双方向のコミュニケーションでビジネスを円滑化！実施方法や正しい伝え方聞き方は？

双方向コミュニケーションとは

双方向コミュニケーションとは、双方向で情報の送受信が行われるコミュニケーション形態です。

情報伝達が一方的ではなく、互いに相手からのフィードバックや意見交換が行われます。そのため、相互理解を深めるために有効です。

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ここでは、双方向コミュニケーションの基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

類語との違い

双方向コミュニケーションの基礎知識の1つ目は、類語との違いです。

双方向コミュニケーションの類語として、「一方通行」と「インタラクティブ」を解説します。

一方通行とは、片方の人間からもう片方に対し一方的に情報を伝えるコミュニケーションで、マスメディアや講演などで多くの人々へ速やかに情報拡散を行いたい場合には有効です。ただ、相互理解は期待できません。

一方インタラクティブ（interactive）とは「相互作用」を意味する英単語で、ビジネスでは相互にやり取りする状態を指す用語です。これにより、双方向性のあるコミュニケーションが行われている状態を表現します。

双方向コミュニケーションの目的

双方向コミュニケーションの基礎知識の2つ目は、双方向コミュニケーションの目的です。ここでは、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ミスコミュニケーションを防ぐ

双方向コミュニケーションの目的の1つ目は、ミスコミュニケーションを防ぐことです。

双方向コミュニケーションでは、会話する者同士でお互いにアクションとリアクションを繰り返します。

これにより、必要な情報を円滑にシェアでき、考えのズレも速やかに修正できるでしょう。その結果、相互の認識齟齬を減らすことで、ミスコミュニケーションの防止につながります。

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組織エンゲージメントを高める

双方向コミュニケーションの目的の2つ目は、組織エンゲージメントを高めることです。

双方向コミュニケーションで、メンバー間で適切なフィードバックや率直な意見交換を促進できます。

その結果、組織の風通しがよくなるため、従業員のモチベーションアップにつながり、組織エンゲージメントの向上も期待できるでしょう。

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信頼関係を醸成する

双方向コミュニケーションの目的の3つ目は、信頼関係を醸成することです。

双方向コミュニケーションを続けていくことで、徐々にメンバー間の信頼関係が強固になります。そのため、メンバー同士で助け合って組織全体でより大きなパフォーマンスを発揮できるでしょう。

また、雑談や業務の域を超えた会話から画期的なアイデアが生まれることもあります。

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双方向コミュニケーションを実施する方法

ここでは、双方向コミュニケーションを実施する方法について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

1on1

双方向コミュニケーションを実施する方法の1つ目は、1on1です。

1on1は上司と部下が1対1でコミュニケーションを取る手法で、定期的に行うことで普段の業務で周りに話しづらいことも話しやすくする狙いがあります。

部下は普段の業務で感じている疑問や不安などを直接伝えられ、上司は組織として現場で働く部下に何を求めているか伝えられるでしょう。

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メンター制度

双方向コミュニケーションを実施する方法の2つ目は、メンター制度です。

メンター制度とは、新入社員に対し社内の先輩を割り当てることで、悩みに対する助言を行う個別支援制度です。定期的にメンターとメンティが面談を重ねることで、信頼関係の醸成を図ります。

その過程で、メンターはメンティの課題や悩みなどについて相談に乗ります。その結果、メンティが自発的に意思決定・行動できるよう促すことが狙いです。

オフィス環境の整備

双方向コミュニケーションを実施する方法の3つ目は、オフィス環境の整備です。

オフィス環境を整備することも、双方向コミュニケーションを促進するために有効です。例えば、カフェスペースを設置することで、上司や部下だけでなく他部署とのメンバーとも気軽に交流できます。

これにより、立場に関係なくフラットに会話ができるため、双方向コミュニケーションが活発になるでしょう。

ツールの活用

双方向コミュニケーションを実施する方法の4つ目は、ツールの活用です。

今やWeb会議システムやビジネスチャットなど、双方向コミュニケーションに役立つツールが多数リリースされています。

これらのツールを使えば、離れているメンバー同士でも手軽にリアルタイムのコミュニケーションが可能です。意見交換や情報共有もスムーズになるため、社内コミュニケーションが一層活性化するでしょう。

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双方向コミュニケーションを実現する伝え方

ここでは、双方向コミュニケーションを実現する伝え方について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

相手の前提条件を踏まえて話す

双方向コミュニケーションを実現する伝え方の1つ目は、相手の前提条件を踏まえて話すことです。

話し手と聞き手の前提が食い違っていると、話が徐々に噛み合わなくなっても無理はありません。前提知識が少ないなかで具体的な話をしても理解されにくく、反対に前提知識が十分あるなかで一から説明しても早く要点を話すよう急かされる可能性があります。

