ToDo管理の必要性

ToDoは、やらなければならないものの、期限が明確でない業務です。ここでは、ToDo管理の必要性を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ToDoをわかりやすく可視化できる

ToDo管理の必要性の1つ目は、ToDoをわかりやすく可視化できることです。

ToDo管理でToDoを可視化すれば、業務を漏れなく遂行できます。日々の業務でやらなければならないToDoは、手を付けずにおくと時間経過と共に増加するものです。しかし、ToDo管理を行っていれば、今自分が抱えている業務を客観的に把握できます。

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ToDoの優先順位を決められる

ToDo管理の必要性の2つ目は、ToDoの優先順位を決められることです。

ToDo管理の過程でToDoをリスト化するため、各ToDoの優先順位を付けられます。そうすれば緊急性や重要度の高いToDoが明らかになり、優先順位の高いToDoを重点的に行えるため、業務の効率化・進捗管理に有用です。

ToDoの抜け漏れを防げる

ToDo管理の必要性の3つ目は、ToDoの抜け漏れを防げることです。

ToDoリストの確認は、業務の抜け漏れ防止のために重要な役割を果たします。ToDoの抜け漏れを防ぐために、突発的な業務も含め一度に可視化できるリストを作成しておきたいところです。例えば、期限付きのタスクや複数人で進めるタスクを分類しておけば、業務のミスを削減し、マルチタスクも円滑に進められます。

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効果的にスケジュールを決定できる

ToDo管理の必要性の4つ目は、効果的にスケジュールを決定できることです。

ToDoリスト作成により業務を細分化しておけば、1日の業務スケジュールをより詳細に把握できます。また、各タスクの所要時間を記載しておけば、分単位のスケジュール作成ができ、一層効率的に業務遂行できます。このことは、業務遂行の質向上にも有用です。

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ToDo管理の方法を4ステップで解説

ここでは、ToDo管理の方法を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

思いつく限りToDoを書き出す

ToDo管理の方法の1つ目は、思いつく限りToDoを書き出すことです。

この方法は、ToDo管理で最初にやるべきことです。文字で書き出して、思いつく限り全てのToDoを洗い出しましょう。業務の大小を問わずリスト化することで、日々の業務に自然とToDoを組み込み、効率的にToDoをこなしていけるはずです。

例えば「営業のアポイント取り」がゴールであれば、商談リストの確認や営業メールの送付などの具体的な行動を一目で確認できる形にしておきましょう。スケジュール立ての面でも、これは役立ちます。

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各ToDoをカテゴリ分けする

ToDo管理の方法の2つ目は、各ToDoをカテゴリ分けすることです。

ToDoを効率的に整理するためには、ジャンルごとに分けるとよいでしょう。ToDoのジャンルが整理されていないと、業務が混ざり合って優先順位が不明確になりがちです。

例えば「アポイント前」や「アポイント後」などのようにカテゴリ分けすることで、複数の仕事を今までよりスムーズにこなせます。

ToDoの優先順位付けをする

ToDo管理の方法の3つ目は、ToDoの優先順位付けをすることです。

ToDoの優先順位を付けることで、時間と労力などの限られたリソースを効率的に活用して、より大きな成果を得られます。

ToDoの優先順位付けは、緊急度と重要度の2つの軸で分類することがおすすめです。例えば、ToDoを以下の4つに振り分けて、優先順位付けの参考にしましょう。

ToDoごとの締め切りを設定する

ToDo管理の方法の4つ目は、ToDoごとの締め切りを設定することです。

各ToDoに締め切りを設けることで、予測工数・時間をもとにしたスケジュール調整が可能になります。期限が不明確であっても、他のメンバーの進捗状況把握のため、明確な期限を設定しましょう。この場合、無理のない現実的な期限設定、休憩や移動時間を考慮した余裕のある期限設定が必要です。

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ToDo管理に用いるツールはどう選ぶ？

ここでは、ToDo管理に用いるツールを選ぶ際の比較ポイントを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的に沿った機能を使える

