情報の一元化とは？メリット・デメリットと成功させるポイントも解説

情報の一元化とは

ここでは、情報の一元化について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報の一元化とは？

情報の一元化（一元管理）とは、企業内に散在する多種多様な情報を一箇所に集約し、組織全体で効率的に管理・活用できる状態にすることです。

これにより、情報の検索や共有が容易になり、業務効率の向上が期待できます。例えば、顧客情報や請求書などの紙媒体や個別の電子ファイルで管理されていた情報を、専用の電子システムで統合的に管理するなどが該当します。

この一元化は、特定のシステムやデータベースを活用することで実現可能です。

関連記事：一元管理のメリットは多数！デメリットやポイントも解説

情報の一元化が求められている背景

企業において情報の一元化が求められる背景には、業務効率の向上や意思決定の迅速化といったニーズが高まっていることが挙げられます。

情報が各部署やシステムに散らばっている状態では、必要な情報を探し出すのに時間や手間がかかってしまいます。そのため、正確かつ最新の情報にすぐにアクセスできる環境が重要視されているのです。

また、部門間の連携を強化し、データの一貫性を確保することで、より迅速なデータ分析や戦略策定が可能となり、企業の競争力向上にも繋がると考えられています。

一元化に向いている情報と向いていない情報

ここでは、一元化に向いている情報と向いていない情報について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

一元化に向いている情報

情報の一元化は、頻繁に参照されたり、更新される可能性のあるデータに適しています。

例えば、顧客に関する情報、企業活動における売上データ、商談履歴、日々の進捗状況などが挙げられます。

また、企業内での利用頻度が高い業務マニュアルや社内規定、各種申請書類なども一元化に適しています。

これらの情報を集約することで、従業員が必要な情報にスムーズにアクセスでき、業務の効率化に繋がります。

一元化の際は、情報の公開範囲やアクセス権限を設定し、情報漏洩を防ぐための対策も重要です。

一元化に向いていない情報

情報の一元化は、企業経営において多くのメリットをもたらしますが、すべての情報が向いているわけではありません。

特に、個人情報や機密情報など、取り扱いに注意が必要な情報は一元化に向いていないケースがあります。

例えば、従業員の個人情報や重要な経営判断に関わる機密情報、人事情報などは、特定の関係者のみがアクセスできるように制限し、厳重に管理することが求められます。

これらの情報を安易に一元化すると、情報漏えいのリスクを高め、企業の信用失墜につながる可能性があります。

そのため、情報の一元化を進める際は、どの範囲まで情報を集約するかを慎重に検討し、プライバシー保護や情報セキュリティへの配慮を徹底することが重要です。

情報の一元化のメリット

ここでは、情報の一元化のメリットについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

検索性アップ

情報の一元化のメリットの1つ目は、検索性アップです。

情報の一元化によって、必要な社内情報に素早くアクセスできるようになります。

その結果、情報を探す手間が削減でき、業務で必要な情報をいち早く見つけ出せる上に、必要な情報が見つからないため業務が停滞する事態も避けられます。

契約書テンプレートや経費精算書など、業務効率アップに役立つデータを速やかに見つけられれば、一層の業務効率化につながるでしょう。

関連記事：ナレッジ検索とは？検索方法・課題と対策・ツールの選び方を解説！

コスト削減

情報の一元化のメリットの2つ目は、コスト削減です。

情報の一元化を進めることで、情報の検索・整理にかかる時間が短縮され、その分生産性が向上し、人件費や光熱費などを削減できます。

また、情報統合などの作業に必要な手間も減るため、その分コスト削減につながります。

関連記事：コストを賢く削減する具体的な方法と手順・注意点を徹底解説！

業務のスピードアップ

情報の一元化のメリットの3つ目は、業務のスピードアップです。

情報の一元化で社内外関係者との連携を円滑化することで、プロジェクトを進める上で必要な情報をすぐに共有できます。その結果、迅速に意思決定ができるようになるでしょう。

また、情報を効果的に活用すれば、的確な戦略立案にも寄与します。その点からも、業務のスピードアップに情報の一元化は有効といえるでしょう。

関連記事：情報管理は企業運営に必須！体制を整備する手順や役立つツールの種類も解説

セキュリティ強化

情報の一元化のメリットの4つ目は、セキュリティ強化です。

多様かつ複雑なシステムを利用したことにより情報が散在してしまうと、社内情報の全体像が見えにくくなり、セキュリティリスクが高まります。

そこで、情報の一元化を進めれば社内情報の全体像が見えやすくなり、セキュリティリスクをいち早く察知可能です。すぐにセキュリティを強化すれば、セキュリティインシデントを回避できます。

