ナレッジ化を始めよう！メリット・重要ポイント・おすすめツール8選

ナレッジ化のための基礎知識

ナレッジ化のための基礎知識について、以下の3点について解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジとは

ナレッジ化のための基礎知識の1つ目は、ナレッジについてです。

ナレッジとは、業務や学習の過程で得られる知識や情報、経験を総称したものを指す言葉です。ビジネスシーンでは、書面化された情報だけではなく、実践の中で得られた洞察や学びもナレッジに含まれます。

こうした知見を言語化し企業内で共有・活用することで、人材の成長や企業の競争力向上につなげられるのがナレッジの大きな役割です。

関連記事：ナレッジとは？ビジネスにおける関連用語やノウハウとの違いを徹底解説

ナレッジとノウハウの違い

ナレッジ化のための基礎知識の2つ目は、ナレッジとノウハウの違いについてです。

ナレッジは知識や情報の総体を指す一方で、ノウハウは実務や手順など、現場での具体的な方法論を含む点が大きく異なります。

ノウハウは“どうやるか”に焦点を当てた実践的な技術であり、ナレッジはその土台となる背景知識や概念までカバーするものです。

これらを正しく認識することで、組織内での情報伝達がよりスムーズに進むようになります。

関連記事：ノウハウとは？ビジネスシーンにおける意味や使い方と活用メリットをわかりやすく解説

ナレッジ化とは

ナレッジ化のための基礎知識の3つ目は、ナレッジ化についてです。

ナレッジ化とは、個人が抱える知識・情報を共有し、他者が活用できる形に変換するプロセスのことです。特に、業務や日常生活で得られたノウハウを体系化し、広く利用可能にすることを指します。

ナレッジ化は個人のノウハウを可視化し、文書化やデータベース化していきます。ナレッジ化された情報は、業務効率向上・ミス削減・新しい価値創造など、多くのメリットがあります。

