会議前にはアジェンダを用意！必要な理由や作成ポイントも解説

会議のアジェンダは欠かせない

アジェンダは、「計画」や「行動指針」を意味するラテン語に由来する言葉です。ビジネスの現場では、主に会議の議題や議事日程をまとめた文書として認識されています。

会議前にアジェンダを用意することで、参加者は会議で扱われる内容を把握でき、より充実した話し合いが期待できるでしょう。

ここでは、会議のアジェンダに関する基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

アジェンダを作成すべき人

会議アジェンダに関する基礎知識の1つ目は、アジェンダを作成すべき人です。

アジェンダは会議の全体像を記載するものであり、全体を俯瞰できる立場の人が作成しなければなりません。会議を招集した人または当日ファシリテーターを務める人が担当することが、理想的です。

適切な人が作成することで、特定の議題に偏ることや作成者の関心事だけが中心になることを防げます。

会議の目的を達成するために必要な議題をバランスよく取り入れ、公平なアジェンダを作成しましょう。

関連記事：今さら聞けないWebミーティングとは？開催する理由とおすすめのアプリ7選！

アジェンダの類語

会議のアジェンダに関する基礎知識の2つ目は、アジェンダの類語です。

ここでは、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

レジュメ

アジェンダの類語の1つ目は、レジュメです。 レジュメは、発言者の意見や伝達事項の要点を列挙した「要約・概要」です。

特定の発表者が、自身の内容をわかりやすく伝えるために用意します。一方、アジェンダは会議全体の議題や議事日程を示す文書であり、両者は作成目的が異なります。

サマリー

アジェンダの類語の2つ目は、サマリーです。 サマリーは「要約」を意味し、報告書などの冒頭部分に文書全体の要点をまとめたものです。

すでに結論が出ている事項について、経緯を含めて端的に伝える役割があります。

一方、アジェンダはこれから開催する会議の進行計画を示すもので、サマリーとは役割が異なります。

合わせて読みたい

• 使用するツールが多く、うまく使い分けができていない
• 複数ツールに情報が分散していて、情報がうまく検索できない
• ツール利用料が高額になり、コスパの良いツールを探している

