社内コミュニケーションにチャットツールを導入するメリット

ここでは、社内コミュニケーションにチャットツールを導入するメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

リアルタイムでのコミュニケーション

社内コミュニケーションにチャットツールを導入するメリットの1つ目は、リアルタイムでのコミュニケーションです。チャットツールは、メールと比較して即座に返信ができ、タイムリーな情報交換を実現します。すぐに意思決定を行ったり、緊急の問題に迅速に対応したりできるようになります。

さらに、チャットツールはスマートフォンやタブレットにも対応しているため、オフィスにいなくてもどこからでもアクセスが可能です。これにより、場所を選ばずに作業をすることができ、業務効率が大幅に向上します。チャットツールは、忙しいビジネスパーソンにとってコミュニケーションを効率化し、時間を節約する強力な手段となります。

共同作業の促進

社内コミュニケーションにチャットツールを導入するメリットの2つ目は、共同作業の促進です。多くのツールにはファイル共有・Web会議・タスク管理などの機能が組み込まれています。これらの機能を活用することで、プロジェクトの進捗をリアルタイムで共有したり、複数のメンバーが同時に文書を編集したりすることができます。結果として、チームメンバー間のより効率的な協力が可能になります。

特に、遠隔地にいるメンバーともスムーズに連携できるため、地理的な制約にとらわれることなく、プロジェクトを進めることができます。

記録の保持と検索の利便性

社内コミュニケーションにチャットツールを導入するメリットの3つ目は、記録の保持と検索の利便性です。チャットツールには会話の記録を保存し、過去のメッセージを簡単に検索できる機能があり、重要な情報や以前のやり取りをすぐに確認することができます。この機能により、重要な内容の見落としや誤解を防ぐことができます。

また、プロジェクトの経過や意思決定のプロセスを後から振り返ることが可能になり、プロジェクトの透明性と理解を深めるのに役立ちます。情報へのアクセスが容易になることで、チームメンバーは迅速に情報を共有し、共同作業を効率的に進めることができます。

社内コミュニケーションにチャットを導入するときの選び方

ここでは、社内コミュニケーションにチャットを導入するときの選び方について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

機能性

社内コミュニケーションにチャットを導入するときの選び方の1つ目は、機能性です。まず、基本機能としてテキストチャット・ファイル共有・Web会議が含まれているかを確認しましょう。これらは現代のビジネス環境には欠かせない要素となります。さらに、チームの作業を効率化するために、必要に応じてタスク管理やカレンダーの統合、自動応答機能などを含んだツールも検討しましょう。これらの追加機能は、チームの生産性を向上させ、より円滑な業務遂行を可能にします。

使いやすさ

社内コミュニケーションにチャットを導入するときの選び方の2つ目は、使いやすさです。ツールは直感的に操作ができて、全ての従業員が簡単に理解できるものを選択しましょう。複雑すぎるツールは、テクノロジーに不慣れな従業員が使用できなくなるため、避けるべきです。使いやすいツールは、全従業員が効率的にコミュニケーションを取り、作業の生産性を高めるのに役立ちます。

プラットフォームの互換性

社内コミュニケーションにチャットを導入するときの選び方の3つ目は、プラットフォームの互換性です。社内では様々なデバイスやオペレーティングシステムが使用されています。そのため、選ぶチャットツールはWindows、macOS、iOS、Androidなど、複数のプラットフォームに対応している必要があります。このような互換性があるツールを選ぶことで、従業員がどのデバイスを使用していてもスムーズにコミュニケーションが取れるようになり、業務の効率性が向上します。

セキュリティ面

社内コミュニケーションにチャットを導入するときの選び方の4つ目は、セキュリティ面です。企業の機密データと顧客の大切な情報を守るため、ツールにはエンドツーエンド暗号化（通信経路の末端でのメッセージの暗号化・復号を行うこと）、二要素認証（知識認証であるパスワードと生体認証など異なる二つの要素の組合せで行う認証）、堅固なデータ保護方針などのセキュリティ機能が備わっている必要があります。これにより、機密情報の漏洩リスクを軽減し、安全なコミュニケーション環境が実現します。

また、選択するツールが業界特有のコンプライアンス要件に適合しているかどうかも確認が必要です。これらの要素を確実に満たすことで、企業と顧客、従業員の安全を保ちつつ、効果的なコミュニケーションが期待できます。

拡張性と統合性

社内コミュニケーションにチャットを導入するときの選び方の5つ目は、拡張性と統合性です。ビジネスの成長に伴い、社内でのやり取りに必要なツールの要件も変化する可能性があります。したがって、企業の規模拡大や変化に柔軟に適応できるツールを選ぶことが重要です。

加えて、そのツールが企業で既に使用している他のシステム、例えば顧客情報管理ツールやプロジェクト管理ツールとスムーズに統合できるかどうかも考慮する必要があります。このように、選択するツールが既存のシステムと連携し効率的に機能することで、作業の効率化とデータ管理の改善が可能になります。

