日報とは

日報とは、日常の業務内容や進捗を報告する文書で、正確に分類すると、幅広い種類があります。テレワークが増加する現代では、オフィス勤務と比べて従業員の作業内容や成果が把握しにくいため、日報提出をルール化している企業が増えてきました。このように、日報は従業員の業務進捗の管理に役立つ重要なツールと言えるでしょう。ここでは、日報の種類を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務日報

日報の種類の1つ目は、業務日報です。

業務日報は、会社でよく使われる日報で、業務内容・進捗状況・特記事項などを記載します。

営業日報

日報の種類の2つ目は、営業日報です。

営業日報は訪問の多い営業担当者に適した日報で、一般的には時刻ごとの訪問先や面談内容を記録する欄が設けられています。

店舗営業日報

日報の種類の3つ目は、店舗営業日報です。

店舗営業日報は小売業等の業種で活用されるもので、売上や仕入、従業員の勤怠などを記録できます。項目ごとに欄が設定されているため、店舗管理に便利です。

工事日報

日報の種類の4つ目は、工事日報です。

建設業においては、工事日報で作業責任者や作業員数、作業内容と進捗を報告することで、効率的な業務運営に貢献しています。

日報を書く目的

ここでは、日報を書く目的を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

当日の業務を振り返る

日報を書く目的の1つ目は、当日の業務を振り返ることです。

日報の目的は、業務内容の確認と進捗状況の把握が主で、それによって次の日のタスクを明確化して翌日以降の仕事へ活かせます。

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業務改善に役立てる

日報を書く目的の2つ目は、業務改善に役立てることです。

日報に業務で失敗した原因や改善策を記載することで、次の機会に活かせます。また、業務内容を上司と共有することで対策を立てることができ、次に失敗やトラブルが発生した際には日報を遡って原因を確認できるでしょう。

部下への指導に活用する

日報を書く目的の3つ目は、部下への指導に活用することです。

日報の活用は、上司から部下への助言やサポートにも有用です。部下の業務内容や進捗も把握できるでしょう。また、上司はチーム全体の状況を理解し、必要に応じた早期の改善を実現できるはずです。

社内コミュニケーションを促進する

日報を書く目的の4つ目は、社内コミュニケーションを促進することです。

日報は上司と部下だけでなく、メンバー間のコミュニケーション促進手段としても有効です。テレワーク環境でコミュニケーション活性化が求められる中、ツールを活用することにより日報が一層社内コミュニケーションで機能します。

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日報の書き方

ここでは、日報の書き方を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

基本事項を記載する

日報の書き方の1つ目は、基本事項を記載することです。

日報には、例えば以下の項目を記載しましょう。

また、日報は業務内容の整理や進捗報告に加え、他部署との情報共有手段としても活用されます。会社全体の成果向上を見据え、正確な情報を欠かさず記入しましょう。

当日の業務について内容や結果を記載する

日報の書き方の2つ目は、当日の業務について内容や結果を記載することです。

その日の業務内容や取引先との打ち合わせを詳細に記載し、具体的な数字や固有名詞も交えて理解しやすく記載しましょう。見出しを使い構成を整えると、一層文章が読みやすくなります。また、内容を時系列でまとめれば、効果的に情報を伝えられるものです。

学びや課題などを記載する

日報の書き方の3つ目は、学びや課題などを記載することです。

業務を通じた学びや気付き、課題や改善点があれば、日報で上司に提出しましょう。会社に役立つ考えを発信し、事業内容や結果に関連した具体的な改善策を述べます。そのときには、周りへの感謝の気持ちや感想を加えることで、前向きな姿勢が評価されるでしょう。

日報をより役立てるためのポイント

ここでは、日報をより役立てるためのポイントを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

日報作成の目的を明確化する

日報をより役立てるためのポイントの1つ目は、日報作成の目的を明確化することです。

日報作成の主な目的には、業務内容の振り返り・上司への報告・チーム内の情報共有があります。これらを明確にすることで、効果的に日報をまとめることができるようになるでしょう。

