合わせて読みたい

• DXに何から取り組めば良いのか分からない
• 今以上に情報共有を効率化して、生産性を向上したい
• 現状のツールに不満はないけれど、さらにコミュニケーションを効率化したい

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒DX化はじめの一歩は社内情報共有から：コミュニケーションコスト（時間）の削減方法

無料版あり！情報共有アプリとは？

ここでは、情報共有アプリについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有アプリとは

情報共有アプリとは、業務で扱う情報やデータをアプリ内に集約し、情報共有を効率化するためのツールです。

PDFやExcelなどのファイル、自社のノウハウ、会議の議事録などをアプリ内に保存して、従業員間やプロジェクトのチーム間で情報をやりとりできます。 チャット機能や社内SNS、タスク管理機能を備えたものもあります。

情報共有アプリを活用することで、情報の抜け漏れを防げ、業務効率化やチーム全体の生産性向上につながるでしょう。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

情報共有アプリの必要性

現代の企業活動では、膨大な量の情報が発生するため、情報管理と共有を迅速に行う必要があり、メールや電話だけでは情報共有に限界があります。

メールは一方通行のコミュニケーションが中心で、過去のやり取りを探すのに手間がかかることがあります。

また、電話では即時性はあるものの、記録が残らず情報が抜け落ちるリスクがあります。特に、複数人が関わるプロジェクトやリモートワーク環境において、効率的に連携をとるには、情報共有アプリの活用は欠かせません。

一方で、情報共有アプリは、チャットやタスク管理、ファイル共有などの機能を通じて、リアルタイムで情報共有と記録の自動保存が行えます。

例えば、チャット機能を使えば、簡単にグループ内で情報を共有し、関連するファイルやメモを一箇所にまとめられます。

また、タスク管理機能では、誰が何をすべきかを可視化し、進捗状況を全員が確認できるため、電話やメールでは対応し切れない複雑な業務を効率化することが可能です。

情報共有アプリの活用により、伝達ミスや遅延を防げ、業務のスピード向上につながるでしょう。

関連記事：情報共有がチームワークを高める！具体的な手段やコツを解説

無料プランや無料トライアルが可能

情報共有アプリは、多くの場合、無料プランや無料トライアルが提供されており、初めて導入を検討するときにも気軽に試せるのが特徴です。

無料プランでは、基本的な情報共有機能やユーザー数に制限があるものの、初期コストを抑えながら運用をスタートできます。

また、多くのアプリでは、一定期間の無料トライアルを提供しており、有料プランで利用できる全機能を試せる場合もあります。

無料トライアルを通じて自社の業務に必要な機能が含まれているかを事前に確認でき、導入後のギャップを防ぐことが可能です。

情報共有が成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

3分でわかる！CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

情報共有アプリの無料版と有料版の違い

ここでは、情報共有アプリの無料版と有料版の違いについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

利用範囲

情報共有アプリの無料版と有料版の違いの1つ目は、利用範囲です。

無料版では、ストレージ容量や利用可能な機能が限定されており、5GB～20GB程度の保存容量であることが一般的です。また、高度な機能や複数ユーザーでの同時編集、詳細なアクセス権限管理などは利用できないケースも少なくありません。

一方、有料版では1TB以上の大容量ストレージが提供されることもあり、動画や大きなファイルを多く扱うビジネスユースに最適です。

そして、セキュリティ機能や高度なコラボレーション機能、カスタマイズオプションなども含まれることがあるため、業務効率化や安全性向上が図れるでしょう。

通信速度

情報共有アプリの無料版と有料版の違いの2つ目は、通信速度です。

有料版では、データ転送やアップロードの速度が優先されるため、大容量ファイルを扱う場合でもスムーズな操作が可能です。一方、無料版では通信速度が制限されることが多く、大きなファイルの送受信に時間がかかることも少なくありません。

通信速度が遅いと業務効率に影響を与え、リモートワークやチームでの共同作業においてストレスとなることも考えられます。

そのため、容量の大きなデータを頻繁に扱う場合には、スピードが確保されている有料版をおすすめします。

セキュリティ範囲

情報共有アプリの無料版と有料版の違いの3つ目は、セキュリティ機能の範囲です。

無料版にも、暗号化やアクセス制限など基本的なセキュリティ機能が備わっていることが多いものの、機密性の高い業務データを扱うには足りないこともあります。

特に、法人利用を想定した高度なセキュリティ機能としては、十分とは言い切れません。 有料版では、アクセス制限をより詳細に設定できるほか、IPアドレスやGPSなどを活用したセキュリティ強化が可能なツールが多く見られます。

また、データ流出が発生したときには、操作履歴で原因を追跡できたり、ファイル転送時のパスワードやダウンロード制限などが備わっていることもあります。

重要なデータの保存や共有には、有料版の利用も検討しましょう。

情報共有が成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

3分でわかる！CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

合わせて読みたい

• DXに何から取り組めば良いのか分からない
• 今以上に情報共有を効率化して、生産性を向上したい
• 現状のツールに不満はないけれど、さらにコミュニケーションを効率化したい

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒DX化はじめの一歩は社内情報共有から：コミュニケーションコスト（時間）の削減方法

【目的別】無料で使える情報共有アプリ6選

ここでは、目的別に無料で使える情報共有アプリについて、以下の6点を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

【チャット】 CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、情報共有とチームの効率的なコラボレーションを可能にする情報共有アプリです。画面の左側にタスクやファイルを表示し、右側には常時チャット欄が配置されているため、情報を見ながら簡単に議論を始められます。プロジェクトやタスクごとにチャットが自動的に紐付けられているため、別でチャットルームを作成する必要がありません。また、情報が自動整理され、ナレッジとして蓄積される仕組みも備わっています。SSL通信による暗号化、2要素認証機能など、強固なセキュリティ体制を整えている点も魅力です。

