仕事効率アップ！タスク洗い出しのメリット・流れ・おすすめ無料ツール8選

タスク洗い出しのメリット

ここでは、タスク洗い出しのメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

全体像の把握

タスク洗い出しのメリットの1つ目は、全体像の把握です。

タスクを一つ一つ洗い出して明確にすることで、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」が可視化され、全体のボリュームやタスク実施の流れや必要なリソースが整理できます。

特に複数人で関わるプロジェクトでは、全体の進捗管理がしやすくなり、認識のズレや手戻りの防止にも繋がるでしょう。

最初にタスクを丁寧に洗い出して、全体像を把握しておくことで、効率的に業務を行えます。

抜け漏れ防止

タスク洗い出しのメリットの2つ目は、抜け漏れ防止です。

あらかじめタスクをすべて書き出しておくことで、やるべきことの全体が見える化され、「うっかり忘れていた」「こんな作業が必要だったなんて」という予想外の事態を防げます。

特に納期のある仕事や複数の工程がある業務では、このような漏れが致命的なトラブルに繋がることもあるのです。

タスクを洗い出すことで、ミスや手戻りを減らし、安心してプロジェクトを進めるための基盤づくりにも繋がります。

属人化防止

タスク洗い出しのメリットの3つ目は、属人化防止です。

業務の内容や進め方が特定の人にしかわからない状態が続くと、担当者が不在になったときに業務が止まってしまうリスクがあります。

そこで、チーム全体でタスクを明確にし共有することで、誰が何をしているのかが可視化され、万が一のときにもスムーズな引き継ぎが可能です。さらに、タスクを一覧化すれば、業務負荷の偏りにも気づきやすくなります。

あるメンバーに負担が集中している状況を早期に察知し、適切な分担に調整することで、チーム全体の生産性向上にも繋がるでしょう。

タスク洗い出しは、個人任せになりがちな仕事をチームで管理するための第一歩です。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

 

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タスク洗い出しの流れ

ここでは、タスク洗い出しの流れについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目標の明確化

タスク洗い出しの流れの1つ目は、目標の明確化です。

まずは、「何のためにタスクを洗い出すのか？」という目的をはっきりさせましょう。

例えば、プロジェクトの進行をスムーズにしたいのか、業務の抜け漏れを防ぎたいのか、チーム内の役割分担を明確にしたいのかによって、洗い出すべきタスクの粒度や視点も変わってきます。

目的が曖昧なままだと、タスクをどこまで細かく分解すればよいか判断しづらくなり、結果的に手戻りや抜けが生じやすくなるのです。

そのため、まずは「この作業は何を達成したいのか？」というゴールを共有・意識することが、タスクの洗い出しを効果的に進めるうえでの重要なスタート地点となります。

作業項目のリストアップ

タスク洗い出しの流れの2つ目は、作業項目のリストアップです。

いきなり細かいタスクから考えるのではなく、まずは全体の流れや工程を俯瞰するように、「資料作成」「会議準備」「システム導入」など、比較的まとまりのある作業をリスト化しましょう。

