ビジネスチャットに既読機能は必要？メリット・デメリット、使う上での注意点も解説！

ビジネスチャットの既読機能とは

ビジネスチャットの既読機能とは、送信したメッセージを相手が開封した際に、送信側で開封したことが分かる仕組みのことです。

プライベートで多くの人が利用しているLINEなどのSNSと同じ仕組みであり、相手が内容を確認したかどうかをリアルタイムで把握できるのが大きな特徴です。
この機能があることで、メッセージが確実に届いたかを電話などで再確認する手間が省け、コミュニケーションのスピードを格段に速める役割を担っています。

情報の伝達状況が可視化されるため、迅速な意思決定や連携が求められるビジネスシーンにおいて、利便性の高い機能として多くのツールに採用されています。

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ビジネスチャットに既読機能があるメリット

ビジネスチャットに既読機能があると便利に活用できます。
ここでは、ビジネスチャットに既読機能があるメリットを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

相手にメッセージが届いたかすぐにわかる

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの1つ目は、相手にメッセージが届いたかすぐにわかることです。

ビジネスチャットに既読機能があると、「既読」「開封済み」などのテキスト表示やアイコン表示で、相手にメッセージが届いたかどうかを一目で判断できます。
そのため、メッセージが伝わったかどうかが気になって、メッセージを再送したり電話をしたりする手間が省けます。

返信をうながしやすい

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの2つ目は、返信をうながしやすいことです。

相手がメッセージを読んでいるのに返信がない場合、追加で電話をするなどの連絡手段を検討できるため、確認漏れを防ぎ、その後の対応もスムーズに進められるでしょう。
また、メッセージが確認されているか不明な状況に比べて、返信へのプレッシャーを感じやすくなることも、結果的に返信を促す効果につながります。

緊急時に連絡方法の切り替えがしやすい

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの3つ目は、緊急時に連絡方法の切り替えがしやすいことです。

既読がつかない場合、相手がメッセージを確認していないと判断できるため、すぐに別の手段に切り替えることができます。
緊急性が高い連絡でチャットで既読がつかない場合は、電話などを活用して伝達する方法を活用すると良いでしょう。

送信者に自分の状況を伝える手段になる

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの4つ目は、送信者に自分の状況を伝える手段になることです。

メッセージを受け取った際に、他の業務ですぐに返信できないケースも少なくありません。
そのような場合でも、メッセージを開封して既読をつけることで、ひとまず内容を確認したという事実を相手に知らせることができます。
これにより、送信者に対して今は返信する余裕がないことや、回答を検討中であることを察してもらいやすくなり、お互いのコミュニケーションを円滑に保つ効果があります。

ビジネスチャットに既読機能があるデメリット

ビジネスチャットの既読機能は便利に活用できるというメリットがある反面、デメリットもあります。
ここでは、ビジネスチャットに既読機能があるデメリットを、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プレッシャーやストレスになる

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの1つ目は、プレッシャーやストレスになることです。

既読機能があると、相手がメッセージを確認したことがメッセージ送信者に伝わるため「既読になっているのに返信がない」「既読にしたからすぐに返信をしなければいけない」など、強迫観念を抱いてしまう可能性があります。
コミュニケーションの速度が速まるため、相手の状況がわからないはずなのに、すぐに返信がないと不安になったり、返事をしないことで「無視した」と思われてしまうのではないか、と考えやすい傾向があります。
既読機能は、良い影響もあれば業務に支障をきたす影響もあるため、既読機能が実装されていないビジネスチャットも少なくありません。

業務効率が低下する

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの2つ目は、業務効率が低下することです。

ビジネスチャットはメッセージが届くと通知バッジが表示されたり、音で知らせてくれたりするため、気になってすぐに内容を確認してしまう傾向があります。
さらに、既読をつけることで「早く返信しなければならない」という心理的なプレッシャーが生じ、目の前の業務よりもチャット対応を優先してしまうことがあります。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、約4人に1人が「通知が多すぎて何が大事なのか分からない」と回答しています。
この結果から、多くの企業で通知が過多となっており、チャットの確認や対応に時間を取られやすい状況が発生していることがわかります。

チャットでやり取りする人数やグループが増えるほど通知も増えるため、その都度業務の手を止めて対応していると、集中力が途切れ、生産性の低下につながります。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

