仕事の優先順位が付けられない！優先順位の付け方や仕事の進め方について解説

仕事の優先順位を付ける理由とは

ここでは、仕事の優先順位を付ける理由ついて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

なぜ優先順位をつけるのか？

仕事の優先順位付けは、限られた時間内で業務を効率的に進めるために非常に重要です。業務量が多い場合でも時間は有限であり、1日の中で行える作業は限られています。

そのため、優先順位を明確にしないと、重要性の低いタスクから着手してしまうなど、非効率な時間の使い方をしてしまうリスクがあります。

効率的に仕事を進めるには、何から着手すべきかを明確にする優先順位付けが不可欠です。

これにより、業務の全体像を把握し、やるべき順番を明確にすることで、スムーズに仕事に取り組むことが可能になります。

優先順位と優先度の違い

優先順位とは、業務に取り組む明確な順番を指し、個々のタスクをどのような順序で処理すべきかを示します。

一方、優先度とは、業務の重要性や緊急性の度合いを示すもので、「高」「中」「低」といった指標で表現されることが多いです。これらの違いを理解することは、効率的な業務遂行のために不可欠です。

一般的に、優先度はタスクの重要性や緊急度を客観的に評価する指標として使われ、その優先度に基づいて具体的な作業の順番を決定する際に優先順位が設定されます。

例えば、緊急度が高いタスクには高い優先度が割り当てられ、その上で具体的な着手順序が決まるイメージです。

したがって、まずは個々のタスクの優先度を明確にし、その優先度に基づいた上で、全体の業務効率を最大化するような優先順位のつけ方を行うことが重要になります。

仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴

仕事の優先順位を付けることは、限られた時間の中で最大の成果を上げるために欠かせません。従業員は限られた時間の中でさまざまな業務を進める必要があります。

しかし、優先順位が曖昧なまま作業を進めると、作業効率が低下し、残業時間の増加や納期遅れなどの原因になりかねません。

ここでは、仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

全体像の把握が不十分

仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴の1つ目は、全体像の把握が不十分なことです。

仕事の全体像が見えていないと、各タスクの重要度や役割を把握できません。このことは、仕事の優先順位を付けられない根本的原因です。

特に、チームや部署で連携して進める業務では、自分の担当範囲に加え他のメンバーとの関係性や業務フロー全体も把握しておくことが重要です。

タスク整理が不十分

仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴の2つ目は、タスク整理が不十分なことです。

タスクによって優先度・期限・難易度・所要時間はまちまちなので、これらの要素を正確に把握しましょう。

まずは業務を具体的なタスクにまで落とし込み、それぞれの特性を明確にした上で、自分の能力やキャパシティを考慮し実現可能な計画を立てることが求められます。

関連記事：タスク管理表を徹底解説！メリット・運用の注意点・作成方法も詳しく紹介！

目の前の仕事だけに対応

仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴の3つ目は、目の前の仕事だけに対応することです。

業務中には、電話対応・書類作成・部下への指導など、予定外のタスクが発生することもあります。

突発的なタスクに対して優先順位を適切に判断できないため、とりあえず目の前のことを先に片付けてしまう方もいるでしょう。

このような対応を続けていると、重要度の高いタスクが後回しになり、全体的な業務効率が低下しかねません。

簡単なタスクを優先

仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴の4つ目は、簡単なタスクを優先していることです。

簡単に完了できるタスクは達成感を得やすい分、優先して行いたくなるという方もいるでしょう。

しかし、それが極端になると、難易度が高く労力と時間が必要なタスクにいつまでも取りかかれず、重要な業務が滞ることにつながりかねません。

集中力が不足

仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴の5つ目は、集中力が不足していることです。

マルチタスクが苦手にもかかわらず、無理に複数の業務を同時進行させると、かえって集中力が分散し、作業効率が低下する結果になりかねません。

マルチタスクが得意な場合でも、同時進行のため作業精度が下がると、後から作業をやり直すことになり、結果的に時間の無駄になるでしょう。

関連記事：マルチタスクとは？苦手克服のための6つのコツとシングルタスクとの違い・メリット・デメリットを解説

納期の管理ができていない

仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴の6つ目は、納期の管理ができていないことです。

複数の業務の締め切りが重なると、どのタスクを優先すべきか判断に迷い、混乱してしまうことがあります。

結果として、焦りから作業効率が低下し、残業が増えたり、納期に間に合わなかったりする事態に陥る可能性も否定できません。事前に各タスクの期限を把握し、計画的に進めることが極めて重要です。

具体的な納期を明確にすることで、効率的な業務遂行が可能になり、ストレスの軽減にもつながります。

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仕事の優先順位を付ける流れ

ここでは、仕事の優先順位を付ける流れについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

やること・やらないことの決定

仕事の優先順位を付ける流れの1つ目は、やること・やらないことの決定です。

まずは、現在抱えている仕事を全てメモに書き出してみましょう。この段階では深く考えず、大きなプロジェクトから小さなタスクまで思いつく限り記載し、期日がある場合は併せて記録します。

