を向上させることができます。

勤務怠慢がないかも勤怠管理と工数管理が一致しているか確認することで判断できるため、正確な勤務管理ができることもメリットです。

管理が効率的

勤怠管理でプロジェクト管理をするメリットの3つ目は、管理が効率的なことです。

勤怠管理と工数管理は、それぞれ独立して行われることが多いです。しかし、両者を一緒に管理することで、管理の効率化が図れます。例えば、勤怠管理と工数管理のデータを同一画面で見比べることができたり、連携・統合することで、管理者は従業員の労働時間とプロジェクトの進捗状況を一度に把握することができます。これにより、プロジェクトの進捗管理や原価計算などの業務がスムーズに進むようになります。

従業員がプロジェクトに費やした時間やコストを正確に把握することで、経費精算の効率化が図れます。勤怠管理と工数管理を一元管理することで、従業員の経費精算の申請や承認がワークフローでスムーズに進むようになります。また、精算後のコスト管理も効率的に行うことができます。

従業員のモチベーション向上

勤怠管理でプロジェクト管理をするメリットの4つ目は、従業員のモチベーション向上です。

勤怠管理と工数管理を連動させることで、従業員がプロジェクトに貢献した時間や成果を可視化することができます。これにより、個人の成果を明確に把握することができます。また、成果を可視化することで達成感を得ることができ、モチベーションの向上につながることがあります。

また、従業員がプロジェクトに貢献した時間や成果を把握することで、報酬制度の改善につながることがあります。例えば、プロジェクトごとに個人の実績を評価し、適正な報酬を与えることで、従業員のモチベーションアップにつながることがあります。

テレワークの促進

勤怠管理でプロジェクト管理をするメリットの5つ目は、テレワークの促進です。

テレワーク環境下では、従業員がオフィスに出勤することがなくなるため、従来の勤怠管理方法では不十分です。しかし、クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、従業員がテレワークを行う際にも、勤怠管理を正確かつ簡単に行うことができます。また、電話やメールなし出勤状況や勤務時間をリアルタイムで把握できるため、プロジェクト管理もテレワークで対応できるようになります。

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プロジェクト管理をするための勤怠管理ツールの選び方

ここでは、勤怠管理でプロジェクト管理をするためのツールの選び方について、以下3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

予算内であるか

ツールの選び方の1つ目は、予算内であるかどうかです。

会社やプロジェクトの予算を決定し、それに沿ったツールを検討していくことが重要です。予算はツールの購入費用・月額費用だけでなく、維持費やサポート費用も考慮する必要があります。

また、予算内で提供されるツールの機能を比較検討します。勤怠管理やプロジェクト管理に必要な基本機能が揃っているか確認しましょう。例えば、タスク管理、進捗管理、コミュニケーション、リソース管理、時間管理などが搭載されたツールかどうか確認しましょう。

目的に合った機能があるか

ツールの選び方の2つ目は、目的に合った機能があるかどうかです。

自社に必要な機能をあらかじめ洗い出してから勤怠管理とプロジェクト管理を統合したツールを導入することは、効率的な選択をするための重要なポイントです。自社の業務フローを理解し、どのような機能が必要なのかを明確にするようにしましょう。これには、従業員や関係者からの意見を集め、現状の課題や改善点を洗い出すと必要な機能が見えてくるはずです。また、自社のセキュリティ要件を満たしているか、スマートフォン対応がされているかも確認すると良いでしょう。

自社の業務やプロジェクトの特性に合わせて柔軟にカスタマイズできるツールを選ぶことで、将来的に自社の成長に合わせて運用することができるため、その点も加味しておくと良いでしょう。

無料トライアル期間で操作性を試せるか

ツールの選び方の3つ目は、無料トライアル期間で操作性を試せるかどうかです。

いきなり有料のツールを導入してしまった場合に、使用する現場の社員が操作しづらいとなってきてしまうと、ツールの使用が定着しないだけでなく、余計な業務負荷がかかってしまうことになります。

無料トライアル期間があるのであれば、PCだけではなくタブレットやスマホアプリの操作性を試してみるようにしましょう。

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まとめ

今回は、勤怠管理でプロジェクト管理を行う方法・メリット・ツールの選び方について詳しく解説しました。プロジェクト管理において勤怠管理を活用する場合、工数管理と一緒に管理できるというメリットがあり、業務の実態を把握しながらプロジェクトの進行を進めることができます。このように、プロジェクト管理において勤怠管理を活用することは、プロジェクトにおける従業員の稼働状況を把握する上でも重要な取り組みであることが分かります。

本記事を参考にして、プロジェクト管理に勤怠管理を活用することを検討してみましょう。