働き方改革

2025/9/10
[更新日] 2025/9/26

「あの人にしかできない仕事」は危険！属人化によるストレスと職場の崩壊リスク

職場で「この仕事はあの人しかできない」といった状況が当たり前になっていませんか。
特定の従業員だけが業務を把握している属人化は、表面上は効率的に見えるものの、実際には組織にさまざまなリスクをもたらします。

生産性の低下だけでなく、チーム全体のモチベーションや職場の健全性を損なう原因にもなるため、早めの対策が欠かせません。

そこで今回は、仕事の属人化がもたらすストレスや弊害、効果的な改善方法を解説します。

【目次】

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仕事の属人化はストレスを招く？そもそも属人化とは

ここでは、仕事の属人化について、以下の2点を解説します。

属人化とは
属人化が起こる原因

1つずつ見ていきましょう。

属人化とは

仕事の属人化とは、業務が特定の個人に依存している状態を指します。

「その人がいなければ業務が回らない」または「品質が大幅に低下してしまう」といった状態のことです。

属人化が起こると、その業務に関する知識やスキル、手順などが個人の中だけに蓄積され、組織に共有されていない状態になってしまいます。

属人化された業務は、一見効率的に思えることもありますが、実際には組織にとって大きなリスクとなります。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

属人化が起こる原因

業務が属人化する背景には、いくつかの原因があります。

担当者が忙しすぎてノウハウや業務フローを他の従業員に共有する時間が取れず、周囲もサポートできない場合、特定の人に業務が集中してしまいます。

また、業務自体が高度で専門知識やスキルが必要だと、特定の担当者しか業務をこなせなくなることがあるでしょう。

また、マニュアルが整備されていない、または情報が古く活用できない状態では、従業員が必要な知識を得られず、結果的に特定の人に依存してしまいます。

加えて、属人化によって「自分しかできない仕事」として社内での優位性を保ちたい、あるいは情報共有よりも目の前の業務を優先した方が評価されやすいなど、従業員にとって標準化のメリットが薄いことも原因の1つです。

複数の原因が重なることで、特定の人だけに業務が依存してしまう属人化が起こります。

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仕事の属人化によって起こるストレスや弊害

ここでは、仕事の属人化によって起こるストレスや弊害について、以下の4点を解説します。

従業員の心身に負担を与える
生産性が低下する
仕事のパフォーマンスが悪化する
特定の従業員が退職すると混乱が起こる

1つずつ見ていきましょう。

従業員の心身に負担を与える

仕事の属人化によって起こるストレスや弊害の1つ目は、従業員の心身に負担を与えることです。

属人化した業務を担当する従業員は、自分が休むと業務が止まってしまうというプレッシャーを常に感じています。そのため、体調が悪くても休みにくく、有給休暇も取得しづらい状況に陥りがちです。

また、何かトラブルが発生したときには、いつでも対応できるよう待機していなければならないこともあり、精神的な負担が大きくなります。

場合によっては、新しいことを学ぶ時間や他の業務に取り組む余裕がなくなり、キャリアアップの機会を失うこともあるでしょう。

このような状況が続くと、ストレスが蓄積し、最終的には心身の健康を害する可能性もあるため、適切な対策を講じる必要があります。

関連記事：キャパオーバーのサインに要注意！仕事の負担を軽減する方法

生産性が低下する

仕事の属人化によって起こるストレスや弊害の2つ目は、生産性が低下することです。

特定の人にしか分からない業務が多いと、その人が不在時に業務が停止してしまい、全体の作業効率が低下します。

また、他の従業員がその業務について質問や相談をしたくても、担当者が忙しい場合には待たされることになり、無駄な時間が発生します。

さらに、属人化された業務では、改善提案や効率化のアイデアが出にくく、業務プロセスの最適化が進みません。

チーム全体で業務を分担できないため、繁忙期には特定の人への負荷が集中し、他のメンバーは手伝うことができずに非効率な状況が生まれます。

このような状況は、組織全体の生産性向上を阻害する重要な要因の1つです。

仕事のパフォーマンスが悪化する

仕事の属人化によって起こるストレスや弊害の3つ目は、仕事のパフォーマンスが悪化することです。

属人化が進むと、業務の品質が特定の個人のスキルや調子に大きく左右されるようになります。その人が疲労やストレスを抱えている時期には、業務の質が低下し、ミスが発生しやすくなります。

また、複数の人がチェックすることで防げるはずのエラーも見逃されがちになり、最終的な成果物の品質に影響を与えることも珍しくありません。

チーム全体で知識を共有し、互いに学び合う機会も減少するため、長期的な競争力の低下につながる恐れもあるでしょう。

特定の従業員が退職すると混乱が起こる

仕事の属人化によって起こるストレスや弊害の4つ目は、特定の従業員が退職すると混乱が起こることです。

属人化された業務を担当していた従業員が急に退職した場合、知識やノウハウがすべて失われてしまいます。後任者は一から業務を覚える必要があり、習得には時間がかかります。

