ノウハウ蓄積のメリット

ノウハウ（know-how）とは、物事の方法・手順に関する知識です。ビジネスでは、一般的に「業務経験から得られた実践的な知識や技術」を意味します。

似た用語にナレッジがありますが、これは経験に留まらず学習や情報収集などから得られた幅広い知識です。ノウハウは,、ナレッジのうち実務で使える具体的知識と言えるでしょう。

ここでは、ノウハウ蓄積のメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ノウハウをシェアしやすい

ノウハウ蓄積のメリットの1つ目は、ノウハウをシェアしやすいことです。

各従業員が有するノウハウを、一箇所に集めて蓄積することで容易にシェアできます。過去の成功・失敗事例や専門用語、マニュアルなどは、多くの従業員にとって役立つノウハウです。これらをシェアすることで、さまざまな業務で役立てられます。

関連記事：ノウハウとは？ビジネスシーンにおける意味や使い方と活用メリットをわかりやすく解説

業務効率化につながる

ノウハウ蓄積のメリットの2つ目は、業務効率化につながることです。

ノウハウが蓄積されてくると、業務を進めるために必要な情報を従業員自らが調べて自己解決できるケースが増えます。そのため、その業務を行っている従業員にとっては、作業遅れが生じにくくなるでしょう。

また、その作業に関する質問を他の従業員にしなければならないケースも減り、質問を受ける従業員にとっても負担軽減が期待できます。

他にも、情報共有の促進や業務属人化の防止も可能なので、ノウハウ蓄積は業務効率化につながるのです。

関連記事：業務効率化ツールとは？おすすめツール7選・種類・選び方を解説

組織の財産になる

ノウハウ蓄積のメリットの3つ目は、組織の財産になることです。

各従業員が有するノウハウは、その従業員が持っているだけでは他の従業員は活用できません。しかし、一箇所に各従業員のノウハウを蓄積すれば、他の従業員が有するノウハウを誰もが閲覧できます。

その結果、より多くの従業員がノウハウを活用し、組織全体の業務効率化が期待できるでしょう。また、他部署のノウハウを応用することで、イノベーション促進や企業文化の醸成も期待できます。

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ノウハウ蓄積を促進する方法

ここでは、ノウハウ蓄積を促進する方法について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

勉強会を行う

ノウハウ蓄積を促進する方法の1つ目は、勉強会を行うことです。 社内勉強会を開催することで、従業員同士が互いに学び合う場を設けられます。

参加者全員が知識を出し合えば、より深い理解へとつなげられるでしょう。また、部門間の垣根を越えた交流が起こり、それぞれの従業員が新たな視点を得る機会にもなります。

マニュアルを作成する

ノウハウ蓄積を促進する方法の2つ目は、マニュアルを作成することです。 マニュアルを作成することで、従業員が有するノウハウをテキスト化し、誰でも理解できるよう整理できます。

マニュアルでは常に最新の情報に更新し、誰でもアクセスできるようにしておくことが欠かせません。

関連記事：文書管理マニュアルの作り方！作成時のポイントも詳しく解説

メンターシップを採用する

ノウハウ蓄積を促進する方法の3つ目は、メンターシップを採用することです。 メンターシップは、経験豊富な従業員がメンターとして若手従業員の成長をサポートする制度です。

メンターが個人のキャリアプランに基づいた指導を行うことで、若手従業員のモチベーション向上や定着率向上につながります。

クラウドサービスを活用する

ノウハウ蓄積を促進する方法の4つ目は、クラウドサービスを活用することです。 クラウドサービスを用いることで、ノウハウを簡単に体系化して蓄積・共有できます。

多くのツールでは、画像や動画も保存できるため、視覚的に分かりやすく情報共有できるでしょう。

ここでは、代表的なクラウドサービスとして以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内Wiki

クラウドサービスの1つ目は、社内Wikiです。 社内Wikiは、従業員が自由に情報を入力できる社内向けオンライン百科事典です。

社内Wikiで、各従業員がノウハウをアウトプットすれば、容易にノウハウ蓄積を実現できます。一部の従業員にしか見せたくない情報については、アクセス権限を設定すればセキュリティ面で安心です。

関連記事：社内Wikiを徹底解説！おすすめツール8選と注目の背景・メリット・デメリットを紹介

ビジネスチャット

クラウドサービスの2つ目は、ビジネスチャットです。 ビジネスチャットは、手軽かつ速やかなコミュニケーションに適したツールです。

ファイル共有機能やグループ機能などを活用すれば、ノウハウの蓄積にも活用できます。ただ、次々メッセージが流れる特性があるため、後から必要な情報を見つける手間がかかりやすいことには留意しましょう。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