また、組織全体の知識資産として活用され、競争力を高める重要な要素となるため、継続的な情報共有の仕組み作りが欠かせません。

ナレッジ化の関連ワード

ナレッジ化の関連ワードについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジベース

ナレッジ化の関連ワードの1つ目は、ナレッジベースです。

ナレッジベースとは、知識や情報を体系的にデータベース化し、誰もが簡単にアクセスして活用できる形にまとめたものです。

個人や組織が持つ専門知識・業務手順・トラブル解決の方法などを集約し、必要に応じて検索・参照できる仕組みを提供します。

例えば、FAQ（よくある質問集）・技術文書・マニュアル・手順書・ケーススタディなどが挙げられるでしょう。

ナレッジベースにより情報共有が効率化され、同じ質問や課題への対応が繰り返される無駄を省けるため、組織が抱える情報を活用する手段として特に重要です。

従業員のスキル向上はもちろん、顧客サポートの対応品質を向上し、業務効率や顧客満足度の向上を実現します。

関連記事：【2025年版】ナレッジベースツールおすすめ10選を紹介！

ナレッジシェア

ナレッジ化の関連ワードの2つ目は、ナレッジシェアです。

ナレッジシェアとは、個人やチームが持つ知識や情報（ナレッジ）を社内で共有し、組織全体で活用できる状態を作ることを指します。

業務のノウハウ・成功事例・課題解決のプロセスなどを共有することで、他のメンバーが同様の状況で迅速かつ効果的に対応できるようになります。

これにより、個人の知識が組織全体の資産となり、生産性向上やミスの削減、業務の効率化を期待できるでしょう。

ナレッジシェアを効果的に行うには、情報を整理してわかりやすく伝える工夫が重要です。

例えば、社内向けのデータベースやドキュメント、定期的な勉強会や共有ミーティングなどが有効な手段として挙げられます。

関連記事：ナレッジ共有とは？得られる効果や成功のポイントを一挙解説

関連記事：ナレッジシェアリングとは？企業成長に不可欠な理由と成功のステップを徹底解説！

ナレッジマネジメント

ナレッジ化の関連ワードの3つ目は、ナレッジマネジメントです。

ナレッジマネジメントとは、企業が蓄積した知識や情報（ナレッジ）を効率的に管理し、業務に有効活用する経営手法です。

個人やチームが持つノウハウや実体験、課題解決のプロセス、成功事例などを体系化し、組織全体で共有・活用することで、生産性向上や競争力強化を目指します。

具体的には、ナレッジを収集・整理する仕組みの構築・データベース化・社内教育や情報共有の促進が含まれます。

例えば、従業員が参照しやすい形でマニュアル化したり、知識を共有するための勉強会を開催したりすることが効果的です。

関連記事：ナレッジマネジメントシステムとは？導入メリット・デメリットと選び方

ナレッジワーカー

ナレッジ化の関連ワードの4つ目は、ナレッジワーカーです。

ナレッジワーカーとは、自身が持つ知識・情報を活用し、企業の付加価値を生み出す人材を指します。知識やスキルを武器に、問題解決や新しい価値の創出を担うのです。

例えば、専門的知識を活かして企画や分析、戦略立案を行います。

ナレッジワーカーは企業が蓄積したナレッジを業務に活用することにも長けており、ナレッジマネジメントの核となる存在です。

組織内で共有されている知識を基に意思決定を行い、業務効率の向上や新たなビジネスチャンスを発見していきます。

ナレッジワーカーを育成し、活躍できる環境を整えることは、企業の競争力を高めるうえで欠かせません。

ナレッジコミュニティ

ナレッジ化の関連ワードの5つ目は、ナレッジコミュニティです。

ナレッジコミュニティは、組織やチームが知識を集約して共有し合い、課題解決や学習を促進するためのコミュニティです。

オンラインフォーラムやグループチャット、勉強会やワークショップなどを通じて、社員同士がお互いの知識を引き出し合います。

こうしたコミュニティが活性化すれば、イノベーションや問題解決につながるアイデア創出の場としても機能するようになります。

 

▼ナレッジ共有後のナレッジ活用における課題や得られる効果を解説しています。
　ナレッジを最大限に活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

ナレッジ化に重要なSECIモデル

ここでは、ナレッジ化に重要なSECI（セキ）モデルについて説明します。

SECIモデルとは、暗黙知（個人が持つ知識や経験など）を、形式知に変換し、組織全体で共有・管理し、それらを組み合わせて新たな知識を生み出すフレームワークのことです。

SECIは「共同化（Socialization）」「表出化（Externalization）」「連結化（Combination）」「内面化（Internalization）」という4つのプロセスに分かれます。