CrewWorksの特長

1. 最大50ユーザーまでずっと無料で使えるフリープランがある
2. 利用するだけで情報が自動整理され、手間なくナレッジが蓄積され業務効率化を実現
3. AWSデータセンターと暗号化通信機能を備えたセキュリティ体制

詳細はこちら: https://crewworks.net/

【チャット】 Slack

Slackは、チャットやプロジェクト管理などを備えた多機能な情報共有アプリです。リアルタイムでのコミュニケーションを可能にするチャット機能に加え、タスク管理やファイル共有もスムーズに行えます。チャットやプロジェクトをチャンネルごとに整理できるため、情報が分散せず、必要な情報に簡単にアクセス可能です。無料プランでは90日間のメッセージ履歴、1対1の音声およびビデオ会議などが利用できます。

Slackの特長

1. チームごとにチャンネルを作成し、効率的なコミュニケーションを実現
2. 特定のキーワードを入力するだけで検索できるAI機能がある
3. 多数のツールと連携可能でワークフローを簡素化でき、2,600以上のアプリと連携可能

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

【タスク管理】 Notion

Notionは、プロジェクト管理・タスク整理・データ可視化を1つのプラットフォームで実現する情報共有アプリです。ボードやカレンダー、リストなど多彩なフォーマットを活用できるため、プロジェクトの進行状況を視覚的に把握できます。タスクの依存関係を明確にし、チームの進捗管理を効率化することにも長けています。無料プランでも充実した機能を利用できるため、初期費用を抑えながら始めたい方に向くツールです。

Notionの特長

1. 無料でも充実したタスク管理や可視化が可能
2. 初稿生成や作業の自動化で時間を節約
3. 2,000以上のツールと連携可能

詳細はこちら: https://www.notion.com/ja

【プロジェクト管理】 Trello

Trelloは、直感的な操作でタスクやプロジェクトを効率的に管理できる情報共有アプリです。ボード・リスト・カードを使用して、誰が何を行っているかを一目で把握できるため、タスクの進捗の可視化が可能です。無料プランでは、ワークスペースごとに10人まで追加でき、基本的なプロジェクト管理機能が利用できます。タイムラインやカレンダー表示など、プロジェクトの視覚化や追跡を行いたい方は、有料プランの利用をおすすめします。

Trelloの特長

1. 直感的な操作で簡単にタスク管理
2. ワークスペースごとに10人まで利用可能
3. コード不要の自動化機能を搭載

詳細はこちら: https://trello.com/ja

【ファイル共有】 Dropbox

Dropboxは、無料で利用可能な情報共有アプリで、ファイルの共有・整理・共同編集をスムーズに行えるクラウドサービスです。画像や動画、ドキュメントなどを安全に保存し、チームメンバーや取引先とスムーズに共有できます。また、動画や音声へのフィードバックを一箇所にまとめる機能も備えています。無料プランでは、基本的なファイル共有機能に加え、ドキュメント分析やフィードバック管理が可能です。

Dropboxの特長

1. あらゆるデバイスで簡単に共同編集が可能
2. 暗号化技術でデータを保護
3. 動画や画像のやり取りを一箇所で完結

詳細はこちら: https://www.dropbox.com/ja/

【社内SNS】 LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEの使いやすさを活かしたビジネス向けのチャットツールです。LINEユーザーとも直接やり取りが可能なため、顧客や取引先とのコミュニケーションを円滑化したい方にも最適です。簡単な操作で導入教育の手間が少なく、幅広い年齢層に適した直感的なインターフェースも魅力です。無料プランでは、グループチャット・既読確認・音声・ビデオ通話が利用可能です。

LINE WORKSの特長

1. LINEと連携してスムーズに使える
2. グループチャットや音声通話が利用可能
3. 導入教育不要で幅広いユーザーに対応

詳細はこちら: https://line-works.com/

まとめ

今回は、情報共有アプリの無料版と有料版の違いと、無料で使える情報共有アプリ6選を解説しました。

情報共有アプリを選ぶときは、チームの業務内容や規模に合った機能・操作性・セキュリティを備えているツールを選びましょう。

また、無料プランなどを試用して、実際の業務で使い勝手を検証することも大切です。

チャット・プロジェクト管理・ファイル共有など、それぞれのアプリごとに得意な機能が異なるため、特徴を比較して自社の業務に最適なツールを見つけましょう。

合わせて読みたい

• DXに何から取り組めば良いのか分からない
• 今以上に情報共有を効率化して、生産性を向上したい
• 現状のツールに不満はないけれど、さらにコミュニケーションを効率化したい

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒DX化はじめの一歩は社内情報共有から：コミュニケーションコスト（時間）の削減方法

おすすめの情報共有アプリ「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、情報共有とチームの効率的なコラボレーションを可能にする情報共有アプリです。画面の左側にタスクやファイルを表示し、右側には常時チャット欄が配置されているため、情報を見ながら簡単に議論を始められます。プロジェクトやタスクごとにチャットが自動的に紐付けられているため、別でチャットルームを作成する必要がありません。また、情報が自動整理され、ナレッジとして蓄積される仕組みも備わっています。SSL通信による暗号化、2要素認証機能など、強固なセキュリティ体制を整えている点も魅力です。

CrewWorksの特長

1. 最大50ユーザーまでずっと無料で使えるフリープランがある
2. 利用するだけで情報が自動整理され、手間なくナレッジが蓄積され業務効率化を実現
3. AWSデータセンターと暗号化通信機能を備えたセキュリティ体制

CrewWorksについて詳しく見る