前のステップで明確にした目標を達成するために必要な「大きな作業単位」を洗い出していくのです。この時点では、完璧なリストにする必要はありません。

思いつく限りの作業をざっくりと書き出すことで、全体像を把握しやすくなり、抜けや重複にも気づきやすくなります。

作業項目のリストアップを丁寧に行うことで、次のステップでの細分化や優先順位の整理もスムーズに進められます。

細分化

タスク洗い出しの流れの3つ目は、細分化です。

ここでは、前の工程でリストアップした大きな作業項目を、さらに「実行可能な単位」に分解していきます。

例えば、「会議準備」という作業があった場合、それを「アジェンダ作成」「資料収集」「会場予約」「参加者への連絡」など、具体的な行動レベルまで細かくするのです。

細分化することで、誰が・いつ・どの順番で作業すべきかが明確になり、実際の作業にスムーズに取りかかれます。

また、タスクの進捗も把握しやすくなり、抜け漏れやダブりの防止にも繋がります。「今すぐ行動に移せるレベル」まで落とし込むことが重要です。

順序・依存関係の整理

タスク洗い出しの流れの4つ目は、順序・依存関係の整理です。

ここでは、細分化したタスク同士の前後関係や依存関係を明確にし、どの作業を先に行うべきか、また同時並行で進められる作業は何かを整理していきます。

例えば、「資料作成」は「情報収集」が終わってからでないと着手できませんが、「会場予約」といったタスクは他の作業と並行して進められる場合もあります。

こうした関係性を整理しておくことで、無駄な待機時間を減らし、効率的なスケジュールを立てられます。

また、複数人で作業を分担するときにも、誰がどのタイミングで何をするべきかが明確になり、チーム全体の動きがスムーズになるでしょう。

期限の設定

タスク洗い出しの流れの5つ目は、期限の設定です。

細分化したタスクに対して、「誰が」「いつまでに」行うのかを明確に割り振っていきます。期限を設定することで作業の優先順位や全体のスケジュール感が把握しやすくなり、進捗管理もスムーズになります。

特に複数人で作業を分担する場合、担当者と期限を明示することで、責任の所在が明確になります。また、期限があることで各自の行動にもメリハリが生まれ、作業スピードや意識の向上にも繋がります。

遅延が起きた場合にも、すぐにリスケジュールや対応策を検討しやすくなります。

関連記事：リスケとは？7つの注意点とビジネスでの上手な使い方も解説

 

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タスク洗い出し方法

ここでは、タスク洗い出し方法について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

手書き

タスク洗い出し方法の1つ目は、手書きです。

紙とペンを使って、思いつくままにタスクを可視化することで、頭の中を整理しやすくなります。このとき効果的なのが、5W1Hです。

「誰がやるのか（Who）」「何をやるのか（What）」「いつまでに（When）」「どこで（Where）」「なぜ必要か（Why）」「どうやって（How）」といった問いを投げかけながら書き出すことで、タスクの背景や必要性まで掘り下げられます。

複雑な業務やプロジェクトでは、自身が考えていることを一度紙に落とし込むことで、抜け漏れや曖昧さに気づきやすくなるのです。

Excel

タスク洗い出し方法の2つ目は、Excelです。

Excelは表形式でタスクを整理できるため、項目の管理や情報の見える化が行いやすくなります。

例えば、タスク名・担当者・期限・ステータス・優先度などを列に分けて入力することで、一覧性が高まり、進捗の把握や共有がスムーズでしょう。

また、フィルターや条件付き書式、関数を活用すれば、作業の進捗状況や期限切れのタスクを自動で把握することも可能です。チームでの情報共有やプロジェクト管理にも役立ちます。

WBS

タスク洗い出し方法の3つ目は、WBSです。

WBSとは、プロジェクトを構成する作業を階層的に分解していく手法です。特に工程の多いプロジェクトや関係者が多い業務でよく使われます。

タスクの抜け漏れを防げるだけでなく、各作業の担当者やスケジュールも設定しやすくなり、プロジェクト全体の管理精度が高まります。

WBSは、タスクを構造的・論理的に整理したい場合におすすめです。

関連記事：プロジェクト管理で覚えておきたい手法WBS！作り方やおすすめツール6選も紹介

マインドマップ

タスク洗い出し方法の4つ目は、マインドマップです。

マインドマップは、中心にプロジェクトの目標やテーマを置き、そこから放射状に関連するアイデアやタスクを枝分かれさせて整理する思考法です。

思いついたことをどんどん書き出すことで、直感的にタスクの全体像を把握でき、関連性のある作業同士を視覚的に整理できます。

特に、初期段階のブレインストーミングや、アイデアを広げながらタスクを抽出したいときに効果的です。

手書きでもデジタルツールどちらでも取り組みやすく、チームで共有する時にも視覚的に理解しやすいといった特徴もあります。柔軟に思考を展開しながら、タスクを洗い出したい場面で活用したい方法です。

ツール

タスク洗い出し方法の5つ目は、ツールです。

タスクを洗い出して管理できる機能が備わったツールを使えば、タスクの入力・分類・期限設定・担当者の割り振りなどが一元管理でき、業務がスムーズに進みます。

ドラッグ＆ドロップでの並び替えやチェックリスト機能が備わっているツールもあり、紙や表計算ソフトよりも柔軟に対応できるのが魅力です。

また、複数人での共有や通知機能もあるため、チームでのプロジェクト運営にも最適です。自社の目的に応じたツールを選ぶことで、タスク洗い出しがより効率的になります。

関連記事：チームのタスク管理を成功させるには？おすすめのサービス12選も紹介

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タスク洗い出しのフレームワーク

ここでは、タスク洗い出しのフレームワークについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ロジックツリー

