議事録作成がしんどいのはなぜ？原因とラクになるコツを徹底解説！

議事録作成がしんどいと感じる原因を整理

ここでは、議事録作成がしんどいと感じる原因について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

会議の内容が難しい

議事録作成がしんどいと感じる原因の1つ目は、会議の内容が難しいことです。

専門用語や業務に特有の表現が飛び交う中、リアルタイムで内容を理解しながら記録するのは至難の業です。

特に、自身の担当領域外の議題や経営層の戦略的な話し合いに同席する場合、全体像を把握すること自体が難しく、議事録に必要な要点を的確に抽出することが困難になります。

内容を正確に理解できなければ、当然ながら誤記や抜け漏れのリスクも高まり、結果的に修正作業や確認の手間が増えてしまいます。

このような背景から、会議内容の難しさは議事録作成を重荷に感じさせる大きな要因です。

重要ポイントがわからない

議事録作成がしんどいと感じる原因の2つ目は、重要ポイントがわからないことです。

会議では多くの情報が飛び交い、話題が次々と移り変わるため、すべてを記録しようとすると膨大な作業量になってしまいます。

さらに、発言の中で何が決定事項で、どこが単なる意見や雑談なのかが明確に区別されていない場合、どこをどうまとめればよいのか判断に迷うでしょう。

その結果、重要なポイントを見落としたり、逆に不要な情報まで詳細に記載してしまったりと、効率が悪くなりがちになるのです。議事録の目的は「会議の要点を正確かつ簡潔に残すこと」です。

しかしその要点自体が不明確なままでは、作成に時間と労力がかかり、精神的な負担にもつながってしまいます。

準備不足で余裕がない

議事録作成がしんどいと感じる原因の3つ目は、準備不足で余裕がないことです。

良い議事録を作成するためには、会議のアジェンダを把握し、参加メンバーや議題の背景、過去の議事録に目を通すなど、事前準備が不可欠です。

どのような話し合いが予想されるかを把握しておけば、重要なポイントを見極めやすくなり、記録の精度も向上します。

しかし、日々の業務に追われて準備の時間を確保できない場合、会議当日に内容を理解しながら記録することになり、精神的にも時間的にも余裕がなくなってしまいます。

その結果、要点をうまくまとめられず、作成後の見直しや修正に多くの時間を要することになり、大きな負担となるでしょう。

関連記事：会議前にはアジェンダを用意！必要な理由や作成ポイントも解説

メモしながら会議に集中できない

議事録作成がしんどいと感じる原因の4つ目は、メモしながら会議に集中できないことです。

特に、議事録作成にまだ慣れていない人にとっては、話の流れを理解しながら同時に要点を記録するのは大きな負担です。メモを取ることに意識を向けすぎると、会議内容の理解や発言への参加が疎かになります。

逆に会議に集中しすぎると、重要な内容を記録し損ねたり、あとからメモを見返しても内容が曖昧だったりすることもあるでしょう。

結果として、会議後に録音を聞き直したり、関係者に確認したりと二度手間になり、時間も労力もかかってしまいます。

関連記事：議事録を作成しているときにメモが追いつかない！その要因と対処法を解説

書くことが好きではない

議事録作成がしんどいと感じる原因の5つ目は、書くことが好きではないことです。

文章を書くのが得意でない、あるいは好きではない人にとっては、議事録作成は日常業務以上にストレスを感じやすいタスクです。

「正確にまとめなければならない」「読みやすく整理しなければならない」といったプレッシャーも加わり、集中力が続かず、気が進まないまま作業を進めることになるでしょう。

その結果、作成に時間がかかったり、内容が不十分だったりして、さらに苦手意識が強まる悪循環に陥ってしまうことも少なくありません。

こうした「書くことが好きではない」という感情は、議事録作成のモチベーションや効率に大きく影響を及ぼします。

関連記事：議事録作成にかかる時間は平均320時間/年！？時間がかかる要因と改善策を解説

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議事録作成がしんどくならないための準備ポイント

ここでは、議事録作成がしんどくならないための準備ポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的・背景の理解

議事録作成がしんどくならないための準備ポイントの1つ目は、目的・背景の理解です。

議事録作成をスムーズに進めるためには、会議の目的と背景を事前にしっかり把握しておくことが重要です。当日になって「この会議、何のため？」という状態では、話の流れを追うことも、要点を押さえることも難しくなります。

会議の目的が明確であれば、どのような情報が重要で、どこが記録すべきポイントなのかが自然と見えてきます。また、議題の背景を知っておくことで、参加者の発言の意図や優先度も理解しやすくなり、議事録の質も向上します。

