なぜホワイトボードの代わりが必要なのか

はじめに、なぜホワイトボードの代わりが必要なのかについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

オンライン会議

ホワイトボードの代わりが必要な理由の1つ目は、オンライン会議です。

リモートワークの普及に伴い、オンライン会議の機会が大幅に増加しています。この変化により、従来の物理的なホワイトボードでは対応できない場面が多くなってきました。

オンライン会議では、参加者が場所に関係なく同じ情報をリアルタイムで共有し、共同作業を行うことが求められます。そこで、デジタルホワイトボードやコミュニケーションツールなどが役立つのです。

これらのツールは、オンライン会議中でも遠隔地にいるチームメンバーとの効率的なコミュニケーションや情報共有を効率化し、生産性向上を実現します。

ツール連携

ホワイトボードの代わりが必要な理由の2つ目は、ツール連携です。

ホワイトボードの代わりになるツールは、単体で使えるだけでなく、コミュニケーションツールなどと連携することでさらに利便性が向上します。

たとえば、チャットツールやWeb会議ツールと統合すれば、会議中に作成した図やメモをリアルタイムで共有し、その場で議論やフィードバックを行うことが可能です。

また、プロジェクト管理ツールとも連携すれば、タスクの進捗状況を可視化し、チーム全体の業務をスムーズに進行できます。これにより、情報の共有や意思決定が迅速化され、業務の効率化が図れるのです。

ホワイトボードの代わりになるオンラインツールとは

ホワイトボードの代わりになるオンラインツールとは何かについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

デジタルホワイトボード

ホワイトボードの代わりになるオンラインツールの1つ目は、デジタルホワイトボードです。 デジタルホワイトボードとは、従来の物理的なホワイトボードに代わるオンラインツールです。

主にオンライン会議やリモートワークで使用され、複数の参加者がリアルタイムで同じ画面上に図やメモを書き込めます。リモート環境でも対面会議に近い感覚でアイデアの共有やブレインストーミングが可能です。

保存機能や履歴の確認機能が備わっており、後から会議内容を見直すことも容易です。

デジタルホワイトボードは、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールとも連携して、会議の結果をすぐに共有・反映できるものもあります。デジタル化を進めるビジネスにおいて、有効なツールです。

コミュニケーションツール

ホワイトボードの代わりになるオンラインツールの2つ目は、コミュニケーションツールです。

コミュニケーションツールとは、チームメンバーがリアルタイムで情報を交換できる環境を提供するために、たとえばチャット・Web会議・ファイル共有機能を備えています。

ホワイトボードと異なり、物理的なスペースの制約を受けず、どこからでもアクセス可能なため、リモートワークや遠隔チームに最適です。

プロジェクト管理ツールやデジタルホワイトボードなど、他のクラウドツールと連携すれば、会議中に共有したメモや図をそのままタスクとして設定し、進捗を追跡できるなど、業務効率化を図れます。

コミュニケーションツールは、スムーズな意思疎通を支援し、チーム全体の生産性を向上するためにも欠かせないツールです。

関連記事：社内コミュニケーションツールのおすすめ15選を紹介！導入のメリットや選定のポイントも解説

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ホワイトボードの代わりになるツールの選び方

ホワイトボードの代わりになるツールの選び方を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的

ホワイトボードの代わりになるツールの選び方の1つ目は、目的です。 まず、どのような業務やシチュエーションでツールを使用するのかを考えましょう。

たとえば、チーム内でのブレインストーミングを目的とする場合は、リアルタイムで複数の人が同時に書き込めるデジタルホワイトボードが適しています。

一方で、タスク管理や進捗の可視化を重視するなら、プロジェクト管理ツールやタスクボードといった機能を持つツールが効果的でしょう。 コミュニケーションを円滑にするために、チャットやWeb会議機能と連携できるツールを選ぶことも重要です。

選ぶツールが組織の目的に合っていれば、業務効率が上がり、チーム全体の生産性向上にもつながります。目的に応じたツールを選ぶことで、最大限の効果を引き出せるのです。

機能

ホワイトボードの代わりになるツールの選び方の2つ目は、機能です。 ホワイトボードの代わりになるツールを選ぶときには、自社に適した機能が搭載されているかを必ず確認しましょう。

企業ごとに異なる業務フローやニーズがあるため、導入するツールがそれらに対応できるかどうかを確認することが大切です。

たとえば、プロジェクト管理が中心の業務であれば、タスクの進捗を簡単に追跡できる機能や、複数のメンバーが同時に作業できる共同編集機能が必須でしょう。

リモートワークが多い場合は、リアルタイムでのコミュニケーションやファイル共有がスムーズに行えることも重要な要素です。

既存の業務ツールとの連携が可能かどうかも大事な点で、無駄な操作や重複作業を減らすためには、シームレスな連携が求められます。自社の業務に適した機能が搭載されていれば、大きなツールの導入効果を得られるでしょう。

コスト

ホワイトボードの代わりになるツールの選び方の3つ目は、コストです。 ツールの導入には初期費用や月額料金がかかることが多いため、そのコストに見合った効果が得られるかどうかを判断する必要があります。

たとえば、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、業務の効率が向上することで生産性が大幅に上がる場合は、導入コストを上回る価値が得られるでしょう。逆に、複雑な機能が多くても実際には使いこなせない場合、かえってコストが無駄になってしまいます。