タスク洗い出しのフレームワークの1つ目は、ロジックツリーです。

ロジックツリーとは、ある目的を達成するために必要な要素やタスクを、階層構造で整理していく思考法です。上位の目的から、それを実現するために必要な要素を枝分かれさせながら展開していきます。

タスクの抜け漏れを防ぎ、全体像を視覚的に把握しやすくなるといった特徴があります。

どのタスクがどこに紐づいているのかが明確になるため、業務の優先順位付けやチーム内での役割分担にも役立ちます。

ガントチャート

タスク洗い出しのフレームワークの2つ目は、ガントチャートです。

ガントチャートとは、横軸に日付、縦軸にタスクを配置したスケジュール管理用の図表です。各タスクの開始日・終了日・所要期間・担当者などを視覚的に把握できます。

タスクを時系列で並べることで、作業の重なりや依存関係が一目でわかり、計画通りに進んでいるかも随時確認できます。

ガントチャートを作成する時に、過去の類似プロジェクトのタスクリストを参考にすることをおすすめします。

自分では気づきにくい作業や工程の流れを事前に把握しやすくなり、抜け漏れの防止やリスクの軽減にも繋がるのです。

関連記事：ガントチャートとは？作り方やWBSとの違いを解説！注意点・おすすめツールも紹介

アイゼンハワーマトリクス

タスク洗い出しのフレームワークの3つ目は、アイゼンハワーマトリクスです。

アイゼンハワーマトリクスでは、タスクを「緊急かつ重要」「緊急ではないが重要」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類することで、何から取り組むべきかが一目でわかります。

タスクを整理することで、目の前の緊急なタスクに追われるだけでなく、本当に価値のある重要なタスクに時間を使えるようになります。

また、タスクの取捨選択や委任の判断もしやすくなるため、業務効率の向上にも繋がります。洗い出したタスクの中から、やるべきことに的確に集中したい場合に有効な方法です。

 

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タスク洗い出しおすすめツール8選

ここでは、タスク洗い出しおすすめツールについて、以下の8選を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議などを統合したオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。タスク管理では、やるべきことを見える化し、タスクの見逃しを防止します。また、タスクの更新履歴・タスクに関するチャットの会話・タスクやチャットに添付したファイルが一画面で確認でき、誰でもタスク完了までの流れを把握でき、メンバーへの相談や引き継ぎも簡単に行えます。

CrewWorksの特長

1. 全員でタスクを把握し抜け漏れ・スケジュール遅延を防止
2. AIを活用し相談・引き継ぎも容易に実施可能
3. 50ユーザーまで無料のフリープランあり

詳細はこちら:https://crewworks.net/

 

Asana

Asanaは、チームのタスク管理やプロジェクト進行を効率化するクラウド型のワークマネジメントツールです。タスク機能では、明確な所有者と期限を設定することで、仕事を小さな単位に分割できます。進行管理・承認リクエストの簡略化・複数のチームにまたがる1つのレコードなどタスクを効率的に管理できる機能が揃っています。また、マイタスク機能で自分のやり方で業務を並び替えることも可能です。

Asanaの特長

1. タスクを他のプロジェクト管理機能でも活用可能
2. カスタムフィールド機能でラベル追加が可能
3. 最大10人まで無料利用可能

詳細はこちら:https://asana.com/ja

 

Trello

Trelloは、タスク管理ツールで、視覚的かつ直感的な操作が特徴です。場所を問わずにToDoを、inbox・ボード・プランナーを使ってキャプチャ・整理・取り込むことができます。例えば、メールをTrello inboxに取り込めばリンクなどすべての情報を、整理整頓されたToDoに変換できます。また、SlackやMicrosoft Teamsと連携できます。各アプリで保存したメッセージは、AIが概要とリンクを生成して表示してくれるのです。Trelloはタスクの洗い出しから進捗管理までをスムーズに行えるツールとして人気があります。

Trelloの特長

1. 複数のボードのToDoをまとめて1箇所に表示
2. 複雑なプロセスの簡略化が可能
3. 10コラボレーターまで使える無料プランあり

詳細はこちら:https://trello.com/ja

 