関連記事：“流れるチャット”から卒業しよう！見逃しを防ぐおすすめのビジネスチャットも紹介

既読スルー・既読無視で人間関係の悪化の可能性がある

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの3つ目は、既読スルー・既読無視で人間関係の悪化の可能性があることです。

ビジネスチャットの既読機能は、メッセージの開封状況が可視化されるため、返信が遅れると送信者に不信感や不安を与える原因になります。
特に社内コミュニケーションにおいては、既読後の対応が個人の裁量に委ねられがちです。
そのため、返信のない状態が続くと「無視された」とネガティブに捉えられ、心理的な摩擦が生じやすくなります。

このような状況は、従業員同士の信頼関係を損なうだけでなく、スムーズな業務連携を阻害する要因にもなりかねません。
既読スルーが常態化すると、相手との距離感やパワーバランスにまで悪影響を及ぼす恐れがあるため、ツール上の振る舞いが対人関係の質を左右することを認識しておく必要があります。

関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説

意図せず既読にしてしまう可能性がある

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの4つ目は、意図せず既読にしてしまう可能性があることです。

多くのチャットツールでは、一度既読にしたメッセージを未読に戻す機能がないため、誤って既読にしてしまうと、メッセージの送信者に誤解を与えてしまうおそれがあります。
しかし、受信者側は実際には内容を十分に把握していないケースも考えられます。
このような認識のずれは、返信の遅れや対応の漏れにつながる可能性があり、結果としてコミュニケーションに支障をきたすことも考えられるでしょう。
意図しない既読は、特に多忙なビジネスシーンにおいて、送信者と受信者の間で不必要な摩擦を生む原因となるため注意が必要です。

未読のまま放置される可能性がある

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの5つ目は、未読のまま放置される可能性があることです。

既読をつけると「早く返信しなければならない」というプレッシャーを感じるため、都合のよいタイミングまであえて未読のままスルーする従業員が出てくることがあります。
送信者からすると、いつまでも既読にならない状態が続くため、業務が滞るだけでなく相手に対して不信感を抱く原因にもなります。
結果として、コミュニケーションの円滑さが失われ、チーム内の業務効率の低下やストレスを招くおそれがあります。

関連記事：ビジネスチャットのマナーとは？基本マナー・NG例・シーン別例文とルールを解説

既読機能だけでは解決できないビジネスチャットの課題

ここでは、既読機能だけでは解決できないビジネスチャットの課題を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

既読になっても対応したとは限らない

既読機能だけでは解決できないビジネスチャットの課題の1つ目は、既読になっても対応したとは限らないことです。

メッセージが既読になったからといって、必ずしも相手が内容を完全に理解し、対応を開始したとは限りません。
多忙な業務中、通知を消すためや緊急度の確認のために、内容を深く読み込まずに一旦開封してしまうケースは多々あります。
この場合、送信者側は「確認済み」と認識していても、受信者側ではタスクとして認識されていないという、深刻な認識の齟齬が生じるリスクがあります。

既読機能はあくまで「画面に表示された」という事実を示す指標に過ぎません。
そのため、重要な依頼や検討が必要な事項については、既読がついたことに安心せず、相手からのリアクションや返信を待つ、あるいは進捗を別途確認する姿勢が求められます。

重要なメッセージが流れてしまうことがある

既読機能だけでは解決できないビジネスチャットの課題の2つ目は、重要なメッセージが流れてしまうことがあることです。

ビジネスチャットは、メールと比較して迅速かつ気軽にやり取りできる点が魅力ですが、参加人数や投稿数が増えるほど、過去の発言が次々と背後に追いやられる性質があります。
活発に意見が交わされるチャットルームでは、重要な指示や共有事項が大量のメッセージに埋もれてしまい、結果として見落とされるリスクが常に付きまといます。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、約4人に1人が「チャットが流れてしまい、大事なメッセージを見逃してしまう」と回答しています。
この結果から、多くの企業で重要な情報が日々のやり取りに埋もれ、必要な情報を見落とす課題が発生していることがわかります。

