メールの効率化で社内連絡をスムーズに！ビジネスチャットとの併用もおすすめ

メール処理の効率化が必要な理由

ここでは、メール処理の効率化が必要な理由について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

必要となったメールの検索

メール処理の効率化が必要な理由の1つ目は、必要となったメールの検索です。

メールを内容に応じてフォルダ分けすることで、探したいメールの保存場所が明確になり、必要な情報にアクセスしやすくなります。これにより、日々の業務における情報検索の手間が大幅に削減され、作業効率も向上するでしょう。

メール量の削減

メール処理の効率化が必要な理由の2つ目は、メール量の削減です。

不要なメールを適切に選別・削除することで、メールボックスの容量を効果的に管理できます。また、メールの総数が減ることで、必要なメールの検索時間が短縮され、より効率的な業務遂行も可能です。

対応優先度の把握

メール処理の効率化が必要な理由の3つ目は、対応優先度の把握です。

フォルダ分けで対応優先順位を視覚的に整理することで、各メールの重要度を即座に判断できます。これにより、緊急性の高いメールへ迅速に対応でき、業務での意思決定スピードも向上します。

そのため、仕事の質と効率性の改善に寄与するでしょう。

メールの効率化を妨げる要因

ここでは、メールの効率化を妨げる要因について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メールの量が多いと管理が困難

メールの効率化を妨げる要因の1つ目は、メールの量が多いと管理が困難であることです。

メールでは、メッセージ数が急速に増加することもあります。たとえば、一通のグループメールから複数の返信が生まれ、それぞれにさらなる返信が重なればメール数は指数関数的に増加するものです。

また、社内外からの業務連絡・資料送付・お知らせなど、様々な用途でメールが届くため効率的な管理は容易ではありません。

返信メールの作成に手間取りやすい

メールの効率化を妨げる要因の2つ目は、返信メールの作成に手間取りやすいことです。

ビジネスメールの返信作業では、無視できないほど時間と労力が必要となるケースも珍しくありません。特に取引先とのやり取りでは、回答内容だけでなく適切かつ丁寧な表現が求められるため、メール1通だけでも案外労力がかかります。

また、ビジネスメールに欠かせない定型的な挨拶文の作成も、件数が増えると負担が大きくなり、業務効率の低下につながるでしょう。

件名だけで判断しづらいケースも多い

メールの効率化を妨げる要因の3つ目は、件名だけで判断しづらいケースも多いことです。

メールの中には、「事務連絡」など件名だけでは内容を正確に把握しづらいケースも珍しくありません。また、返信・転送が繰り返されてスレッドが長くなると、当初の件名と実際の内容にずれが生じることもあるでしょう。

さらに、本文の検索機能でも適切なキーワードが思い浮かばず、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかることもあります。

メールの効率化に役立つテクニック

ここでは、メールの効率化に役立つテクニックについて、以下の8点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メール作業時間の測定

メールの効率化に役立つテクニックの1つ目は、メール作業時間の測定です。

メールチェックの効率化を始めるには、まず現状把握が欠かせません。タイマーで日々のメール確認や返信にかかる時間を測定し、一週間の平均値を算出しましょう。

ここから、改善に向けた具体的目標を設定できます。

メールチェックの時間を固定

メールの効率化に役立つテクニックの2つ目は、メールチェックの時間を固定することです。

メールが来るたびに確認していると、作業がその都度中断して非効率的です。そのため、メールチェックの時間を固定しておくとよいでしょう。

例えば、出社前と退社前には必ずメールチェックを行い、届いたメールは当日中に処理するなどのルールが考えられます。また、優先度の高いものから順に対応することで、より効率的な処理が可能です。