関連記事：文書管理のセキュリティを高めるには？5つのトラブルと4つの対策を紹介

内部統制

情報の一元化のメリットの5つ目は、内部統制です。

企業の規模が大きくなると、内部統制やコンプライアンス遵守が難しくなります。昨今では、テレワークやBYOD（Bring Your Own Device）などでエンドポイントが増大していることも、内部統制やコンプライアンス遵守を難しくしている要因です。

しかし、必要な情報を一元化することで、内部統制やコンプライアンス違反のリスクを軽減できます。このことは、経営リスクを避けて経営を安定化させることにもつながるでしょう。

コミュニケーションの円滑化

情報の一元化のメリットの6つ目は、コミュニケーションの円滑化です。

例えば、ビジネスチャットツールのグループチャット機能などを活用すれば、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有でき、メンバー間の情報連携がスムーズになります。

自分がプロジェクトの中心メンバーでなくても、他のメンバーの動きを把握できるため、情報伝達の抜け漏れが減り、認識齟齬によるミスを未然に防ぐことにもつながるでしょう。

結果として、業務効率の向上や意思決定の迅速化にも貢献します。

関連記事：コミュニケーションの円滑化は重要？理由・メリット・ポイントをやさしく解説

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情報の一元化のデメリット

ここでは、情報の一元化のデメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

システムの複雑化

情報の一元化のデメリットの1つ目は、システムの複雑化です。

情報の一元化を実現するには、従来より大規模で複雑なシステムを活用する必要があります。場合によっては、これまでのシステムより使いづらくなったと感じる従業員も出てくるでしょう。

また、社内すべての情報を一元化すると、膨大な情報を取り扱う分かえって情報過多になるかもしれません。情報の取捨選択や、情報が多くても取り扱いやすいツールの選定が必要です。

情報漏えいのリスク

情報の一元化のデメリットの2つ目は、情報漏えいのリスクです。

情報の一元化により、従業員はさまざまな社内情報にアクセスできる反面、情報漏えいのリスクも高まります。また、せっかくの情報も使いこなせなければ意味がありません。

情報に関する意識改革を進め、従業員全員に情報共有の重要性や情報漏えいのリスクを周知徹底することが必須です。

導入・運用コスト

情報の一元化のデメリットの3つ目は、導入・運用コストです。

情報の一元化にはシステムの導入が必要で、それには初期費用や運用費用が必要です。システムの種類や規模によっては、数百万円以上の初期費用がかかることもあるでしょう。

また、システムの保守やアップデートなどにもコストがかかるため、費用対効果を検討の上でシステムの導入を進めなければなりません。

従業員の意識改革が必要

情報の一元化のデメリットの4つ目は、従業員の意識改革が必要なことです。

導入時には、従業員から「業務が複雑になる」「工数が増える」といった不満の声が上がる可能性もあります。

このような状況を避けるためには、なぜ情報の一元化が必要なのかという目的を明確に伝え、その重要性を理解してもらう必要があります。

運用ルールやマニュアルの作成、そして丁寧な説明や研修を継続的に実施することで、従業員が新しいツールやシステムに慣れ、適応できる環境を整えることが成功の鍵となります。

関連記事：社内マニュアルの作成方法！メリット・デメリットと作成時のコツも解説

情報の一元化のメリットを踏まえ成功させるポイント

ここでは、情報の一元化のメリットを踏まえ成功させるポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的の明確化

情報の一元化のメリットを踏まえ成功させるポイントの1つ目は、目的の明確化です。

まず、情報の一元化にあたってその目的を明確化しましょう。これにより、どのような情報を管理すべきか明確になり、導入すべきツールの種類も定まってきます。

▼管理したい情報とおすすめツールとの関係（一例）

関連記事：社内Wikiを徹底解説！おすすめツール8選と注目の背景・メリット・デメリットを紹介

関連記事：社内ポータルサイトとは？基本概要・運用するメリット・押さえておくべきポイントを解説！

最適なツールの選定

情報の一元化のメリットを踏まえ成功させるポイントの2つ目は、最適なツールの選定です。

情報の一元化には、ツールの活用が欠かせません。そのため、自社にとって最適なツールを選定しましょう。

ツールの主な比較ポイントは、以下のとおりです。

管理したい情報が多い場合には、どうしても複数ツール導入する必要が出てくるかもしれません。しかしながら、複数ツール導入すると情報が分散してしまうため、ツール連携が必要になります。