たとえ既読機能で開封状況を確認できたとしても、重要なメッセージが大量の投稿に埋もれてしまう問題までは解決できません。
重要な情報を確実に活用するためには、タスク管理機能やブックマーク機能を併用するとともに、検索機能を活用して後から必要な情報を素早く探せる環境を整えることが重要です。

関連記事：“流れるチャット”から卒業しよう！見逃しを防ぐおすすめのビジネスチャットも紹介

対応漏れや返信忘れを防ぐ仕組みが必要

既読機能だけでは解決できないビジネスチャットの課題の3つ目は、対応漏れや返信忘れを防ぐ仕組みが必要であることです。

既読機能はメッセージの開封を確認できる便利な仕組みですが、それだけで確実な業務遂行を担保できるわけではありません。
相手が多忙な際に無意識に既読をつけてしまい、後で対応しようとしてそのまま忘れてしまうケースは頻繁に発生します。

そのため、返信の必要性や期日を明確にするだけでなく、ツール側で対応漏れを物理的に防ぐ仕組みを整えることが重要です。
例えば、重要なメッセージをタスクとして登録できる機能や、あとからチャットが見返せるブックマーク機能を活用しましょう。

既読という「状態」に依存せず、完了すべき「タスク」として管理するフローを構築することで、返信忘れによる業務の停滞を未然に防げます。

チャットだけでは進捗管理が難しい

既読機能だけでは解決できないビジネスチャットの課題の4つ目は、チャットだけでは進捗管理が難しいことです。

ビジネスチャットは、情報の伝達を確認するには便利な反面、複数の案件が同時並行で動く現場では、チャットのみで進捗を正確に管理することには限界があります。
発言が時系列で流れてしまうため、特定のタスクが現在どのようなステータスにあるのか、誰がどこまで進めているのかを俯瞰して把握することが難しいためです。

既読がついたことで安心感を得られたとしても、それが実務の完了を意味するわけではありません。
そのため、期限管理や工程の可視化を確実に行うには、タスク管理やTodo管理ができるツールと併用するなどの工夫が求められます。

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ビジネスチャットの既読機能が向いているケース

ここでは、ビジネスチャットの既読機能が向いているケースを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

緊急性の高い連絡を行うケース

ビジネスチャットの既読機能が向いているケースの1つ目は、緊急性の高い連絡を行うケースです。

ビジネスチャットの既読機能は、緊急性の高い連絡において真価を発揮します。
障害対応や至急の判断が求められる場面では、メッセージが相手の目に触れたかどうかを即座に判別できることが重要です。
既読がつくことで情報が伝わったことを確信でき、返信を待たずに次のアクションへ移行するなど、初動のスピードを大幅に高めることができます。

一方で、送ったメッセージに既読がつかない場合は、相手が内容を確認できない状況にあると即座に判断可能です。
この場合、すぐに電話など別の連絡手段へ切り替えるといった柔軟な対応が可能になり、重大なタイムロスを未然に防げます。
情報伝達の確実性が求められる有事の際、既読機能は迅速な連携を支える不可欠な要素となります。

複数拠点・リモート環境で情報共有するケース

ビジネスチャットの既読機能が向いているケースの2つ目は、複数拠点・リモート環境で情報共有するケースです。

物理的に離れた場所で業務を行う複数拠点やリモート環境では、相手の状況を視覚的に確認できないため、既読機能による情報共有の可視化が極めて有効です。
メッセージが開封されたことを瞬時に把握できれば、離れた場所にいる相手へ情報が確実に伝わったという確証を得られます。
これにより、対面での確認が難しい環境下でも情報の見落としや伝達ミスを未然に防ぎ、チーム全体でリアルタイムな状況把握が可能になります。

特にスピード感が求められる業務や急な予定変更の際、既読の有無が次のアクションへ移る判断基準となるため、迅速な意思決定や柔軟な連携を実現できる点が大きな利点です。

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現場スタッフへ一斉連絡するケース

ビジネスチャットの既読機能が向いているケースの3つ目は、現場スタッフへ一斉連絡するケースです。

店舗や工場などで働く現場スタッフへ一斉連絡を行う際、既読機能は非常に強力なツールとなります。
PCに向かっていないことが多い現場環境では、誰が指示を確認したのか、あるいは誰に情報が伝わっていないのかを、管理者がリアルタイムで把握できるからです。
既読の有無が可視化されることで、重要な指示の見落としを防ぎ、確認作業のために個別に連絡を入れる手間を大幅に削減できます。