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

会議でアジェンダが必要な理由

ここでは、会議でアジェンダが必要な理由について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

共通認識の醸成

会議でアジェンダが必要な理由の1つ目は、共通認識の醸成です。

多忙な人や急遽召集された人が、会議内容を詳しく把握できなくても無理はありません。会議の目的や論点が不明確な状態では、議論をスムーズに進められないでしょう。

アジェンダを事前に用意して共有することで、参加者が最低限必要な情報を把握した状態で会議に臨めます。

会議の効率化

会議でアジェンダが必要な理由の2つ目は、会議の効率化です。

事前にアジェンダとして会議に関する情報を内部共有しておくことで、参加者は議題に関して自分の考えを事前に整理でき、必要な資料を調べる時間も確保できます。

また、会議での決定事項に関して、あらかじめ関係各所の同意を得ておくことも可能です。

さらに、アジェンダにタイムスケジュールを設定して、それに沿って進行すれば会議の長時間化を防げるでしょう。

関連記事：仕事効率化に役立つアイデア16選！実行する手順や事例も解説

会議のアジェンダの構成要素を作成例とともに解説

ここでは、会議のアジェンダの構成要素と作成例について解説します。

1つずつ見ていきましょう。

構成要素

1つ目は、会議のアジェンダの構成要素です。

▼会議のアジェンダの構成要素（一例）

会議の進行の遅れを防ぐには、各議題の横に所要時間を加えましょう。 配布資料があればその名称やページ数を記載すると、資料の配布漏れやダウンロード漏れを防げます。

必要に応じ、備考や問合せ先もアジェンダ末尾に追記しましょう。

作成例

2つ目は、会議のアジェンダの作成例です。

新規プロジェクトの立ち上げ会議のアジェンダについて、以下に作成例を記載します。

▼会議のアジェンダの作成例

会議のアジェンダを作成するポイント

ここでは、会議のアジェンダを作成するポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的・内容の明示

会議のアジェンダを作成するポイントの1つ目は、目的・内容の明示です。

会議のアジェンダは、会議の目的・ゴール・内容を明確に示すことで、参加者は何を準備すべきか理解しやすくなります。

細かい情報をすべて盛り込む必要はありませんが、達成したい事項を明確にすることで、無関係な話題への脱線を防げます。

ゴール設定を行うときは、数値目標だけでなく、会議後に参加者やチーム・会社・クライアントがどのような状態になっていることが望ましいかを決めておくとよいでしょう。

優先順位の事前決定

会議のアジェンダを作成するポイントの2つ目は、優先順位の事前決定です。

あらゆる業務において優先順位付けは重要です。会議のアジェンダも例外ではありません。会議議題をすべて洗い出したら、最も重要なものから順にランク付けをしましょう。

特に時間をかけて議論したい内容を優先することで、会議全体の効率が向上します。

優先度の高い議題を先に済ませれば、会議が予定通りに進行しなかった場合でも、最低限最重要事項は確実に扱えるでしょう。

あまりに多くの議題を詰め込まないこと、余裕を持ったスケジュールを組むことも、トラブル発生時に柔軟に対応するうえで欠かせません。

余裕を持った事前共有

会議アジェンダを作成するポイントの3つ目は、余裕を持った事前共有です。

アジェンダは、余裕を持った事前共有が欠かせません。参加者が内容を確認し、準備する時間を確保できるよう、少なくとも会議の前日までには全員に共有しましょう。

当日にアジェンダを共有していては、他の業務に追われて内容を確認する時間が取れません。

また、上司や関係者の承認を得る時間も考慮して、共有のタイミングを決定しましょう。

アジェンダを早めに共有することで、参加者の準備を促すだけでなく、アジェンダ自体へのフィードバックを得るチャンスも得られます。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

議事録作成を見据えたテンプレートの活用

会議アジェンダを作成するポイントの4つ目は、議事録作成を見据えたテンプレートの活用です。

アジェンダは、会議進行だけでなくその後の議事録作成も見据えて設計しましょう。会議内容を正確に記録するためには、アジェンダ作成時から議事録作成を意識したフォーマットの活用が有効です。

特に、意見の発信者を明確にすることは重要で、アジェンダに議題ごとの進行役や責任者を明記すれば後の議事録作成がスムーズになります。

類似の会議を定期的に開催する場合は、アジェンダのテンプレートを活用して作業効率を高めましょう。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

関連記事：議事録の基本を解説！社内会議から法定の様式まで押さえておくべきポイントを紹介

合わせて読みたい

• 使用するツールが多く、うまく使い分けができていない
• 複数ツールに情報が分散していて、情報がうまく検索できない
• ツール利用料が高額になり、コスパの良いツールを探している

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

まとめ

今回は、アジェンダの意味やその類語に加え、アジェンダの作成例や作成ポイントも解説しました。

ビジネス用語では、アジェンダは会議の議題や議事日程をまとめた文書のことで、全体を俯瞰できる立場の人が作成することが基本です。

会議でアジェンダを事前準備しておくことで、共通認識の醸成や会議の効率化に寄与します。

会議アジェンダを作成するときには、会議名称や日時などの情報を盛り込みましょう。また、目的・内容の明示や優先順位の事前決定などもポイントです。

アジェンダを作成した後は議事録作成が必要になりますが、作成には手間と時間がかかります。

しかし、議事録を自動で作成するツールを活用すると業務効率がアップして、コア業務に注力することができます。ぜひ導入を検討してみましょう。

合わせて読みたい

• 使用するツールが多く、うまく使い分けができていない
• 複数ツールに情報が分散していて、情報がうまく検索できない
• ツール利用料が高額になり、コスパの良いツールを探している

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
⇒情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説