多くの企業で取り入れているツール連携には多くの課題があり、確実に成功させるためには事前に把握しておくべきポイントやツール連携の負担を減らす方法も知っておくと役立つでしょう。
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従業員の協力体制

情報の一元化のメリットを踏まえ成功させるポイントの3つ目は、従業員の協力体制です。

情報の一元化を推進するには、従業員の理解を得ることが欠かせません。

情報の一元化を推進する意義やツールの活用方法などを十分従業員に説明し、必要に応じて現場の意見も取り入れることで、従業員の協力体制を強化できるでしょう。

セキュリティ対策の徹底

情報の一元化のメリットを踏まえ成功させるポイントの4つ目は、セキュリティ対策の徹底です。

情報の一元管理には、セキュリティ対策も欠かせません。情報漏えいを防ぐため、アクセス権限設定や履歴追跡機能など、セキュリティ対策が充実したツールを選びましょう。

また、セキュリティ対策に関するルール策定・運用も必要です。

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情報の一元化のメリットを理解する基礎知識

ここでは、情報の一元管理に役立つツールについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ERP

情報の一元管理に役立つツールの1つ目は、ERPです。

ERP（Enterprise Resource Planning：統合基幹システム）は、企業の経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）を一元管理し、経営計画の立案に用いるシステムを意味します。

財務・会計・生産・販売・人事などあらゆるデータを統合管理することで、経営状況を可視化できます。その結果、より的確な意思決定が可能になるでしょう。

関連記事：プロジェクト管理に欠かせないERPとは？メリット・デメリットと選び方を解説

SFA・CRM

情報の一元管理に役立つツールの2つ目は、SFA・CRMです。

SFA（Sales Force Automation）・CRM（Customer Relationship Management）は、営業やマーケティング活動に役立ちます。

SFAは営業活動の情報を、CRMは顧客情報をそれぞれ集約・管理でき、営業・マーケティング戦略の立案に役立ちます。また、製造や企画など他部門にとっても役立つ情報を保存できます。

関連記事：SFAとCRMの違いを比較！どう使い分ければよい？

タレントマネジメントシステム

情報の一元管理に役立つツールの3つ目は、タレントマネジメントシステムです。

タレントマネジメントシステムを使えば、従業員のスキル・経歴・評価など、人事に関する情報を一元管理できます。このシステムは、従業員の育成計画・人員配置の立案・人事評価などに有用です。

その結果、従業員個々のパフォーマンスを最大化できるため、企業の競争力強化や人材の流出防止につながるでしょう。

グループウェア・業務アプリケーション

情報の一元管理に役立つツールの4つ目は、グループウェア・業務アプリケーションです。

グループウェアには、スケジュール管理や掲示板、設備予約などさまざまな機能があり、円滑なコミュニケーションをサポートしてくれます。

業務アプリケーションは、自社の業務内容に合わせて業務効率化を実現してくれるアプリケーションです。どの企業でも使える汎用的機能を集めたものと、自社用にカスタマイズされたものがあります。

関連記事：【2025年版】社内イントラのおすすめツール6選！メリット・導入ポイントも紹介

情報の一元化には「CrewWorks」

情報の一元化に特化したCrewWorks（クルーワークス）は、グループウェアと業務アプリケーションの両方の利点を併せ持ったツールです。チーム内のスケジュール管理やタスク共有はもちろん、プロジェクトの進捗状況や顧客情報、会議資料なども一元的に管理できます。これにより、情報の散逸を防ぎ、必要な情報に素早くアクセスできる環境を構築し、コミュニケーションの円滑化や業務効率の向上を強力にサポートします。また、シンプルで直感的なインターフェースは、導入時の従業員の負担を軽減し、スムーズな運用を促進します。

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まとめ

今回は、情報の一元化のメリット・デメリットに加えて、情報の一元化を成功させるポイントについて解説しました。

情報の一元化は、ERPやタレントマネジメントシステムなどのツールを用いて実現でき、コスト削減やセキュリティ強化などのメリットがあります。

一方で、システムの複雑化や導入・運用コストなどのデメリットにも目を向けなければなりません。 情報の一元化を行う目的は最初に明確化しておきましょう。

これにより、管理すべき情報や導入すべきツールが明確になります。また、従業員の協力体制やセキュリティ対策の徹底も、成功には欠かせません。

導入したいツールが複数見つかった場合には、事前にツール連携の課題や注意点も把握しておくと良いでしょう。

さらに、ツール連携の負担を減らす解決方法も記載していますので、ぜひこちらの記事を参考にしてみてください。
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