ToDo管理に用いるツールの比較ポイントの1つ目は、目的に沿った機能を使えることです。

ToDo管理ツールの機能はさまざまですが、導入の目的や期待する成果を明確にすれば、自ずと必要な機能が見えてくるものです。目的に合った機能があるツールを選ぶことで、効果的な運用が可能になります。

料金体系が自社状況に合っている

ToDo管理に用いるツールの比較ポイントの2つ目は、料金体系が自社状況に合っていることです。

最適なToDo管理ツールは、利用規模や組織の大きさによって変わります。明確な利用条件を決め、必要な機能を満たすツールについて、料金を比較しましょう。

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従業員にとって使いやすい

ToDo管理に用いるツールの比較ポイントの3つ目は、従業員にとって使いやすいことです。

業務効率化や可視化を目指すのに、入力方法が難しくて使いこなせない従業員が多ければ、ツールを導入しても形骸化するだけです。操作性がよく簡単に使えるツールを選び、多くの従業員が日常的に使えるようにしましょう。

ToDo管理に役立つツール10選（無料あり）

ここでは、ToDo管理に役立つツールを以下の10点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社提供の、簡単操作オールインワンツールです。チャットやプロジェクト管理、Web会議など幅広い機能を有していますが、ToDoの期日や担当者などを見やすく整理できるため、ToDo管理にも使えます。

情報を自動で構造化・整理してくれるので、ToDoの進捗状況も容易に整理できます。社外取引先も招待できるので、会社を超えてToDo管理したい場合にもおすすめです。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

1. 無料相談・デモあり
2. 外部ユーザーの無料招待枠あり
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Excel

Excelは、Micorosoft社が提供する表計算ソフトです。多くの企業で活用されているソフトであるため、ITリテラシーが高くなくてもすぐに使える可能性が高いでしょう。セルにToDoを書き込んで整理すれば、ToDo管理にも十分使えます。やや複雑なToDo管理を行いたい場合でも、関数やマクロを使いこなせば効率的に実施できるでしょう。期日が近い場合にセルの色を変えるなど、ToDo管理に便利な機能を検索して実施してみましょう。

Excelの特長

1. インターネット上にToDoリストのテンプレート多数あり
2. モバイルアプリあり
3. 無料で利用可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel/

Notion

Notionは、Notion社が提供するオールインワンワークスペースです。Wikiの作成やナレッジの整理など、あらゆる機能が使えます。もちろんToDo管理にも活用できます。

作成したToDoリストはチームで簡単に共有できるので、チームでToDo管理を行いたい場合にも重宝です。連携できるツールも多数存在するので、カレンダーへの反映など便利に使いこなしましょう。

Notionの特長

1. 英語やスペイン語など多言語対応可能
2. GoogleやAppleのアカウントでもログイン可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp/

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、Micorsoft社が提供するToDo管理ツールです。シンプルで使いやすいデザインで、かつ多くの企業で採用されているMicrosoft社のツールなので、ToDo管理ツールになじみがない会社でも導入は容易でしょう。

また、今日の予定を提案してくれるので、ToDo管理を手間と感じている方でも安心です。さらに、期日にリマインダーを設定しておけば、締め切りを見落とすリスクも減らせます。

Microsoft To Doの特長

1. デスクトップアプリとモバイルアプリあり
2. 複数デバイス間での同期も容易
3. 無料利用可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app

Asana

Asanaは、Asana社が提供するワークマネジメントプラットフォームです。見やすいUIで、簡単にToDoリストを作成して進捗管理できます。クラウドサービスで情報共有も容易なので、チームでToDo管理を行いたい場合にもおすすめです。コミュニケーションコスト削減にもつながるでしょう。

