ガントチャートとWBSの基本概要

ここでは、ガントチャートとWBSの基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ガントチャートとは

ガントチャートは、プロジェクトを管理するときに用いられる棒グラフ形式の進捗管理ツールです。ガントチャートでは、タスクが1つずつ棒で表され、棒の長さでタスクの期間が表現されています。

ガントチャートを用いることで、プロジェクトのタスクや活動を時間軸に沿って可視化できるため、進捗状況の把握が容易に行えます。

WBSとは

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト管理で用いられる階層的なタスク分解表のことです。日本語では「作業分解構成図」として知られています。

WBSでは、プロジェクトを大きなカテゴリに分けることからスタートし、さらに細かい作業単位までタスクを分割していきます。WBSの特徴は、作業をツリー構造で視覚的に表現できることです。これはタスクを分割する中で「親タスク」と「子タスク」を紐づけ、タスク間の関係性を明確にするためです。WBSを作成することで、プロジェクト全体を把握し、作業の漏れや抜けを防ぐ効果も見込めます。

ガントチャートとWBSを活用するメリット

ここでは、ガントチャートとWBSを活用するメリットについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ガントチャートのメリット

ガントチャートのメリットには、以下の2点があります。

1つずつ見ていきましょう。

スケジュールを管理できる

ガントチャートのメリットの1つ目は、スケジュールを管理できることです。

プロジェクトにおける各タスクの進行状況をガントチャートで視覚的に表示することで、プロジェクト全体のスケジュールを明確に把握できます。万が一トラブルが発生してタスクの遅延が起こっても、ガントチャートを使えば、スケジュールの調整が行えます。プロジェクトの規模に関わらず、より効率的に各作業のスケジュールを調整できることが、ガントチャートを用いるメリットです。

進捗状況を共有できる

ガントチャートのメリットの2つ目は、進捗状況を共有できることです。

メンバー間の進捗が可視化され、チーム内のコミュニケーションがスムーズに行えます。また、クラウドベースのガントチャートを活用すれば、在宅勤務をしている従業員ともリアルタイムで進捗を共有できるため、リモートワークの効率も向上するでしょう。

WBSのメリット

WBSのメリットには、以下の2点があります。

1つずつ見ていきましょう。

工数・スケジュールが見積もれる

WBSのメリットの1つ目は、工数・スケジュールが見積もれることです。

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを細かい作業タスクに分割し、それぞれのタスクにかかる工数を計画してプロジェクト全体の工数を推定します。各タスクには担当者が割り振られ、必要な工数が事前に計画されるため、どのタスクにどれだけのリソースが必要かを把握するのに役立ちます。また、WBSによってタスク間の関係が明確になるため、プロジェクト全体の工数管理が行えるのもメリットです。

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役割分担が可能になる

WBSのメリットの2つ目は、役割分担が可能になることです。

WBSでは、プロジェクトを小さなタスクに分割し、それぞれのタスクを明確に定義していくため、プロジェクト参加者やチームメンバーに適切な役割と責任を割り当てられます。WBSを作成することで、チームメンバーは自分の担当範囲の把握がしやすくなります。 また、タスクの重複を避けられるため、作業の効率化も見込めます。役割分担によって、各メンバーが自分の専門知識や能力を最大限に活かせるようになるため、プロジェクトの完遂につながるでしょう。

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WBSを活用したガントチャートの作り方

ここでは、WBSを活用したガントチャートの作り方について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

WBSを作成する

WBSを活用したガントチャートの作り方の1つ目は、WBSを作成することです。WBSの作成手順は、以下の3点に分けられます。

1つずつ見ていきましょう。

タスクを洗い出し順番を決める

WBSを作成するには、まずタスクの順番を決めましょう。タスクを洗い出し、それぞれの作業を実行する順序を決めていきます。

特定のタスクが完了するまで開始できないもの、独立して進行できるもの、といったタスク間の依存関係を理解し、適切な順序で計画を立てましょう。タスクの順番を設定することで、プロジェクトの遅延に直接影響する可能性のある重要なタスクの連鎖、すなわちクリティカルパスが明らかになります。クリティカルパス上のタスクは、特に慎重に進捗を管理する必要があるでしょう。

