議事録作成時には文字起こし！意義や手順に加え役立つおすすめツール4選も紹介

議事録作成時に文字起こしを行う意義

ここでは、議事録作成時に文字起こしを行う意義について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

発言内容の振り返り

議事録作成時に文字起こしを行う意義の1つ目は、発言内容の振り返りです。

特に複雑な内容の話では、一度説明しただけでは内容すべてを理解することが困難なこともあるでしょう。しかし、会議の内容を文字起こししておけば、後からその内容を何度でも確認できます。

要点を簡潔にまとめて内容を整理しておけば、後から読み返したとき容易に内容を把握できるでしょう。

関連記事：議事録の基本を解説！社内会議から法定の様式まで押さえておくべきポイントを紹介

伝達ミスの防止

議事録作成時に文字起こしを行う意義の2つ目は、伝達ミスの防止です。

他メンバーから依頼された業務内容を正しく理解していたつもりでも、実際には認識が異なっていた経験もあるでしょう。

相手から伝えられた内容をメモに残しても、認識違いの原因が自分の聞き間違いだったか、あるいは説明側の問題かを後から判断することは困難です。

そのため、重要な依頼内容は録音・文字起こしをしておきましょう。これにより、不明点をすぐ確認でき、トラブル発生時には責任の所在も明確化できます。

関連記事：議事録とは？目的や記載すべき内容・書くコツなどをまとめて解説

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議事録を文字起こしする手順

ここでは、議事録を文字起こしする手順について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

機材・環境の準備

議事録を文字起こしする手順の1つ目は、機材・環境の準備です。

機材・環境の良し悪しは、文字起こし精度に大きな影響を与えます。

機材に関しては、手持ちのモバイルデバイスやPCでも録音可能ですが、音質にこだわりたい場合はボイスレコーダーの購入がおすすめです。

環境に関しては、会議室など静かな場所を確保し、窓を閉めて外部の音をシャットアウトしましょう。

関連記事：議事録の書き方を3ステップで解説！目的と分かりやすく書くコツも紹介

文字起こしの実行

議事録を文字起こしする手順の2つ目は、文字起こしの実行です。

会議当日は、事前に準備した機材で会議内容を録音しましょう。録音前に事前テストを行い、スペアの録音機まで用意しておくと一層安心です。

適切なボリューム・スピードで発言してもらい、話者同士の発言が重ならなければ確実に録音できるでしょう。

録音し終わったら、文字起こしを行います。手動であれば音声を聞きつつタイピングし、ツールであればそれに録音データを読み込ませましょう。

テキストの整備

議事録を文字起こしする手順の3つ目は、テキストの整備です。

テキストの整備として、文字起こし後にケバ取りや整文を行います。インタビューや会議の内容を記事や議事録にする場合は、会議の文字起こしデータをそのまま使うとボリュームが多すぎるので避けましょう。

※1　ケバ取り：「えー」「あのー」など無意味な言葉を削除すること
※2　整文：話し言葉を書き言葉に修正すること

関連記事：ChatGPTで議事録を書く方法！手順と活用メリットを詳しく解説

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議事録を文字起こしするポイント

ここでは、議事録を文字起こしするポイントについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

環境の整備

議事録を文字起こしするポイントの1つ目は、環境の整備です。

録音時には、前述のとおり雑音の少ない環境で高性能なボイスレコーダーを使用すると、クリアな音声を録音しやすいでしょう。

レコーダーの位置も、話者から適切な距離を取れれば一層音声を拾いやすくなります。 文字起こし作業を行う環境の整備も重要です。

人が多い環境ではヘッドホンなどで外部音声をシャットアウトしましょう。

また、よく使うショートカットキーをフットスイッチに割り当てると、文字起こし作業を一層効率化できます。

内容理解の徹底

議事録を文字起こしするポイントの2つ目は、内容理解の徹底です。

作業前に音声データを通して聞き、全体を把握しておきましょう。 これにより、会話の流れ・ポイント・発言者の識別などができた状態で文字起こしに取りかかれるため、重要点を適切にまとめられます。

作業中は聞き取れない箇所でも停止や巻き戻しをせず、一旦そのままにして後からまとめて確認する方が効率的です。

音質が悪い場合は音声加工ソフトでノイズを除去し、聞き取りづらい箇所は再生速度を落としてもよいでしょう。

聞き取れない部分はカタカナ表記と録音時間を記録しておく、専門外の分野では事前に業界用語をリストアップしておくなどの工夫をすれば所要時間を削減できます。

文字起こしの高速化

議事録を文字起こしするポイントの3つ目は、文字起こしの高速化です。

手打ちで文字起こしを行う場合、タイピング速度の向上を目指しましょう。

無料のタイピング練習ツールを活用するとともに、日常のPC作業でも正しい指の位置と動きを意識して、ブラインドタッチの習得を図りましょう。

文字起こし用の音声ソフトを活用する方法もあります。ソフトの中には、自動文字起こし機能だけでなく、指定の秒数だけ自動で巻き戻せる機能や再生スピードを柔軟に調整できる機能付きのものもあります。

