働き方改革

2025/11/9
[更新日] 2025/11/4

エクセルで業務を見える化！メリット・デメリットと代替ツールを解説

社内の業務が複雑化し、何をどこまで進めているのか把握しきれない状況に陥ることはありませんか。
業務の進捗や担当者、スケジュールが明確でないと、プロジェクトの遅延や品質低下につながりかねません。
課題を解決するためには、業務の見える化を実現することが大切です。

しかし、どのような方法で業務の見える化を進めればよいのか悩んでしまうこともあるでしょう。
そこで今回は、エクセルを使った業務の見える化について、具体的な方法からメリット・デメリット、代替ツールまでを分かりやすく解説します。

【目次】

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エクセルを使った業務の見える化の方法

ここでは、エクセルを使った業務の見える化の方法について、以下の3点を解説します。

進捗管理表
業務一覧表
ガントチャート

1つずつ見ていきましょう。

進捗管理表

エクセルを使った業務の見える化の方法の1つ目は、進捗管理表です。

進捗管理表は、各タスクの進行状況を一覧で把握できる表形式の資料です。

進捗管理表を作成することで、誰が・何を・いつまでにすべきかがひと目で分かるようになり、遅延やボトルネックの早期発見につながります。

プロジェクト名・担当者・開始日・完了予定日・進捗率などの項目を設けておくと、業務の全体像を把握するのに有効です。

色分け機能を活用すれば、遅延が発生しているタスクや完了済みのタスクを視覚的に識別できます。チーム全体での情報共有も効率的に進められる方法です。

関連記事：進捗管理にエクセルが役立つ！見やすい管理表の作り方も解説

業務一覧表

エクセルを使った業務の見える化の方法の2つ目は、業務一覧表です。

業務一覧表は、部署や個人が担当している全ての業務を項目ごとに整理した表です。業務の棚卸を行い、優先順位とリソース配分の偏りを可視化するために使います。

業務名・優先度・所要時間・担当者・期限・ステータスなどの項目を決めておくことで、業務の全体量と配分状況を把握できます。

まずは1シートで始め、週1回の更新を徹底することで、見える化を進め継続的な業務改善を図りましょう。

業務一覧表の見直しを定期的に実施することは、重複や無駄の早期発見、効率化に向けた改善点の特定などのメリットもあります。

業務一覧表は、最小の投資で最大の可視化効果を生む、継続的改善の確かな土台となるものです。

ガントチャート

エクセルを使った業務の見える化の方法の3つ目は、ガントチャートです。

ガントチャートは、プロジェクトのタスクとスケジュールを横棒グラフで表現した管理手法です。

ガントチャートを使用することで、タスクの重なり・担当の負荷・期日のズレがひと目で分かるようになり、業務量の調整が可能になります。

エクセルの横軸に時間軸を設定し、縦軸にタスクを並べることで、各業務の開始日と終了日、全体のスケジュールを視覚的に把握できます。

タスク間の依存関係も明確になるため、クリティカルパスの特定や遅延リスクの予測も可能です。条件付き書式を活用して進捗状況に応じて色を変更すれば、より分かりやすい資料として活用できるでしょう。

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エクセルで業務を見える化する4つのステップ

ここでは、エクセルで業務を見える化するステップについて、以下の4点を解説します。

タスクを洗い出す
業務フローとスケジュールを決める
エクセルで一覧表やガントチャートを作成する
定期的に改善する

1つずつ見ていきましょう。

タスクを洗い出す

エクセルで業務を見える化するステップの1つ目は、タスクを洗い出すことです。

まず、プロジェクトや業務に関わる全てのタスクを網羅的に抽出していきます。ブレインストーミングやヒアリングを通じて、大きなタスクから細かな作業まで漏れなくリストアップしましょう。

この段階では、タスクの大小や優先度は気にせず、思いつく限りの作業項目を書き出すことが重要です。

過去の類似プロジェクトを参考にしたり、チームメンバーからの意見を収集すれば、見落としやすいタスクも発見できます。

洗い出したタスクは後のステップで整理するため、まずは包括的な把握を心がけましょう。

関連記事：エクセルでタスク管理を行う方法！メリットやポイントなどをまとめて解説

業務フローとスケジュールを決める

エクセルで業務を見える化するステップの2つ目は、業務フローとスケジュールを決めることです。

洗い出したタスクを順序に沿って並び替え、業務の流れを明確にします。タスク間の依存関係や、同時進行できるタスクを把握して整理しましょう。

その後、各タスクの所要時間を見積もり、全体のスケジュールを組み立てていきます。このとき、想定外の遅延にも対応できるよう、バッファ期間を設けておくことも重要です。

業務フローが決まったら、担当者の割り当てを検討し、リソースの配分も確認しましょう。

エクセルで一覧表やガントチャートを作成する

エクセルで業務を見える化するステップの3つ目は、一覧表やガントチャートを作成することです。

整理した業務フローとスケジュールをもとに、エクセルでタスク一覧表やガントチャートを作成します。

タスク名・担当者・開始日・完了予定日・進捗率などの項目を設定し、色分けや条件付き書式を活用して視覚的に分かりやすい表を作りましょう。

ガントチャートを作成する場合は、横軸に日付、縦軸にタスクを配置し、各タスクの期間を横棒で表現します。

数式や関数を使って自動計算機能を組み込めば、進捗率や残日数などがリアルタイムで更新され、管理の効率も向上します。

関連記事：ガントチャートを無料で作成するには？おすすめツール9選も紹介

定期的に改善する

エクセルで業務を見える化するステップの4つ目は、定期的に改善することです。

作成した管理表やガントチャートは、運用しながら継続的に見直しましょう。実際の進捗状況と計画のズレを分析し、スケジュールの妥当性やタスクの設定に問題がないかを確認することが大切です。

