パソコンのフォルダを整理するメリット

ここでは、パソコンのフォルダを整理するメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

効率的なファイル検索ができる

パソコンのフォルダを整理するメリットの1つ目は、効率的なファイル検索ができることです。

パソコンのフォルダを整理することで、ファイルやドキュメントの検索効率が大幅に向上します。整理されたフォルダ構造では、ファイルが適切な場所に分類されているため、必要な情報を素早く見つけることが可能です。

これにより、探し物に費やす時間が短縮され、全体の作業効率が改善されます。

さらに、ファイル名やフォルダ名に一貫性を持たせれば、検索機能で簡単に目的の情報を見つけられます。このようにして情報へのアクセスをスムーズにすることは、日常の業務の円滑化につながるのです。

整理されたデジタル環境は、効率的に業務を進めるための重要なポイントとなります。

関連記事：文書管理とは？概要や注目の理由・電子化に向けたツールについて解説

ストレージスペースの最適化

パソコンのフォルダを整理するメリットの2つ目は、ストレージスペースの最適化です。

パソコンのフォルダを整理することで、ストレージスペースを効果的に最適化できます。重複しているファイルや、もはや必要のない古いファイルを見つけ出し、整理過程で削除していきましょう。

不要なファイルの整理は、ハードドライブ上の貴重な容量を節約し、コンピューターのパフォーマンスを向上させます。

また、クラウドストレージを利用している場合も、同様の整理を行うことにより、クラウド内の使用量を効率的に管理できるため、ストレージコストの削減にもつながります。

このプロセスは、データを安全かつ効率的に保持するための重要なステップであり、デバイスの運用効率を高めるためにも非常に有効です。

セキュリティとバックアップの改善

パソコンのフォルダを整理するメリットの3つ目は、セキュリティとバックアップの改善です。

きちんと整理されたフォルダ構造では、重要なファイルがどこにあるかが明確になるため、それらを適切に保護し、定期的にバックアップする作業が格段に容易になります。

重要なデータを確実に保護し、万が一のデータ損失やシステム障害が発生した場合でも迅速な復旧が可能です。

一方で、フォルダが無秩序な状態だと、重要なデータがどこにあるのか把握しづらくなり、見落としたり、誤って削除するリスクが高まります。このようなリスクを避けるためにも、ファイルとフォルダの整理は非常に重要です。

データを適切に整理することは、セキュリティの強化と効果的なバックアップにつながり、デジタル環境の安全性を高めます。

関連記事：文書管理のセキュリティを高めるには？5つのトラブルと4つの対策を紹介

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などの仕事に使う機能が1つに統合された
ビジネスコミュニケーションツールです。
情報の分散を根本解決する、オールインワンの統合ツールです。
https://crewworks.net/

フォルダを整理するためのルール

ここでは、フォルダを整理するためのルールについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ファイル名の付け方

フォルダを整理するためのルールの1つ目は、ファイル名の付け方です。ファイル名を付けるときには、その内容がすぐにわかるようなルールを設定しましょう。

とくに、ファイル名に「日付＋種類」を組み合わせることで、どのような内容のファイルか一目で理解できます。日付は一定の形式で統一し（たとえば「20241021」のように年月日を連続した数字で表記）、ファイルの種類は内容が明確に伝わる言葉を選びます。

さらに、ファイル名に使用するつなぎの記号も統一すれば、一貫性を保ち、見た目にも整理された印象を与えます。バージョン管理を行うためには、ファイル名の最後に連番を追加することが有効です。

これにより、同一のファイルでも異なるバージョンを一目で識別でき、ファイル管理が効率的に行えます。

たとえば、「20241021_新人事制度議事録01」というファイル名なら、日付と内容が明確で、さらにバージョンも把握しやすいでしょう。

フォルダの分け方

フォルダを整理するためのルールの2つ目は、フォルダの分け方です。フォルダ分けのルールを設定することで、ファイルの整理と検索が簡単になります。

効率的なフォルダ構造では、階層を最大で3つまでに制限するとよいでしょう。この制限により、フォルダ構造が複雑になりすぎるのを防ぎ、ファイルを迅速に見つけられます。

具体的な例として、第1階層には「年度」を、第2階層には「案件」または「顧客」を、第3階層には具体的な「業務」や「ドキュメントタイプ」を設定します。

たとえば、「2024年度」の下に「新人事制度」というフォルダを置き、その中に「会議議事録」というフォルダを作成すれば、必要な資料がすぐに見つかります。

このようにシンプルで一貫性のあるフォルダ階層を作ることで、情報へのアクセスが劇的に速くなり、作業効率が向上します。部署や業務内容に応じて最適なフォルダ構造を考え、実装することが大切です。