これらの機能を活用することで、文字起こしのスピードアップだけでなく精度向上にもつながるでしょう。

関連記事：議事録自動作成ツールのおすすめ8選を紹介！選定のポイントや自動で作成するメリットを解説

議事録の文字起こしアプリを比較するポイント

ここでは、議事録の文字起こしアプリを比較するポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

使いやすさ

議事録の文字起こしアプリを比較するポイントの1つ目は、使いやすさです。

会社の業務においては、様々なアプリを使うことが当たり前になっています。しかし、ITリテラシーに自信がない従業員もいるでしょう。

操作のマスターに時間がかかるアプリを活用することは得策ではなく、基本的に使いやすいアプリを優先することがおすすめです。

無料プランや無料トライアルなどで、事前に使い勝手を比較するとよいでしょう。

録音可能時間

議事録の文字起こしアプリを比較するポイントの2つ目は、録音可能時間です。

アプリによって録音できる時間は異なるため、長時間の会議で利用することが想定される場合は、十分な録音時間が確保できるか事前に確認しましょう。

一方、短時間の録音だけでよいと割り切るのであれば、スマホで手軽に録音できるアプリが向いているかもしれません。

長時間の会議であればPCアプリ、短時間の会議であればスマホアプリと使い分けることも有効です。

編集のしやすさ

議事録の文字起こしアプリを比較するポイントの3つ目は、編集のしやすさです。

アプリによっては、文字起こし機能が充実しているものの、議事録編集機能が限られている場合があります。

単純な文字起こしだけでよい場合はそれでも問題ありませんが、細やかな議事録編集を行いたい場合は、編集機能が充実したアプリを選びましょう。

また、編集のしやすさを重視したい場合は、一般的にはスマホ向けよりもPC向けのアプリがおすすめです。

関連記事：議事録自動作成ツールでクラウド管理を実現しよう！おすすめ6選も紹介！！

翻訳機能

議事録の文字起こしアプリを比較するポイントの4つ目は、翻訳機能です。

多言語を使用する会議では、他言語を日本語に翻訳しつつ議事録を作成しなければなりません。

その場合、翻訳機能付きのアプリがおすすめです。アプリの中には、会議中の他言語をリアルタイムで翻訳し、字幕表示できるアプリもあります。

翻訳機能については、対応している言語も確認しておきましょう。

関連記事：【2025年版】議事録作成ツールおすすめ12選（無料あり）

会議の文字起こしに役立つツール「CrewWorks（クルーワークス）」

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議事録の文字起こしに役立つおすすめアプリ4選（無料あり）

ここでは、議事録の文字起こしに役立つおすすめアプリについて、以下の4点を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、Web会議やファイル共有など様々な機能があるオールインワンツールです。 新機能として、AIによる会議文字起こし・議事録作成機能も追加されました。また、タスク管理やビジネスチャット機能も装備されているため、文字起こしデータの共有も容易です。会議に不参加のメンバーに対しても、容易に会議の内容を伝えられます。

CrewWorksの特長

1. Web会議で録画した動画から1クリックで議事録作成可能
2. チャットですぐに議事録を共有可能
3. フリープランあり

詳細はこちら:https://crewworks.net/

YOMEL

YOMELは、月間15万会議で使われている議事録AIツールです。 会議の文字起こしを行ってくれる上に、ワンクリックで9割以上議事録を仕上げてくれるため、議事録作成の手間を大幅に削減できます。自動要約や要点の箇条書きも出力してくれるため、会議の内容だけ速やかに把握したい場合にも有用です。ZoomやGoogle MeetなどあらゆるWeb会議ツールで使える上、OSもWindowsとMac両方で利用可能な点もメリットです。

YOMELの特長

1. ISO27001の認証取得済み
2. ホームページよりセキュリティシートをダウンロード可能
3. 合計10時間のフリートライアルあり

詳細はこちら:https://ai.yomel.co/gijiroku/

Zoom

Zoomは、国内外で豊富な利用実績があるWeb会議ツールです。 字幕形式で画面下に発言を表示させることだけでなく、会話の内容をチャット形式で画面右側に表示させることも可能です。外部の文字起こしツールと連携させることも容易なので、必要であれば外部ツールと連携させてもよいでしょう。

Zoomの特長

1. 画面共有やチャットも可能
2. Google・Apple・Facebookアカウントでもログイン可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら:https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/

Notta

Nottaは、AIを活用した文字起こし・議事録サービスです。 1時間の音声を、わずか5分で文字起こしできます。また、音声とテキストデータをAIで分析することにより、会議データに関するインサイトを見つけられるでしょう。外部のカレンダーツールと連携させることで、スケジュール管理に役立てることも可能です。

Nottaの特長

1. 累計1,000万人以上・導入企業4,000社超・日経225銘柄の68%が利用
2. Google・Apple・Microsoftアカウント・SSOでもログイン可能
3. フリープランあり

詳細はこちら:https://www.notta.ai/

関連記事：議事録を自動作成！その効果をおすすめツール10選とともに解説

まとめ

今回は、議事録作成時に文字起こしを行う意義や文字起こしアプリの選び方などに加え、おすすめの議事録の文字起こしに役立つアプリ4選を紹介しました。

議事録作成時に文字起こしを行うことで、発言内容の振り返りや伝達ミスの防止につながります。

議事録を文字起こしするときには、機材・環境の準備からテキストの整備まで手順を踏んで行いましょう。

また、文字起こしを行うには環境の整備や内容理解の徹底に加え、文字起こしの高速化も考えましょう。

議事録の文字起こしアプリを選ぶときには、使いやすさや翻訳機能などが選定ポイントです。まずは今回紹介した4選から比較してみてはいかがでしょうか。

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• 使用するツールが多く、うまく使い分けができていない
• 複数ツールに情報が分散していて、情報がうまく検索できない
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上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
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おすすめの議事録の文字起こしに役立つアプリ「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、Web会議やファイル共有など様々な機能があるオールインワンツールです。 新機能として、AIによる会議文字起こし・議事録作成機能も追加されました。また、タスク管理やビジネスチャット機能も装備されているため、文字起こしデータの共有も容易です。会議に不参加のメンバーに対しても、容易に会議の内容を伝えられます。

CrewWorksの特長

1. Web会議で録画した動画から1クリックで議事録作成可能
2. チャットですぐに議事録を共有可能
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