あらかじめアジェンダや関連資料に目を通し、どのような決定が期待されているのかを把握しておくことは、準備不足による混乱や手戻りを防ぐためにも重要ポイントです。

議題・参加者の確認

議事録作成がしんどくならないための準備ポイントの2つ目は、議題・参加者の確認です。

議事録作成をラクに進めるためには、事前に「議題」や「参加者」などの基本事項を確認しておくことが欠かせません。

まず、会議の日時・場所・参加者を分かる範囲であらかじめ整理しておくと、記録作業の手間が軽減されます。

次に、会議で何を話し合うのかという「議題」を把握しておくことで、どの発言が重要かを判断しやすくなります。

また、「この会議で何を決める必要があるのか（決定事項）」を理解しておけば、記録すべきポイントが明確になり、要点を的確に押さえられるようになります。

これらの準備をしておくだけで、会議中に情報を取捨選択しながらメモをとる余裕が生まれ、結果として議事録作成の負担を大きく軽減できます。

準備の質が、議事録作成のしやすさを左右すると言っても過言ではありません。

録音・録画環境の整備

議事録作成がしんどくならないための準備ポイントの3つ目は、録音・録画環境の整備です。

会議中にすべての発言をリアルタイムで正確にメモするのは難しく、聞き漏れや聞き間違いが起こりがちです。特に発言者が複数いたり、議論が活発な場面では、内容を追いきれず重要な情報を記録し損ねることもあるでしょう。

こうしたリスクを避けるためにも、会話をすべて録音しておくことが有効です。後から聞き直しながら正確に内容を再確認できます。

近年では、文字起こし機能付きの録音ツールもあり、議事録作成の手間を大幅に減らせます。

事前に録音環境を整え、録音の許可を得ておくことは、効率的でミスの少ない議事録作成のための大切な準備の一つです。

関連記事：議事録作成時には文字起こし！意義や手順に加え役立つおすすめツール4選も紹介

関連記事：議事録作成は録画で効率化！メリット・注意点・おすすめツール6選も紹介

フォーマットの準備

議事録作成がしんどくならないための準備ポイントの4つ目は、フォーマットの準備です。

白紙の状態から一から議事録を作成するのは時間がかかるうえに、抜け漏れのリスクも高まります。

そのため、事前に日時・場所・参加者・議題・決定事項・アクションアイテムなど、必要な項目を整理したフォーマットを準備しておくことで、記録の流れがスムーズになります。

また、会議中もそのフォーマットに沿ってメモを取れば、重要なポイントを押さえやすくなり、作成後の編集作業も最小限で済むでしょう。

会社やチームでフォーマットを統一すれば、議事録の質も均一化され、閲覧する側にとっても分かりやすくなります。効率的でミスの少ない議事録作成には、フォーマットの事前準備が欠かせません。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

▼作成した議事録の内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

しんどい議事録作成をラクにするための書き方のコツ

ここでは、しんどい議事録作成をラクにするための書き方のコツについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

結論と宿題事項を簡潔にまとめる

しんどい議事録作成をラクにするための書き方のコツの1つ目は、結論と宿題事項を簡潔にまとめることです。

多くの人が議事録を読むときにまず確認したいのは、「何が決まったのか」「次に誰が何をするのか」といった結論やアクションです。

これらの情報を冒頭にまとめておけば、読む側にとっても一目で重要なポイントが把握でき、実務への反映もスムーズです。

特に時間のない管理職や関係者にとっては、長文の議事録を読み込むより、要点だけが明確になっているほうが実用性が高くなります。

また、自分自身にとっても、書くべきポイントが明確になるため、作成作業の負担が大幅に軽減されるでしょう。

議事録は「記録」ではなく「伝えるツール」として、結論と宿題事項を先に簡潔に書くことが効果的です。

関連記事：議事録の書き方を3ステップで解説！目的と分かりやすく書くコツも紹介

読みやすい文を意識する

しんどい議事録作成をラクにするための書き方のコツの2つ目は、読みやすい文を意識することです。

議事録をスムーズに作成し、読みやすく仕上げるためには、読みやすい文を意識することが欠かせません。そのためには、誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どうしたのかを示す5W1Hを意識することで、情報の抜け漏れを防げます。

また、結論→理由→具体例→再結論の順でまとめるPREP法を使えば、論理的で分かりやすい構成になります。さらに、「〜と思う」「〜と感じた」など主観的な表現は避け、事実に基づいた客観的な書き方を心がけることで、信頼性のある内容になります。

