【2025年版】社内イントラのおすすめツール6選！メリット・導入ポイントも紹介 | CrewWorks

社内コミュニケーション

2025/1/20
[更新日] 2025/1/20

【2025年版】社内イントラのおすすめツール6選！メリット・導入ポイントも紹介

社内イントラの機能が搭載されたツールは多くありますが「どれが自社に合うのだろう」「導入時に何を注意すべきだろう」と考える方も多いのではないでしょうか。
ツールを選ぶときには、自社の規模や業務内容に合ったものを選ぶことが大切です。

本記事では、おすすめの社内イントラツールをはじめ、概要と種類・メリット・成功ポイントについて解説します。

【目次】

社内イントラとは

社内イントラとは、企業や組織内で情報共有・コミュニケーションを効率化するために活用される、専用のネットワークシステムのことです。

組織や企業内のメンバーのみが情報へのアクセスを許可されており、外部からは制限された安全な環境で運用できるのが特徴です。

業務に必要な情報やドキュメントを一元管理し、従業員が必要なときに迅速に社内イントラにアクセスできるようにすることで、作業効率が向上するでしょう。

社内イントラには掲示板やチャット機能・プロジェクト管理機能などが組み込まれている場合が多く、部署間の情報共有やチーム内のコミュニケーションを円滑に進められます。

社内イントラは、規模や目的に応じてカスタマイズできる柔軟性も魅力です。例えば、新入社員向けの教育資料や重要な規則の公開、社内アンケートの実施など、幅広い用途で活用されます。

社内イントラは、業務の効率化や情報の透明性向上することはもちろん、セキュリティ面でも安心して利用できるシステムとして、組織にとって欠かせない存在となっています。

社内イントラの種類

社内イントラの種類について、以下の4点を解説します。

ポータルサイト
グループウェア
社内Wiki
社内SNS

1つずつ見ていきましょう。

ポータルサイト

社内イントラの種類の1つ目は、ポータルサイトです。

ポータルサイトとは、組織内の情報やリソースを一元的に提供するWebサイトのことです。従業員が必要な情報に簡単にアクセスできるように設計されており、業務の効率化や情報共有を向上できます。

ポータルサイトでは、業務に必要なドキュメント・手順書・ニュース・スケジュール・各種申請フォームなど、日々の業務で利用するリソースがまとめて提供されます。

また、個人用にダッシュボードが用意されている場合も多く、従業員一人ひとりが自分に関連する情報を素早く確認できるようになります。

さらに、掲示板やニュースフィード・検索機能などが備わっていることも多いため、社内全体の情報を横断的に検索し、共有することが可能です。

社内イントラを導入すれば、部署やプロジェクトを超えたコミュニケーションが円滑化され、業務や情報連携がスムーズになります。

グループウェア

社内イントラの種類の2つ目は、グループウェアです。

グループウェアとは、チームや組織内での情報共有、スケジュール管理、タスク管理などを支援するツールです。複数のメンバーが効率よく連携しながら業務を進めるために設計されており、チームでの業務が多い企業や組織で活用されています。

主な機能として、チームメンバー間でのリアルタイムな情報共有・プロジェクトごとの進捗管理・個人およびチームのスケジュールの可視化・タスクの割り振りや優先順位設定などがあります。

これにより、業務の見える化が進み、誰がどの業務を担当しているか、何が未解決かを簡単に把握できるでしょう。

グループウェアには、チャット・掲示板・ファイル共有機能が組み込まれていることが多く、迅速な意思決定や情報伝達が可能です。これにより、業務効率が向上し、無駄なコミュニケーションを削減できるでしょう。

グループウェアは、チーム内の連携を強化し、業務を円滑に進めるための欠かせないツールの一つです。

社内Wiki

社内イントラの種類の3つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは、業務に関する知識やノウハウを共有・蓄積するためのシステムです。従業員全員が自由に情報を追加・編集できる仕組みが特徴で、組織全体でのナレッジ共有を効果的に進められます。

社内Wikiを活用すれば、業務手順・プロジェクトの記録・FAQ・トラブルシューティングガイドなど、さまざまな情報を一元的に管理できます。

また、検索機能を利用すれば、必要な情報に迅速にアクセスできるため、業務効率が向上します。情報が最新の状態に保たれることで、古い資料に基づくミスや混乱を防ぐことも可能です。

従業員が主体的に情報を追加・編集することで、個々の知識や経験が組織全体の資産として蓄積されます。これにより、新入社員や異動してきた従業員が、新たな業務にもスムーズ対応できるため、教育コストの削減にも繋がります。

社内Wikiは、業務に関するナレッジを可視化し、組織全体で共有するための強力なツールであり、情報量が多い企業や、複雑な業務を抱える組織に役立つでしょう。

社内SNS

社内イントラの種類の4つ目は、SNSです。

社内SNSとは、組織内のネットワークで従業員同士が情報を共有したり、アイデアを交換したりするツールです。日常的なコミュニケーションからプロジェクトの進捗共有まで、幅広い用途で利用できます。

