成功した企業に学ぶ！ナレッジマネジメントの成功事例3選とコツを解説

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ナレッジマネジメントの成功事例3選

ここでは、ナレッジマネジメントの成功事例について、以下の3選を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

全国にいるメンバーとの情報共有を円滑に

ナレッジマネジメントの成功事例の1つ目は、全国にいるメンバーとの情報共有を円滑にした事例です。

病院情報システムの運用サービスや電子カルテ・医事システムの研修サービスを手がけるシステムスクエア株式会社のITソリューション事業本部では、全国各地の病院にスタッフが常駐しているため、情報共有に課題を抱えていました。

メンバーが離れているとリアルタイムでの情報伝達が難しく、知識の共有と統一が図れないことも少なくありません。また、管理者が個々の業務状況を把握しづらいという問題もありました。

そこで、情報共有の改善と業務の進捗状況の可視化を目的として、CrewWorks（クルーワークス）を導入しました。

CrewWorksでは、システムごとにプロジェクトを作成してファイル共有を効率化することが可能です。

また、チャット機能が備わっているため、遠隔地のメンバーとも円滑なコミュニケーションが図れます。さらに、CrewWorksはスマートフォンでも利用可能なため、全国のメンバー間で均一な情報共有が実現し、業務の質が向上しました。

新たに加わったスタッフも、過去のやり取りを即座に把握できるため、迅速に戦力として活躍できるようになったとのことです。

関連記事：【導入事例】全国に散らばるメンバ全員との確かな情報共有でサービス品質アップ！　-システムスクエア株式会社

メール文化から脱却してシームレスな情報伝達を実現

ナレッジマネジメントの成功事例の2つ目は、メール文化から脱却してシームレスな情報伝達を実現した事例です。

人材派遣業務を中心にインフラの構築サービスやハードウェア保守サービスを手がけるTMCカスタマーサービス株式会社は、全国各地で従業員が社外業務を行っているため、リアルタイムでの情報共有が難しいという課題を抱えていました。

社外勤務のメンバーが業務のどこでつまずいているか把握しづらく、一部の従業員に業務が偏る問題も発生していたそうです。

そこで、コミュニケーションの促進と情報共有を改善すべく、CrewWorks（クルーワークス）を導入しました。

主に、メンバーが気軽に業務の進捗や疑問点を報告・相談できるよう、チャット機能を活用しています。また、案件ごとの活動履歴を蓄積し、ノウハウの共有を促進しました。

結果的に、メンバー間のコミュニケーションが活発になり、社内の風通しが改善されたとのことです。加えて、従業員が過去のやり取りを検索して問題を解決できる環境も整い、業務の属人化防止にも成功しています。

関連記事：【導入事例】社外で仕事をしているメンバともリアルタイムでコミュニケーション。風通しの良い職場に！　-TMCカスタマーサービス株式会社

オンライン完結の働き方に最適なナレッジの蓄積

ナレッジマネジメントの成功事例の3つ目は、オンライン完結の働き方に最適なナレッジを蓄積した事例です。

SEOを中心とした企業向けのマーケティング支援やマーケター人材の育成事業を手がけるYMH株式会社は、業務プロセスをオンラインで完結させる体制を整えています。

主に、ビジネスチャットを通じてやり取りする中で、スレッドの中で情報が流れてしまうため、タスクの進捗状況が把握しにくいこともあったそうです。

新規メンバーにとっては、どこを確認すればよいのか把握しづらく、業務の引き継ぎが円滑に行えないという課題を抱えていました。

そこで、タスク管理を一元化し、チーム全体の進捗を可視化する目的でCrewWorks（クルーワークス）を導入しました。CrewWorksで、プロジェクトごとにタスクを作成し、ステータスを明確に管理することで、進捗確認の工数削減に成功しています。

また、次の作業担当者への依頼をスレッド内で行うことで、業務の流れがスムーズになりました。メンバーが主体的にタスクを進められる環境が整い、業務の可視化とチームの一体感が向上したとのことです。