社内コミュニケーションにおすすめのチャットツール7選

ここでは、社内コミュニケーションにおすすめのチャットツールについて、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）はテクノ・マインド社が提供する、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議の機能をオールインワンで提供する革新的なツールです。複数の機能が1つのプラットフォームに統合されているため、別々のツールを使う必要がなく、情報を一元管理できます。また、チャットや会議の録画、ファイルなどが自動的に整理され、情報の構造化が容易になります。直感的な操作性により、あらゆるビジネスシーンでのコミュニケーションがスムーズかつ効率的に進行します。

CrewWorksの特長

1. 多機能を1つにまとめたシステム
2. 情報を構造化して自動で整理
3. 直感的な操作で使いやすい

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Google Chat

Google Chat（グーグルチャット）は、米国のGoogle社が提供するリアルタイムでのチームコラボレーションをサポートするビジネスチャットツールです。AIを利用してメッセージを最適化し、プロジェクトやタスク管理を容易にします。また、Google Workspaceの一部として統合されており、Gmailやカレンダー、Google Meetといった他のアプリとの連携がスムーズです。セキュリティ機能も組み込まれており、企業の機密情報を守りながら、効率的なコミュニケーションを実現します。

Google Chatの特長

1. タイムリーな共同作業が可能
2. AIを活用したコミュニケーション
3. 統合されたセキュリティ機能

詳細はこちら: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/chat/

Chatwork

Chatwork（チャットワーク）は、日本のChatwork社が提供している国内利用者数No.1を誇るビジネスチャットツールです。使いやすさは初心者にも最適で、メールや電話でのコミュニケーションに代わる効率的な手段を提供します。また、利用者がチャットワークを快適に使いこなせるよう、豊富なサポートコンテンツやセミナー・コラムなどが用意されています。さらに、無料で使えるフリープランがあるため、気軽に試してみることができます。

Chatworkの特長

1. 初心者にも使いやすい
2. 豊富なサポートコンテンツ
3. 無料プランでお試しができる

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slack（スラック）は、米国のSlack Technologies社が提供しているビジネス向けのチャットアプリです。日本でもパナソニックや三菱重工、日本経済新聞社などの大手企業で採用されています。チャット形式でテキストや画像などを投稿・閲覧ができ、ミーティング機能も備わっています。社内SNSとしても活用でき、ビジネスシーンで使用する機能が多く搭載されています。

Slackの特長

1. 新しいチャンネルの作成が容易
2. 後から参加したメンバーでも情報が辿れる
3. オリジナルの絵文字が追加できる

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

Microsoft Teams

Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）は、米国のMicrosoft社が提供するチームの共同作業をサポートするビジネス用のチャットツールです。Microsoft CloudやMicrosoft 365との連携もスムーズに行うことができます。このツールは、オンライン会議やウェビナーの機能が一体となっており、遠隔地での会議や発表が簡単に行えます。多様なコミュニケーション手段で、遠く離れたチームメンバーとの協力を効率的に支援します。

Microsoft Teamsの特長

1. Microsoft社のツールとの連携が容易
2. オンライン会議やウェビナー機能の統合
3. 様々なコミュニケーションスタイルが可能

詳細はこちら: https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

LINE WORKS

LINE WORKS（ラインワークス）は、日本のLINEWORKS株式会社が提供するビジネスチャットツールです。LINEと同じような使いやすさを持ち、誰でもすぐに使い始めることができます。トークやメール、アドレス帳などの基本機能に加え、掲示板、カレンダー、ドライブ、アンケートなど多岐にわたる機能を1つのアプリに統合しています。さらに、セキュリティ面では24時間365日の体制でデータをモニタリングし、国際認証を取得したセキュリティシステムを備えています。

LINE WORKSの特長

1. LINEの使用感に類似していて簡単に使える
2. 充実した機能を1つのアプリに統合
3. 高いレベルのセキュリティと管理機能

詳細はこちら: https://line.worksmobile.com/jp/

Talknote

Talknote（トークノート）は、日本のTalknote社が提供する組織内でのリアルタイム情報共有と重要なデータの蓄積を実現するビジネスチャットツールです。ユーザは簡単に情報を共有し、タスクを管理でき、業務の効率化を図ることができます。さらに、組織内のコミュニケーションデータを分析し、チームのコンディションや活性度を可視化することで、組織運営の改善に役立ちます。

Talknoteの特長

1. リアルタイムな情報共有とデータの蓄積
2. 効率的なタスク管理機能
3. コミュニケーションのデータから組織の分析ができる

詳細はこちら: https://talknote.com/

まとめ

今回は、社内コミュニケーションにチャットツールを導入するメリットとその選び方を詳しく解説するとともに、おすすめのツール7選を紹介しました。チャットツールを導入することで、リアルタイムでのコミュニケーション、共同作業の促進、記録の保持と検索の利便性が向上します。

ツールの選び方では、機能性、使いやすさ、プラットフォームの互換性、セキュリティ面、拡張性と統合性を重視しましょう。社内コミュニケーションの効率化とセキュリティ向上を目指す方は、ぜひこれらのツールを検討してみてください。