また、ライセンス数や利用者数に応じた料金体系や、必要に応じて機能を追加できる柔軟なプランがあるかも確認すべきです。

コスト対効果をしっかり検討することで、長期的に見て企業にとって最も適したツールを選定できるでしょう。

トライアル利用

ホワイトボードの代わりになるツールの選び方の4つ目は、トライアル利用ができることです。 導入前に実際にツールをお試しで使ってみることで、機能や操作性が自社の業務に適しているかを確認しましょう。

ツールの使いやすさや、チームメンバーがスムーズに活用できるかどうかは、導入後の成功に直結します。特に、複数の機能が備わっているツールの場合、すべての機能をフルに活用できるかは事前の確認が必要です。

また、操作性やサポート体制なども、トライアル期間中にしっかりと評価できるでしょう。トライアル期間を通じて、実際の業務フローにどの程度フィットするかを検証できれば、コスト対効果や導入後のメリットをより明確に理解できます。

トライアル利用ができることで、ツール選びに失敗するリスクを減らし、自社に最も適した選択が可能です。

ホワイトボードの代わりツール5選

ここからはホワイトボードの代わりになるおすすめツールを、以下5点解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は業務に必要な機能が揃ったオールインワンツールです。各画面にチャットルームが常設されているため、ホワイトボードのようにコミュニケーション活性化・情報管理が可能です。Web会議・タスク管理などの機能も搭載されているため、用途にあわせて複数のツールを導入する必要もありません。導入すれば情報収集の簡略化はもちろん、コスト削減にも繋がります。

CrewWorksの特長

1. プロジェクトやタスクごとに情報を集約可能
2. 様々な機能が揃っているためシームレスな情報管理を実現
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Zoom

Zoomは、Web会議ツールで、会議上でホワイトボードボード機能を利用できます。デスクトップクライアントやWebポータルから開始できます。ホワイトボードを開始した後は、指定したメールアドレスに共有することが可能です。アクセス権を設定できるので、知らないところで勝手に編集されるリスクも少ないです。Zoomミーティング中は画像の挿入ができないといった制限もあるため注意しましょう。

Zoomの特長

1. Zoomミーティング中にホワイトボード機能利用が可能
2. アクセス権設定で編集メンバーの把握が可能
3. 無料プランからホワイトボード機能を利用可能

詳細はこちら: https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するコミュニケーションツールです。Microsoft TeamsでWeb会議中にホワイトボード機能を利用できます。予め公式サイトからMicrosoft Whiteboardをダウンロードしておけば、Web会議のコンテンツ共有から開始可能です。Webブラウザ版を利用するときは公式サイトから「Whiteboard」をクリックして利用しましょう。ペン機能やテキスト・画像・図形・リアクションを挿入でき、テンプレートも搭載されているため用途にあわせて様々な操作が可能です。

Microsoft Teamsの特長

1. 会議前にインストールや開始が必要
2. 議題に合わせたテンプレートが豊富
3. Microsoft365無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Figjam

Figjamは、オンラインのホワイトボードツールです。複数人で付箋を貼ったりテキストを記載したり、グラフも作れるなど幅広く活用できます。使うには専用のアカウント開設が必要です。無料で使えますが、有料プランには投票機能が搭載されています。また、アクセス制御などセキュリティ機能を求めるなら有料プランの検討が必要です。

Figjamの特長

1. アカウントを開設してブラウザ利用
2. フローチャートや組織図のテンプレートも搭載
3. スタータープランは無料で利用可能

詳細はこちら: https://www.figma.com/ja-jp/figjam/

Miro

Miroは、リモートやオンサイトなどロケーションに関係なくスムーズな共同作業を実現するためのツールです。戦略やプランニング、ソリューション提供、製品開発など企業の業務に合わせた使い方ができます。ひとつのスペース上で、ワークフロー、作図、コードレビューなどを行え、組織全体でのコラボレーションを実現でき、ツールのサイロ化を防ぐことも可能です。

Miroの特長

1. 18万以上の企業が導入済
2. Zoomなどあらゆる人気ツールとの連携が可能
3. 無料で利用可能

詳細はこちら: https://miro.com/ja/

ホワイトボード代わりのオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

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まとめ

今回は、ホワイトボードの代わりになるおすすめツール5選と、その選び方について解説しました。

デジタルホワイトボードやコミュニケーションツールを導入すれば、従来のホワイトボードの物理的な制約を超えて、オンライン会議やリモートワークでも効率的に情報共有を行えます。

今回紹介したツールの中から、ホワイトボード以上に役立つ自社に適したツールを選び、業務効率化を実現しましょう。

おすすめのホワイトボードの代わりツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は業務に必要な機能が揃ったオールインワンツールです。各画面にチャットルームが常設されているため、ホワイトボードのようにコミュニケーション活性化・情報管理が可能です。Web会議・タスク管理などの機能も搭載されているため、用途にあわせて複数のツールを導入する必要もありません。導入すれば情報収集の簡略化はもちろん、コスト削減にも繋がります。

CrewWorksの特長

1. プロジェクトやタスクごとに情報を集約可能
2. 様々な機能が揃っているためシームレスな情報管理を実現
3. 30日間の無料トライアルが可能

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