ノウハウを蓄積して業務に活用！役立つツールの種類は？

蓄積すべきノウハウとは

ノウハウとは、問題解決や業務遂行において必要となるスキルや知識、経験を体系化した情報資産を指します。

具体的には、顧客対応の方法や作業手順、成功事例だけでなく、失敗事例から得られた学びも含まれます。

業務を通じて培われたノウハウは、個人の属人的な知識として保持しているだけでは組織全体に還元されないため、意識して共有・蓄積する仕組みを整えることが重要です。

まずは、どのような知識や情報をノウハウとして蓄積すべきかを明確にすることが大切です。 蓄積すべきノウハウを考える際には、その情報が他のメンバーやチームにとって有益かどうかを評価する視点が求められます。

顧客対応マニュアルや開発プロセスの資料など、業務を円滑に進めるうえで再現性の高い情報を優先的に集めるとよいでしょう。

また、将来的な市場変化や組織の拡大に対応するために、新しい事例やトレンドも見逃さずに取り込む必要があります。

関連記事：ノウハウとは？ビジネスシーンにおける意味や使い方と活用メリットをわかりやすく解説

ノウハウ蓄積のメリット

ノウハウ（know-how）とは、物事の方法・手順に関する知識です。ビジネスでは、一般的に「業務経験から得られた実践的な知識・知見や技術」を意味します。

似た用語にナレッジがありますが、これは経験に留まらず学習や情報収集などから得られた幅広い知識です。

関連記事：ナレッジとは？ビジネスにおける関連用語やノウハウとの違いを徹底解説

ノウハウは、ナレッジのうち実務で使える具体的知識と言えるでしょう。

ここでは、ノウハウ蓄積のメリットについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ノウハウをシェアしやすい

ノウハウ蓄積のメリットの1つ目は、ノウハウをシェアしやすいことです。

各従業員が有するノウハウを、一箇所に集めて蓄積することで容易にシェアできます。過去の成功・失敗事例や専門用語、マニュアルなどは、多くの従業員にとって役立つノウハウです。

これらをシェアすることで、さまざまな業務で効率的に役立てられます。

業務効率化につながる

ノウハウ蓄積のメリットの2つ目は、業務効率化につながることです。

ノウハウが蓄積されてくると、業務を進めるために必要な情報を従業員自らが調べて自己解決できるケースが増えます。そのため、その業務を行っている従業員にとっては、作業遅れが生じにくくなるでしょう。

また、その作業に関する質問を他の従業員にしなければならないケースも減り、質問を受ける従業員にとっても負担軽減が期待でき、教育コストも削減できるでしょう。

他にも、情報共有の促進や業務属人化の防止も可能なので、ノウハウ蓄積は業務効率化につながるのです。

関連記事：業務効率化ツールとは？おすすめツール7選・種類・選び方を解説

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

組織の財産になる

ノウハウ蓄積のメリットの3つ目は、組織の財産になることです。

各従業員が有するノウハウは、その従業員が持っているだけでは他の従業員は活用できません。しかし、一箇所に各従業員のノウハウを蓄積し一元化すれば、他の従業員が有するノウハウを誰もが閲覧できます。

その結果、より多くの従業員がノウハウを活用することでスキルアップにもつながり、組織全体の業務効率化や生産性向上が期待できるでしょう。

また、他部署のノウハウを応用することで、イノベーション促進や企業文化の醸成も期待できます。

関連記事：ナレッジの継承は企業活動で必要になる！うまくいかない要因や方法などを解説

集合知を生み出せる

ノウハウ蓄積のメリットの4つ目は、集合知を生み出せることです。

複数の人が持つ知識や経験を集約することで、異なる視点や専門性が掛け合わされ、新たなアイデアや独自の解決策が生まれやすくなります。

集合知によるアイデアは、従来の方法では捉えきれなかった課題を解決するヒントにもつながるため、イノベーションの種を多く生み出す可能性が高まります。

ノウハウを改善・改良できる

ノウハウ蓄積のメリットの5つ目は、ノウハウを改善・改良できることです。

蓄積した情報を利用者である社員が定期的に振り返ることで、現状の課題や不備を洗い出し、さらに高度なノウハウへとブラッシュアップすることができます。

例えば、導入当初は有効だった手順が、変更された環境下では通用しなくなった場合でも、蓄積された情報と比較することでスムーズに改善点を見つけられます。こうした継続的な見直しこそが、組織の強化と品質向上への重要な鍵となります。

