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KPI管理の基礎知識

ここでは、KPI管理の基礎知識を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

KPIの意味

KPI管理の基礎知識の1つ目は、KPIの意味です。

KPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標、重要達成度指標）は、最終目標を実現するための中間目標を、定量的に示した数値です。

これにより、目標達成のプロセスが適切に実行されているか、パフォーマンスを評価できます。例えば、営業の売上を最終目標にするのであれば、

売上＝訪問件数×平均販売単価×成約率

として、訪問件数や成約率などをKPIとして設定しましょう。

関連記事：プロジェクト管理の見える化を徹底解説！必要な理由から効果や実施方法まで紹介

KPIを補完する指標

KPI管理の基礎知識の2つ目は、KPIを補完する指標です。ここでは、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

KGI

KPIを補完する指標の1つ目は、KGIです。

KGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）は、業務で達成したいゴールを示す最終的な数値目標を意味します。KPIは中間目標で、KGIは最終目標であることが大きな違いです。

例えば、売上額をKGIとして設定するのであれば、訪問数や提案数などをKPIとして設定することになります。

KSF

KPIを補完する指標の2つ目は、KSFです。

KSF（Key Success Factor：主要成功要因）は、ゴールを達成して事業を成功させるために必要な要因を示します。例えば、売上をKGIとするのであれば、技術力や提案件数などがKSFとして設定できるでしょう。

CSF（Critical Success Factor：重要成功要因）という用語もありますが、基本的にはKSFと同義と考えて構いません。そして、KPIはKSF（CSF）を定量的に示したものです。

関連記事：リソース管理がプロジェクト運用のポイント？メリットや管理項目・4つのポイントを解説

KPI管理の意味

KPI管理の基礎知識の3つ目は、KPI管理の意味です。

KPI管理は、KGIを達成するためのKPIが問題なく達成できているか、リアルタイムで確認・分析することで、KPIマネジメントとも言います。KPI管理では、結果自体より、結果を出すための指標を管理する点に注目してください。

また、KPI管理では数値で業務進捗を管理しているので、進捗状況や改善すべきポイントも明確になります。よって、プロジェクトマネジメントで目標達成するためにも、KPI管理は有効です。

関連記事：プロジェクトマネジメントのプロセス管理とは？目的や技法・進め方・必要な知識を徹底解説

KPI管理が必要とされる背景

ここでは、KPI管理が必要とされる背景を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

企業競争の激化

KPI管理が必要とされる背景の1つ目は、企業競争の激化です。

企業活動は、近年ますます激化しています。今後は、世界情勢の変化や技術の進歩で、その傾向はますます強まるでしょう。

このような状況下では、消費者ニーズをいち早く把握して、柔軟に対応していくことが競争を勝ち抜くためには必要になってきます。

そのため、KPI管理で自分たちの状況を把握して、必要であれば速やかに対応できるようにしましょう。

関連記事：顧客管理の分析でビジネスを加速！基礎知識から戦略への応用を徹底解説

雇用形態や人材の多様化

KPI管理が必要とされる背景の2つ目は、雇用形態や人材の多様化です。

今や、テレワークや時差出勤など、雇用形態が多様化しています。また、障害者雇用などの推進で、バックグラウンドが異なる人材が同じ業務に携わることも増えてきました。

このような取り組みは、人材を確保しやすくなる反面、足並みを揃えた業務進行が困難になる点がデメリットです。

そこで、KPI管理でより客観的に目標と進捗状況を可視化することで、マネジメントをしやすくすることも、KPI管理の狙いとしてあります。

関連記事：テレワークはメリットない？企業・従業員の視点からデメリットも含めて徹底解説！

生産性の重要度が向上

KPI管理が必要とされる背景の3つ目は、生産性の重要度が向上していることです。

企業活動において、生産性向上は長年課題とされてきました。特に昨今では、少子高齢化や終身雇用の崩壊などで人材確保が困難になっており、ますます生産性向上の重要度が増しています。

そこで、KPI管理でより効率的に業務を進めることが、生産性向上のため有効と考えられているのです。

関連記事：プロジェクト管理の6つの改善策！役立つツール5選も紹介

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KPI管理の方法

ここでは、KPI管理の方法を以下の7点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

KGIの設定

KPI管理の方法の1つ目は、KGIの設定です。

KPI設定の前段で、まずKGIを設定しましょう。適切なプロセスや成果を明らかにするには、プロジェクトで最終的に何をどうしたいかKGIを明確にすることが欠かせません。

