タスク管理

2024/5/22
[更新日] 2025/10/14

ToDo管理はなぜ必要？方法や役立つツール14選とともに解説

日々多忙な業務に追われている従業員は、さまざまなToDoを抱えているものです。
これらのToDoを適切に管理して確実に処理していくことが、円滑な業務遂行に欠かせません。

ただし、ToDo管理の必要性や方法をしっかり整理できていないと、適切なToDo管理は不可能です。
また、ToDo管理に役立つツールも多数存在するので、ToDo管理を効率化したい場合は、積極的に取り入れたいところです。

そこで今回は、ToDo管理の必要性と方法に加え、役立つツールと選び方を解説します。

【目次】

■おすすめのToDo管理ツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的なToDo管理ができるツール「CrewWorks（クルーワークス）」
⇒使える機能を確認して、フリープランを使ってみる

まず、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
⇒3分でわかるCrewWorksのサービス紹介資料を無料ダウンロードする

ToDo管理の必要性

ToDoは、やらなければならないものの、期限が明確でない業務です。ここでは、ToDo管理の必要性を以下の4点から解説します。

ToDoをわかりやすく可視化できる
ToDoの優先順位を決められる
ToDoの抜け漏れを防げる
効果的にスケジュールを決定できる

1つずつ見ていきましょう。

ToDoをわかりやすく可視化できる

ToDo管理の必要性の1つ目は、ToDoをわかりやすく可視化できることです。

ToDo管理でToDoを可視化すれば、業務を漏れなく遂行できます。日々の業務でやらなければならないToDoは、手を付けずにおくと時間経過と共に増加するものです。

しかし、ToDo管理を行っていれば、今自分が抱えている業務を客観的に把握できます。

ToDoの優先順位を決められる

ToDo管理の必要性の2つ目は、ToDoの優先順位を決められることです。

ToDo管理の過程でToDoをリスト化するため、各ToDoの優先順位を付けられます。

そうすれば緊急性や重要度の高いToDoが明らかになり、優先順位の高いToDoを重点的に行えるため、業務の効率化・進捗管理に有用です。

ToDoの抜け漏れを防げる

ToDo管理の必要性の3つ目は、ToDoの抜け漏れを防げることです。

ToDoリストの確認は、業務の抜け漏れ防止のために重要な役割を果たします。ToDoの抜け漏れを防ぐために、突発的な業務も含め一度に可視化できるリストを作成しておきたいところです。

例えば、期限付きのタスクや複数人で進めるタスクを分類しておけば、業務のミスを削減し、マルチタスクも円滑に進められます。

関連記事：マルチタスクとは？うまく行う5つのコツやメリット・デメリットを解説

効果的にスケジュールを決定できる

ToDo管理の必要性の4つ目は、効果的にスケジュールを決定できることです。

ToDoリスト作成により業務を細分化しておけば、1日の業務スケジュールをより詳細に把握できます。

また、各タスクの所要時間を記載しておけば、分単位のスケジュール作成ができ、一層効率的に業務遂行できます。このことは、業務遂行の質向上にも有用です。

▼ToDo完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
　ToDo管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

ToDo管理、タスク管理とプロジェクト管理の違い

ここでは、ToDo管理、タスク管理とプロジェクト管理の違いについて、以下の2点から解説します。

ToDo管理とタスク管理の違い
タスク管理とプロジェクト管理の違い

1つずつ見ていきましょう。

ToDo管理とタスク管理の違い

ToDo管理は「やらなければならないこと」を管理するのに対し、タスク管理は「やるべき業務」を管理するという違いがあります。

ToDoは、細分化された業務の一部であり、優先順位や期限が曖昧なものを指します。

一方、タスクは具体的な期限や目標が明確な作業を指し、より具体的な行動計画を伴います。

したがって、ToDo管理は日々の些細な業務を網羅的に把握し、抜け漏れを防ぐことに重点を置き、タスク管理はより大きな目標達成に向けた具体的な業務の進捗を管理する際に用いられることが一般的です。

関連記事：タスクとTodoの違いは？それぞれの必要性や役立つ手段も解説

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理とプロジェクト管理は、どちらも業務の効率化を目指す手法ですが、管理する範囲や目的が異なります。

タスク管理は、個々の業務や作業を効率的に進めることに焦点を当て、具体的に何をすべきかを明確にし、実行を管理するものです。

一方、プロジェクト管理は、特定の目標達成に向けて複数のタスクを統合し、計画から実行、完了までを包括的に管理します。

プロジェクト管理では、進捗、コスト、品質、リスクなど、多岐にわたる要素を考慮に入れる点が特徴です。

関連記事：プロジェクト管理とタスク管理の違いとは？手順の違いとポイントも解説

▼ToDoの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
　ToDo管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