関連記事：文書管理方法を適切に行うためにやるべきことは？分類やメリットを徹底解説

不要なファイルの取り扱い方

フォルダを整理するためのルールの3つ目は、不要なファイルの取り扱い方です。不要なファイルの取り扱いに明確なルールを設定することは、フォルダの整理とストレージ容量を有効活用するためにとても重要です。

まず、ファイルの削除基準を明確にし、不要なファイルを定期的に削除する仕組みを作ります。具体的には、ファイルの削除頻度やタイミングを決め、不要と判断したファイルはすぐに削除するか、一定期間ゴミ箱で保持するかを決定します。

たとえば、毎月1日に削除作業を行い、1ヶ月前に不要と判断されたファイルをその時点で完全に削除するといったルールを設けるとよいでしょう。

フォルダの削除を行うときには、フォルダの構成が正しいか確認し、重複しているファイルや一時保存フォルダの中身を整理することも重要です。定期的なファイルの整理は、常にクリーンなデジタル環境を保ち、ファイル管理の効率を大幅に向上させます。

関連記事：文書管理を行うときに気を付けるべき保存期間について徹底解説

バックアップについて

フォルダを整理するためのルールの4つ目は、バックアップについてです。バックアップのルールを設定すれば、万が一のデータ損失に備えることができます。

推奨されるバックアップの取得頻度は、1ヶ月から3ヶ月に一度です。これにより、最新のデータを定期的に安全な場所に保存できます。バックアップのタイミングは、たとえば毎月1日や四半期の初日に設定すると覚えやすく、実行しやすいです。

バックアップの方法には、ローカル（外付けHDDやSSDなど）とクラウド（オンラインストレージサービス）があり、用途に応じて選択します。

重要なデータを扱う場合は、これらの方法を組み合わせることで、さらに安全性を高めることができます。バックアップの習慣をつけることで、データの整理と同時に、安全も確保しましょう。

パソコンのフォルダを整理するときのコツ

ここでは、パソコンのフォルダを整理するときのコツについて、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

階層の明確化

パソコンのフォルダを整理するときのコツの1つ目は、階層の明確化です。フォルダの階層を明確にすることで、どのファイルがどこにあるかを簡単に理解できます。

トップレベルのフォルダは大まかなカテゴリーで分け、その中に具体的なプロジェクトや主題に沿ったサブフォルダを作成します。

階層が深すぎるとファイルへのアクセスが煩雑になってしまうので、階層は3レベルまでを目安にするとよいでしょう。

フォルダマップの利用

パソコンのフォルダを整理するときのコツの2つ目は、フォルダマップの利用です。フォルダマップを作成すれば、フォルダ構造を一目で把握できるようになり、ファイル管理が効率化されます。

フォルダの全体像を視覚的に表現するため、どこに何があるかがすぐにわかり、追加や変更があったときにも素早い更新が可能です。

新しいファイルやフォルダを追加するときにも、フォルダマップを参照することで、整理された状態を維持しやすくなります。

フォルダ名を統一する

パソコンのフォルダを整理するときのコツの3つ目は、フォルダ名を統一することです。フォルダやファイルの命名に一貫したルールを設けることで、名前から内容を素早く把握できます。

命名規則に、プロジェクト名、日付、バージョンなどの重要な情報を含めると、ファイルの特定や検索が容易です。

適切に命名されたファイルは、必要な情報を素早く見つけるのに役立ち、作業効率の向上に直結します。これにより、ファイル管理が効率的に行えるようになります。

ナンバリングで優先順位付け

パソコンのフォルダを整理するときのコツの4つ目は、ナンバリングで優先順位付けすることです。重要なフォルダやよくアクセスするフォルダにナンバリングを用いて優先順位を付けることで、情報整理をより効率的に行うことができます。

