ビジネスチャットに既読機能は必要？メリット・デメリットともに解説！

ビジネスチャットの既読機能の役割

多くのビジネスパーソンが利用しているツールにチャットがあります。中でもチャット・音声通話・ビデオ通話をはじめ、情報収集が可能な「LINE」を活用している人は多い傾向があります。

LINEには、相手がメッセージを開封すると「既読」になる機能があり、その機能の影響からビジネスチャットにおいても既読機能が求められるケースがあります。

メッセージを送った相手がメッセージを確認したかどうかを知ることで、その後の展開も速まることが期待できます。

ビジネスチャットにおける既読機能の役割は、リアルタイム性を増し、コミュニケーションのスピードを速めることにあるといえます。

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ビジネスチャットに既読機能があるメリット

ビジネスチャットに既読機能があると便利に活用できます。

ここでは、ビジネスチャットに既読機能があるメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

相手にメッセージが届いたかすぐにわかる

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの1つ目は、相手にメッセージが届いたかすぐにわかることです。

ビジネスチャットに既読機能があると、相手がメッセージを開封した時に「既読」「開封済み」などとテキストで表示されたり、相手のアイコンが会話の右下あたりに表示されたりします。

そのため、相手にメッセージが届いたかどうかを一目で判断できます。

そのため、メッセージが伝わったかどうかが気になって、メッセージを再送したり電話をしたりする手間がはぶけます。

返信をうながしやすい

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの2つ目は、返信をうながしやすいことです。

相手がメッセージを読んでいるのに返信がない場合、追加で電話をするなどの連絡手段を検討できるため、確認漏れを防ぎ、その後の対応もスムーズに進められるでしょう。

また、メッセージが確認されているか不明な状況に比べて、返信へのプレッシャーを感じやすくなることも、結果的に返信を促す効果につながります。

緊急時に連絡方法の切り替えがしやすい

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの3つ目は、緊急時に連絡方法の切り替えがしやすいことです。

ビジネスチャットに緊急の連絡を送っても既読がつかない場合、相手がメッセージを確認していないと判断できるため、すぐに別の手段に切り替えることができます。

緊急性が高い連絡でチャットで既読がつかない場合は、電話などを活用して伝達する方法を活用すると良いでしょう。

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ビジネスチャットに既読機能があるデメリット

ビジネスチャットの既読機能は便利に活用できるというメリットがある反面、デメリットもあります。

ここでは、ビジネスチャットに既読機能があるデメリットを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プレッシャーやストレスになる

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの1つ目は、プレッシャーやストレスになることです。

既読機能があると、相手がメッセージを確認したことがメッセージ送信者に伝わるため「既読になっているのに返信がない」「既読にしたからすぐに返信をしなければいけない」など、強迫観念を抱いてしまう可能性があります。

コミュニケーションの速度が速まるため、相手の状況がわからないはずなのに、すぐに返信がないと不安になったり、返事をしないことで「無視した」と思われてしまうのではないか、と考えやすい傾向があります。

既読機能は、良い影響もあれば業務に支障をきたす影響もあるため、既読機能を付帯していないビジネスチャットも少なくありません。

業務効率が低下する

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの2つ目は、業務効率が低下することです。

ビジネスチャットは通知が来ると通知バッジが表示されたり、音で知らせてくれたりします。そのため、気になってすぐに開封してしまう傾向があります。

既読をつけてしまうことで「早く返信しないといけない」と考えてしまい、返信を優先し業務が後回しになる懸念があります。

チャットでのやりとりをする人数が多くなるほど、時間を問わず入る連絡が多くなるため、その都度、業務を進める手を止めていると業務効率が低下する可能性があります。

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人間関係の悪化の可能性がある

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの3つ目は、人間関係の悪化の可能性があることです。

ビジネスチャットの既読機能は、メッセージの開封状況を相手に知らせるため、既読後に返信が遅れると送信者に不信感や不安を与えてしまう可能性があります。

特に、社内において既読後の対応は個人の判断に委ねられる部分が大きく、返信の遅れが続くと、メッセージを送る側が「無視されている」と感じ、人間関係が悪化する原因にもなりかねません。

既読機能の有無に関わらず、「既読スルー」や「未読スルー」といった言葉が示すように、返信や開封が遅れることにはネガティブな印象を持たれがちです。

これにより、従業員間のコミュニケーションに摩擦が生じ、スムーズな業務連携が阻害されるおそれがあります。

関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説

意図せず既読にしてしまう可能性がある

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの4つ目は、意図せず既読にしてしまう可能性があることです。

多くのチャットツールでは、一度既読にしたメッセージを未読に戻す機能がないため、誤って既読にしてしまうと、メッセージの送信者に誤解を与えてしまうおそれがあります。

しかし、受信者側は実際には内容を十分に把握していないケースも考えられます。このような認識のずれは、返信の遅れや対応の漏れにつながる可能性があり、結果としてコミュニケーションに支障をきたすことも考えられるでしょう。

意図しない既読は、特に多忙なビジネスシーンにおいて、送信者と受信者の間で不必要な摩擦を生む原因となるため注意が必要です。

既読機能付きのチャットツールがおすすめの企業

ここでは、既読機能付きのチャットツールがおすすめの企業を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションにスピードや効率を重視する企業