また、顧客対応や重要なプロジェクトが滞ることで、取引先からの信頼失墜や売上への直接的な影響も発生する可能性があります。

さらに、退職者の引き継ぎが不十分だった場合、業務の全体像を把握することすら困難になり、組織全体が混乱状態に陥ることもあるでしょう。

このようなリスクを避けるためには、日頃から業務の標準化と知識の共有を進めておくことが大切です。

関連記事：仕事の引き継ぎあるある7選！克服のポイントも解説

ストレスになりかねない仕事の属人化を改善する方法

ここでは、ストレスになりかねない仕事の属人化を改善する方法について、以下の5点を解説します。

業務の流れを整理する
コミュニケーションを強化する
マニュアルを作成する
定期的に業務の棚卸しとマニュアルの更新をする
ツールを活用する

1つずつ見ていきましょう。

業務の流れを整理する

ストレスになりかねない仕事の属人化を改善する方法の1つ目は、業務の流れを整理することです。

まず、現在の業務プロセスを可視化し、どの部分が属人化されているかを明確にしましょう。

業務のフローチャートや作業手順書を作成し、各ステップで必要な作業内容、判断基準、使用するツールなどを詳細に記録します。

このとき、担当者だけでなく、チーム全体で業務の流れを確認し、改善点や効率化できる部分を洗い出すことが重要です。

また、業務の優先度や緊急度を明確にし、どの業務が他の人でも対応可能かを判断していきます。さらに、複雑な業務については、段階的に分割して複数人で分担できるよう再設計することも効果的です。

業務を整理して属人化を解消し、誰でも対応できる標準化された業務プロセスを構築していくことが大切です。

コミュニケーションを強化する

ストレスになりかねない仕事の属人化を改善する方法の2つ目は、コミュニケーションを強化することです。

定期的なチームミーティングや個別面談を実施し、業務の進捗状況や課題を共有する機会を設けましょう。特に、属人化しがちな業務については、担当者から他のメンバーへの知識共有を積極的に促します。

また、質問しやすい環境を整備し、分からないことがあれば気軽に相談できる雰囲気をつくることも大切です。

メンターやバディ制度を導入して、経験豊富な従業員が、新人や他部署のメンバーをサポートする仕組みも有効です。情報の透明性が向上すれば、属人化の解消が期待できます。

マニュアルを作成する

ストレスになりかねない仕事の属人化を改善する方法の3つ目は、マニュアルを作成することです。

業務の手順や判断基準、注意点などを詳細に記載した包括的なマニュアルを作成しましょう。

マニュアルには、業務の目的や背景、具体的な作業手順、使用するシステムやツールの操作方法、トラブル発生時の対処法などを記載します。

また、文字だけでなく、図解やスクリーンショット、動画なども活用して、視覚的に理解しやすい内容にすることが重要です。

マニュアル作成のときには、実際に業務を担当している人だけでなく、初心者の視点も取り入れて、分かりやすい表現を心がけましょう。

関連記事：社内マニュアルの作成方法！メリット・デメリットと作成時のコツも解説

定期的に業務の棚卸しとマニュアルの更新をする

ストレスになりかねない仕事の属人化を改善する方法の4つ目は、定期的に業務の棚卸しとマニュアルの更新をすることです。

定期的に現状の業務を見直し、マニュアルとの整合性を確認しましょう。月次または四半期ごとに業務の棚卸しを実施し、新たに発生した業務や変更された手順、廃止された業務などを洗い出します。

また、マニュアルの内容が実際の業務と乖離していないか、分かりにくい部分がないかをチェックし、必要に応じて修正や追記を行いましょう。

更新作業は、業務担当者だけでなく、他部署のメンバーや新入社員にも参加してもらうことで、多角的な視点からの改善が可能になります。

さらに、マニュアルの更新履歴を管理し、最新版を常に全員が参照できる環境を整備しておくことも重要です。

ツールを活用する

ストレスになりかねない仕事の属人化を改善する方法の5つ目は、ツールを活用することです。

ナレッジ管理システムや業務管理ツールを導入することで、業務の標準化と情報共有を効率的に進めることができます。マニュアルやノウハウをツール上で一元管理し、誰でも必要な情報にアクセスできる環境を構築しましょう。

また、コミュニケーションツールやチャットツールを導入すれば、質問や相談が気軽にでき、知識の共有が容易に行えます。目的に応じて適切なツールを導入し、効率的な属人化対策を進めましょう。

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CrewWorksの特長