顧客管理システムを使った在庫管理とは？

「在庫管理」とは、企業が持つ原材料・仕掛品・製品などの在庫を、生産や販売の活動と照らし合わせ、最適な状態や量に保つための管理作業を指します。現代のIT技術では、顧客管理システムに在庫管理機能を備えているものもありますが、反対に在庫管理システムの中に顧客管理機能を持つものも存在します。

どちらに特化しているかで使い勝手が異なるため、システム導入時には、事前に調べた上で実施する必要があります。例えば、在庫管理に特化したツールは、詳細な在庫の増減を把握しやすく、また会計システムと連携することで、会計の手間を大幅に削減可能です。一方、顧客管理に特化したツールを利用すると、在庫状況をみて顧客の動向や履歴の分析が容易に行えます。

しかし、どのツールを選択するかは、自社の状況や重視するポイントによって異なります。企業ごとの要件やビジネスの特性に合わせて、最適な機能を持ったツールを選ぶことが重要です。

顧客管理システムを在庫管理に活用するメリット

ここでは、顧客管理システムを在庫管理に活用するメリットについて、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の効率化

顧客管理システム（CRM）を在庫管理に活用するメリットの1つ目は、業務の効率化です。

顧客情報と在庫情報が一元管理されているため、業務間の連携や情報伝達の手間を削減できます。複数のシステムを使わずに済むため、データ移動や照合の必要がなくなり、時間のロスを防ぐことができるでしょう。

また、CRMにある情報から、顧客の購入履歴や嗜好を基に、在庫状況に応じたタイムリーなプロモーションや割引キャンペーンの提案も可能です。プロモーションを通して、在庫の回転率の向上も見込めます。

顧客の状況に合わせた在庫の最適化ができる

顧客管理システム（CRM）を在庫管理に活用するメリットの2つ目は、顧客の状況に合わせた在庫の最適化ができることです。

過去の売上データから需要の見込みが予測でき、商品が売れ残るリスクを低減できるためです。在庫を多くかかえすぎてしまうと、保管に経費やスペースがかかります。最終的に、販売できなければ廃棄に伴うコストも発生してしまうでしょう。

CRMを活用して在庫を管理することで、在庫をかかえすぎてしまう問題を未然に防ぐことができるのが利点です。

発注・仕入れの効率化が図れる

顧客管理システム（CRM）を在庫管理に活用するメリットの3つ目は、発注・仕入れの効率化が図れることです。

過去の販売実績を基に在庫を調達すれば、在庫の余剰や在庫の品質低下を防げます。例えば、昨年の冬に特定の商品がよく売れた場合、今年の冬も同様の需要があると予測し、適切な数量の発注を行うことができるでしょう。

また、CRMにより顧客の購入傾向を理解することで、必要な商品の量やタイミングを的確に判断し、過剰発注や不足による品切れのリスクを減少させることが可能です。

在庫状況を社内で共有できる

顧客管理システム（CRM）を在庫管理に活用するメリットの4つ目は、在庫状況を社内で共有できることです。

従来使われていた紙やExcelでの在庫管理の方法では、商品のデータをリアルタイムで更新するのが難しいという問題がありました。しかし、CRMを導入することで、在庫の量や状態など、多岐にわたる情報をリアルタイムで従業員全員と共有できます。

従業員のシステムへのデータ入力間違いといった在庫確認時の人的ミスを防げて、適切な量の在庫を確保できるでしょう。

顧客管理システムを在庫管理に活用するデメリット

ここでは、顧客管理システムを在庫管理に活用するデメリットについて、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入・運用にコストがかかる

顧客管理システム（CRM）を在庫管理に活用するデメリットの1つ目は、導入・運用にコストがかかることです。

顧客管理システムを導入するときには、多くの場合、初回の導入費や継続的な月額料金など運営コストがかかります。さらに、CRMの種類やオプションによっては追加の費用がかかるため、事前に考慮しておく必要があります。料金体系は各CRMベンダーや、プランによっても異なります。

無駄な出費を避けるためにも、導入前にきちんと予算を組み、必要な機能を備えたCRMを選択することが大切です。

従業員の教育が必要になる

顧客管理システム（CRM）を在庫管理に活用するデメリットの2つ目は、従業員の教育が必要になることです。

新しいシステムを自社に導入しても、従業員がすぐに使いこなせるとは限りません。作業に関わる従業員全員がCRMを使いこなすまで、一定の時間がかかると見込んでおく必要があります。

在庫管理も含めた顧客管理システムの選び方

ここでは、在庫管理も含めた顧客管理システムの選び方について、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

必要な機能を備えているか

在庫管理も含めた顧客管理システム（CRM）を選ぶときには、必要な機能があるかをしっかりと確認しておく必要があります。まず第一に、自社の業種や形態にあった機能を明確にしておくことが大切です。

CRMにはさまざまな機能がありますが、使用する機能は産業やビジネスの形態によって大きく異なります。CRMを導入する背景や、具体的にどの問題点を克服したいのかを把握し、社内で検討を重ねておきましょう。

操作性はよいか

在庫管理も含めた顧客管理システム（CRM）を選ぶときには、事前に操作性がよいかを確認しましょう。

CRMは、多くの従業員が日々使用するツールであるため、使い勝手の悪いツールを選んでしまうと、従業員に使われなくなる恐れがあります。例えば、ユーザーインターフェースが分かりやすい、入力がしやすい、必要な情報をすぐに検索できるなど、操作性を事前に確認しておくことをおすすめします。

さらに、データのソートやフィルタリング、データのインポートやエクスポートの容易さも見極めのポイントです。多くのベンダーが無料トライアルを提供しているので、実際に操作して、使い勝手を試してみるのもよいでしょう。

他システムと連携できるか

在庫管理も含めた顧客管理システム（CRM）を選ぶときには、他システムと連携できるかも重要なポイントです。

CRMは、顧客情報の管理だけでなく、販売・マーケティング・カスタマーサポートといった業務の効率化も図れるツールです。例えば、財務・会計システムや自社のECサイトのプラットフォーム、メールツール、さらには在庫管理システムと、シームレスに連携できるものが望ましいと言えます。

在庫管理システムとCRMが連携している場合、商品の在庫状況に基づいて顧客へのキャンペーンやお知らせを自動的に行ったり、逆に顧客の購買履歴から在庫の最適量を計算することにも活用できます。他のシステムとスムーズに連動できるCRMを選ぶことで、業務の一層の効率アップを実現できるでしょう。

サポート体制は整っているか

在庫管理も含めた顧客管理システム（CRM）を選ぶときには、サポート体制が整っているかも事前に確認しておきましょう。

CRMの導入時には、運用方法の確立や疑問点の解消に苦労することも少なくありません。特に、IT専任のスタッフが社内にいない場合、適切に活用できず、最悪の場合は利用を停止せざるを得ないリスクも考えられます。

「初めての導入で不安」「運用に自信が持てない」といった場合は、サポートが手厚いサービスを選んでおくのがおすすめです。導入後もシステム調整のサポートが受けられるベンダーであれば、安心して運用を継続できるでしょう。

まとめ

今回は、顧客管理システムで在庫管理ができるのかどうかと、顧客管理システムを在庫管理に活用するメリット・デメリットについて解説しました。顧客管理システム（CRM）の役割は日々進化しており、在庫管理もその中の一つとして注目されています。

最適な在庫管理を実現するためには、CRMの機能だけでなく、どのように活用するかも重要なポイントです。自社の解決したい課題を見極め、適切なCRMシステムを選択してみてください。