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日報管理システムの主な機能

ここでは、日報管理システムの主な機能について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有とコミュニケーションの促進

日報管理システムの1つ目の機能は、情報共有とコミュニケーションの促進です。

日報管理システムは、リアルタイムでの情報共有を可能にし、チーム間のコミュニケーションを活発にします。各メンバーが日々の業務内容を共有しやすくなり、上司や同僚が迅速にフィードバックを提供することができます。

リアルタイムで情報共有をすることで、業務の進捗をすぐに把握できるだけでなく、問題が発生したときにもすぐに対処することが可能です。

また、コメント機能やチャット機能を備えたシステムでは、ディスカッションが容易になり、従業員同士のコミュニケーションが活性化します。これにより、情報のタイムリーな伝達が実現し、業務全体の効率化が期待できます。

関連記事：社内コミュニケーションの活性化にはメリットが多い！高めるためのポイントや手段も解説

業務の効率化と入力の簡便化

日報管理システムの2つ目の機能は、業務の効率化と入力の簡便化です。日報管理システムは、従業員が簡単に日報を作成・提出できるように設計されています。

多くのシステムはスマートフォンやタブレットからの入力に対応しており、外出先や移動中でも日報の作成が可能です。これにより、従業員はオフィスに戻ることなく、いつでもどこでも日々の行動を報告することができます。

また、システムの操作性がシンプルで直感的であるため、従業員が負担なく利用できることも大きな利点です。これにより、日報作成の手間が大幅に削減され、従業員は他の重要な業務に集中することができます。

さらに、テンプレート機能を利用することで、日報の内容を標準化し、入力作業の効率化も図れます。

関連記事：日報とは？書く目的や書き方・共有手段についても解説

データの蓄積と分析

日報管理システムの3つ目の機能は、データの蓄積と分析です。日報管理システムは、蓄積されたデータを活用し、業務の分析や改善に役立てることができます。

例えば、日報に記録された情報をもとに、作業の進捗状況や労働時間を分析し、効率的な業務運営をサポートします。これにより、どの業務がどれだけの時間を要しているか、どのプロジェクトが順調に進んでいるかを把握することが可能です。

また、クライアント情報の一元管理機能により、商談の履歴や顧客データを簡単に参照でき、営業活動の効率化にもつながります。

データの蓄積と分析を通じて、業務の改善点を明確にし、具体的な対策を講じることができるため、企業全体の生産性向上が期待できます。

日報管理システムを選ぶときのポイント

ここでは、日報管理システムを選ぶときのポイントについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

システムの使いやすさ

日報管理システムを選ぶときの1つ目のポイントは、システムの使いやすさです。

日報の作成や提出が煩雑だと、従業員が使用を避ける可能性があります。そのため、直感的に操作できるインターフェースやシンプルなデザインを備えたシステムを選ぶことが推奨されます。

使いやすいシステムを導入することで、日報作成の手間を大幅に軽減し、従業員がストレスなく利用できるため、業務の効率化に大きく寄与します。

特に、テンプレート機能やドラッグ＆ドロップ機能を持つシステムは、入力作業をスムーズにし、日報の標準化を図ることができます。誰でも簡単に使えるシステムを選ぶことが、毎日の日報管理の成功につながります。

マルチデバイスへの対応

日報管理システムを選ぶときの2つ目のポイントは、マルチデバイスへの対応です。

現代のビジネス環境では、外出先や移動中にも業務を行うことが一般的です。そのため、スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスで日報を入力・確認できるシステムを選ぶことが重要です。

マルチデバイス対応のシステムは、いつでもどこでも日報を作成・提出できるため、業務の柔軟性が向上します。

これにより、従業員はオフィスに戻ることなく、即座に業務報告を行えるため、時間の有効活用が可能です。最近ではリモートワークに対応しているシステムも多く存在します。

また、クラウドベースのシステムは、デバイス間でのデータ同期が簡単であり、常に最新の情報にアクセスできる点も大きなメリットです。

データの一元管理と分析機能

日報管理システムを選ぶときの3つ目のポイントは、データの一元管理と分析機能です。日報管理システムは、蓄積されたデータを効果的に管理・活用できることが求められます。

例えば、営業活動におけるクライアント情報の一元管理や、業務の進捗状況の分析機能を備えたシステムは、業務の効率化に大きく貢献します。

データの一元管理により、必要な情報に迅速にアクセスでき、データの散逸を防ぐことができます。

また、分析機能を活用することで、業務の傾向や問題点を把握し、改善策を講じることが可能です。これにより、データに基づいた戦略的な意思決定を行うことができ、全体的な業績向上につながります。

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無料あり！おすすめの日報管理システム8選

ここでは、おすすめの日報管理システムについて、以下の8つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、業務の進捗管理やプロジェクト管理、ファイル共有、Web会議など様々なビジネスシーンに必要なツールが盛り込まれたシステムで、シンプルな操作性が特徴です。現場での利用を念頭に置いたデザインで、スマートフォンからも簡単に利用できます。特に、業務報告の提出が簡単で、リアルタイムでの情報共有が可能です。

