Teamsの会議内容を文字起こし！メリットや操作方法を解説

Teamsで文字起こしを行うメリット

Teamsは、Microsoft社が提供するコミュニケーションツールであり、Web会議機能も搭載されています。

今や多くのビジネスシーンで活用されており、文字起こし機能としてトランスクリプション機能とライブキャプション機能が搭載されています。

また、多くの文字起こしツールとも連携可能で、それらと連携して文字起こしを実行することも可能です。

ここでは、Teamsで文字起こしを行うメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

議事録作成のスピードアップ

Teamsで文字起こしを行うメリットの1つ目は、議事録作成のスピードアップです。

従来どおり手書きメモや会議音声データから、手作業で議事録を作成するには、多くの手間と時間がかかります。

しかし、Teams上で文字起こしデータを作成しておくことで、メモの読み返しや音声の聞き直しがほとんど必要なくなるため、議事録作成のスピードアップが見込めるでしょう。

また、議事録作成自体もツールで自動化すれば、一層のスピードアップが可能です。

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会議の振り返りが容易

Teamsで文字起こしを行うメリットの2つ目は、会議の振り返りが容易であることです。

文字起こしデータがリアルタイムで残されていれば、会議が途中参加でもさかのぼって文字起こしのデータを見ることができます。そのため、会議の進行を止めずに話題にキャッチアップできるでしょう。

また、議論中の意見やその発言者を整理したい場合も、テキストデータで速やかに状況を把握できる点もメリットです。

関連記事：アプリで議事録作成・共有を効率化！おすすめ11選も紹介（無料あり）

文章と音声で理解を促進

Teamsで文字起こしを行うメリットの3つ目は、文章と音声で理解を促進できることです。

文字起こしデータを作成することで、音声と文字の両方で会議の内容を把握できます。そのため、周囲の雑音が大きいなど音声データの聞き取りが困難な場合でも会議内容を補完できるでしょう。

また、聴覚が不自由な場合は文字データで情報を理解でき、文字起こしデータを翻訳すれば外国人メンバーも内容を理解できます。

関連記事：議事録作成時には文字起こし！おすすめツール4選（無料あり）や比較ポイントも紹介

▼作成した議事録の内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

Teamsのトランスクリプション機能によって文字起こしする流れ

ここでは、Teamsのトランスクリプション機能によって文字起こしする流れについて、以下の5ステップで解説します。

1つずつ見ていきましょう。

事前準備

Teamsのトランスクリプション機能によって文字起こしする流れの1つ目は、事前準備です。

まずは自分のライセンスを確認し、トランスクリプション機能を使えるか確認しましょう。個人向けプランでは同機能は使えません。

また、トランスクリプション機能はモバイルアプリ上では使えないので、デスクトップ版アプリかWebブラウザでアクセスすることが必要です。

さらに、デフォルト状態ではTeamsでトランスクリプション機能は使えません。

そこで、以下の手順でトランスクリプト機能を有効化しましょう。

1.Microsoft Teams管理センターにログイン

2.「会議」＞「会議ポリシー」を選択

3.対象のポリシーを選択（今回は「グローバル」）

4.「ポリシーの詳細の編集」にアクセス

5.「レコーディングとトランスクリプト」にて「トランスクリプト」をオンにして保存

トランスクリプションの起動

Teamsのトランスクリプション機能によって文字起こしする流れの2つ目は、トランスクリプションの起動です。

TeamsでWeb会議を開始したら、以下の手順で操作しましょう。

1.画面上部の「その他･･･」を選択

2.「レコーディングと文字起こし」＞「文字起こしの開始」を選択

3.「言語」を選択したら「確認」をクリック

4.画面右横に文字起こしデータが出力

参加者に外国語話者がいて、会議で話している言語に対応させたい場合は以下の操作を行います。

1.画面上部の「･･･」で「設定」を選択

2.「アプリの言語」を選択

3.「保存して再起動」をクリックすると、対象の言語に対応（今回はEnglish(United States of America)）

トランスクリプトの停止

Teamsのトランスクリプション機能によって文字起こしする流れの3つ目は、トランスクリプトの停止です。

以下の手順でトランスクリプション機能を停止するか、参加者全員がログアウトすることで文字起こしが停止されます。

1.「その他･･･」＞「レコーディングと文字起こし」を選択

2.「文字起こしの停止」をクリック

データのダウンロード保存

Teamsのトランスクリプション機能によって文字起こしする流れの4つ目は、データのダウンロード保存です。

以下の手順でダウンロードを行います。

1.画面左の「チャット」をクリック

2.スクリプトをダウンロードしたい会議で「トランスクリプト」をクリック

3.「ダウンロード」をクリック(docsかvttを選択)

議事録作成

Teamsのトランスクリプション機能によって文字起こしする流れの5つ目は、議事録作成です。

MicrosoftのAIであるCopilot機能を使えば、以下の手順で議事録を作成できます。もちろん作成後に手直しは必要ですが、議事録作成の手間が大幅に軽減されるでしょう。

1.議事録を作成したい会議画面で、Copilotをクリック

2.チャットで「本会議の議事録を作成してください」と入力

関連記事：議事録の書き方を3ステップで解説！目的と分かりやすく書くコツも紹介

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Teamsのライブキャプション機能で文字起こしする流れ

ここでは、Teamsのライブキャプション機能で文字起こしする流れについて解説します。 ライブキャプション機能は、デスクトップ版でのみ利用可能です。

以下の手順で操作を行いましょう。

1.「その他･･･」＞「言語と音声」を選択

2.「ライブ　キャプション　オン」をクリック

3.ライブキャプションで画面下に発言内容が表示

4.「その他･･･」＞「言語と音声」＞.「ライブ　キャプション　オフ」でライブキャプションを停止

▼作成した議事録の内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

Teamsの文字起こし精度を高めるポイント

文字起こしテキストは、どれほど精度を高めても最後は人間の目でチェックしなければなりません。ただ、少しでも文字起こし精度を向上させた方が修正は少なくて済むでしょう。

