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情報共有でノウハウを伝える重要性

ここでは、情報共有でノウハウを伝える重要性について、以下の4点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率の向上が見込める

情報共有でノウハウを伝える重要性の1つ目は、業務効率の向上が見込めることです。

業務マニュアルや引継ぎ資料がまとめられていない状況では、従業員の入退社や配置転換が起こる度に業務に支障をきたしてしまいます。

新しい担当者は業務の進め方を把握できず、過去の情報を遡って確認しなければなりません。

しかし特定の部署やポジションで必要な情報を共有していれば、はじめて担当する従業員でもスムーズに業務に取り掛かれます。

従業員が自主的に学習できる

情報共有でノウハウを伝える重要性の2つ目は、従業員が自主的に学習できることです。新人社員が一人前になるまでには、通常、教育にそれなりの時間とコストがかかります。

しかし、経験豊富な社員の知識が体系的に整理されており、いつでも閲覧できる状態にあれば、新人社員が自主的に業務の流れやノウハウを学ぶことも可能です。

自分で情報を探して本当に理解できない点だけを質問することで、成長速度の向上も期待できます。

属人化を防げる

情報共有でノウハウを伝える重要性の3つ目は、属人化を防げることです。

技術や知識が個人に依存したままでは、人事異動や離職があった場合に業務が止まる恐れがあります。このような属人化によって起こる業務遅延のリスクを低減するためには、ノウハウの情報共有が欠かせません。

また、経験豊富な従業員の知識や技術を共有することは、従業員間のスキル差を解消し、チーム全体の知識の底上げにも繋がるでしょう。

従業員間の信頼関係を築ける

情報共有でノウハウを伝える重要性の4つ目は、従業員間の信頼関係を築けることです。

個人が情報を独占すると、チーム内の関係性に悪影響を及ぼしかねません。ノウハウを共有することでチーム内のコミュニケーションが活発になり、従業員間の信頼関係を築く効果も期待できます。

信頼関係を構築できれば、トラブル発生時や緊急時にもチームが協力して対応し、問題解決を図ることができるでしょう。

関連記事：ノウハウとは？ビジネスシーンにおける意味や使い方と活用メリットをわかりやすく解説

情報共有でノウハウを伝える手順

ここでは、情報共有でノウハウを伝える手順について、以下の3点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

ノウハウ共有の目的を定義する

情報共有でノウハウを伝える手順の1つ目は、ノウハウ共有の目的を定義することです。

従業員間の情報共有を活発化させるためには、なぜその知識を共有する必要があるのか、どのような成果を期待しているのかを明確にすることが大切です。

目的が明確であれば、共有する情報の範囲や深さ、対象者を把握でき、共有方法の選定も容易に行えます。

情報を共有する手段を決める

情報共有でノウハウを伝える手順の2つ目は、情報を共有する手段を決めることです。

共有手段としては、主に以下の5点があります。

1つずつ見ていきましょう。

勉強会・研修

勉強会・研修は、一般的には対面形式で実施され、経験豊富な従業員が知識や技術を共有していく方法です。参加者は質疑応答が可能で、疑問点を解消しながら学びを深められます。

業務マニュアル

業務マニュアルは、業務の手順やルールを文書化したもので、新入社員の教育や業務の標準化に有効な情報共有手段です。メンバーは必要なときにいつでも参照できるため、業務の品質を一定に保ちやすく、作業の効率化が図れます。

グループウェア

グループウェアは、社内のスケジュール管理・文書共有・プロジェクト管理など、複数の機能を備えたソフトウェアです。リアルタイムでの情報共有が可能で、チームワークの向上に役立ちます。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、テキスト・画像・ファイルなどを迅速に交換できるコミュニケーションツールです。遠隔地やリモートワーク中の従業員間で、スムーズに情報交換できます。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

オンライン学習プラットフォーム

オンライン学習プラットフォームは、Web上で学習コンテンツを提供するサービスです。多様な分野やスキルに関する教材があり、自分のペースで学ぶことができるため、個々のスキルアップの向上に役立ちます。

情報共有と活用のPDCAを回す

情報共有でノウハウを伝える手順の3つ目は、情報共有と活用のPDCAを回すことです。

ノウハウを蓄積して活用するためには、継続的にPDCAサイクル（計画立案→実施→検証→改良）を回すことが大切です。

PDCAサイクルを繰り返すことで、新しい知識や技術が蓄積・活用される好循環が生まれるでしょう。

関連記事：情報共有を効率化するコツ！仕組みの作り方やツールの選び方も解説

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ノウハウの情報共有におすすめのツール7選

ここでは、ノウハウの情報共有におすすめのツールについて、以下の7点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、タスク管理とナレッジマネジメントを効率化する情報共有ツールです。チャットルーム機能を備えているため、新たにツールを導入する必要がなく、従業員間でプロジェクトに必要な議論を行えます。ツール上にアップされた情報は自動的に関連付けられ整理されるので、ナレッジベースとしても活用できます。また、重要な情報はプッシュ通知を通じて受け取れるため、迅速な対応が可能になる点も魅力です。

