ビジネスチャットの既読機能の役割

多くのビジネスパーソンが利用しているツールにチャットがあります。中でもチャット・音声通話・ビデオ通話をはじめ、情報収集が可能な「LINE」を活用している人は多い傾向があります。

LINEには、相手がメッセージを開封すると「既読」になる機能があり、その機能の影響からビジネスチャットにおいても既読機能が求められるケースがあります。

メッセージを送った相手がメッセージを確認したかどうかを知ることで、その後の展開も速まることが期待できます。

ビジネスチャットにおける既読機能の役割は、リアルタイム性を増し、コミュニケーションのスピードを速めることにあるといえます。

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ビジネスチャットに既読機能があるメリット

ビジネスチャットに既読機能があると便利に活用できます。ここでは、ビジネスチャットに既読機能があるメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

相手にメッセージが届いたかすぐにわかる

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの1つ目は、相手にメッセージが届いたかすぐにわかることです。

ビジネスチャットに既読機能があると、相手がメッセージを開封した時に「既読」「開封済み」などとテキストで表示されたり、相手のアイコンが会話の右下あたりに表示されたりします。そのため、相手にメッセージが届いたかどうかを一目で判断できます。

そのため、メッセージが伝わったかどうかが気になって、メッセージを再送したり電話をしたりする手間がはぶけます。

返信をうながしやすい

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの2つ目は、返信をうながしやすいことです。

ビジネスチャットに既読機能があれば、既読になっていない場合にすぐわかります。メッセージには既読がついているのに、返信がこない場合は遅れている・忘れているということがすぐにわかります。

このような理由をもとに、返信を促すことが可能です。

緊急時に連絡方法の切り替えがしやすい

ビジネスチャットに既読機能があるメリットの3つ目は、緊急時に連絡方法の切り替えがしやすいことです。

ビジネスチャットに緊急の連絡を送っても既読がつかない場合、相手がメッセージを確認していないと判断できるため、すぐに別の手段に切り替えることができます。

緊急性が高い連絡でチャットで既読がつかない場合は、電話などを活用して伝達する方法を活用すると良いでしょう。

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ビジネスチャットに既読機能があるデメリット

ビジネスチャットの既読機能は便利に活用できるというメリットがある反面、デメリットもあります。ここでは、ビジネスチャットに既読機能があるデメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プレッシャーになる

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの1つ目は、プレッシャーになることです。

既読機能があると、相手がメッセージを確認したことがメッセージ送信者に伝わるため「既読になっているのに返信がない」「既読にしたからすぐに返信をしなければいけない」など、強迫観念を抱いてしまう可能性があります。

コミュニケーションの速度が速まるため、相手の状況がわからないはずなのに、すぐに返信がないと不安になったり、返事をしないことで「無視した」と思われてしまうのではないか、と考えやすい傾向があります。

既読機能は、良い影響もあれば業務に支障をきたす影響もあるため、既読機能を付帯していないビジネスチャットも少なくありません。

業務効率が低下する

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの2つ目は、業務効率が低下することです。

ビジネスチャットは通知が来ると通知バッジが表示されたり、音で知らせてくれたりします。そのため、気になってすぐに開封してしまう傾向があります。

既読をつけてしまうことで「早く返信しないといけない」と考えてしまい、返信を優先し業務が後回しになる懸念があります。

チャットでのやりとりをする人数が多くなるほど、時間を問わず入る連絡が多くなるため、その都度、業務を進める手を止めていると業務効率が低下する可能性があります。

人間関係の悪化の可能性がある

ビジネスチャットに既読機能があるデメリットの3つ目は、人間関係の悪化の可能性があることです。

ビジネスチャットの既読機能は、相手にメッセージの開封を知らせることになります。そのため、既読が遅れたり、既読しても返信が遅くなったりした場合、メッセージの送信者を心配させることがあります。

遅れる都度おわびの言葉を入れると簡潔なメッセージのやりとりができないうえに、メッセージが送られる側の従業員のプレッシャーになります。

また、メッセージの返信がいつも遅いとメッセージを送る側の従業員は、あまり良い印象を持たない可能性があります。

既読後の判断については、「個人のものさし」で大きく変わりますが、このようなことが継続することで、社内の人間関係の悪化が懸念されます。

関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいこと

ビジネスチャットの既読機能には、メリット・デメリットがあるため、活用するにあたり慎重に検討する必要があります。

ここでは、ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メッセージを受け取る側が返信しやすいよう内容をまとめる

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの1つ目は、メッセージを受け取る側が返信しやすいよう内容をまとめることです。

メッセージを受信した従業員が他の業務に追われていて、すぐに既読にしたり返信したりすることができない場合もあります。

もし少しでも早く返信をもらいたいのであれば、内容を簡潔にまとめてメッセージを受信する従業員の回答が「Yes・No」で済むぐらいにすると良いでしょう。

スムーズにやりとりを行うためにも、簡潔な返信が可能なメッセージの送信を心がけましょう。

ルールを設定する

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの2つ目は、ルールを設定することです。

たとえば既読から〇分・〇時間以内に返信するなどとしておけば、「既読を付けたらすぐに返信しなければならない」という強迫観念に駆られることもありません。

また、報告だけであれば、絵文字などでリアクションをすることをルールにすれば返信しなくても無視したことにはならないなど、細かく設定しておきましょう。

返信を要する場合は明示する

ビジネスチャットの既読機能を快適に使うために気を付けたいことの3つ目は、返信を要する場合は明示することです。

たとえば緊急の連絡には冒頭に「【緊急】」など、目立つように表示し緊急が表示された連絡には、優先的に回答することをルールにすると良いでしょう。

また、報告のみか返信が必要なのかも、送信する側の従業員が指示することで、相手にアクションを促すことにつながりスムーズなやりとりになるといえます。

関連記事：ビジネスチャットの運用で抑えておくべき5つのルールとは？

まとめ

今回は、ビジネスチャットの既読機能の役割・メリット・デメリット・快適な運用のために気を付けたいことを解説しました。チャットのメリットの1つに相手がメッセージを開封したかがわかる「既読」機能があります。

既読機能には、リアルタイムなコミュニケーションのスピードを速めるというメリットがある一方で、メッセージを受け取った側の従業員がプレッシャーに感じてしまうというデメリットもあります。

既読機能は便利な機能です。活用するのであればメッセージの送信者・受信者が安心して使えるようルールを設定することがおすすめです。

ビジネスチャットのルールについて、詳しく知りたい担当者の方はぜひ「ビジネスチャットの運用で押さえておくべき5つのルールとは？」の記事を参考にしてみてください。