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顧客管理データベースの作り方!ExcelとCRMのメリット・デメリットと活用のコツも解説
顧客管理データベースの作り方!ExcelとCRMのメリット・デメリットと活用のコツも解説
業務を進める上で、お客様の情報を大切に管理し、まとめておく必要があります。しかし、「顧客情報はどのように管理すれば良いのか」「データが膨大で管理できない」という悩みを抱えている方もいるでしょう。

そこで今回は、顧客管理データベースの作り方やExcelとCRMのメリット・デメリットと活用のコツも解説します。

【目次】

コミュニケーションツール活用のポイント

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顧客管理データベースとは

顧客管理データベースとは

顧客管理データベースを構築するときは、管理する項目・活用目的を把握しておく必要があります。ここでは、顧客管理データベースについて、以下の3つを解説します。

  • 顧客管理データベースとは
  • 顧客管理データベースで管理する項目
  • 顧客管理データベースの活用目的

1つずつ見ていきましょう。

顧客管理データベースとは

顧客管理データベースとはお客様のさまざまな情報を同じ形式で整理し、管理・マーケティングに活かせる複数のデータのことを指します。

データベースにはさまざまな情報が管理されているため、顧客管理のみならず、新たな業務に活用することが可能です。顧客管理データベースの情報としては、氏名・属性・行動などさまざまな情報が蓄積されています。

データベースの担当者は、データの検索・共有・更新が円滑にできるように管理することが大切です。

顧客管理データベースで管理する項目

顧客管理データベースで管理する項目としては、基本情報(氏名・住所・電話番号・登録番号・年収など)や購入履歴(購入商品・購入日など)、その他情報(要望・クレームなど)が挙げられます。

企業によって、顧客管理データベースの項目は変わってきます。顧客の性格やどのようなやり取りをしたのか記載するケースもあるでしょう。

顧客管理データベースの活用目的

顧客管理データベースを活用する目的としては、「顧客ごとにあわせたアプローチ」「営業やマーケティングへの活用」「業務の改善」が挙げられます。

「顧客ごとにあわせたアプローチ」に関しては、データベースをもとに一人ひとりのお客様に合った提案のタイミングを掴むことで、スムーズなアプローチができます。

「営業やマーケティングへの活用」については、さまざまなデータを基にトレンドや支持されている商品が把握できるため、新たなアプローチや企画の参考になるでしょう。

「業務の改善」に関しては、各部署で管理していた顧客情報をデータベースで共有することで、効率的に業務を進められます。

関連記事:顧客管理とは何か?注目される理由と方法を徹底解説

Excel ・Googleスプレッドシートでの顧客管理データベースの作り方

Excel ・Googleスプレッドシートでの顧客管理データベースの作り方

Excel ・Googleスプレッドシートを使用して顧客管理データベースを作るためにはどのような手順で進めるべきなのでしょうか。

ここでは、Excel ・Googleスプレッドシートでの顧客管理データベースの作り方について、以下の3点を解説します。

  • 作り方
  • メリット
  • デメリット

1つずつ見ていきましょう。

作り方

Excel ・Googleスプレッドシートでの顧客管理データベースの作り方は、顧客名・コード・電話番号・郵便番号・住所・メールアドレスなどの必要な情報を表形式で入力します。

作成した表に必要な情報を順番に入力していきます。項目によっては計算式を使うことにより、円滑に作業を進められるでしょう。

メリット

Excel ・Googleスプレッドシートでの顧客管理データベースのメリットは、「費用を抑えられる」「操作しやすい」「自由度が高い」の3つが挙げられます。

自社のパソコンでExcel・Googleスプレッドシートを使用できるようにしていれば、誰でも利用でき費用を抑えられるでしょう。また、Excel ・Googleスプレッドシートを使用した経験のある方も多いため、操作しやすく改めて教育する必要がありません。

Excel・Googleスプレッドシートは自社に合った項目・フォーマットを設定できるため自由度が高いでしょう。

デメリット

Excel ・Googleスプレッドシートでの顧客管理データベースのデメリットは、「データが多くなる」「同時に編集がしにくい」「データが破損するリスクがある」「セキュリティ面で不安がある」の4つが挙げられます。