大人数へ一括で情報を届ける場面において、既読機能は伝達漏れによる業務トラブルを未然に防ぐための重要な役割を果たします。
情報伝達の確実性が求められる現場主導の業務において、迅速かつ効率的な連携を実現するために欠かせない要素です。

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいこと

ビジネスチャットの既読機能には、メリット・デメリットがあるため、活用するにあたり慎重に検討する必要があります。
ここでは、ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことを、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メッセージを受け取る側が返信しやすいよう内容をまとめる

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの1つ目は、メッセージを受け取る側が返信しやすいよう内容をまとめることです。

メッセージを受信した従業員が他の業務に追われていて、すぐに既読にしたり返信したりすることができない場合もあります。
もし少しでも早く返信をもらいたいのであれば、内容を簡潔にまとめてメッセージを受信する従業員の回答が「Yes・No」で済むぐらいにすると良いでしょう。
スムーズにやりとりを行うためにも、簡潔な返信が可能なメッセージの送信を心がけましょう。

ルールを設定する

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの2つ目は、ルールを設定することです。

たとえば既読から〇分・〇時間以内に返信するなどとしておけば、「既読を付けたらすぐに返信しなければならない」という強迫観念に駆られることもありません。
また、報告だけであれば、絵文字などでリアクションをすることをルールにすれば返信しなくても無視したことにはならないなど、細かく設定しておきましょう。

関連記事：ビジネスチャットの運用ルールとは？社内で決めるべきルール8選と運用成功のポイントを解説！

返信を要する場合は明示する

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの3つ目は、返信を要する場合は明示することです。

たとえば緊急の連絡には冒頭に「【緊急】」など、目立つように表示し緊急が表示された連絡には、優先的に回答することをルールにすると良いでしょう。
また、報告のみか返信が必要なのか不要なのかも、送信する側の従業員が指示することで、相手にアクションを促すことにつながりスムーズなやりとりになるといえます。

即レスを求めない

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの4つ目は、即レスを求めないことです。

メッセージを送信後、相手がすぐに返信できない状況もあるため、既読がついた場合でも短時間での返信を強要しないようにしましょう。
相手の都合を考慮することが大切です。一定時間が経過しても返信がない場合は、丁寧なリマインドで返信を促してください。
また、返信を急ぐ場合はメッセージの冒頭でその旨を伝えたり、期日がある依頼の場合はいつまでに返信が必要かを明確に伝えることで、トラブルを避けられます。
このようなルールをチームや会社で決めておくことは、既読機能のメリットを活かしたビジネスチャットの活用につながります。

ステータスやブックマーク機能を活用する

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの5つ目は、ステータスやブックマーク機能を活用することです。

「離席中」や「会議中」といったステータス表示を利用すれば、すぐに応答できない状況を事前に共有できるため、既読がつか ない場合でも送信者の不安を軽減できます。
また、メッセージを確認したものの後で対応したい場合には、ブックマーク機能やリマインダー機能を利用するのが効果的です。
これらの機能を活用することで、対応忘れやメッセージを無視してしまうリスクを防ぎ、確実な業務遂行を実現できます。

関連記事：“流れるチャット”から卒業しよう！見逃しを防ぐおすすめのビジネスチャットも紹介

既読機能だけでなく業務全体を管理できるツール「CrewWorks」

既読機能の有無だけでなく、チャットに付随する課題を根本から解決したい場合には、業務管理を統合できるCrewWorks（クルーワークス）の活用が有効です。
CrewWorksは、単なるメッセージのやり取りにとどまらず、タスク管理やファイル共有、Web会議を一元管理できるツールです。

後で見返したいチャットはブックマーク、チャットで流れてしまいがちな重要な依頼をタスクとして登録できるため、既読後の対応漏れや返信忘れを物理的に防ぐことができます。
また、プロジェクトごとの進捗状況が可視化されるため、既読の状態に頼ることなく業務の完了までを確実に追跡できるのが大きな強みです。