SECIモデルを活用すれば、個人の知識のレベルアップはもちろん、組織内の知識の共有と活用が促進され、自社ビジネスの促進にも繋がります。

また、業務効率や生産性の向上も実現可能です。

関連記事：暗黙知とは？ナレッジマネジメントで形式知化すべき理由・役立つツールも解説

関連記事：形式知化とは？手法や重要性・実践のポイントを解説

ナレッジ化のメリット

ナレッジ化のメリットについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率化

ナレッジ化のメリットの1つ目は、業務効率化です。

ナレッジ化により、個人や組織が持つ知識や情報を体系的に整理し、必要なときにすぐ活用できる状態を作れるようになります。

例えば、ナレッジベースに蓄積された情報を活用して業務中の調査や質問対応にかかる手間と時間を大幅に削減できるでしょう。

ナレッジ化すれば従業員が何かを調べたり、同僚に質問を繰り返したりする必要がなくなるため、生産性も向上します。

ミス減少

ナレッジ化のメリットの2つ目は、ミス減少です。

ナレッジベースに蓄積された知識や情報を通じて、過去のトラブルやミスに関する情報を簡単に参照できるため、同じ失敗を繰り返しにくくなります。

失敗事例には、問題の原因と解決方法・防止策に関する具体的な情報が含まれているため、共有することで組織全体が学びを得られるでしょう。

例えば、ある業務で発生したミスについて原因と対策をナレッジベースに記録し、全社員が活用できるようにすれば、類似の問題が再発する可能性を大幅に低減できます。

これにより、業務プロセスの信頼性が向上し、無駄な時間やコストを削減可能です。

関連記事：ナレッジを蓄積する目的は？活用までの4ステップとコツ

属人化防止

ナレッジ化のメリットの3つ目は、属人化防止です。

属人化とは、特定の業務やスキルが特定の従業員個人に依存してしまう状態を指します。ナレッジ化を通じて、属人化を解消することが可能です。

業務に必要な知識やノウハウをナレッジベースに蓄積して誰でも簡単に参照できる仕組みづくりを行えば、業務担当者が不在の場合でも他のメンバーが代わりに業務をこなせるようになります。

例えば、普段特定の従業員が担当している業務の手順ややり方のポイントがナレッジベースに記録されて見える化されていれば、急な欠勤や休職・退職があっても業務が滞る心配はありません。

属人化が防止されることで、新たなタスクを担当するときの負担も軽減され、柔軟な人員配置が可能になるでしょう。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

人材育成の促進

ナレッジ化のメリットの4つ目は、人材育成の促進です。

新入社員や異動者にとって、ナレッジ化された情報は業務内容を早期に理解するための地図のような存在になります。

OJTと合わせて活用することで、よりスピーディーに必要な知識を習得できるため、教育コストを抑えつつ実務に移行しやすくなります。

知識が体系化されていれば、自学自習・自己解決も進みやすく、メンターの負担軽減につながるでしょう。

イノベーションの促進

ナレッジ化のメリットの5つ目は、イノベーションの促進です。

社内に溜まったデータや情報を見やすく整理するだけでも、新たなアイデアや発想が芽生える場面が多くあります。

過去の成功例や失敗例を参考にしつつ、他部署や他チームのナレッジを掛け合わせることで、既存にはない新しい価値が生まれやすくなるのです。

組織横断的な知識共有がイノベーション創出を推進し、競争力向上にもつながるでしょう。

 

▼ナレッジ共有後のナレッジ活用における課題や得られる効果を解説しています。
　ナレッジを最大限に活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

ナレッジ化を実現するためのポイント

ナレッジ化を実現するためのポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

マニュアルの整備

ナレッジ化を実現するためのポイントの1つ目は、マニュアルの整備です。

業務に必要な知識やノウハウを蓄積し、誰でも簡単に参照できる形でマニュアルとしてまとめることで、効率的な情報共有を行えます。

業務担当者が不在の場合でも、他のメンバーが迅速に業務を引き継ぎ、問題なく遂行できるでしょう。 マニュアルの整備は、わかりやすく具体的な内容であることが重要です。

業務の流れや手順・注意点・トラブルが発生した場合の対応策などを具体的に記載すれば、利用者が迷わず行動できます。

マニュアルは定期的にチェックし、最新の情報に更新するなど、常に実際の業務に即した内容を保つことが大切です。

関連記事：社内マニュアルの作成方法！メリット・デメリットと作成時のコツも解説

継続的な更新

ナレッジ化を実現するためのポイントの2つ目は、継続的な更新です。

ナレッジ化は一度整備して終わりではありません。常に最新かつ正確な情報を維持し、組織全体で活用できる状態を保つために、業務や環境の変化に応じた内容の見直し、アップデートが必要です。

例えば、ナレッジベースに蓄積された情報が古くなり、現状と合わない内容になっていると、誤った判断やミスの原因になりかねません。

そのため、定期的にナレッジを見直し、必要に応じて更新を行う仕組みを導入することが重要です。

従業員サポート

ナレッジ化を実現するためのポイントの3つ目は、従業員サポートです。

ナレッジ化の仕組みやツールを整備しても、従業員がその活用方法を理解していない場合や、適切に情報を蓄積できない場合は、効果は限定的となってしまいます。

そのため、ナレッジ化の方法やメリットを従業員に周知し、具体的な活用手順を教えることが必要です。

例えば、ナレッジベースの使い方を定期的に研修し共有することや、実際の業務でナレッジをどのように活用するかを事例を交えて説明する場を設けることが有効です。

また、従業員が疑問や困難に直面したときにすぐ相談できるサポート体制を整えることで、ナレッジ化のプロセスがスムーズになります。

さらに、定期的に従業員にナレッジの活用や蓄積を求め、進捗状況を確認することも大切です。社員一人ひとりがナレッジ化を自分の業務の一環と認識し、積極的に取り組むようになるでしょう。