そのため、まずは相手の立場や状況を想像し、事前に相手がもっている情報やこれまで体験してきたことなどをなるべく把握し、それに沿って話の流れを考えましょう。

伝えるべき内容は1つだけにする

双方向コミュニケーションを実現する伝え方の2つ目は、伝えるべき内容を1つに絞ることです。

複数のトピックを一度にまとめて話すと、相手が混乱して思うように考えを伝えられないかもしれません。そのため、情報を伝える前に要点を絞り込み、一度に伝える内容は1つだけに絞ることが理想的です。

それには、優先順位をつけて「何を伝えないか」先に決めておくこともよいでしょう。

結論ファーストで話す

双方向コミュニケーションを実現する伝え方の3つ目は、結論ファーストで話すことです。

特にビジネスシーンでは、相手に要点を伝えるために結論ファーストで話すことが原則です。これにより、相手は無理なく要点を把握できます。

以下に示すPREP法を活用すれば、結論ファーストで話せるためよりわかりやすく説明できるでしょう。

▼PREP法の流れ

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具体的な表現にする

双方向コミュニケーションを実現する伝え方の4つ目は、具体的な表現にすることです。

あいまいな表現があると、ミスコミュニケーションの原因になりかねません。そのため、特にビジネスシーンでは解釈に幅が出得る抽象的な用語やあいまいな比喩ではなく、具体的な数値・事例・根拠を示しつつ筋道立てて説明しましょう。

これにより、相手の理解を深められる上、認識の齟齬を減らせます。場合によっては、図表やグラフなどで視覚的に説明してもよいでしょう。

双方向コミュニケーションを実現する聞き方

ここでは、双方向コミュニケーションを実現する聞き方について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

熱心に聞く姿勢を見せる

双方向コミュニケーションを実現する聞き方の1つ目は、熱心に聞く姿勢を見せることです。

相手の話を真剣に聞くことは、基本的ではあるものの重要なポイントです。これにより、相手は「話をきちんと聞いてもらえている」と感じられ、より深いコミュニケーションにつながります。

なるべく目線を合わせることや相槌をうつこと、さらにはメモを取ることが有効な手段です。

最後まで話を聞く

双方向コミュニケーションを実現する聞き方の2つ目は、最後まで話を聞くことです。

話し手の言葉には、最後までしっかりと耳を傾けましょう。共感や反論など、途中で何か口を挟みたくなるかもしれません。

しかし、それで話を遮ることや相手のタイミングを奪うことがあると、話し手が伝えたい内容を思うように伝えられない結果につながります。

そのため、あくまでも相手のペースを乱さず、相手が話したいことを最後まで話してもらいましょう。

双方向コミュニケーションを実践した事例

ここでは、双方向コミュニケーションを実践した事例について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

金融機関A

双方向コミュニケーションを実践した事例の1つ目は、金融機関Aの事例です。

金融機関Aでは、組織の拡大に伴い従業員間で相互理解が徐々に困難になってきたことが課題でした。そこで、社内報ツールCを導入しました。

社内報では、従業員同士の自己紹介コーナーや店舗ごとに近所の飲食店を紹介するコーナーなどを設置し、役職や部署を超えた縦横のやり取りが促進されました。

その結果、組織全体の風通しが改善され、従業員のエンゲージメントを高める効果も見られています。

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メーカーB

双方向コミュニケーションを実践した事例の2つ目は、メーカーBの事例です。

メーカーBでは、クライアントである一般消費者との双方向コミュニケーションを重視しています。例えば、ファンコミュニティで消費者と交流することで消費者目線の意見を明らかにし、製品開発やマーケティングに役立てています。

また、消費者同士のつながりが生まれている点も特筆すべき点です。これにより、顧客のロイヤリティ向上やインサイト発掘につなげ、事業の成長に役立てています。

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まとめ

今回は、双方向コミュニケーションの意味や目的、実施方法に加え、双方向コミュニケーションを実現するための伝え方・聞き方を解説しました。

双方向コミュニケーションとは、情報伝達が一方的ではなく、互いに相手からのフィードバックや意見交換が行われるコミュニケーション形態です。

これにより、ミスコミュニケーションの防止や組織エンゲージメントの向上につながります。 双方向コミュニケーションを実施する方法には、オフィス環境の整備やツールの活用などがあります。

ただ、結論ファーストや具体的な表現など伝え方に気をつけ、かつ熱心に最後まで相手の話を聞く聞き方ができていないと、思うような効果が得られません。

社内外で双方向コミュニケーションが成功した事例が存在するので、それらを参考にしてもよいでしょう。