メール通知設定はオフ

メールの効率化に役立つテクニックの3つ目は、メール通知設定はオフにすることです。

メール通知が頻繁に発生すると、集中力低下につながりかねません。そのため、メール通知設定は基本的にオフにしておくことがおすすめです。

ただし、重要な取引先からのメールについては、個別に通知設定を行いましょう。これにより、緊急性の高い連絡に対しては迅速な対応が可能です。

不要メールのブロック

メールの効率化に役立つテクニックの4つ目は、不要メールのブロックです。

不要なメールの削除やブロックで、余計なメールを受信フォルダにためないことで、整理がしやすくなります。

社内広報など確認後不要となるメールを速やかに削除することや、関係のない広告メールなどは受信拒否設定を行うことで、重要なメールの見落としを防げます。

既読メールのフォルダ分け

メールの効率化に役立つテクニックの5つ目は、既読メールのフォルダ分けです。

既読メールをフォルダ分けすると、メールの整理や優先順位付けが容易です。差出人・対応状況・締め切り期日などの基準でフォルダを作成しましょう。また、自動振り分け機能の活用もおすすめです。

返信すべきメールは即返信

メールの効率化に役立つテクニックの6つ目は、返信すべきメールは即返信することです。

読んだメールに返信が必要であれば、すぐに行いましょう。後回しにすると、再度内容を確認しなければならないため、時間のロスにつながります。

即座に回答できない場合、最低限確認中である旨を返信しておきます。

テンプレートの有効活用

メールの効率化に役立つテクニックの7つ目は、テンプレートの有効活用です。

頻繁に使用する文章や表現をテンプレート化すれば、返信作業を効率化できます。特にビジネスメールでよく使用する挨拶文や署名などは、テンプレートとして保存すれば入力時間を大幅に削減できます。

併せて、ショートカットキーなどメール作業の効率化に役立つテクニックは、どんどん取り入れていきましょう。

関連記事：【テンプレートあり】業務連絡をするときのコツと連絡手段ごとの注意点を解説

メール以外のツールも活用

メールの効率化に役立つテクニックの8つ目は、メール以外のツールも活用することです。

ビジネスチャットやメール共有管理システムなど、効率的なコミュニケーションツールを活用すると、一層効率化できます。

状況に応じて適切なツールを選択すれば、より迅速で確実な情報共有が可能になり、業務効率も向上するでしょう。なお、次の章では代表的ツールとして、ビジネスチャットについて解説します。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

メールだけでなくビジネスチャットも使うとコミュニケーションを一層効率化

ビジネスチャットは、社内コミュニケーションを円滑化するために各企業で導入が進んでいるチャットツールです。

メンバーごとにチャットルームを作成し、テキストベースで情報をやり取りできるツールで、従来のメールに代わる新しいコミュニケーション手段として注目されています。

ここでは、チャットツールで社内連絡を行うメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報管理に向いている

チャットツールで社内連絡を行うメリットの1つ目は、情報管理に向いていることです。

メールでは、各メッセージを個別に開封して内容を確認する作業が必要でした。しかし、ビジネスチャットであれば過去の情報をスクロールして確認できます。

また、テーマ別のグループチャットで情報を一元化すれば、特定のテーマについて知りたい場合、そのグループチャットを確認すれば一層情報管理を促進できます。

関連記事：情報管理は企業運営に必須！体制を整備する手順や役立つツールの種類も解説

速やかに情報共有できる

チャットツールで社内連絡を行うメリットの2つ目は、速やかに情報共有できることです。

これまで用いられてきた電話やメールでは、特定の人物を指定して情報を伝える必要があった分、情報共有に時間がかかっていました。

しかし、チャットツールにおいて関係者が同じチャットルームに参加すれば、情報共有を促進できます。特に、緊急情報を伝達したい場合には大きなメリットになるでしょう。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

簡単な打合せはチャット上でもできる

チャットツールで社内連絡を行うメリットの3つ目は、簡単な打合せはチャット上でもできることです。

これまではどのような打合せも対面で行う必要がありましたが、関係者が複数存在すると1箇所に集まって打合せを行うことは容易ではありません。

しかし、チャットツールのテキストコミュニケーション機能やWeb会議機能を活用すれば、簡単な打合せはチャット上でも可能です。これにより、意思決定のスピード向上ができます。

社内コミュニケーションを活性化できる

チャットツールで社内連絡を行うメリットの4つ目は、社内コミュニケーションを活性化できることです。

昨今は、働き方の多様化などでリモートワークが採用されるケースが増加しています。リモートワークには多数のメリットがありますが、意思伝達や情報共有など社内コミュニケーションでは課題があることは否めません。