社内SNSの機能として、個別のチャット・グループチャット・タイムライン形式の投稿機能などが挙げられます。メールよりも迅速に情報をやり取りできるため、プロジェクトチームや部署を超えたフラットなコミュニケーションが可能です。

気軽なやり取りができるため、従業員同士の距離が縮まり、組織全体の連携も強化されるでしょう。

また、プロジェクトごとに専用のグループを作成して情報を集約できるため、プロジェクトに重要なデータやメッセージを簡単に管理できるでしょう。

社内SNSは、従業員間のコミュニケーションを促進し、風通しの良い職場環境を作るためにも重要です。

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社内イントラを導入するメリット

社内イントラを導入するメリットについて、以下の5点を解説します。

情報の一元管理
ペーパーレス化
迅速な情報共有
履歴管理
部門を越えたミュニケーション

1つずつ見ていきましょう。

情報の一元管理

社内イントラを導入するメリットの1つ目は、情報の一元管理です。

社内の重要な情報や資料を社内イントラ一箇所に集約すれば、従業員が必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、業務効率が大幅に向上します。

従来の方法では、情報管理は個人任せになっていることが多く、資料が各部署や個人でバラバラに保管されており、必要なデータを探すのに時間がかかってしまいます。

社内イントラを活用すれば業務マニュアル・プロジェクト資料・手続き関連の書類・社内ニュースなど、あらゆる情報を統一的に管理できるようになります。

検索機能を使えば、膨大なデータの中から目的の情報を瞬時に見つけ出せるため、情報探しに費やす時間の削減が可能です。

社内イントラ上で管理すれば、情報が最新の状態に保たれるようになり、古い資料を参照する状況が減るため、業務の正確性も向上します。

さらに、従業員同士の情報共有がスムーズになり、チーム全体の生産性も向上するでしょう。

ペーパーレス化

社内イントラを導入するメリットの2つ目は、ペーパーレス化です。

従来の紙資料を使用した業務では、印刷やコピーにかかるコストだけでなく、保管場所の確保や配布作業にも時間と労力が必要でした。しかし、社内イントラを活用すれば、デジタル上で資料の作成・共有・保管が可能です。

従業員は必要な情報を社内イントラから直接閲覧・ダウンロードできるため、物理的な紙資料が不要となります。

ペーパーレス化は紙の削減によるコストカットだけでなく、環境への配慮も進みます。紙やインクの使用量が減ることで、資源消費や廃棄物の削減が可能になり、環境負荷の軽減につながるのです。

これは、企業の社会的責任（CSR）を果たす上でも重要なポイントです。

社内イントラによるペーパーレス化は、コスト削減・環境保護・業務効率化を同時に実現する効果的な取り組みと言えるでしょう。

関連記事：ペーパレス化とは？メリット・デメリットと進め方を解説

迅速な情報共有

社内イントラを導入するメリットの3つ目は、迅速な情報共有です。

社内イントラを活用すれば、最新情報や重要な通知をリアルタイムで全従業員に届けることが可能になります。

例えば、社内イントラ上でニュースやお知らせを一斉に公開することで、新しい規則やプロジェクトの進捗状況などを、全従業員が即座に把握できます。

また、部署や役職ごとにカスタマイズされた通知を送信することで、必要な情報を適切なタイミングで共有することも可能です。連絡漏れや伝達ミスが減少し、業務効率が向上するでしょう。

社内イントラには、掲示板やチャット機能が組み込まれていることが多く、従業員間でのコミュニケーションも円滑になります。

特に、緊急時の対応や即時の意思決定が求められる場面では、イントラのリアルタイム性が大きな強みとなるでしょう。

履歴管理

社内イントラを導入するメリットの4つ目は、履歴管理です。

社内イントラを導入すれば、ファイルやデータの変更履歴を効果的に管理できるようになるため、過去の情報を正確に追跡することも可能です。

例えば、プロジェクト資料や業務マニュアルなど、頻繁に更新が行われるファイルの変更履歴を自動的に記録すれば、誰がいつ、どの部分を修正したかを簡単に確認できます。

複数人で作業する場合でも、変更箇所や更新履歴を明確に把握できるため、無駄な重複作業や混乱を防げます。

さらに、重要なデータにおいて過去のバージョンに遡って確認したり、元の状態に復元したりすることも可能です。

誤った変更やデータの削除が発生した場合にも、迅速に対応できるでしょう。

部門を越えたコミュニケーション

社内イントラを導入するメリットの5つ目は、部門を越えたコミュニケーションです。

従来、異なる部署間での情報共有は、メールや会議といった手段に頼りがちでした。しかし、社内イントラを活用することで、従業員が簡単にアクセスできる共通のプラットフォーム上で、リアルタイムに情報を交換できます。

