議事録をクラウドで管理するには

議事録は、会議・打ち合わせにおいて議論の経過・結論を明確に留めておくために必要な文書です。正確な内容で作成された議事録を共有することで、業務の遂行がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。そのため、議事録では、話し合われた内容がただ羅列されている状態ではなく、項目ごとに整理され要点を絞って作成することが求められます。

このような議事録を作成するためにおすすめなのが、議事録自動作成ツールです。議事録はExcel・Wordなどのソフトで作成される場合が少なくありません。しかし、これらのソフトで作成する場合、フォーマットを用意したり、共有のためにファイルをメールで送ったりするなど手間がかかります。

議事録自動作成ツールを活用することで、議事録をツールで一元管理でき、さらにポイントを絞った議事録の作成が可能になります。

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議事録自動作成ツールでクラウド管理するメリット

議事録自動作成ツールは、活用することで業務効率の向上が期待できます。具体的にどのようなメリットから業務効率の向上につながるのでしょうか。

ここでは、議事録自動作成ツールでクラウド管理するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スピーディーな情報共有が可能

議事録自動作成ツールでクラウド管理するメリットの1つ目は、スピーディーな情報共有が可能であることです。

議事録作成を手作業で行う場合、会議終了後に、内容を再度確認して適切な表現方法を検討するなど、多くの工数が必要です。議事録作成ツールにすれば、会議の内容をテキスト化するため、会議終了時には議事録の作成が完了しています。また、担当者が確認して必要な修正をいれれば共有できる状態になります。そのため、情報共有をスピーディーに行うことが可能です。

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会議への集中が可能

議事録自動作成ツールでクラウド管理するメリットの2つ目は、会議への集中が可能であることです。

今までの議事録作成の担当者は、議事録を作成するために内容を漏れなくメモすることに集中し、話し合いに参加することが難しい状況でした。議事録自動作成ツールがあれば、会議で話し合われた内容を自動で記録してくれるため、担当者がメモを取る必要がありません。そのため、議事録担当であっても、会議への積極的な参加が可能です。

タスクの抜け漏れ防止が可能

議事録自動作成ツールでクラウド管理するメリットの3つ目は、タスクの抜け漏れ防止が可能であることです。

議事録自動作成ツールは、音声を1つずつすべて拾ってテキスト化するため、議事録担当者が作成する場合に 起こりがちな「発言が抜けてしまう」というようなことを回避できます。そのため、会議後に取り組むべきタスクを従業員がしっかりと認識することが可能になり、会議後に起こすアクションもスピーディーになります。

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議事録自動作成ツールでクラウド管理するデメリット

議事録自動作成ツールにはデメリットもあります。ここでは、議事録自動作成ツールでクラウド管理するデメリットを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コストがかかる

議事録自動作成ツールでクラウド管理するデメリットの1つ目は、コストがかかることです。

議事録自動作成ツールは、無料で利用できるものもありますが、機能が制限されている場合が多く、継続的な運用にはコストをかける必要があります。月額利用料金・利用時間がツールによって異なります。無料のものから50,000円程度、利用時間は10時間から200時間など幅があります。

そのため、導入するときに、自社において月間でどのくらいの時間を使って会議をしているか、その中で議事録を必要とする会議はどの会議かを検討し、ムダなく活用できるツールを選定する必要があります 。

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音声認識精度が環境によって変化する

議事録自動作成ツールでクラウド管理するデメリットの2つ目は、音声認識精度が環境によって変化することです。

たとえば、雑音が多い場所で会議を行う場合、重要なポイントが抜けてしまうなど議事録の正確性を欠く懸念があります。また、インターネット環境が安定しない場合、気づかないうちに作成が止まってしまうことも考えられます。音声認識精度が高いツールを導入しても、活用する環境によって左右されるといえます。

内容については最終確認をする必要がある

議事録自動作成ツールでクラウド管理するデメリットの3つ目は、内容については最終確認をする必要があることです。

議事録自動作成ツールで作成しても、内容が完璧とはいえません。たとえば、社内専用の用語などAIが聞き取れない可能性があるためです。そのため、最終確認は担当者の目を通す必要があります。ただ、担当者の作業内容は一部の修正に留まることが多いため、議事録に必要な工数の削減は達成できるといえます。

議事録自動作成ツールでクラウド管理を実現するために押さえておきたい選定ポイント

議事録自動作成ツールの活用にはメリット・デメリットがあります。デメリットを最小限に抑えてメリットを活かせるようにするためには、自社の導入目的に合うツールを選ぶことが重要です。

ここでは、議事録自動作成ツールでクラウド管理を実現するために押さえておきたい選定ポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

AIの音声認識精度

ポイントの1つ目は、AIの音声認識精度です。議事録自動作成ツールでは、ツールによってAIの音声認識精度が異なります。

そのため、どのような会議での活用を考えているかによって、ツールの選定基準が変わってきます。たとえば、社内の会議・打ち合わせに対して、役員会議・株主総会ではより高い精度が求められるといえます。また、商品・サービス名などの固有名詞・略語や専門用語などは、AIによる聞き取りが難しい場合もあり、辞書機能・AIの機械学習が充実しているものが便利です。