ToDo管理に用いるツールはどう選ぶ？

ここでは、ToDo管理に用いるツールを選ぶ際の比較ポイントを以下の3点から解説します。

目的に沿った機能を使える
料金体系が自社状況に合っている
従業員にとって使いやすい

1つずつ見ていきましょう。

目的に沿った機能を使える

ToDo管理に用いるツールの比較ポイントの1つ目は、目的に沿った機能を使えることです。

ToDo管理ツールの機能はさまざまですが、導入の目的や期待する成果を明確にすれば、自ずと必要な機能が見えてくるものです。

目的に合った機能があるツールを選ぶことで、効果的な運用が可能になります。

料金体系が自社状況に合っている

ToDo管理に用いるツールの比較ポイントの2つ目は、料金体系が自社状況に合っていることです。

最適なToDo管理ツールは、利用規模や組織の大きさによって変わります。明確な利用条件を決め、必要な機能を満たすツールについて、料金を比較しましょう。

関連記事：【2025年版】無料のタスク管理ツールおすすめ15選を徹底比較！

従業員にとって使いやすい

ToDo管理に用いるツールの比較ポイントの3つ目は、従業員にとって使いやすいことです。

業務効率化や可視化を目指すのに、入力方法が難しくて使いこなせない従業員が多ければ、ツールを導入しても形骸化するだけです。

操作性がよく簡単に使えるツールを選び、多くの従業員が日常的に使えるようにしましょう。

■ToDo管理に役立つおすすめツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的なToDo管理ができるタスク管理ツール「CrewWorks（クルーワークス）」
⇒使える機能を確認して、フリープランを使ってみる

まず、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
⇒3分でわかるCrewWorksのサービス紹介資料を無料ダウンロードする

ToDo管理に役立つツール14選（無料あり）

ここでは、ToDo管理に役立つツールを以下の14点から紹介します。

CrewWorks
Excel
Notion
Microsoft To Do
Asana
Backlog
Jooto
Trello
Todoist
Google keep
Wrike
Jira Software
Taskworld
Smartsheet

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社提供の、簡単操作オールインワンツールです。チャットやプロジェクト管理、Web会議など幅広い機能を有していますが、ToDoの期日や担当者などを見やすく整理できるため、ToDo管理にも使えます。

情報を自動で構造化・整理してくれるので、ToDoの進捗状況も容易に整理できます。社外取引先も招待できるので、会社を超えてToDo管理したい場合にもおすすめです。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

すべての情報（タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
外部ユーザーの無料招待枠あり
最大50ユーザーまでずっと無料のフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Excel

Excelは、Micorosoft社が提供する表計算ソフトです。多くの企業で活用されているソフトであるため、ITリテラシーが高くなくてもすぐに使える可能性が高いでしょう。セルにToDoを書き込んで整理すれば、ToDo管理にも十分使えます。やや複雑なToDo管理を行いたい場合でも、関数やマクロを使いこなせば効率的に実施できるでしょう。期日が近い場合にセルの色を変えるなど、ToDo管理に便利な機能を検索して実施してみましょう。

Excelの特長

インターネット上にToDoリストのテンプレート多数あり
モバイルアプリあり
無料で利用可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel/

関連記事：エクセルをタスク管理に活用！メリットやポイントなどをまとめて解説

Notion

Notionは、Notion社が提供するオールインワンワークスペースです。Wikiの作成やナレッジの整理など、あらゆる機能が使えます。もちろんToDo管理にも活用できます。

作成したToDoリストはチームで簡単に共有できるので、チームでToDo管理を行いたい場合にも重宝です。連携できるツールも多数存在するので、カレンダーへの反映など便利に使いこなしましょう。

Notionの特長

英語やスペイン語など多言語対応可能
GoogleやAppleのアカウントでもログイン可能
無料プランあり

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp/

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、Micorsoft社が提供するToDo管理ツールです。シンプルで使いやすいデザインで、かつ多くの企業で採用されているMicrosoft社のツールなので、ToDo管理ツールになじみがない会社でも導入は容易でしょう。

また、今日の予定を提案してくれるので、ToDo管理を手間と感じている方でも安心です。さらに、期日にリマインダーを設定しておけば、締め切りを見落とすリスクも減らせます。

Microsoft To Doの特長

デスクトップアプリとモバイルアプリあり
複数デバイス間での同期も容易
無料利用可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app

関連記事：仕事がはかどる！Outlookでタスク管理する方法と習慣化のコツ

Asana

Asanaは、Asana社が提供するワークマネジメントプラットフォームです。見やすいUIで、簡単にToDoリストを作成して進捗管理できます。クラウドサービスで情報共有も容易なので、チームでToDo管理を行いたい場合にもおすすめです。コミュニケーションコスト削減にもつながるでしょう。

さらに、ホームページ上で、お役立ちブログなどAsanaの活用やToDo管理に役立つ情報も多数紹介されていることもメリットです。

Asanaの特長

世界190カ国で100万以上のチームが採用
無料プランあり
有料プランも無料トライアルあり

詳細はこちら: https://asana.com/ja/

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産プロジェクト管理・タスク管理ツールです。ToDoごとに期日や担当者などの情報を整理できるため、着実なToDo管理に役立ちます。直感的な操作が可能なので、ITリテラシーに自信がない場合にもおすすめです。