CrewWorksの特長

1. リアルタイムでの情報共有が可能
2. スマートフォンからの利用が簡単
3. チャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議、ファイル共有などが1つに集約

詳細はこちら: https://crewworks.net/

ナレカン

ナレカンは、株式会社Stockが提供するナレッジや日報の管理ツールです。100名から数万名規模の企業での利用を想定しており、シンプルで使いやすい設計が特徴です。主にフォルダ形式で情報を整理し、簡単に記事作成や質問を行えます。また、記事（ノート）で日報作成、コメント機能があり日報に関するやり取りをまとめることができるなど、情報の一元管理により属人化を防ぎ、効率的な知識の共有を促進します。

ナレカンの特長

1. 直感的なインターフェースで誰でも簡単に利用可能
2. フォルダを自由に多階層化し、アクセス権限を細かく設定可能
3. 初期導入支援や利用中のサポートが充実

詳細はこちら: https://www.narekan.info/

eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、ソフトブレーン株式会社が提供する主に営業支援に特化した日報管理システムです。SNSのタイムライン形式で業務内容を共有でき、リアルタイムで上司や同僚からフィードバックを受け取ることができます。これにより、情報のタイムリーな伝達が実現し、営業活動の効率化に貢献します。

eセールスマネージャーの特長

1. 営業現場でのリアルタイムな情報共有が可能
2. クライアント情報の一元管理で営業活動を効率化
3. データ分析で見込み客の獲得をサポート

詳細はこちら: https://www.e-sales.jp

Chatwork

Chatworkは、株式会社kubellが提供するビジネスチャットツールです。主に中小企業向けで2024年現在44万社以上の導入実績があります。シンプルで使いやすいことが特徴で、ITリテラシーにあまり自信がない会社も安心して導入できます。日報の報告に利用ができるチャット機能だけでなくタスク管理やファイル管理なども可能で、ビジネスに大いに活用できるでしょう。

Chatworkの特長

1. 国内中小企業向けで、44万社以上の導入実績
2. 直感的な操作でシステムが苦手な人でも安心
3. 無料プランもあり、有料プランも1ヶ月無料でお試し可能

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

FieldPlus

FieldPlusは、株式会社エス・ケイが提供するクラウド業務報告サービスです。現場からのリアルタイム報告を可能にし、業務の効率化を支援します。特に、現場が他拠点に渡るような組織での活用が見込まれます。報告テンプレートの作成やお知らせ配信機能、データの一括出力など、様々な機能が魅力です。

FieldPlusの特長

1. iOS、Android、PCなど多様な端末で利用可能
2. 現場から直接報告でき、テンプレート利用で報告の質を統一化
3. CSVやExcel形式で報告データを出力可能

詳細はこちら: https://www.fieldplus.net

日報くん

日報くんは、BPS株式会社が提供する日報管理システムです。簡単に日報を作成・管理でき、スマートフォンからの入力にも対応しているため、どこからでもアクセス可能です。日報くんは、シンプルな操作性を追求しており、従業員が負担なく利用できるよう設計されています。また、クラウドベースのシステムであるため、導入が簡単で、初期費用を抑えつつ効果的な日報管理が実現します。

日報くんの特長

1. 外出先でも簡単に日報が作成できる
2. クラウドベースのシステムで初期費用を抑えられる
3. 業務に応じた様々なテンプレートを利用可能

詳細はこちら: https://nippoukun.bpsinc.jp/

Talknote

Talknoteは、Talknote株式会社が提供する情報共有ツールです。ビジネスチャットを中心に、タスク管理やファイル共有機能を備えた多機能なシステムで、ノート機能を日報として利用することができ、社内の情報共有を効率化します。プロジェクトの進捗状況を一目で把握できるため、チームの共同作業が円滑に進みます。

Talknoteの特長

1. ビジネスチャットでの迅速な情報交換
2. ノート機能を日報として利用することで、進捗状況を一目で把握
3. ドキュメントや画像の共有が簡単

詳細はこちら: https://talknote.com

kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務アプリを構築するプラットフォームです。企業の多様な業務ニーズに応じて柔軟にカスタマイズでき、データの一元管理や業務の自動化が可能です。さらに、レポート機能で日報を作成し共有することもできます。データ分析機能も充実しており、蓄積されたデータを活用して業務改善や戦略的な意思決定をサポートします。

kintoneの特長

1. 業務に合わせて柔軟にアプリを作成・カスタマイズ可能
2. すべての業務データを一元管理し、効率的な情報共有を実現
3. 蓄積されたデータを活用し、業務の改善に役立てることが可能

詳細はこちら: https://kintone.cybozu.co.jp/

日報管理が成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、情報共有や業務の効率化、データ分析が可能な日報管理システムの選び方と、おすすめのシステム8選を紹介しました。

システムの使いやすさ、マルチデバイスへの対応、データの一元管理と付随する機能があることなどが選定のポイントです。

ポイントを押さえたシステムを導入することで、業務の効率化と情報共有がスムーズになり、チーム全体の生産性が向上します。ぜひ自社に最適なシステムを見つけ、日報管理を効率化していきましょう。

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CrewWorksの特長

1. リアルタイムでの情報共有が可能
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