たとえば、「01_財務」「02_プロジェクト」といったようにフォルダ名の先頭に番号を付ければ、フォルダの重要度と目的が一目瞭然です。

また、新しいフォルダを追加するときも、既存のナンバリングシステムに基づいて簡単に組み込むことができ、整理された状態を維持しやすくなります。

不要なファイルやフォルダの整理

パソコンのフォルダを整理するときのコツの5つ目は、不要なファイルやフォルダの整理です。フォルダの階層やマップを効果的に管理するためには、不要なファイルやフォルダの整理と削除を定期的に行うことが欠かせません。

この習慣を取り入れれば、ストレージの無駄遣いを防ぎ、システムのパフォーマンス向上が可能です。

さらに、定期的な整理により、データの重複や古い情報がシステム内に蓄積するのを防ぎ、常に最新の状態を維持できます。

デジタルツールの活用

パソコンのフォルダを整理するときのコツの6つ目は、デジタルツールの活用です。フォルダの整理と管理には、デジタルツールの活用を検討します。

ファイル同期サービスやクラウドストレージを使用すれば、ファイルのバックアップを取りながら、さまざまなデバイスからのアクセスが可能です。

また、ファイル管理ソフトウェアを使うことで、フォルダの階層やマップを簡単に編集・管理することができます。

関連記事：文書管理システムのおすすめ13選を紹介！ツールを活用してスムーズに業務を進めよう

整理ルールの定期的な見直し

パソコンのフォルダを整理するときのコツの7つ目は、整理ルールの定期的な見直しです。フォルダやファイルの整理ルールは、時と共に変化するプロジェクトや業務の性質に合わせて定期的に見直しと更新を行います。

業務の変化やチームメンバーのフィードバックを基に、より効率的で理解しやすい命名規則やフォルダ構造に改善していくことが大切です。

新たに必要となるフォルダの追加や、使用頻度が低いフォルダの統合・削除を行い、常に最適な状態を保っていきましょう。

フォルダを整理するときにやってはいけないNG事例

ここでは、フォルダを整理するときに避けるべきNG事例について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

デスクトップに保存

フォルダを整理するときのNG事例の1つ目は、デスクトップにファイルやフォルダを大量に保存することです。デスクトップにファイルやフォルダを大量に保存するのは避けるべきです。

デスクトップは作業効率を上げるための短期的な置き場として使うべきで、長期的な保存場所としては適していません。

大量のファイルがデスクトップにあると、起動時のパフォーマンスが低下する可能性があり、必要なファイルを見つけにくくなります。デスクトップの整理が行き届かないと、全体の作業効率が低下する原因となります。

同じようなフォルダをいくつも作る

フォルダを整理するときのNG事例の2つ目は、目的が同じまたは似ているフォルダを複数作ることです。一貫性のないフォルダの命名規則や、同じような目的のフォルダを複数作るのは避けましょう。

それらは、ファイルの重複やどのフォルダに何が保存されているかの混乱を招く原因になります。

ファイル管理を複雑にし、無駄なストレージスペースを消費するだけでなく、重要なファイルを見失ったり、誤って削除するリスクも高まります。フォルダの構造をシンプルに保ち、明確な命名規則を設けることが大切です。

文書保存のルールを守らない

フォルダを整理するときのNG事例の3つ目は、組織やプロジェクトごとに定められた文書保存のルールを守らないことです。

ファイルや文書を保存するときには、組織やプロジェクトごとに定められた保存ルールや命名規則を徹底することが重要です。

これらのルールを無視してファイルを保存すると、他のメンバーが情報を見つけるときの障害になり、共同作業の効率を下げる原因となります。

チームで共有しているドキュメントにおいては、一貫性のあるファイル管理が重要です。文書保存のルールを守ることで、情報の検索性、アクセスの容易性、およびデータの整合性が保たれます。

関連記事：文書管理のルール作りを徹底解説！作成のポイントや必須項目を解説

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などの仕事に使う機能が1つに統合された
ビジネスコミュニケーションツールです。
情報の分散を根本解決する、オールインワンの統合ツールです。
https://crewworks.net/

まとめ

今回は、パソコンのフォルダを効率的に整理するための具体的な方法とそのメリットを詳しく解説しました。

適切にフォルダを管理することで、ファイル検索の速度が向上し、セキュリティが強化され、ストレージスペースも節約できます。

ぜひ、この機会にフォルダ整理のテクニックを実践し、より快適で効率的なデジタル環境を整えていきましょう。必要に応じてデジタルツールを利用することで、誰でも簡単にファイルやフォルダを整理することができます。