その結果、時間内に全てのタスクをこなすことが困難だと感じた場合は、そのタスク自体をやらないことや、他のメンバーに依頼することも検討しましょう。

また、やりたい仕事ではあるが今はやるタイミングでないと判断した場合は、余裕ができたときに見返せる別の場所に保管しておくと、必要なタイミングですぐ思い出せます。

関連記事：ToDo管理はなぜ必要？方法や役立つツール10選とともに解説

重要度と緊急度の分類

仕事の優先順位を付ける流れの2つ目は、重要度と緊急度の分類です。

後述のアイゼンハワーマトリクスによって、それぞれの仕事について重要度と緊急度の分類を行いましょう。これにより、仕事の優先順位を明確化できます。

優先順位が入れ替わることも多いので、必要に応じて見直しましょう。 緊急性が高く簡単なタスクは、すぐに終わらせてしまうと業務をためこみにくくなります。

タスクの期限を決める

仕事の優先順位を付ける流れの3つ目は、タスクの期限を決めることです。

優先順位を決めるだけでは、タスクが納期内に完了しない可能性があります。そのため、それぞれのタスクに対して具体的な期限を設定し、その期限を守りながら作業を進めることが重要です。

これにより、計画的に業務を進められるだけでなく、予期せぬ問題が発生した場合でも柔軟に対応できる余地が生まれます。

リストやタスク管理ツールを用いた管理

仕事の優先順位を付ける流れの4つ目は、リストやタスク管理ツールを用いた管理です。

優先順位を基に、リストで仕事を管理しましょう。リストは目につきやすい場所に置くと管理が容易です。紙や付箋だけでなく、タスク管理ツールなどでリストを作成してもよいでしょう。

また、リストと併せてスケジュールを決定するときには、新たな業務や緊急案件が発生しても柔軟に対応できるよう、時間に余裕を持たせておくことがポイントです。

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仕事の優先順位付けに有用な手法

ここでは、仕事の優先順位付けに有用な手法について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

カエルを食べるメソッド

仕事の優先順位付けに有用な手法の1つ目は、カエルを食べるメソッドです。

一日の始めに最も重要かつ困難なタスクから着手する方法で、あえて最初にハードな業務を完了させることで、その後の業務にかかるストレスを大幅に軽減できます。

オフィスワークであれば、例えば、経営陣向けの重要なプレゼンテーション作成を優先し、メール返信や細かな事務作業は後回しにすることが考えられます。

これにより、集中力を維持しながら効率的に業務を進められるでしょう。

アイゼンハワーマトリクス

仕事の優先順位付けに有用な手法の2つ目は、アイゼンハワーマトリクスです。

タスクを以下の4つに分類することで、優先順位付けの参考にします。これにより、仕事の整理を効率化できるでしょう。

▼アイゼンハワーマトリクス

ABCDEメソッド

仕事の優先順位付けに有用な手法の3つ目は、ABCDEメソッドです。

ABCDEメソッドでは、各タスクに対し、重要度に応じてA（最優先）からE（削除可能）までのアルファベットを割り当てます。まずはAとBに分類されたタスクを優先的に処理しましょう。

「カエルを食べる」メソッドと組み合わせれば、一層効果を発揮します。場合によっては、C〜Eの業務は後回しにするか他のメンバーに依頼することも考えましょう。

チャンクメソッド

仕事の優先順位付けに有用な手法の4つ目は、チャンクメソッドです。

チャンク（集中して行う仕事）単位で業務を区切り、中断されることなく一定時間集中して取り組みます。外部からの刺激を遮断して、一定時間特定の業務だけに集中することで、深い集中状態で業務に取り組めるでしょう。

チームで作業する場合はチームの協力が不可欠なため、共有カレンダーなどで他メンバーに周知しておくことがおすすめです。また、集中力が必要なため、後でしっかり休憩をとるとよいでしょう。

ICEスコアリングモデル

仕事の優先順位付けに有用な手法の5つ目は、ICEスコアリングモデルです。

ICEスコアリングモデルは、業務の優先順位付けに活用される評価指標の一つです。

このモデルでは、Impact（影響度）、Confidence（信頼度）、Ease（実現しやすさ）の3つの要素をそれぞれ1から10の範囲で数値化し、それらを乗算して算出されたICEスコアに基づいて、タスクの優先順位を決定します。