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テンプレートやフォーマットにこだわりすぎない

日報をより役立てるためのポイントの2つ目は、テンプレートやフォーマットにこだわりすぎないことです。

日報のテンプレートを活用すれば効率的な振り返りを実現できる反面、形式に縛られ過ぎると、単に枠を埋めるだけの作業になって本質が失われることがあるかもしれません。また、報告項目が多すぎると、作成・確認の双方に時間が割かれます。そのため、あくまでも簡潔な内容・報告に止めることを基本としましょう。

日報の内容を活用できるよう社内環境を整備する

日報をより役立てるためのポイントの3つ目は、日報の内容を活用できるよう社内環境を整備することです。

日報を単に提出するだけでは意味がなく、情報を活用できる環境を整備しなければなりません。情報共有ツールを導入するなど、チーム全体が進捗状況や情報を把握し、活発な意見交換を促進できるようにしましょう。

日報の共有手段

ここでは、日報の共有手段を以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャット

日報の共有手段の1つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、ビジネス利用向けに特化したチャットツールです。メッセージの検索やファイル共有・閲覧権限や管理権限の設定などの機能が充実しており、重要な企業情報を守るセキュリティ面も重視されています。主な機能は以下のとおりです。

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社内Wiki

日報の共有手段の2つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは、ウィキペディアの社内版とも言えるツールで、従業員が有する業務知識や技術知識、ビジネススキルなどを組織全体で共有できます。情報の書き込みや蓄積・編集・検索・閲覧が可能で、各従業員が知りたい情報や確認したい内容を容易に検索・発見できるツールです。これにより、効率的な情報共有が実現し、企業全体の生産性向上に寄与します。

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社内SNS

日報の共有手段の3つ目は、社内SNSです。

社内SNS（Social Networking Service）は、ビジネス用コミュニケーションツールの一種で、部署・役職を超えた手軽な情報共有を実現してくれます。また、従業員同士の相互理解が進み、帰属意識を高めてくれるでしょう。主な役割には、以下があります。

また、代表的な機能は以下のとおりです。

これらの機能を活用することで、迅速なコミュニケーションやタスク管理・進捗管理を実現し、成果物の共有・蓄積も簡単にできるでしょう。

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社内ポータル

日報の共有手段の4つ目は、社内ポータルです。

社内ポータルサイトは、従業員専用のWebサイトであり、社内情報への入口となります。セキュアな環境が整っており、情報共有はもちろん、ストレージ機能やスケジュール管理機能、ワークフロー機能なども備えているものです。これにより、業務の円滑化が期待できます。また、社内コミュニケーションの場としても役立ち、従業員同士の連携をスムーズにしてくれるでしょう。 近年のDX推進を助けるツールとしても活用でき、情報管理の一元化や顧客体験の向上も可能にしてくれます。さらに、社内ポータルにアクセスすれば場所にとらわれずいつでも業務が行えるため、働き方の柔軟性向上にも寄与するでしょう。

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コラボレーションツール

日報の共有手段の5つ目は、コラボレーションツールです。

コラボレーションツールは、スケジュール・プロジェクト管理を効率化するためのツールで、進捗管理、チャット機能、Web会議システムなど豊富な機能を有します。テレワークが増える中で、情報共有やコミュニケーションが重要課題となり、コラボレーションツールを導入して生産性や顧客満足度の向上、売上増加を図る企業が増えています。また、コミュニケーション活性化や働く意欲の向上、組織活性化も見込めることから、注目度が増しているツールの1つと言えるでしょう。

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まとめ

今回は、日報の意味や目的・書き方・役立てるポイントとともに、代表的な共有手段を解説しました。日報は日常の業務内容や進捗を報告する文書で、業務日報や営業日報などがあり、業務改善や部下への指導などを目的に作成するものです。記載するときには、日時などの基本事項に加え、当日の業務内容や学びなども記載しましょう。

また、日報の目的を明確にした上で、テンプレートにはこだわらずに必要な内容を過不足なく記載するようにすると、より効果があがります。日報の共有を行うときには、ビジネスチャットやコラボレーションツールなどのツールも活用すると、より効率的に共有できるでしょう。