Notion

Notionは、ドキュメント作成・タスク管理、プロジェクト管理・ナレッジ共有などを一元化できるAIワークスペースツールです。タスクに関しては、チーム全体のプロジェクトや課題を、タスク作成から完了まで管理できます。また、ダッシュボードを使えば、今のタスク状況を一目で確認できるようになります。ダッシュボードは役割ごとにいくつかのブロックで分けているため、複数プロジェクトが同時進行してもわかりやすいです。

Notionの特長

1. 多彩なビューでタスクを可視化
2. リレーション機能で情報を一元管理
3. リアルタイム共同編集とコメント機能

詳細はこちら:https://www.notion.com/ja

 

Backlog

Backlogは、タスクを可視化して一元管理できる、プロジェクト進行の効率化にも適したクラウドサービスです。タスクの担当者・期日を明確に把握でき、確認漏れや遅延を防げます。ガントチャートやカンバンボードなど管理機能を備え、タスクの進捗や優先順位を直感的に把握できます。また、親子課題機能により、大きなタスクを細分化し、担当者や期限を設定することで、抜け漏れの防止や進捗管理も容易です。

Backlogの特長

1. 直感的な操作性と親しみやすいデザイン
2. 人数によって料金が変わらない
3. 30日間の無料トライアルでお試し可能

詳細はこちら:https://backlog.com/ja/

 

Miro

Miroは、ビジュアルワークスペースを提供するオンラインホワイトボードツールです。タスクの洗い出しやプロジェクト管理に適しています。直感的な操作性と豊富なテンプレートにより、アイデア出しからタスクの可視化、進捗管理までを一元化できます。特に、カンバンボードやガントチャート、マインドマップなどのテンプレートを活用することで、タスクの全体像を把握しやすくなるでしょう。また、リアルタイムでの共同編集機能により、リモートチームでも円滑なコミュニケーションが可能です。

Miroの特長

1. 直感的な操作と豊富なテンプレート
2. 外部ツールと連携で柔軟なワークフローを実現
3. 無料プラン有り(編集できるボードの数に制限あり)

詳細はこちら:https://miro.com/ja/

 

MindMeister

MindMeisterは、クラウドベースのマインドマップツールで、タスク洗い出しやアイデアの整理に最適です。直感的な操作性と視覚的な表現により、複雑な思考を簡単に整理できます。リアルタイムでの共同編集機能を備えており、チームでのブレインストーミングやプロジェクト計画にも効果的です。MindMeisterは個人の思考整理からチームのプロジェクト管理まで幅広く活用されています。

MindMeisterの特長

1. 直感的な操作で簡単にマインドマップ作成
2. 共同編集で複数人のタスク管理を効率化
3. 3つのマップまで使えるフリープラン有り

詳細はこちら:https://www.mindmeister.com/ja

 

Jooto

Jootoは、カンバン方式を採用したクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的な操作性とシンプルなデザインにより、誰でも簡単にタスク洗い出しや進捗管理が行えます。ドラッグ＆ドロップでタスクを移動させるだけで、ガントチャートが自動生成され、プロジェクトの全体像や進行状況を一目で把握できます。また、タスクごとにチャット機能があるため、チーム内のコミュニケーションも円滑に進められます。

Jootoの特長

1. ドラッグ＆ドロップで直感的に操作可能
2. タスク入力で自動的にガントチャートを作成
3. 1名まで使える無料プラン有り

詳細はこちら:https://www.jooto.com/

 

関連記事：【2025年版】タスク管理の共有におすすめのツール7選

まとめ

今回は、タスク洗い出しのメリットとして「全体像の把握」「抜け漏れ防止」「属人化の回避」などを解説し、実践に役立つ5つのステップと具体的なフレームワークをご紹介しました。

さらに、無料で使えるおすすめツール8選も紹介しました。手書きからツール活用まで幅広い方法を知ることで、自社に合ったタスク管理のスタイルが見つかります。

業務改善の第一歩として、ぜひ取り入れてみてください。

おすすめのタスク洗い出しツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議などを統合したオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。タスク管理では、やるべきことを見える化し、タスクの見逃しを防止します。また、タスクの更新履歴・タスクに関するチャットの会話・タスクやチャットに添付したファイルが一画面で確認でき、誰でもタスク完了までの流れを把握でき、メンバーへの相談や引き継ぎも簡単に行えます。

CrewWorksの特長

1. 全員でタスクを把握し抜け漏れ・スケジュール遅延を防止
2. AIを活用し相談・引き継ぎも容易に実施可能
3. 50ユーザーまで無料のフリープランあり

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