▼ナレッジ共有後のナレッジ活用における課題や得られる効果を解説しています。
　ナレッジを最大限に活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

ノウハウ蓄積を促進する方法

ここでは、ノウハウ蓄積を促進する方法について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

勉強会を行う

ノウハウ蓄積を促進する方法の1つ目は、勉強会を行うことです。

社内勉強会を開催することで、従業員同士が互いに学び合う場を設けられます。

参加者全員が知識を出し合えば、より深い理解へとつなげられるでしょう。また、部門間の垣根を越えた社員同士の交流が起こり、それぞれの従業員が新たな視点を得る機会にもなります。

マニュアルを作成する

ノウハウ蓄積を促進する方法の2つ目は、マニュアルを作成することです。

マニュアを作成を行うことで、従業員が有するノウハウをテキスト化し、誰でも理解できるよう整理できます。

マニュアルでは常に最新の情報に更新・整備し、誰でもアクセスできるようにしておくことが欠かせません。

関連記事：社内マニュアルの作成方法！メリット・デメリットと作成時のコツも解説

メンターシップを採用する

ノウハウ蓄積を促進する方法の3つ目は、メンターシップを採用することです。

メンターシップは、経験豊富な従業員がメンターとして若手従業員の成長をサポートする制度です。

メンターが個人のキャリアプランに基づいた指導を行うことで、若手従業員のモチベーション向上や定着率向上、そしてノウハウの継承につながります。

クラウドサービスを活用する

ノウハウ蓄積を促進する方法の4つ目は、クラウドサービスを活用することです。

クラウドサービスを用いることで、ノウハウを簡単に体系化して蓄積・共有できます。

多くのツールでは、画像や動画も保存できるため、視覚的に分かりやすく情報共有できるでしょう。

ここでは、代表的なクラウドサービスとして以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内Wiki

クラウドサービスの1つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは、従業員が自由に情報を入力できる社内向けオンライン百科事典です。

社内Wikiで、各従業員がノウハウをアウトプットすれば、容易にノウハウ蓄積を実現できます。一部の従業員にしか見せたくない情報については、アクセス権限を設定すればセキュリティ面で安心です。

関連記事：社内Wikiを徹底解説！おすすめツール8選と注目の背景・メリット・デメリットを紹介

ビジネスチャット

クラウドサービスの2つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、手軽かつ速やかなコミュニケーションに適したツールです。

ファイル共有機能やグループ機能などを活用すれば、ノウハウの蓄積にも活用できます。ただ、チャットツールは次々メッセージが流れる特徴があるため、後から必要な情報を見つける手間がかかりやすいことには留意しましょう。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

オンラインストレージ

クラウドサービスの3つ目は、オンラインストレージです。

オンラインストレージは、WordやExcelなどファイル形式のドキュメントを保存するツールです。

セキュリティ機能が充実しており、情報漏えいの防止が期待できます。ただし、検索性が低いツールが多い点には注意しましょう。

関連記事：オンラインストレージおすすめ7選を紹介！機能・メリット・導入時に確認すべきポイントも解説

ナレッジ共有ツール

クラウドサービスの4つ目は、ナレッジ共有ツールです。

ナレッジ共有ツールは、ノウハウの蓄積・共有に特化したツールです。

検索機能やタグ付け機能が充実しており、大量の情報から必要な情報を迅速に探し出せます。

関連記事：社内ナレッジの共有方法を徹底解説！効果・注意点・方法・おすすめツール9選も紹介

ノウハウ蓄積のポイント

ここでは、ノウハウ蓄積のポイントについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ノウハウ蓄積の目的を教育