既読機能付きのチャットツールがおすすめの企業の1つ目は、コミュニケーションにスピードや効率を重視する企業です。

企業内で連絡を取り合う際、依然としてメールを主要な手段としている企業も少なくありません。

しかし、メールの場合、相手がメッセージを確認したかどうかを別途で確かめる必要があり、リアルタイムでスムーズなコミュニケーションには不向きな側面があります。

一方、ビジネスチャットに既読機能があれば、メッセージが開封されたことが瞬時にわかるため、まるで対面で会話しているかのようなスピーディーなやり取りが実現します。

これにより、メールでの確認作業にかかる手間や時間を削減でき、業務の停滞を防ぎ、全体の業務効率向上に繋がります。

例えば、緊急性の高い情報伝達の際にも、相手がメッセージを読んだことを即座に把握できるため、次のアクションへ迅速に移ることが可能です。

したがって、業務のスピードアップや効率化を図りたいと考えている企業にとって、既読機能付きのビジネスチャットは非常に有効なツールと言えるでしょう。

複数のコミュニケーション手段を用意している企業

既読機能付きのチャットツールがおすすめの企業の2つ目は、複数のコミュニケーション手段を用意している企業です。

既読機能がもたらすストレスや人間関係の悪化のリスクを軽減できるためです。

また、もし誤解が生じていたとしても、別のコミュニケーション手段を通じて謝罪や説明の機会を持つことができるでしょう。これにより、ビジネスチャット単独では解決しにくい感情的なすれ違いを回避しやすくなります。

複数のコミュニケーション手段を持つことは、従業員がそれぞれの状況や相手に応じて最適なツールを選択できる柔軟性を提供し、結果として社内全体のコミュニケーションの質を高めることにつながります。

このアプローチは、既読機能の利便性を享受しつつ、その潜在的なデメリットを補完する有効な戦略と言えます。

リアルタイムで情報共有の必要がある企業

既読機能付きのチャットツールがおすすめの企業の3つ目は、リアルタイムで情報共有の必要がある企業です。

例えば、速報性が求められるメディア企業では、緊急ニュースの共有や編集作業の進捗状況をリアルタイムで確認する必要があり、既読機能は情報が確実に伝わったかを瞬時に把握する上で役立ちます。

イベント運営会社では、当日の運営状況の報告や急な変更事項の伝達に活用することで、現場と本部間の連携を強化し、迅速な対応が可能になります。

メッセージの既読状況が即座に確認できることで、情報の見落としや伝達ミスを未然に防ぎ、重要な情報が関係者全員に確実に共有されたことを担保できます。

これにより、チーム全体でリアルタイムに状況を把握し、迅速な意思決定や柔軟な対応が実現し、業務の効率化と生産性向上に貢献するでしょう。

特に、緊急時の連絡では、相手がメッセージを確認したかどうかが即座にわかることで、次の行動への移行をスムーズに行えるため、危機管理体制の強化にも繋がります。

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいこと

ビジネスチャットの既読機能には、メリット・デメリットがあるため、活用するにあたり慎重に検討する必要があります。

ここでは、ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メッセージを受け取る側が返信しやすいよう内容をまとめる

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの1つ目は、メッセージを受け取る側が返信しやすいよう内容をまとめることです。

メッセージを受信した従業員が他の業務に追われていて、すぐに既読にしたり返信したりすることができない場合もあります。

もし少しでも早く返信をもらいたいのであれば、内容を簡潔にまとめてメッセージを受信する従業員の回答が「Yes・No」で済むぐらいにすると良いでしょう。

スムーズにやりとりを行うためにも、簡潔な返信が可能なメッセージの送信を心がけましょう。

ルールを設定する

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの2つ目は、ルールを設定することです。

たとえば既読から〇分・〇時間以内に返信するなどとしておけば、「既読を付けたらすぐに返信しなければならない」という強迫観念に駆られることもありません。

また、報告だけであれば、絵文字などでリアクションをすることをルールにすれば返信しなくても無視したことにはならないなど、細かく設定しておきましょう。

関連記事：ビジネスチャットの運用で抑えておくべき5つのルールとは？

返信を要する場合は明示する

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの3つ目は、返信を要する場合は明示することです。

たとえば緊急の連絡には冒頭に「【緊急】」など、目立つように表示し緊急が表示された連絡には、優先的に回答することをルールにすると良いでしょう。

また、報告のみか返信が必要なのか不要なのかも、送信する側の従業員が指示することで、相手にアクションを促すことにつながりスムーズなやりとりになるといえます。

関連記事：“流れるチャット”から卒業しよう！見逃しを防ぐおすすめのビジネスチャットも紹介

即レスを求めない

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの4つ目は、即レスを求めないことです。

メッセージを送信後、相手がすぐに返信できない状況もあるため、既読がついた場合でも短時間での返信を強要しないようにしましょう。

相手の都合を考慮することが大切です。一定時間が経過しても返信がない場合は、丁寧なリマインドで返信を促してください。

また、返信を急ぐ場合はメッセージの冒頭でその旨を伝えたり、期日がある依頼の場合はいつまでに返信が必要かを明確に伝えることで、トラブルを避けられます。

このようなルールをチームや会社で決めておくことは、既読機能のメリットを活かしたビジネスチャットの活用につながります。

まとめ

今回は、ビジネスチャットの既読機能の役割・メリット・デメリット・快適な運用のために気を付けたいことを解説しました。

チャットのメリットの1つに相手がメッセージを開封したかがわかる「既読」機能があります。

既読機能には、リアルタイムなコミュニケーションのスピードを速めるというメリットがある一方で、メッセージを受け取った側の従業員がプレッシャーに感じてしまうというデメリットもあります。

既読機能は便利な機能です。活用するのであればメッセージの送信者・受信者が安心して使えるようルールを設定することがおすすめです。

ビジネスチャットのルールについて、詳しく知りたい担当者の方はぜひ「ビジネスチャットの運用で押さえておくべき5つのルールとは？」の記事を参考にしてみてください。