従業員をサポートしながらナレッジ化を進めることで、組織全体で知識共有が促進され、業務効率や生産性の向上に繋がります。

ツール活用

ナレッジ化を実現するためのポイントの4つ目は、ツール活用です。

ツール上にナレッジを蓄積して効率的に管理すれば、従業員の誰もがいつでも閲覧できる状態になり、組織全体での情報共有を円滑に進められます。

ナレッジマネジメントツールや情報共有プラットフォームの活用が効果的です。 他にも文書管理システムやファイル共有システム、ヘルプデスクツールや検索システムなどもあります。

クラウドベースのナレッジ管理ツールを導入すれば、従業員がどこからでも必要な情報にアクセスでき、業務効率が向上します。

また、ツールの検索機能を利用すれば、膨大な情報の中から求めるデータを迅速に見つけることも可能です。

さらに、情報の整理・タグ付け・カテゴリ分けを行うことで、ナレッジの蓄積と活用が一層スムーズになります。

ツールを活用することで、ナレッジの更新や追加も簡単になり、最新の情報を常に共有できる環境を整備できます。

ナレッジ化のプロセスが効率化され、業務の属人化防止やミス削減などのメリットも得られるでしょう。

関連記事：ナレッジ検索とは？検索方法・課題と対策・ツールの選び方を解説！

 

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ナレッジ化のおすすめツール8選

ナレッジ化のおすすめツールについて、以下の8点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスに必要な機能が揃ったオールインワンツールです。 ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議機能が搭載されており、企業が抱えるコミュニケーションや情報共有の課題をスムーズに解決します。ナレッジを蓄積するためにマニュアルを随時更新し、常に誰でも閲覧できる状態を維持するのは難しいものです。しかしCrewWorksなら、コミュニケーション履歴をすべて保存し、全機能で検索が可能です。そのため、わざわざマニュアルを作成しなくても自然とナレッジが蓄積され、必要な情報を簡単に検索できます。

CrewWorksの特長

1. 誰でも簡単に操作できるUI
2. シームレスな情報管理を実現
3. 最大50ユーザーまでずっと無料で利用できるフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

 

NotePM

NotePMは、社内に蓄積されているナレッジやノウハウを簡単に一元管理できる情報共有ツールです。 社内Wiki・社内FAQ・ノウハウ共有・社内ポータル・取引先との情報共有・マニュアル作成など、多くのシーンで活躍します。高機能エディタとテンプレートにより、散らばっていたフォーマットを標準化できます。誰でも業務マニュアルが作れるようになるため、従来に比べて作成時間を大幅に短縮可能です。

NotePMの特長

1. 社内の情報やノウハウを簡単に一元管理
2. 全文検索やキーワードハイライトにも対応
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://notepm.jp/

 

Notion

Notionは、多機能ドキュメントツールです。 プロジェクト管理・スケジュール管理・社内Wikiなど、ビジネスで使い分けるドキュメントを1箇所に集約可能です。オンライン上で複数人が共同作業できるなど、編集環境も優れています。Notionには、無料・プラス・ビジネス・エンタープライズの4種類の料金体系が用意されており、無料プランは、個人利用に適しています。

Notionの特長

1. オンライン上で快適な共同作業を実現
2. データベース追加可能なカスタマイズ機能を搭載
3. 無料で使える無料プランあり

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja

 

Qast

Qastは、社内に埋もれている社員の知識や経験を引き出して、企業のナレッジマネジメントを成功に導く、ナレッジプラットフォームです。 社内に分散しがちな知的財産となる情報をQastに集約すれば、高度な検索機能により、情報を簡単に見つけ出せます。また、不明点をQast上で質問すれば、回答内容を組織全体の知見として共有できます。さらにダッシュボード機能を使えば、活用状況・投稿されたナレッジの定量的な分析も可能です。