これを起点に、以下の方法を進めていきます。

関連記事：プロジェクト管理の目標とは？設定が重要な理由・進め方と成功のポイントを解説

KGIの達成に必要なKPIの設定

KPI管理の方法の2つ目は、KGIの達成に必要なKPIの設定です。

KGIをどうすれば達成できるか、プロセスや必要な成果を考えましょう。KGIに沿って大まかなプロセスや成果から考えると、より効率的にKPI設定ができるでしょう。

KPIの数値設定

KPI管理の方法の3つ目は、KPIの数値設定です。

KGIを達成するために必要なプロセス・成果を、契約数や受注率などの形で数値化してみましょう。最終目標から逆算して数値化することがポイントで、場合によっては今より細分化して数値化します。

実際の業務を開始

KPI管理の方法の4つ目は、実際の業務を開始することです。

KGIを意識しつつ、KPI達成のために実際の業務に取り掛かりましょう。

KPIの進捗確認

KPI管理の方法の5つ目は、KPIの進捗確認です。

タイミングを事前に決定しておき、定期的にKPIの達成状況を確認しておきましょう。従業員と上司が一緒に達成状況を確認することで、社内コニュニケーションの活性化や従業員のモチベーションアップも期待できます。

KPIの検証

KPI管理の方法の6つ目は、KPIの検証です。

KPIの内容や進捗状況を、設定した期間やプロジェクト終了時に振り返りましょう。当時の対応状況や施策も併せて検証すると、KPI設定に無理がなかったかなど、KPI管理に関する課題が見えてくるはずです。

改善策の立案

KPI管理の方法の7つ目は、改善策の立案です。

KPIを検証して浮き彫りになったKPI設定・管理の課題について、改善策を立案しましょう。これにより、より効果的なKPI管理が可能になり、業務自体の改善にもつながるでしょう。

KPI管理のポイント

ここでは、KPI管理のポイントを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的の明確化

KPI管理のポイントの1つ目は、目的の明確化です。

KPI設定の前段で、目的としてKGIを明確化しましょう。あくまでも、KPIは最終目的であるKGIを達成するための中間目標です。

よって、目的自体が不明瞭では適切なKPI管理は不可能です。

関連記事：プロジェクト管理に欠かせない目的の設定を徹底解説

メンバーの意識改革

KPI管理のポイントの2つ目は、メンバーの意識改革です。

KPI管理は、対象業務に携わる従業員本人やその上司が行います。経営者がKGIやKPIを設定しても、当事者自身がKGIやKPI管理の重要性に気づいていないと、十分な効果を期待できないでしょう。

そのため、メンバーの意識改革を行い、KGI達成が必要な理由やKGI達成にはKPI管理が重要であることを十分意識付けなければなりません。

運用方法の最適化

KPI管理のポイントの3つ目は、運用方法の最適化です。

KPI管理では、数値の測定・入力に加え、業務の取り組み状況を従業員が記録していかなければなりません。その手間も考慮しないと、従業員が過度な負担を感じてストレスの原因になる恐れがあります。

運用方法を最適化して、従業員のストレスを軽減しつつKPI管理を正確に行うことが重要です。

KPI管理に役立つアプリの種類

ここでは、KPI管理に役立つアプリの種類を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

表計算ソフト（Excel・Googleスプレッドシート）

KPI管理に役立つアプリの種類の1つ目は、表計算ソフト（Excel・Googleスプレッドシート）です。

表計算ソフト（Excel・Googleスプレッドシート）は、今やほとんどの会社が業務で当たり前のように活用しています。ほとんどの従業員にとって無理なく始められることがメリットです。

多量のデータ処理には不向きですが、ちょっとしたKPI管理であれば既存の表計算ソフトで十分なことも珍しくありません。

関連記事：スプレッドシートでタスク管理する方法を徹底解説！メリット・注意点も詳しく紹介！

BIツール

KPI管理に役立つアプリの種類の2つ目は、BIツールです。

BIツールはビジネスデータ分析・可視化に特化したツールなので、KPIに関係するデータを入力すれば、データを可視化できます。これにより、効果的なKPI管理につなげられるでしょう。

また、進捗状況をリアルタイムで確認できることや、多くのツールで他ツールと連携できる機能が搭載されていることも、BIツールのメリットです。

SFA・CRM

KPI管理に役立つアプリの種類の3つ目は、SFA・CRMです。

SFAは営業活動に、CRMはマーケティングに主に用いられています。いずれも顧客情報や営業・マーケティングの業務プロセスを可視化できるため、要所要所のポイントでKPIを設定することで、より業務改善につなげられるでしょう。

関連記事：SFAとCRMの違いを比較！どう使い分ければよい？

まとめ

今回は、KPI管理の意味や方法・ポイントに加え、KPI管理に役立つアプリを解説しました。最終的な数値目標であるKGIを設定してからKPIを設定することで、チームのプロジェクトマネジメントを行いやすくなり、生産性も向上するでしょう。

KPI管理を行うときには、単にKPIを設定することに留まらず、KPIの検証や改善まで行うと、より効果が上がります。また、従業員の負担も過剰にならないよう、アプリの活用などで運用の最適化も心がけましょう。

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