ここでは、Teamsの文字起こし精度を高めるポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ノイズがない場所で録画

Teamsの文字起こし精度を高めるポイントの1つ目は、ノイズがない場所で録画することです。

文字起こしの精度を高めるには、ノイズがない静かな環境で録画することが欠かせません。

なぜなら、周囲の雑音・生活音・BGMなどがマイクに入ると、音声認識システムが話者の声を正確に識別できないためです。

また、マイクと口の距離が近すぎると呼吸音が風切り音として録音され、ノイズの原因になりうるので注意しましょう。

マイクの品質を確認

Teamsの文字起こし精度を高めるポイントの2つ目は、マイクの品質を確認することです。

マイクの品質も文字起こし精度に影響を与えます。PCの内蔵マイクは話者の声以外にもノイズを拾いやすいため、文字起こし精度を考えると外付けのマイク付きイヤホンがよいでしょう。

また、指向性マイクやノイズキャンセリング機能付きマイクであれば、話者の声をより正確に収音でき、文字起こしの精度も一層高められます。

声を被せない

Teamsの文字起こし精度を高めるポイントの3つ目は、声を被せないことです。

複数人が参加する会議では、発言のタイミングが重なってしまうこともあるでしょう。しかし、これでは複数の声が同時に録音されるため音声認識システムが各発言者の声を正確に分離できません。

そのため、文字起こし精度の低下につながります。これを防ぐには、発言したいメンバーに挙手してもらうことや、事前に発言順序を決めておくなどが有効です。

通信環境の整備

Teamsの文字起こし精度を高めるポイントの4つ目は、通信環境の整備です。

文字起こし精度を高めるには、安定したインターネット通信環境の整備が欠かせません。通信回線が重い状態や不安定な状態では、音声が途切れがちで文字起こし精度にも影響が出てきます。

そのため、会議前にインターネット接続の安定性を確認し、可能な限り高品質な通信環境を整備するよう心がけましょう。

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Teams会議を外部ツールを活用して文字起こしするときの選定ポイント

ここでは、Teams会議を外部ツールを活用して文字起こしするときの選定ポイントについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

必要な設定

Teams会議を外部ツールを活用して文字起こしするときの選定ポイントと連携できる文字起こしツールの選定ポイントの1つ目は、必要な設定です。

Teamsと連携して文字起こしするツールの場合にはには、事前設定が必要なツールと会議開始に合わせてリアルタイムで音声を取得できるツールの2種類があります。

後者の方が運用の手間が少ないためおすすめです。また、Teamsの録画データで文字起こしできるツールであれば、過去の会議データも文字起こしできます。

文字起こし精度

Teams会議を外部ツールを活用して文字起こしするときの選定ポイントの2つ目は、文字起こし精度です。

文字起こし精度が低いと手直しの手間がかかるため、文字起こし精度の高さも確認しておきましょう。

フィラー除去機能と用語登録機能があればより文字起こし精度を高められますが、ツールによってはこれらの機能は有料プランになります。

また、基本的には有料ツールの方が文字起こし精度が高い傾向にあることは覚えておきましょう。

関連記事：議事録作成時には文字起こし！おすすめツール4選（無料あり）や比較ポイントも紹介

セキュリティ管理

Teams会議を外部ツールを活用して文字起こしするときの選定ポイントの3つ目は、セキュリティ管理です。

一部の文字起こしソフトでは、音声データや文字起こし結果を機械学習の訓練データとして利用します。

これにより文字起こし精度の向上が期待できる反面、社外秘情報が含まれていると情報流出につながりかねません。

そのため、特に重要な機密情報を取り扱う会議では、機械学習を実施していないソフトを選択すべきでしょう。

他にも、暗号化など各種セキュリティ対策の実施状況やISOなどセキュリティ認証の有無もチェックポイントです。

▼作成した議事録の内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
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Teamsの会議記録を取り込み、文字起こし・議事録作成ができるツール「CrewWorks」

Teamsで行った会議を文字起こしできるツールは、多数存在しています。CrewWorks（クルーワークス）もその1つです。

CrewWorks（クルーワークス）は、チャットやタスク管理などビジネスに役立つ機能を豊富に取り揃えたオールインワンのコミュニケーションツールです。 CrewWorks自体にもWeb会議機能がありますが、Teamsで実施した会議データを取り込めば、後はCrewWorks上で文字起こしを実行できます。さらに、議事録まで自動作成できるため、文字起こし・議事録作成にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。 ファイル共有にも活用できるため、文字起こしデータをチーム内にすぐ共有できる点もメリットです。

CrewWorksの特長

1. 導入社数2,000社突破
2. 直感的操作が可能で使いやすい
3. 最大50ユーザーまで利用可能なフリープラン

詳細はこちら:https://crewworks.net/

まとめ

今回は、Teamsで文字起こしを行うメリットや方法に加え、Teams会議を外部ツールを活用して文字起こしするときの選び方も解説しました。

Teamsは代表的なWeb会議ツールの1つで、トランスクリプション機能かライブキャプション機能の活用、もしくは外部の文字起こしツールと連携することで文字起こしができます。これで議事録作成のスピードアップが可能です。

Teamsの文字起こし精度を高めるにはノイズがない場所で録画し、通信環境の整備も忘れずに行いましょう。

また、外部の文字起こしツールを活用する場合には、文字起こし精度やセキュリティ管理などで比較し、最適なツールを選びましょう。