Qastの特長

1. 幅広い業界を中心に利用ユーザー数7万人を突破
2. 経験豊富なコンサルタントによる伴走支援
3. 無料でデモアカウント利用可能（10名以下）

詳細はこちら: https://qast.jp/

 

Confluence

Confluenceは、複数のチーム全体でナレッジを作成・共有・活用するためのクラウドサービスです。 社内のサイロ化を解消し、チームワークを向上していきます。Confluenceのページには柔軟性があり、メモを取るだけでなく、プロジェクト計画も可能です。搭載されているAI エディタを使って、新たなアイデアを得ることも可能です。ブログを使えば気軽に社内イベントやコミュニケーションの記録を残せます。

Confluenceの特長

1. 簡単に始められる無数のテンプレートを搭載
2. AI活用で作業スピードアップ
3. フリープランで最大10名まで永久利用可能

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

 

Zendesk

Zendeskは、企業が顧客体験を支援するために、部門・業務で活用可能な機能を搭載したサービスです。 カスタマーサービス用の「Zendesk for Service」や、営業支援ツールCRMの「Zendesk for Sales」の2つのパッケージが展開されています。問い合わせ管理・チャット・電話・ソーシャルメディアサポートなど、さまざまなチャネルを一元管理して顧客対応スピード、品質を向上します。

Zendeskの特長

1. 複数のチャネルからの問い合わせを一元管理
2. AIや自動化ルール設定によりサポート業務を効率化
3. 14日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://www.zendesk.co.jp/

 

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアです。 社内コミュニケーションを効率化するためのGmail・Googleカレンダー・Google Chat・Google Meet と、コラボレーションを実現するためのGoogleドライブ・Googleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライドなど、仕事を効率的に進めるための豊富な機能が揃っています。それぞれの機能を簡単に連携できるため、情報やスケジュールを見落とすリスクも減らせます。

Google Workspaceの特長

1. Googleアカウントがあれば利用可能
2. 専任のセキュリティ チームによる日々の脆弱性改善
3. 14日間無料トライアル可能

詳細はこちら: https://workspace.google.com/intl/ja/

 

Microsoft 365

Microsoft 365は、Microsoft社が提供するグループウェアです。 Word・Excel・PowerPoint・Outlookを始めとするOfficeアプリケーション、One Driveのストレージサービス・Windowsなどのオペレーティングシステム、Enterprise Mobility + Securityなどのセキュリティソリューションが揃っています。利用ユーザーは意識しなくても常に最新のアプリケーションを利用でき、テレワークなどで場所が変わっても同じ環境で作業が可能です。300名以下の一般法人向けと、300名以上の組織向けの「Microsoft 365 Enterprise」があり、機能やサービスが異なります。

Microsoft 365の特長

1. Office365の最新バージョンを常時利用可能
2. サブスクリプションのため初期費用削減可能
3. 1か月間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

 

関連記事：【2025年版】ナレッジツールおすすめ13選を紹介！

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まとめ

今回はナレッジ化について紹介しました。本記事では、ナレッジ化のメリットや成功のためのポイント、さらに実践を支援するおすすめツールを詳しく解説しました。

ナレッジ化は、企業の知識や情報を整理・共有し、業務効率の向上や属人化の防止・ミス削減などの課題解決に繋がる取り組みです。

ナレッジ化を成功させるためには、適切なツール選びが重要です。 CrewWorks（クルーワークス）は、簡単にナレッジを蓄積・管理できるだけでなく、従業員間での情報共有を円滑にする機能を備えています。

操作性が高く、初めてナレッジ化に取り組む企業でもスムーズに導入できる点が魅力です。

ぜひ本記事を参考に、ナレッジ化を始めてください。適切なツールを使い続けることで、業務改善効果を実感しながら組織力を強化できるなど、最大限の効果を得られるでしょう。

 

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