例えば、掲示板やフォーラム機能を利用すれば、プロジェクトの進捗状況や課題について複数の部門が意見を出し合い、迅速に意思決定を行えます。

社内イントラを導入すれば、イントラ上で部署やチームを越えた情報交換や意見共有が容易になり、部門間の連携が大幅に強化されるのです。

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社内イントラ導入を成功に導くポイント

社内イントラ導入を成功に導くポイントについて、以下の4点を解説します。

ゴールの設定
組織のあり方の変更
入念な要件定義
セキュリティ対策

1つずつ見ていきましょう。

ゴールの設定

社内イントラ導入を成功に導くポイントの1つ目は、ゴールの設定です。

ゴールを設定する方法として、社内イントラを導入する理由を具体的に定める必要があります。例えば「情報の一元管理による業務効率の向上」「部門間のコミュニケーション促進」「ペーパーレス化でのコスト削減」などが挙げられるでしょう。

目的を明確にすることで、必要な機能や設計方針が明確になり、適切なイントラを構築できます。設定したゴールは全従業員に共有し、その重要性を理解してもらいましょう。

導入時の説明会やイントラ内でのガイドラインの公開などを通じて、従業員がゴールに共感し、自発的に活用する意識を持つよう働きかけます。

社内イントラの導入目的や達成したい成果を明確にし、全従業員に共有することで、プロジェクトの方向性を一致させ、効果的な運用を実現できるでしょう。

組織のあり方の変更

社内イントラ導入を成功に導くポイントの2つ目は、組織のあり方の変更です。

まず、導入目的を踏まえ、既存の業務プロセスを分析します。その上で、非効率な手順や重複作業を削減し、システム活用に合わせて最適化します。

例えば、紙資料を電子データに移行し、情報をイントラ上で一元管理することで、アクセス性を向上させるなどといった変更点が挙げられます。

また、情報共有の方法を改善することも大切です。イントラの掲示板やチャット機能を活用し、リアルタイムの情報交換を推進することで、部門間の連携や意思決定のスピードを向上できるでしょう。

変更をスムーズに実施するために重要なのが、従業員への教育や周知を徹底することです。

新しいシステムの使い方を理解し、全員が積極的に活用できる環境を整えることで、イントラの導入効果を最大化できます。

入念な要件定義

社内イントラ導入を成功に導くポイントの3つ目は、入念な要件定義です。

まず、現場の声を集めるためのヒアリングやアンケートを実施し、どのような課題を解決したいのか、社内イントラにどのような機能が必要なのかを聞き出すことが大切です。

アンケートなどを取れば「情報を一元管理したい」「プロジェクト管理ツールを組み込んで作業漏れを防ぎたい」「別の組織のメンバーと気軽にコミュニケーションを取りたい」など、具体的なニーズが出てくるでしょう。

集めたニーズを基に、イントラに必要な機能をリストアップしていき、現状の業務フローにどのように組み込むかを検討します。

要件を明確にした上で機能を選定することで、導入後に「使いにくい」「不要な機能が多い」といった問題を未然に防げるのです。

入念な要件定義を行い、従業員のニーズに合致したシステムを構築することで、組織全体の業務効率化と生産性向上を実現できるでしょう。

セキュリティ対策

社内イントラ導入を成功に導くポイントの4つ目は、セキュリティ対策です。

イントラネットには企業の機密情報や業務データが集約されるため、高いセキュリティ対策がなされたツールを選び、データ保護やアクセス管理を厳格に行う必要があります。

そのため、選定するツールには、暗号化通信・多要素認証など、企業に必要なセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。

また、クラウドサービスの社内イントラを利用する場合は、提供するベンダーが十分なセキュリティ対策を講じているかどうかをチェックすることも重要です。

さらに、アクセス権限の設定も必要です。業務内容や役職に応じて権限を限定することで、不要な情報閲覧を防ぎ、内部不正のリスクも抑えられます。

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まとめ

今回は、社内イントラのおすすめツールと概要・種類、メリット・成功ポイントについて紹介しました。

社内イントラを導入すれば、情報の一元管理や業務効率化、コミュニケーションの円滑化を実現します。

ツールを選ぶときは現場の声を反映し、企業のニーズに合ったものを選定することが、導入成功のポイントです。おすすめツールの中でも特に注目なのが、CrewWorks（クルーワークス）です。業務に必要な機能が揃っているオールインワンツールのため、自社に適した使い方ができます。

社内イントラの導入を検討中の担当者の方は、ぜひ本記事で紹介したツールを参考にして、業務効率化と生産性向上を実現しましょう。

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この記事を書いた人

CrewWorks編集部

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社内イントラとは

社内イントラの種類

ポータルサイト

グループウェア

社内Wiki

社内SNS

社内イントラを導入するメリット

情報の一元管理

ペーパーレス化

迅速な情報共有

履歴管理

部門を越えたコミュニケーション

社内イントラ導入を成功に導くポイント

ゴールの設定

組織のあり方の変更

入念な要件定義

セキュリティ対策

おすすめ社内イントラツール6選

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まとめ

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