関連記事：【導入事例】メンバーの主体性を引き出すタスク管理を実現！　-YMH株式会社

事例から学ぶ！ナレッジマネジメントに取り組むメリット

ここでは、事例から学ぶ！ナレッジマネジメントに取り組むメリットについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の属人化を防ぐ

事例から学ぶナレッジマネジメントに取り組むメリットの1つ目は、業務の属人化を防ぐことです。

業務に関する知識やノウハウが属人化していると、新しいメンバーがスムーズに業務を進められず、成功事例を活用できません。一方で、ナレッジが適切に管理されていれば、プロジェクトごとに情報を蓄積して、ナレッジの体系化が可能です。

また、業務に関するノウハウを共有することで個々の経験値に頼らずに済むため、組織全体の知識レベルの向上も見込めます。

関連記事：ナレッジ活用で組織力を最大化！失敗しない進め方とツールの選び方を解説

情報の整理・活用がしやすくなる

事例から学ぶナレッジマネジメントに取り組むメリットの2つ目は、情報の整理・活用がしやすくなることです。

社内に蓄積された知識やノウハウが明確に整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。業務マニュアルや過去の事例を一元化し、検索しやすい形で管理しておけば、従業員は必要な情報を迅速に見つけられます。

チーム内での情報共有が円滑になれば、認識のズレを防げるため、業務のミス防止にもつながるでしょう。

関連記事：情報管理は企業運営に必須！体制を整備する手順や役立つツールの種類も解説

人材育成の円滑化につながる

事例から学ぶナレッジマネジメントに取り組むメリットの3つ目は、人材育成の円滑化につながることです。

業務に必要な知識やノウハウが共有・蓄積されていれば、新しいメンバーが知識や技術を習得しやすく、実践で役立てられます。

過去の業務記録や成功事例が整理されていれば、指導者が個別に説明する必要もなく、必要なときに何度でも閲覧可能です。

ナレッジ共有の仕組みが整っていれば、経験の浅いメンバーでも業務に必要な情報を探し出して、業務を進められるでしょう。

ナレッジマネジメントにより、教育の負担が軽減されるだけでなく、組織全体の人材の早期戦力化も期待できます。

関連記事：ナレッジの継承は企業活動で必要になる！うまくいかない要因や方法などを解説

顧客満足度の向上が見込める

事例から学ぶナレッジマネジメントに取り組むメリットの4つ目は、顧客満足度の向上が見込めることです。

顧客情報や対応履歴を一元管理することで、異なる担当者が対応する場合でも引き継ぐことができ、顧客にとってストレスのない対応が実現できます。

また、蓄積された情報やノウハウを活用すれば、個々の担当者の知識に頼らず、一貫した対応ができるでしょう。ナレッジマネジメントを活用することで、リピート率の向上や新たな顧客獲得も見込めます。

多様な働き方に対応できる

事例から学ぶナレッジマネジメントに取り組むメリットの5つ目は、多様な働き方に対応できることです。

対面での情報共有や紙ベースの業務では、働く場所や時間が限られてしまうケースも少なくありません。

しかし、クラウド上で業務情報を整理・共有できる仕組みが整えば、リモートワークやフレックスタイム制などにも対応可能です。

例えば、リモートワークの従業員が過去のナレッジやマニュアルをすぐに参照できる環境下であれば、オフィスにいる従業員と同様に業務を進められます。

ナレッジマネジメントを活用することで、働く場所や時間にとらわれず、誰もがスムーズに業務を進められます。結果として、従業員満足度も上がり、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。

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ナレッジマネジメントを成功させるためのコツ

ここでは、ナレッジマネジメントを成功させるためのコツについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フレームワークを活用する

ナレッジマネジメントを成功させるためのコツの1つ目は、フレームワークを活用することです。

ナレッジマネジメントの代表的なフレームワーク「SECIモデル」は、個人の暗黙知を形式知に変換し、組織全体で共有・管理することで、新たな知識を生み出す手法として広く知られています。