スペース課金を採用しており、人数が変わっても料金が変わらないため、大人数のチームで活用する場合、お得に使えます。

Backlogの特長

ホームページ上で概算の見積を作成可能
Backlog 導入支援プログラムあり
30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供しているクラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。カンバン方式を採用しており、直感的なデザインで操作も簡単であるため、ITリテラシーに自信がなくてもすぐに使いこなせるでしょう。

ToDo管理にも便利で、ToDoの作成や進捗管理にも役立ちます。プロジェクトを横断してToDoを確認することも可能で、複数のプロジェクトを同時並行で進める場合におすすめです。

Jootoの特長

AndroidとiOSのアプリを使える
IT導入補助金プランあり
無料プランあり

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Trello

Trelloは、アトラシアン社が提供するタスク管理ツールです。ToDo管理にも便利で、ボード上でToDoとその進捗状況を一目で把握できます。また、リストを使えばToDoごとの進捗ステージを、カードを使えばToDoのアイデアや業務に必要な情報を、それぞれ記入できます。

カレンダービューを用いれば、日にちごとの締め切りも一目でわかるので、ToDo管理で締め切りを意識したい場合に活用しましょう。

Trelloの特長

世界中200 万超のチームで採用
Google・Micorsoft・Apple・Slackのアカウントでもログイン可能
無料プランあり

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Todoist

Todoistは、Doist社が提供するクラウド型タスク管理&ToDoリストアプリです。4,200 万人以上の利用実績があり、世界的企業でも採用事例が多数あります。

タスク欄にタスクを記入していけば、オリジナルの自然言語認識機能を活用して、自動的にToDoリストを作ってくれます。また、日付やジャンルをもとにToDoを振り分けることも可能で、直近で一番集中して行わなければならないToDoのみをトップ画面に表示させることも可能です。

Todoistの特長

世界160カ国以上での利用実績
AndroidとiOSのアプリを使える
無料プランあり

詳細はこちら: https://todoist.com/ja

Google keep

Google keepは、Google社が提供するメモツールです。手軽にメモやリストを作成できるので、ToDo管理にも役立ちます。リストにチェックマークを付けていけば、ToDoの実施状況も一目瞭然です。

インターネットにつながっていれば情報共有も容易なので、チームでToDo管理を行いたい場合にも重宝するでしょう。写真や音声の共有もできるので、文章での伝達が難しい内容でも、簡単に記録できます。

Google keepの特長

検索機能が充実
モバイル対応
無料利用可能

詳細はこちら: https://www.google.com/intl/ja/keep/

Wrike

Wrikeは、タスク管理を「リスト」「ボード」「テーブル」の3つの形式から選択できるプロジェクト管理ツールです。これらの表示形式はいつでも切り替えられるため、プロジェクトの内容やタスクの進捗状況に合わせて柔軟にカスタマイズできます。また、Wrikeには進捗状況や目標に関するレポート機能があり、会議資料や分析資料としても活用可能ですWrikeは多様な機能を持ち、幅広い業種や規模のチームで導入されています。

Wrikeの特長

世界中で2万社以上の組織で利用実績
マルチデバイスでの対応が可能
外部のコミュニケーションツールと連携可能

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Jira Software

Jira Softwareは、あらゆるチームのコラボレーションをサポートするアジャイルの作業管理ツールです。ソフトウェア・IT・ビジネス・運用など、それぞれのチームに特化した豊富な製品を展開しています。高いカスタマイズ性により、利用者がツールに合わせるのではなく、ツールが利用者の使い方に合わせてくれます。そのため、まずはシンプルに始めて、あとからカスタマイズしていくことがおすすめです。

Jira Softwareの特長

マルチデバイスでの対応が可能
3,000以上のアプリと連携が可能
最大10ユーザーまで無料のフリープランあり

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Taskworld

Taskworldは、チームの生産性向上に特化したタスク・プロジェクト管理ツールで、チームコラボレーション機能を提供しています。タスクの作成、期限設定、担当者の割り当てが直感的に行えるため、ToDo管理にも効果的です。ガントチャートやカンバンボードなど、多様な表示形式に対応しており、プロジェクトの全体像を把握しやすい点も魅力です。また、詳細な分析レポート機能により、チームのパフォーマンスを可視化し、改善点を特定できます。リモートワークや分散型チームでの連携を強化したい場合に特に役立つでしょう。

Taskworldの特長

時間計測・集計できるトラッキング機能
充実したアナリティクス機能
14日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://taskworld.com/ja/

Smartsheet

Smartsheetは、世界中の企業で活用されているプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやカードビューといった豊富なテンプレートが用意されており、プロジェクトの規模や状況に合わせて柔軟に利用できます。Excelやスプレッドシートの操作感に近い点が特徴で、多くのユーザーにとって直感的に使えるでしょう。レポートの自動作成やワークフローの自動化、リマインダー機能など、業務効率化をサポートする機能も充実しています。

Smartsheetの特長