タスクを構造化する

タスクの順番を決めたあとは、構造化していきます。作業の流れに従って、同じカテゴリーのタスクを同一レベルで分類します。

構造化を効率化するには、テンプレートを使用するのも1つの方法です。プロジェクトの段階ごとにタスクを区切り、下位レベルのタスクを集約して、上位レベルの作業を形成していきます。反対に上位レベルのタスクは、下位レベルのタスクに細分化することも可能です。タスクを構造化すると、作業の漏れや抜けがなくなり、プロジェクト全体の管理がしやすくなります。

各タスクの期日を設定する

各タスクの期日を設定することは、プロジェクトのスケジュールを立てる上で欠かせません。

WBS上で、それぞれのタスクに適切な期日を割り当てていきます。期日の設定は、タスクの依存関係や重要度、リソースの可用性などを考慮して行いましょう。期日を設定することで、プロジェクトの進捗を追跡しやすくなり、スケジュールを管理するための基盤が整います。

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ガントチャート化する

WBSを活用したガントチャートの作り方の2つ目は、ガントチャート化することです。ガントチャート化の手順は、以下の2点に分けられます。

1つずつ見ていきましょう。

WBSを基にガントチャートを作成する

WBSを基にガントチャートを作成する作業は、プロジェクトのタスクや活動を時間軸に沿って視覚化する重要なステップです。

WBSで定義した各タスクを、ガントチャートの項目に配置し、それぞれの期間を棒で表現していきます。各タスクの開始日と終了日を考慮して、ガントチャートのスケジュールを設定していきましょう。

担当者を割り当てる

ガントチャートのスケジュールへの落とし込みが終わったら、各タスクや活動に担当者を割り当てていきます。タスクごとに責任者やチームメンバーを決めることで、誰が何を行うかが明確になります。

タスクの責任が明確になり、チーム全体のコラボレーションの促進にも役立てることが可能です。また、担当者のスケジュールや能力を考慮して、タスクの期日や優先順位を調整していく作業も、同時に行いましょう。

ガントチャートとWBSの作成に役立つツール

ここでは、ガントチャートとWBSの作成に役立つツールについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクト管理ツール

ガントチャートとWBSの作成に役立つツールの1つ目は、プロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールは、スケジュール・リソース管理・タスク管理を効率的に行いやすいように作られています。ツールによっては、ガントチャートやWBSを自動生成するものもあります。また、チームのコラボレーションや進捗状況の追跡、リソースの割り当てといった機能があるツールを選べば、プロジェクト管理全般に活用できるのも魅力です。

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マインドマップツール

ガントチャートとWBSの作成に役立つツールの2つ目は、マインドマップツールです。

マインドマップとは、アイデアや情報を中心テーマから放射状に分岐させて視覚的に整理する手法です。マインドマップは、WBSを作成するときに役立ちます。また、ツールによっては、ガントチャート機能が統合されているため、マインドマップ上でタスクを配置するだけで、スケジュール表を作成することも可能です。

Excelなどの表計算ツール

ガントチャートとWBSの作成に役立つツールの3つ目は、Excelなどの表計算ツールです。

表形式でタスクのリストを作成し、それぞれのタスクに開始日・終了日・期間・進捗状況などの情報を入力しておくことができます。またExcelのグラフ機能を使えば、情報を視覚的に表示し、ガントチャートを作成することも可能です。 Excelは広く利用されているため、多くのプロジェクト管理者やチームメンバーが迅速に操作でき、カスタマイズしやすいという特徴があります。ただし、作成や修正に手間がかかるため、大規模なプロジェクトや複雑なタスク管理を行う場合は、専用のプロジェクト管理ツールなどをおすすめします。

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まとめ

今回は、ガントチャートとWBSの基礎知識と、作り方のコツ、作成に役立つツールを解説しました。WBSとガントチャートを併用することで、プロジェクト管理の効率化が見込めます。作成するには、プロジェクト管理ツールやマインドマップツールの活用がおすすめです。

本記事を参考に、WBSを活用したガントチャートをぜひ作成してみてください。