CrewWorksの特長

1. 情報を見ながら同じ画面のチャット上で議論できる
2. 情報をアップするするだけで自動的に情報整理が行われ、ナレッジ化できる
3. ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議が1つのツール上で使える

詳細はこちら: https://crewworks.net/

NotePM

NotePMは、マニュアル作成機能・検索機能・動画共有機能を備えたナレッジ共有プラットフォームです。使いやすいテキスト編集機能とテンプレートを豊富に備えているため、業務マニュアルなど文書の保存も容易に行えます。また、全文検索機能がついているため、情報を見つけ出しやすいことも特徴です。更新履歴は自動記録されていくため、変更点を確認するときにも便利に使えます。

NotePMの特長

1. 画像編集機能付きで業務マニュアル作成可能
2. 情報を見つけやすいファイル内全文検索
3. 商談・操作手順の動画共有が可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Scrapbox

Scrapboxは、情報の分類や整理が不要な革新的な情報共有ツールです。入力した単語から関連ページのキーワードリンクが自動生成されるため、情報を探す手間が削減できます。1つの文書をリアルタイムで複数人で編集しながら、チャットを行うことも可能です。ツール上で従業員間のコミュニケーションが取りやすいため、ミーティング時間の削減が見込めます。

Scrapboxの特長

1. ページのキーワードリンクが自動生成される情報管理機能
2. 使いやすいユーザーインターフェースで誰でも簡単に情報共有可能
3. リアルタイムで複数人の同時編集も可能

詳細はこちら: https://scrapbox.io/product

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、議事録・ブレインストーミングなど、会議やプロジェクト管理に関連する多様なドキュメントを一元管理できる共同編集ツールです。タスクの割り振りや締め切り設定なども行えるため、進行状況を把握するタスク管理ツールとしても活用できます。大規模から小規模まで、さまざまな規模のチームに適した多機能なコラボレーションツールです。

Dropbox Paperの特長

1. 議事録からマニュアルまで全ドキュメントを一元管理
2. タスク割当てや締切管理で進捗把握が可能
3. 注釈や絵文字を使って社内コミュニケーションを活性化

詳細はこちら: https://www.dropbox.com/ja/paper

Teachme Biz

Teachme Bizは、マニュアル作成から共有・運用改善までを一貫して行えるクラウドサービスです。直感的な操作で簡単に操作でき、ステップ構造で見やすいマニュアルを作成できます。また、20以上の言語に対応しており、マニュアルを自動翻訳できるのも魅力です。組織内で知識共有や教育を円滑に行いたい企業におすすめのツールです。

Teachme Bizの特長

1. テンプレートに沿って誰でも簡単にマニュアルを作成可能
2. 20言語に対応した自動翻訳機能でグローバル企業にも対応
3. 従業員のマニュアル閲覧・作業実施を追跡管理

詳細はこちら: https://biz.teachme.jp/

Notion

Notionは、ドキュメント作成・ナレッジの整理・プロジェクト管理を一元化できる多機能ワークスペースです。多様な質問に回答するAIを搭載しているため、迅速にドキュメントやメモを作成できます。カレンダー機能があるため、スケジュールとプロジェクトの両方を一括管理でき、作業の効率化とチームの生産性向上に役立つでしょう。

Notionの特長

1. AIによる即時の質問対応が可能
2. 全てを一元管理するWiki機能で知識と情報を簡単に整理・共有
3. プロジェクトと予定を一括してスムーズに管理

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp

Evernote Teams

Evernote Teamsは、業務上のさまざまな情報を整理し、プロジェクト管理から情報検索までを1ヶ所で行えるツールです。テキスト・画像・スケッチ・文書・音声ファイルなどの保存が行えるため、共有ストレージとしても活用できます。必要な情報を即座に見つけ出せるスマート検索機能や、カレンダーの予定と連携可能なスケジュール管理機能を備えているのも魅力です。

Evernote Teamsの特長

1. 思考やアイデアを即座に捉えて実行に移せる
2. 資料やメモを一元管理し、スマート検索で探し出せる
3. 重要なタスクはカレンダーリンクで締め切りを管理できる

詳細はこちら: https://evernote.com/ja-jp/teams

情報共有が自動でナレッジ化するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、情報共有でノウハウを伝える重要性と手順、ノウハウの情報共有におすすめのツール7選を紹介しました。業務ノウハウの伝達は、企業が継続してビジネスを拡大していくために不可欠なプロセスです。

勉強会・研修・業務マニュアル・グループウェアなど、複数の選択肢の中から自社にあった手段を選び、ノウハウの情報共有を進めていきましょう。

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おすすめの情報共有ツール「CrewWorks」

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CrewWorksの特長

1. 情報を見ながら同じ画面のチャット上で議論できる
2. 情報をアップするするだけで自動的に情報整理が行われ、ナレッジ化できる
3. ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議が1つのツール上で使える

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