ノウハウ蓄積のポイントの1つ目は、ノウハウ蓄積の目的を教育することです。

ノウハウ蓄積には手間がかかるため、ノウハウ蓄積の目的が理解できていないと作業画面毒になり消極的になっても無理はありません。

そこで、経営層や一般の従業員を問わず、全ての関係者を巻き込んでノウハウ蓄積の目的を周知して教育し、必要性を浸透させましょう。

これにより、全社的にノウハウ蓄積に積極的な従業員が増えれば、自ずとノウハウ蓄積は成功に近づきます。

蓄積するノウハウの基準を決めておく

ノウハウ蓄積のポイントの2つ目は、蓄積するノウハウの基準を決めておくことです。

組織で共有すべき情報をすべて網羅しようとすると、膨大な手間やリソースが必要になります。そのため、優先度を決めて本当に必要な情報を確実にまとめることが重要です。

例えば業務手順やトラブルシューティングなど、頻繁に参照される情報を優先して蓄積すると効果的でしょう。

ノウハウ蓄積に積極的な従業員を評価する

ノウハウ蓄積のポイントの3つ目は、ノウハウ蓄積に積極的な従業員を評価することです。

ノウハウのアウトプットには手間がかかるため、必要性が頭でわかっていてもインセンティブがないと後回しにしたいと感じるのが普通です。

そこで、ノウハウの蓄積に対して積極的に協力した従業員が評価される仕組みを作れば、従業員のモチベーションを高めてより多くのノウハウが蓄積されるでしょう。

ノウハウを蓄積した量に加えて質も評価すると、有益なノウハウを提供したいと思う気持ちが一層高まるはずです。

ノウハウ蓄積の仕組みづくりを行う

ノウハウ蓄積のポイントの4つ目は、ノウハウ蓄積の仕組みづくりを行うことです。

ノウハウ蓄積には従業員に負担がかかりますが、少しでもそれを軽減してノウハウ蓄積を促進するには、仕組みづくりが欠かせません。

例えば、ツールの使い方やノウハウの書き方に関するマニュアルを事前に作成すると、ノウハウを記録しやすくなります。

また、読みやすさや書きやすさを考えると、ノウハウを記載するテンプレートも用意することがおすすめです。

関連記事：情報共有でノウハウを伝えるには？手順と役立つツール7選を紹介

ノウハウ蓄積用にツールを取り入れる

ノウハウ蓄積のポイントの5つ目は、ノウハウ蓄積用にツールを取り入れることです。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどでもノウハウ共有は可能ですが、大量の情報を蓄積・共有するには専用ツールを取り入れることがおすすめです。

さまざまなベンダーがツールをリリースしているため、ノウハウ蓄積の目的に沿った自社に最適なツールを選びましょう。

ツールを選ぶときにはITリテラシーが高くない社員や新人でも直感的に使いこなせるシンプルなUIのツールが良いでしょう。

また、コストやセキュリティ対策、サポート体制なども比較・選定ポイントです。

関連記事：【2025年版】ナレッジベースツールおすすめ10選を紹介！

ノウハウ蓄積ができているか確認する

ノウハウ蓄積のポイントの6つ目は、ノウハウ蓄積ができているか確認することです。

定期的にノウハウが更新されているか、現場で実際に役立っているかを振り返る時間を設けることも大切です。

例えば、月次会議やプロジェクト終了時に最新情報が反映されているかをチェックし、活用の状況をすり合わせます。これを繰り返すことで、ノウハウの抜け漏れや活用不足を防ぎ、常にブラッシュアップを図れる環境を維持できるでしょう。

▼ナレッジ共有後のナレッジ活用における課題や得られる効果を解説しています。
　ナレッジを最大限に活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

まとめ

今回は、ノウハウ蓄積の意味やメリットに加え、ノウハウ蓄積のポイントを解説しました。

業務に役立つノウハウを蓄積し、共有することで、業務効率化につながることでしょう。ノウハウの蓄積にはさまざまな方法がありますが、社内Wikiやナレッジ共有ツールなどのクラウドサービスを活用する事例が増えています。

ただ、ノウハウ蓄積には手間がかかるので、消極的になってしまう従業員もいるでしょう。

まずはノウハウ蓄積の目的を教育しましょう。また、ノウハウ蓄積を自発的に行えるよう仕組みづくりを行うと、一層ノウハウ蓄積が促進されるはずです。

最後に、ノウハウ共有におすすめのツールは「ノウハウ共有ツールで情報管理を効率化！選び方のポイントとおすすめ7選」の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

▼ナレッジ共有後のナレッジ活用における課題や得られる効果を解説しています。
　ナレッジを最大限に活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？