しかし、ビジネスチャットを使えば場所にかかわらずコミュニケーションが可能です。また、会議で決めきれなかった議題もチャット上で迅速に意思決定ができるでしょう。

関連記事：社内コミュニケーションの目的と成功事例、効率化とイノベーションを実現する方法

メールとビジネスチャットの使い分け方

ここでは、メールとビジネスチャットの使い分け方について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内・社外での使い分け

メールとビジネスチャットの使い分け方の1つ目は、社内・社外での使い分けです。

社内外でよくある使い分け方は、社内コミュニケーションにはビジネスチャットを活用し、社外関係者とのやり取りにはメールを利用する方法です。

この方式であれば、社内で十分に議論された内容を、社外関係者へ正式な通知・報告として整理した形で伝えられます。

ビジネスチャットは比較的新しいツールであり、取引先によっては導入に慎重な姿勢を示すことも想定されます。

関連記事：ビジネスチャットとメールの違いは？使い分けのポイントやメリット・デメリットも解説

重要度での使い分け

メールとビジネスチャットの使い分け方の2つ目は、重要度での使い分けです。

情報の重要度も、メールとビジネスチャットを使い分ける判断材料として活用できます。ビジネスチャットは即時性が高く気軽なコミュニケーションには向いているものの、会話が複数一気に進行すると重要な情報が埋もれかねません。

そのため、日常的な打ち合わせや議論はビジネスチャットで構いませんが、最終的な決定事項や重要な合意内容は必ずメールで共有すべきです。

これにより、重要な情報を確実に伝達しつつ記録を保持でき、トラブル回避にもつながります。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

チャットツールで社内連絡を行う場合のポイント

ここでは、チャットツールで社内連絡を行う場合のポイントについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入目的を明確化する

チャットツールで社内連絡を行う場合のポイントの1つ目は、導入目的を明確化することです。

チャットツールの導入目的を明確にし、メンバーに共有しましょう。これにより、チャットツールの活用が全社的に進みます。

そのときには、既存コミュニケーションツールとの使い分けや導入理由を社内で十分に議論し、従業員の納得と理解を得ることが欠かせません。

操作しやすいツールを導入する

チャットツールで社内連絡を行う場合のポイントの2つ目は、操作しやすいツールを導入することです。

多機能で高度であるものの、機能が多くて一部の機能しか使えない場合や操作が難しい場合には、ツールを使いこなせない従業員も出てくるでしょう。

そうなると、チャットツールを導入して得られる効果は限定的です。そのため、社内のITリテラシーを考慮し、誰でも操作しやすいツールを導入することが欠かせません。

関連記事：大企業で活用されるビジネスチャット5選を徹底紹介！押さえておくべきポイントも解説

使用方法についてルール設定をしておく

チャットツールで社内連絡を行う場合のポイントの3つ目は、使用方法についてルール設定をしておくことです。

よりチャットツールの効果を得ることに加え、不要なトラブルを避けるためにも、使用方法に関するルール設定は欠かせません。

情報共有の方法・リアクション・利用時間などを明確に設定し、仕事以外の話題を避けるなど利用マナーの周知徹底も行いましょう。企業の特性に合わせたルールをカスタマイズし、従業員に浸透させることがポイントです。

関連記事：ビジネスチャットの運用で押さえておくべき5つのルールとは？

まとめ

今回は、メール処理の効率化が必要な理由やそのテクニックに加えて、ビジネスチャットを併用するメリットやポイントなどについて解説しました。

メールの効率化には、まず現状把握としてメール作業時間の測定から始めましょう。また、代替ツールとの併用も有効です。

代表的代替ツールの1つがビジネスチャットで、特に速やかな情報共有に強みをもっています。 ビジネスシーンで使えるチャットツールは多数存在していますが、操作のしやすさなどを考慮して選びましょう。

おすすめツールはCrewWorks（クルーワークス）で、ビジネスチャットなど様々な用途で使えるオールインワンツールです。無料トライアルもあるのでお気軽にお試しください。