Excel・Googleスプレッドシートで顧客管理をするとデータが増え続けるため、パソコンの処理速度が遅くなる可能性があります。さらに、データを更新するときに基本一人で作業しなければならないでしょう。他にも、操作ミス等によりデータが破損するリスクやセキュリティ面でも不安が残ります。

簡単に顧客データを作成・管理できますが、不安に感じる部分もあるでしょう。

CRMでの顧客管理データベースの作り方

CRMでの顧客管理データベースの作り方

CRMで顧客管理データベースを作るためには、どのような手順で進めるべきなのでしょうか。ここでは、CRMでの顧客管理データベースの作り方について、以下の3点を解説します。

  • 作り方
  • メリット
  • デメリット

1つずつ見ていきましょう。

作り方

CRMは、特別なスキル・知識がなくても顧客管理データベースが作成できるツールです。

元々、顧客名・住所・電話番号などの入力項目が設けられています。さらに、他の項目を入れたい時は追加で増やすことも可能です。他にも購入や商談の履歴も同時に管理できるため、必要な顧客情報を一元化できます。

メリット

CRMで顧客管理データベースを作成するメリットは、「大量のデータを管理しやすい」「スムーズな操作を実現できる」「自動で計算してくれる」が挙げられます。

顧客管理データベースをCRMで管理する場合、クラウド上でデータを管理するため、スムーズかつ大量のデータを活用・保存することが可能です。さらに、データを入力することにより自動で数値を計算したり、データを集計したりできます。社外でも必要な情報を確認でき、円滑に業務を進められるでしょう。

デメリット

CRMで顧客管理データベースを作成するデメリットは、「導入や運用するために費用がかかる」「従業員によってツールを上手く使えない」が挙げられます。

自社にCRMを導入する場合、初期費用が発生します。さらに、ツールを利用し続けると月額もしくは年単位で利用料がかかるでしょう。導入するツールによっては高機能であるため、上手く活用できないことも起こり得ます。導入したとしても上手く使えなければ、費用や時間を無駄にするリスクもあるでしょう。

関連記事:CRMとは?主な導入目的と導入までの流れを解説

 

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顧客管理データベースを活用するときのコツ

顧客管理データベースを活用するときのコツ

実際に業務で顧客管理データベースを活用する場合は、どのような点に気を付けるべきなのでしょうか。顧客管理データベースを活用するときのコツについて、以下の2つを解説します。

  • 定期的にデータを更新しておく
  • 社内の運用ルールを策定する

1つずつ見ていきましょう。

定期的にデータを更新しておく

顧客管理データベースを活用するときのコツの1つ目は、定期的にデータを更新しておくことです。

こまめにデータを更新することにより、常に最新の情報を把握できます。一方、更新していない場合は、顧客への連絡が滞る恐れもあります。さらに、全ての情報が把握できずに、円滑に作業を進められない可能性もあるでしょう。

担当者は定期的にデータを更新し顧客へのアプローチを最適なタイミングでできるようにしておきましょう。

社内の運用ルールを策定する

顧客管理データベースを活用するときのコツの2つ目は、社内の運用ルールを策定することです。

作業をルール化することで、誰が担当しても円滑に進められます。また、担当者が変わったとしても困る心配がありません。

社内での運用ルールを決めた上で、誰でも操作しやすい作業環境を整えましょう。

関連記事:顧客管理の分析でビジネスを加速!基礎知識から戦略への応用を徹底解説

まとめ

まとめ

今回は、顧客管理データベースの作り方、ExcelとCRMのメリット・デメリットと活用のコツも解説しました。

Excel・Googleスプレッドシートは自社に合ったデータベースを作ることが可能です。しかし、データの破損や管理に関して問題を抱える部分もあります。一方、CRMはExcel・Googleスプレッドシートの問題点を解決し、円滑に業務を進められるでしょう。

現在、管理・運用に悩んでいる方や今後、膨大なデータを管理したい方は、CRMを試してみてはいかがでしょうか。自社の目的に合ったツールを選んでみてください。

顧客管理(CRM)ツールとはなにか?おすすめのツール10選を徹底解説!メリットと選定のポイントも紹介」では、CRMについて詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

 

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