例えば、影響度が高く、達成への信頼度も高く、かつ実現しやすいタスクは高いスコアになり、優先的に取り組むべき業務として判断できます。

上記の結果では、タスク3が優先すべきタスクとわかります。

このスコアによって、客観的で分かりやすい指標で優先順位を判断し、意思決定を下しやすくなる点が特徴です。

Value vs. Effortマトリクス

仕事の優先順位付けに有用な手法の6つ目は、Value vs. Effortマトリクスです。

Value vs. Effortマトリクスは、業務の価値と必要な労力を軸にタスクを分類し、優先順位を決定するフレームワークです。

タスクを完了した際の成果の大きさや、それに要する工数を評価し、以下の4つの領域に分類します。

具体的には、少ない労力で大きな成果が期待できる「Quick Wins（高価値×低労力）」、大きな価値があるものの多くの労力を必要とする「Big new features（高価値×高労力）」、実行しても大きな成果が見込めない「Maybes（低価値×低労力）」、そして多くの労力がかかるにもかかわらず価値が低い「Time Sinks（低価値×高労力）」です。

このマトリクスを活用すると、早く価値を出せるタスクから着手したり、労力に対して価値の低いタスクに時間を割かないようにしたりといった判断が容易になります。

ただし、価値と労力の定義があいまいだと、適切な分類が難しくなるため、事前にチームでよく議論し、明確にしておくことが大切です。

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仕事の優先順位付けを行った後に仕事を進めるポイント

ここでは、仕事の優先順位付けを行った後に仕事を進めるポイントについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

時間の意識付け

仕事の優先順位付けを行った後に仕事を進めるポイントの1つ目は、時間の意識付け です。

優先順位を決めただけでは不十分で、だらだらと作業を進めるのではなく、各タスクにかける時間をあらかじめ決めておきましょう。

これにより、常にスピード感をもって作業に取り組め、限られた時間でより大きな成果を出せます。

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完璧主義からの脱却

仕事の優先順位付けを行った後に仕事を進めるポイントの2つ目は、完璧主義からの脱却です。

仕事の細部にこだわることは、業務品質の向上のために重要です。しかし、それがいき過ぎるとどれだけ時間があっても作業が終わらないこともあるでしょう。

従業員はほとんどが複数のタスクを抱えており、時間が限られているため、常に完璧を目指すことは現実的にも困難です。場合によっては、質よりもスピードが求められることもあるでしょう。

自分基準の完璧ではなく、関係者が納得できる水準で作業を進めることが必要です。

スケジュールや優先順位はアップデートする

仕事の優先順位付けを行った後に仕事を進めるポイントの3つ目は、スケジュールや優先順位はアップデートすることです。

仕事の優先順位やスケジュールは、常に変化する可能性を考慮し、定期的に見直しと調整を行うことが重要です。

新たな指示や突発的なタスクが発生した際には、現在の優先順位に固執せず、その状況に応じて柔軟にアップデートしましょう。

この習慣を身につけることで、突発的な事態にもスムーズに対応できるようになり、効率的に業務を進められます。柔軟な対応力を高め、状況変化に合わせたスケジュールの最適化を図りましょう。

適度な休憩やコミュニケーションを取る

仕事の優先順位付けを行った後に仕事を進めるポイントの4つ目は、適度な休憩やコミュニケーションを取ることです。

集中力を長時間維持することは困難なため、効率的な業務遂行には適度な休憩が欠かせません。休憩は単なる息抜きではなく、ストレスを軽減し、リフレッシュすることで、その後の集中力を高める効果が期待できます。

また、同僚との短い会話やランチタイムでのコミュニケーションは、気分転換になるだけでなく、業務に関する新たな視点やアイデアを得るきっかけにもなります。

これにより、単調な作業の合間にメリハリをつけ、創造性を刺激し、モチベーションの維持にもつながるでしょう。

関連記事：ビジネスコミュニケーションはなぜ重要？3つのスキルや目的・メリットも解説

効率化の徹底

仕事の優先順位付けを行った後に仕事を進めるポイントの3つ目は、効率化の徹底です。

特に、複数のタスクを同時に抱えている状況では、作業の効率化方法を常に模索しましょう。有効な手段の1つがツールの活用です。

適切なツールを選択すれば、進捗管理や時間管理、スケジュール可視化など、さまざまな機能を活用でき、業務進捗や情報共有を円滑化できるでしょう。

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CrewWorksは、タスク管理ツールやビジネスチャットなどとして使えるオールインワンツールで、社内の情報を統合管理することで、効率よく優先順位を判断できます。

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関連記事：仕事効率化に役立つアイデア16選！実行する手順や事例も解説

まとめ

今回は、仕事の優先順位をうまく付けられない人の特徴や優先順位付けの流れなどに加えて、優先順位を付けてから仕事を進めるポイントについて解説しました。

仕事で優先順位を付けることは、限られた時間の中で最大の成果を上げるために欠かせません。しかし、全体像の把握が不十分など、さまざまな要因で優先順位付けがうまくできない方もいらっしゃるでしょう。

仕事の優先順位付けは、やること・やらないことの決定からリストを用いた管理まで手順通り行いましょう。優先順位付けには、カエルを食べるメソッドやチャンクメソッドなどが有効です。

また、優先順位付け後に仕事を進めるには、効率化の徹底が欠かせません。ツールの活用も有効なため、「CrewWorks（クルーワークス）」の活用もご検討ください。

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