さらに、ホームページ上で、お役立ちブログなどAsanaの活用やToDo管理に役立つ情報も多数紹介されていることもメリットです。

Asanaの特長

1. 世界190カ国で100万以上のチームが採用
2. 無料プランあり
3. 有料プランも無料トライアルあり

詳細はこちら: https://asana.com/ja/

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産プロジェクト管理・タスク管理ツールです。ToDoごとに期日や担当者などの情報を整理できるため、着実なToDo管理に役立ちます。直感的な操作が可能なので、ITリテラシーに自信がない場合にもおすすめです。

スペース課金を採用しており、人数が変わっても料金が変わらないため、大人数のチームで活用する場合、お得に使えます。

Backlogの特長

1. ホームページ上で概算の見積を作成可能
2. Backlog 導入支援プログラムあり
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供しているクラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。カンバン方式を採用しており、直感的なデザインで操作も簡単であるため、ITリテラシーに自信がなくてもすぐに使いこなせるでしょう。

ToDo管理にも便利で、ToDoの作成や進捗管理にも役立ちます。プロジェクトを横断してToDoを確認することも可能で、複数のプロジェクトを同時並行で進める場合におすすめです。

Jootoの特長

1. AndroidとiOSのアプリを使える
2. IT導入補助金プランあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Trello

Trelloは、アトラシアン社が提供するタスク管理ツールです。ToDo管理にも便利で、ボード上でToDoとその進捗状況を一目で把握できます。また、リストを使えばToDoごとの進捗ステージを、カードを使えばToDoのアイデアや業務に必要な情報を、それぞれ記入できます。

カレンダービューを用いれば、日にちごとの締め切りも一目でわかるので、ToDo管理で締め切りを意識したい場合に活用しましょう。

Trelloの特長

1. 世界中200 万超のチームで採用
2. Google・Micorsoft・Apple・Slackのアカウントでもログイン可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Todoist

Todoistは、Doist社が提供するクラウド型タスク管理&ToDoリストアプリです。4,200 万人以上の利用実績があり、世界的企業でも採用事例が多数あります。

タスク欄にタスクを記入していけば、オリジナルの自然言語認識機能を活用して、自動的にToDoリストを作ってくれます。また、日付やジャンルをもとにToDoを振り分けることも可能で、直近で一番集中して行わなければならないToDoのみをトップ画面に表示させることも可能です。

Todoistの特長

1. 世界160カ国以上での利用実績
2. AndroidとiOSのアプリを使える
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://todoist.com/ja

Google keep

Google keepは、Google社が提供するメモツールです。手軽にメモやリストを作成できるので、ToDo管理にも役立ちます。リストにチェックマークを付けていけば、ToDoの実施状況も一目瞭然です。

インターネットにつながっていれば情報共有も容易なので、チームでToDo管理を行いたい場合にも重宝するでしょう。写真や音声の共有もできるので、文章での伝達が難しい内容でも、簡単に記録できます。

Google keepの特長

1. 検索機能が充実
2. モバイル対応
3. 無料利用可能

詳細はこちら: https://www.google.com/intl/ja/keep/

ToDo管理が成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、ToDo管理の必要性と方法に加え、役立つツールと選び方を解説しました。ToDo管理を行うことで、ToDoを可視化できる上にスケジュール決定にも役立ちます。ToDo管理を行うときには、まずToDoを思いつく限り書き出してから、カテゴリ分けや優先順位付け、さらに締め切り設定を行っていきましょう。

ToDo管理に役立つツールは、多数存在します。導入目的を明確にして、料金や使い勝手などを考慮して選びましょう。

おすすめのToDo管理ツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社提供の、簡単操作オールインワンツールです。チャットやプロジェクト管理、Web会議など幅広い機能を有していますが、ToDoの期日や担当者などを見やすく整理できるため、ToDo管理にも使えます。

情報を自動で構造化・整理してくれるので、ToDoの進捗状況も容易に整理できます。社外取引先も招待できるので、会社を超えてToDo管理したい場合にもおすすめです。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

1. 無料相談・デモあり
2. 外部ユーザーの無料招待枠あり
3. 30日間の無料トライアルあり

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