加えて、専門用語や冗長な表現はできるだけ避け、誰が読んでも理解しやすい自然な文章を意識すると、読み手のストレスも軽減されます。

これらのポイントを押さえることで、作成時の迷いが減り、効率的かつ実用的な議事録に仕上げられるでしょう。

会議が終わったらすぐ出す

しんどい議事録作成をラクにするための書き方のコツの3つ目は、会議が終わったらすぐ出すことです。

会議中に可能な範囲で要点をメモし、会議直後に記憶が新しいうちに内容を整理・編集しておくことで、正確性が高まり、見直しの手間も最小限に抑えられます。

時間が経つと発言の意図や文脈を忘れてしまい、確認作業や修正に余計な労力がかかることになりがちです。そのため、あらかじめフォーマットを用意し、会議中に入力しやすい体制を整えておくことが効果的です。

また、参加者への迅速な共有によって業務のスピードも上がり、会議の価値を最大化できます。

「後でまとめよう」は、負担を増やすもとです。議事録はその場で書いて、すぐ出すもの、と考えて行動すると、作業時間と精神的ストレスを軽減できます。

関連記事：【保存版】議事録を共有する手段5選！おすすめツールと注意点も解説

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　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

議事録作成がしんどいと感じたときの対処テクニック

ここでは、議事録作成がしんどいと感じたときの対処テクニックについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

共同編集

議事録作成がしんどいと感じたときの対処テクニックの1つ目は、共同編集です。

一人で議事録を作成しようとすると、聞き漏れや抜け漏れが発生しやすく、内容の正確性や網羅性に不安が残ります。

しかし、複数の参加者でリアルタイムに共同編集を行えば、それぞれが補完し合え、記録の質が格段に向上します。

また、役割分担をして「誰が何を記録するか」をあらかじめ決めておくことで、作業の負担を分散でき、効率的にまとめられるでしょう。

議事録はチームで仕上げるという意識を持つことで、心理的なプレッシャーも軽減され、よりスムーズに作成できるようになります。

録音活用

議事録作成がしんどいと感じたときの対処テクニックの2つ目は、録音活用です。

会議中にすべての発言を正確にメモするのは難しく、聞き漏れや内容の取り違えが発生しやすくなります。そこで、会議を録音しておけば、聞き逃した部分やあいまいだった発言を後から何度でも確認し、正確な内容の議事録を完成できます。

最近では、音声を自動で文字起こししてくれるツールもあり、作業時間を大幅に短縮することが可能です。

また、録音を前提にしておけば、会議中はメモよりも内容の理解や参加に集中できるというメリットもあります。

もちろん録音するときには、事前に参加者の許可を得ることが必要です。録音データの有効活用は、議事録作成の精度と効率を高め、負担軽減につながる心強いテクニックです。

関連記事：Web会議で議事録を取る方法6選！おすすめツール5選と作成のコツも解説

AI文字起こし

議事録作成がしんどいと感じたときの対処テクニックの3つ目は、AI文字起こしです。

会議を録音し、その音声データをもとにAIで自動的に文字起こしを行えば、ゼロから内容を思い出して書き起こす手間が省け、大幅な時間短縮につながります。

自動で生成されたテキストをもとに、不要な部分を削除したり、要点を整理したりするだけで、効率的に議事録をまとめることが可能です。

特に話すスピードが速かったり、専門用語が多い会議では、聞き直しや手作業での記録に限界がありますが、AI文字起こしを使えば正確な情報をベースに作業できるため安心です。

精度の高いツールも増えており、使い方次第で大きな助けになります。AIの力を上手に取り入れることで、議事録作成のしんどさをぐっと軽減できます。

関連記事：【2025年版】AIで議事録作成をサポートするおすすめアプリ9選（無料で始められる）！

ツール活用

議事録作成がしんどいと感じたときの対処テクニックの4つ目は、ツール活用です。

特にWeb会議を行う場合は、AIによる文字起こし機能が搭載されたツールを選ぶことで、議事録作成が格段にラクになります。

例えば、会議内容をリアルタイムでテキスト化する機能や、録画・録音と連携した文字起こし機能を備えているものがあります。これにより、聞き逃しや記録漏れを防ぎつつ、あとから内容を確認しながら効率よく議事録をまとめられるでしょう。

また、発言者ごとにテキストが分かれる機能などもあり、整理しやすさも向上します。忙しい中での議事録作成を効率化するには、ツールの機能を上手に活用することが有効です。

関連記事：議事録を自動作成！その効果をおすすめツール10選とともに解説

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まとめ

今回は、議事録作成がつらくなる原因を明らかにし、業務効率化と社内コミュニケーションの質向上につながる実践的な対策を紹介しました。

議事録作成が「しんどい」と感じる背景には、会議内容の難解さ、重要ポイントの不明確さ、準備不足や記録との両立の難しさなど、さまざまな要因があります。

しかし、事前準備の工夫やフォーマット活用、AI文字起こし・録音・共同編集などが搭載されたツールの活用により、負担を大きく軽減できます。

担当者の負担を減らし、会議の成果を最大化するために、ぜひ本記事で紹介したコツを実践してみてください。

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