SECIモデルは共同化・表出化・連結化・内面化の4つのプロセスから成り立ち、適切に実践することで、経験豊富な従業員のノウハウを形式知として整理し、組織全体で活用することが可能になります。

個人に依存しない知識の蓄積が進めば、従業員全体のスキル向上につながるでしょう。体系的なアプローチを取り入れることで、知識の共有がスムーズになり、組織の成長を促進できます。

必要なナレッジを調査する

ナレッジマネジメントを成功させるためのコツの2つ目は、必要なナレッジを調査することです。

ナレッジの蓄積を始める前に、それが本当に必要とされているかどうかを判断する必要があります。従業員の悩みや疑問を把握し、実際に役立つナレッジを特定していくことが大切です。

例えば、プログラムの最適な設計手法をナレッジとして共有しても、そもそも基本的なコーディングルールや使用する開発環境の操作方法が分からない部下にとっては、十分に活用できる情報とはなりません。

ニーズと提供のミスマッチを防ぐためにも、従業員の悩みや課題をデータとして収集し、その結果をもとに本当に必要なナレッジを収集・蓄積していくことが重要です。

ナレッジを共有する前に、現場のニーズをしっかり把握し、実際に役立つ情報を蓄積しましょう。

関連記事：ナレッジを蓄積する目的は？活用までの4ステップとコツ

共有するナレッジを明確にする

ナレッジマネジメントを成功させるためのコツの3つ目は、共有するナレッジを明確にすることです。

ナレッジの範囲や単位が不明確なままでは、情報を共有する側が迷い、必要な知識が適切に管理されなくなる可能性があります。そのため、ナレッジとして扱う情報の範囲や、整理・共有する形式を明確に決めておくことが大切です。

たとえば、ナレッジの共有方法としてグループウェアへの登録、社内Wikiの活用、定期的な勉強会の実施などが挙げられます。

ナレッジの定義を決めるときには、実際に活用する現場の視点を取り入れ、使いやすい形式やルールを定めてストックしましょう。

関連記事：ナレッジ化を始めよう！メリット・重要ポイント・おすすめツール8選

社内での成功事例を作る

ナレッジマネジメントを成功させるためのコツの4つ目は、社内での成功事例を作ることです。

ナレッジマネジメントを社内に定着させるためには、長期的な視点で、小さな成功事例を積み重ねていくことが重要です。

最初から大きな成果を求めるのではなく、まずは特定の部署やチームでナレッジマネジメントの効果を実感してもらうことから始めましょう。小さな成功事例が生まれれば、理解者や賛同者が増え、社内全体へと徐々に展開しやすくなります。

テストとして導入するツールは、操作がシンプルで直感的に使えるものを選ぶことが重要です。

機能が複雑なツールを選んでしまうと、導入時の説明や教育に手間がかかり、従業員が使いこなせずに定着しないリスクがあるためです。

自社のITリテラシーや業務環境に合ったツールを選定し、無理なくナレッジマネジメントを浸透させることで、社内の文化として定着させていけるでしょう。

ツールを活用する

ナレッジマネジメントを成功させるためのコツの5つ目は、ツールを活用することです。

ナレッジマネジメントツールには、社内Wiki・FAQ・タスク管理ツールなどの種類があり、ナレッジの蓄積から共有までをサポートするさまざまな機能が備わっています。

また、それぞれに得意な分野や使い勝手が異なります。蓄積したナレッジを瞬時に見つけられるような検索機能を備えたツールであれば、紙の書類を探す手間や時間を削減できます。

自社の業務フローに適したツールを選定し、活用を定着させることが重要です。

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まとめ

今回は、ナレッジマネジメントに成功している企業の成功事例を3つ解説しました。情報共有を円滑にし、業務の効率化を図るには、フレームワークの活用や必要なナレッジの明確化を実践してみてください。

また、ツールを導入し、ナレッジの蓄積・活用を仕組み化することも大切です。

今回紹介した事例やコツを参考に、自社に合ったナレッジマネジメントツールを導入し、仕組みを構築していきましょう。

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