メンバーの意見を収集し、使いやすさを改善し、情報の過不足を補填しましょう。問題点があった場合には、表の構成や項目を調整し、より実用的な管理ツールに改善することが重要です。

定期的に見直しをしていくことで、業務の見える化ツールとしての効果を最大限に発揮しましょう。

エクセルで業務を見える化するメリット

ここでは、エクセルで業務を見える化するメリットについて、以下の3点を解説します。

身近なツールなので抵抗なく使える
初期設定が簡単に整えられる
業務内容に合わせて調整しやすい

1つずつ見ていきましょう。

身近なツールなので抵抗なく使える

エクセルで業務を見える化するメリットの1つ目は、身近なツールなので抵抗なく使えることです。

エクセルは、従業員が基本的な操作方法を習得しているという企業は多いでしょう。

新しいシステムやツールを導入するときに発生しがちな心理的抵抗を最小限に抑えられるため、スムーズに運用を開始できます。

また、エクセルの操作に慣れた従業員であれば、管理表の更新や修正も自分で行えるため、特定の担当者に依存することなく、チーム全体で業務の見える化を進められます。

既存のスキルを活用できる点は、導入時の大きなメリットといえるでしょう。

初期設定が簡単に整えられる

エクセルで業務を見える化するメリットの2つ目は、初期設定が簡単に整えられることです。

専用の業務管理システムと比較して、エクセルは複雑な設定や環境の構築は必要ありません。

テンプレートを作成すれば、同様の管理表を他のプロジェクトでも流用でき、効率的な運用が可能になります。

また、必要な項目や機能を段階的に追加していけるため、小さく始めて徐々に充実させていくことも可能です。

サーバー設置やライセンス購入などの初期投資も不要で、既存のエクセル環境をそのまま活用できる点も魅力です。迅速に業務の見える化を実現したい場合に適した選択肢といえます。

業務内容に合わせて調整しやすい

エクセルで業務を見える化するメリットの3つ目は、業務内容に合わせて調整しやすいことです。

エクセルは柔軟性が高いため、組織や業務の特性に応じてカスタマイズができます。項目の追加や削除、書式の変更、計算式の組み込みなど、必要に応じて自由に調整可能です。

業務の変更や改善に伴い、管理表の構成も容易に変更できるため、使い続けやすいツールといえます。柔軟性が高いため、多様な業務形態を持つ企業でも活用できるでしょう。

エクセルで業務を見える化するデメリット

ここでは、エクセルで業務を見える化するデメリットについて、以下の3点を解説します。

編集や確認作業に時間がかかる
ファイルの共有や管理が複雑になりやすい
使用端末が限られる

1つずつ見ていきましょう。

編集や確認作業に時間がかかる

エクセルで業務を見える化するデメリットの1つ目は、編集や確認作業に時間がかかることです。

エクセルでの見える化は、進捗更新や内容修正を各担当がシートを開いて記入することが前提であるため、更新待ちやセルの取り合いが発生しやすく、反映までに時間がかかります。

また、誤字や漏れを防ぐには目視での差分確認・承認が必要です。コメントや指示がセル内に散在し、結果として本来の業務時間を圧迫してしまうこともあるでしょう。

ファイルの共有や管理が複雑になりやすい

エクセルで業務を見える化するデメリットの2つ目は、ファイルの共有や管理が複雑になりやすいことです。

同一ファイルを複数人で扱うと、メール配布や共有フォルダで派生版が増殖し、どれが正式版か判別しにくくなります。

バージョン付与や履歴・監査ログの整備は手作業に依存し、バックアップや復元も属人化しがちです。

さらに権限設定の粒度が粗いため、誤共有や機密漏えいのリスク管理が難しいこともあり、運用ルールの作成は不可欠といえるでしょう。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

使用端末が限られる

エクセルで業務を見える化するデメリットの3つ目は、使用端末が限られることです。

エクセルはWindows環境での利用が前提となるため、Mac・モバイル端末・タブレット端末からは利用しづらいのが難点です。

また、外出先からの確認や更新作業がしづらいため、リモートワーク環境では不便を感じる場面も多いでしょう。エクセルのバージョンが異なる端末間では、表示や機能に差異が生じることもあります。

スマートフォンからは閲覧し難く、移動中の進捗確認などには制約もあるでしょう。今日のモバイルファーストな働き方において、デバイスの制約は業務効率を低下させる要因となりかねません。

クラウドベースのソリューションと比較すると、アクセシビリティの面で劣るでしょう。

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