オンラインストレージ

クラウドサービスの3つ目は、オンラインストレージです。 オンラインストレージは、WordやExcelなどファイル形式の情報を保存するツールです。

セキュリティ機能が充実しており、情報漏えいの防止が期待できます。ただし、検索性が低いツールが多い点には注意しましょう。

関連記事：オンラインストレージおすすめ7選を紹介！機能・メリット・導入時に確認すべきポイントも解説

ナレッジ共有ツール

クラウドサービスの4つ目は、ナレッジ共有ツールです。 ナレッジ共有ツールは、ノウハウの蓄積・共有に特化したツールです。

検索機能やタグ付け機能が充実しており、大量の情報から必要な情報を迅速に探し出せます。

関連記事：社内ナレッジの共有方法を徹底解説！効果・注意点・方法・おすすめツール9選も紹介

ノウハウ蓄積のポイント

ここでは、ノウハウ蓄積のポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ノウハウ蓄積の目的を教育

ノウハウ蓄積のポイントの1つ目は、ノウハウ蓄積の目的を教育することです。

ノウハウ蓄積には手間がかかるため、ノウハウ蓄積の目的が理解できていないと消極的になっても無理はありません。

そこで、経営層や一般の従業員を問わず、全ての関係者を巻き込んでノウハウ蓄積の目的を教育しましょう。これにより、全社的にノウハウ蓄積に積極的な従業員が増えれば、自ずとノウハウ蓄積は成功に近づきます。

ノウハウ蓄積に積極的な従業員を評価する

ノウハウ蓄積のポイントの2つ目は、ノウハウ蓄積に積極的な従業員を評価することです。

ノウハウのアウトプットには手間がかかるため、必要性が頭でわかっていてもインセンティブがないと後回しにしたいと感じるのが普通です。

そこで、ノウハウの蓄積に対して積極的に協力した従業員が評価される仕組みを作れば、従業員のモチベーションを高めてより多くのノウハウが蓄積されるでしょう。

ノウハウを蓄積した量に加えて質も評価すると、有益なノウハウを提供したいと思う気持ちが一層高まるはずです。

ノウハウ蓄積の仕組みづくりを行う

ノウハウ蓄積のポイントの3つ目は、ノウハウ蓄積の仕組みづくりを行うことです。

ノウハウ蓄積には従業員に負担がかかりますが、少しでもそれを軽減してノウハウ蓄積を促進するには、仕組みづくりが欠かせません。例えば、ツールの使い方やノウハウの書き方に関するマニュアルを事前に作成すると、ノウハウを記録しやすくなります。

また、読みやすさや書きやすさを考えると、ノウハウを記載するテンプレートも用意することがおすすめです。

関連記事：情報共有でノウハウを伝えるには？手順と役立つツール7選を紹介

ノウハウ蓄積用にツールを取り入れる

ノウハウ蓄積のポイントの4つ目は、ノウハウ蓄積用にツールを取り入れることです。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどでもノウハウ共有は可能ですが、大量の情報を蓄積・共有するには専用ツールを取り入れることがおすすめです。

さまざまなベンダーがツールをリリースしているため、ノウハウ蓄積の目的に沿ったツールを選びましょう。ツールを選ぶときには、使いやすさやセキュリティ対策なども比較ポイントです。

関連記事：ノウハウ共有ツールで情報管理を効率化！選び方のポイントとおすすめ7選

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まとめ

今回は、ノウハウ蓄積の意味やメリットに加え、ノウハウ蓄積のポイントを解説しました。

業務に役立つノウハウを蓄積し、共有することで、業務効率化につながることでしょう。ノウハウの蓄積にはさまざまな方法がありますが、社内Wikiやナレッジ共有ツールなどのクラウドサービスを活用する事例が増えています。

ただ、ノウハウ蓄積には手間がかかるので、消極的になってしまう従業員もいるでしょう。

まずはノウハウ蓄積の目的を教育しましょう。また、ノウハウ蓄積を自発的に行えるよう仕組みづくりを行うと、一層ノウハウ蓄積が促進されるはずです。

最後に、ノウハウ共有におすすめのツールは「【2024年版】ナレッジベースツールおすすめ10選を紹介！」の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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