コミュニケーションのスピードを維持しながら、組織全体の生産性を高めたい企業にとって、非常に適したツールといえます。 

CrewWorksの特長

1. すべての情報（プロジェクト・タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. 情報が一元化され、必要な情報にすぐにアクセスできる
3. 最大50ユーザーまで無料プランの利用が可能

詳細はこちら:https://crewworks.net/

ビジネスチャットの既読機能に関するよくある質問

ここでは、ビジネスチャットの既読機能に関するよくある質問を、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットに既読機能は必要ですか？

迅速な情報伝達が重視される現場では既読機能は非常に有用です。
相手が内容を確認したか一目で判別できるため、緊急時の連絡手段の切り替え判断や、多忙な相手への到達確認がスムーズに行えるからです。

一方で、心理的なプレッシャーや業務の中断を招く側面もあります。そのため、一概に必須とは言えず、組織のコミュニケーションスタイルに合わせて検討することが重要です。
導入する際は、即レスを強制しないなどの運用ルールを併せて設けることで、機能を最大限に活用できます。

既読が付いているのに返信がない場合はどうすればよいですか？

まずは相手が多忙で返信できない状況にあると考え、過度に心配せず待つことが大切です。
急ぎの案件であれば、一定時間を置いたあとに丁寧なリマインドを送るか、電話など別の手段で連絡を試みてください。
相手が内容を確認しただけで安心している可能性もあるため、返信が必要な旨を改めて伝えるとスムーズです。

また、日頃から「既読は確認の合図」とするなど、チーム内で運用ルールを決めておくことで心理的な負担を軽減できます。

ビジネスチャットで対応漏れを防ぐにはどうすればよいですか？

タスク管理機能やリマインダー機能を備えたツールを活用することが最も効果的です。メッセージを確認した際に、後で対応が必要な内容をその場でタスクとして登録する習慣をつけましょう。
また、重要なメッセージをブックマークしたり、指定した時間に再通知が届くように設定したりすることで、記憶に頼らず物理的に忘れるリスクを排除できます。
既読という状態だけで判断せず、完了すべき案件を可視化して管理する仕組みを整えることが、確実な対応につながります。

関連記事：リマインダーとは？ビジネスでの活用法とおすすめツール5選の比較解説

既読機能がないビジネスチャットを選ぶメリットはありますか？

最大のメリットは、従業員の心理的なプレッシャーやストレスを大幅に軽減できる点です。
既読が表示されないことで、メッセージを確認した直後に返信しなければならないという強迫観念から解放され、自身のペースで業務に集中できる環境を整えられます。

また、既読スルーによる人間関係のトラブルや、意図しない既読による確認漏れを防げるのも利点です。
過度な即レス文化を抑制し、落ち着いて情報を処理できるため、結果としてコミュニケーションの質を高めることにつながります。

既読機能があるビジネスチャットを選ぶポイントは何ですか？

自社の業務形態や緊急対応の頻度に合わせて選ぶことが重要です。現場への一斉連絡や災害時の安否確認など、情報の到達確認が最優先される環境であれば、既読機能は大きな武器になります。
一方で、心理的負担を軽減したい場合は、既読の有無を設定で切り替えられるものや、既読がつかなくてもリアクション機能で意思表示ができるツールが適しています。

また、既読後の対応漏れを防ぐために、メッセージをタスク化できる機能の有無も確認すべき重要な指標です。

まとめ

今回は、ビジネスチャットの既読機能の役割・メリット・デメリット・既読機能だけでは解決できないビジネスチャットの課題、また快適に使うために気を付けたいことについて解説しました。

既読機能は、相手がメッセージを開封したかをリアルタイムで可視化し、コミュニケーションを迅速化できる便利な機能です。
一方で、受信側が即時の返信を求められているように感じ、精神的な負担となる側面も否定できません。

利便性を活かしつつ、従業員のストレスを軽減するためには、即レスを強制しないといった社内ルールの策定が不可欠です。
各ツールの特性を理解し、自社のコミュニケーションスタイルに合わせて運用方法を工夫することで、業務効率のさらなる向上が期待できます。

この記事を参考に、自社に最適なチャット環境を整えてください。

ビジネスチャットのルールについて、詳しく知りたい担当者の方はぜひ「ビジネスチャットの運用ルールとは？社内で決めるべきルール8選と運用成功のポイントを解説！」の記事を参考にしてみてください。