具体的な利用シーンをイメージし、同じようなシーンに対する導入実績を調べて具体的な事例を確認したうえで、ツールを選ぶようにしましょう。

必要とする機能の使いやすさ

ポイントの2つ目は、必要とする機能の使いやすさです。自社が求める機能の使いやすさを導入前に確認しましょう。

たとえば、会議終了時点での完成度の高さを求めるのであれば、発言者ごとのテキスト化機能・音声とテキストの紐付け機能という2つの機能があると便利です。そのため、機能の種類が豊富な点を評価するよりも、必要とする機能の精度の高さにポイントを絞ることがおすすめです。

セキュリティ対策

ポイントの3つ目は、セキュリティ対策です。自社で行う会議では、公表前の情報・機密情報・個人情報を扱うことも少なくありません。そのため、議事録自動作成ツールを選定するときには、情報漏えいの心配が低いツールを選定する必要があります。

議事録自動作成ツールの中には、企業ごとに専用のクラウドサーバーで管理するものもあります。このようなセキュアなサービスであれば、安心して活用できます。また、ネットワーク非接続型ツールもあるため、より安心して活用する場合にはおすすめです。

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議事録自動作成ツールでクラウド管理を実現！おすすめ5選を紹介！

ここでは、議事録自動作成ツールでクラウド管理を実現するためのおすすめツール5選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

AI GIJIROKU

AI GIJIROKUは、「会議終わりにもう議事録」が作成できるツールです。ZOOMとの連携が可能で、発言を字幕表示してくれます。また、音声認識精度は99.8%を誇り、発言内容を正確に記録し共有できます。30ヵ国以上の言語へリアルタイム翻訳も可能なことから、日本語以外の母国語のメンバーとのコミュニケーションが取りやすくなります。

AI GIJIROKUの特長

1. 導入企業は、5,000社を突破している
2. ZOOMとの連携が可能
3. 外部アカウントを使って簡単に登録できる

詳細はこちら: https://gijiroku.ai/

Webex Meetings

Webex Meetingsは、オンラインミーティング・画面共有・ブレイクアウト会議といった機能を有するツールです。全世界にデータセンターが設置されており、高品質で、かつ通信の安定性において信頼があります。また、他社のビデオ会議端末と接続可能なことから、利便性が高いツールといえます。さらに、ISO27001などを取得し セキュリティ基準も高いため、セキュアな環境で議事録を保護してくれます。

Webex Meetingsの特長

1. Googleをはじめとする100種類以上のメジャーなアプリと連携できる
2. 簡単な手のジェスチャーを認識し感情を画面に表現できる
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

toruno

torunoは、Web会議を1クリックで文字起こしし、同時に録音＆PC画面も記録してくれるツールです。大事なシーンを逃さすことなく音声認識機能により会話の内容をテキスト化します。また会議の音声や会議で使われた画面を保存できます。保存された内容は、Web上で簡単に編集・共有することが可能です。

torunoの特長

1. Microsoft Teams・Zoom などとの連携が可能
2. チームメンバーにはURLだけで記録を共有できる
3. トライアル開始から3週間の間に30時間は無料で利用できる

詳細はこちら: https://toruno.biz/

ailead

aileadは、AIが商談データを自動で収集・解析・可視化するツールです。議事録作成・共有作業を自動化できます。SFAツールと連携すると商談内容の記録・共有もできるため、顧客との打ち合わせにおいて議事録を作成する必要がなく、顧客と向き合う時間を最大化できます。また、商談相手がスケジュールしたWeb会議であっても、URLを使って録画が可能です。

aileadの特長

1. 大手転職支援企業・化粧品メーカーなど業種を問わない活用が可能
2. 導入済みのWeb会議システムとの連携が可能
3. 手作業で行っていた商談の記録・共有作業を自動化し手作業ゼロになる

詳細はこちら: https://www.ailead.app/

ユーザーローカル音声議事録システム

ユーザーローカル音声議事録システムは、マイクから入力された声を音声認識でテキストで保存し、会話内容を分析して可視化するツールです。複数の話者の音声認識に対応する他、テキストマイニングによって、会議中にどのような話題が多かったのかが一目でわかります。また、ディープラーニング技術により、発言者の感情や内容がネガティブなのか、ポジティブなのかを時系列で判定できます。

ユーザーローカル音声議事録システムの特長

1. Google Chrome のブラウザにのみで 利用できる
2. 会議の音声は保存されない
3. 無料で利用できる

詳細はこちら: https://voice-dashboard.userlocal.jp/

まとめ

今回は、議事録をクラウドで管理することの基本概要、議事録作成ツールを活用するメリット・デメリット、議事録自動作成ツールを選定するときに押さえておきたいポイントを解説し、おすすめ議事録自動作成ツール5選を紹介しました。議事録はクラウドで管理することで簡単に共有できます。また、議事録自動作成ツールを活用すれば、作成の手間を最小限にし、スピーディーな共有を可能にします。

議事録自動作成ツールを導入するときは、自社で必要とする理由を明確にし導入目的を明らかにしたうえで、選定することをおすすめします。議事録のクラウド管理を実現し、よりスムーズに業務を進められる環境を整えましょう。

最後に、ChatGPTを活用して議事録を作成する方法について「ChatGPTで議事録を書く方法！手順と活用メリットを詳しく解説」で解説していますので、こちらも参考にご一読ください。